Używasz go, gdy potrzebujesz urzędowego potwierdzenia faktów lub stanu prawnego wynikającego z rejestrów urzędu: zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach, o zameldowaniu, o przeznaczeniu działki w planie miejscowym, o dochodach, o niekaralności czy o figurowaniu w ewidencji. Zaświadczenie wydaje się, gdy wymaga tego przepis prawa albo masz interes prawny w jego uzyskaniu — urząd powinien je wydać bez zbędnej zwłoki, nie później niż w 7 dni.
Co przygotować
- Twoje dane: imię, nazwisko, PESEL/NIP, adres
- Nazwa organu, który prowadzi odpowiednią ewidencję lub rejestr
- Rodzaj zaświadczenia i jakie fakty ma potwierdzać
- Cel, w jakim zaświadczenie jest potrzebne (do jakiego urzędu/instytucji)
- Podstawa: przepis prawa wymagający zaświadczenia albo Twój interes prawny
- Liczba egzemplarzy i sposób odbioru
- Dowód uiszczenia opłaty skarbowej (jeśli jest wymagana)
Kiedy urząd musi wydać zaświadczenie
Zgodnie z art. 217 k.p.a. organ wydaje zaświadczenie na żądanie osoby ubiegającej się, jeżeli urzędowego potwierdzenia faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa albo osoba ta ma interes prawny w takim potwierdzeniu. Zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 7 dni.
Zaświadczenie wydaje się w granicach prowadzonych przez organ ewidencji, rejestrów i innych danych (art. 218 k.p.a.). Urząd może przeprowadzić postępowanie wyjaśniające tylko w niezbędnym zakresie — nie może żądać od Ciebie dokumentów, którymi sam dysponuje lub które może uzyskać z innych rejestrów publicznych.
Odmowa i opłata skarbowa
Odmowa wydania zaświadczenia lub zaświadczenia o żądanej treści następuje w drodze postanowienia, na które przysługuje zażalenie (art. 219 k.p.a.). Zażalenie wnosi się w terminie 7 dni od doręczenia postanowienia, za pośrednictwem organu, który je wydał.
Wydanie zaświadczenia co do zasady podlega opłacie skarbowej — jej wysokość zależy od rodzaju zaświadczenia, a część z nich jest zwolniona (np. w sprawach alimentacyjnych, świadczeń socjalnych, nauki). Sprawdź aktualną wysokość opłaty w załączniku do ustawy o opłacie skarbowej lub na stronie urzędu; dowód wpłaty dołącz do wniosku.
Zaświadczenia podatkowe i ZUS
Zaświadczenia wydawane przez organy podatkowe (np. o niezaleganiu w podatkach, o wysokości dochodu) regulują odrębnie przepisy Ordynacji podatkowej — również z terminem 7 dni. Wiele z nich uzyskasz elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy, a zaświadczenia ZUS przez PUE/eZUS, bez wizyty w urzędzie.
Zaświadczenie potwierdza stan na dzień jego wydania — jeśli instytucja wymaga aktualnego dokumentu, sprawdź, jak długo od wydania uznaje je za ważne.
Podstawa prawna
Opracowanie: zespół Prawnet, na podstawie publicznych aktów prawnych (Dz.U.). Wzór ma charakter ogólnej informacji prawnej, nie porady — w indywidualnej sprawie skonsultuj się ze specjalistą.