Klauzula informacyjna RODO

Firma i spółka · Wzory pism Prawnet — szablon z omówieniem i podstawą prawną

Kiedy używasz tego pisma

Używasz jej za każdym razem, gdy zbierasz dane osobowe bezpośrednio od osoby, której dotyczą: od klienta w formularzu na stronie, od kandydata do pracy, od pracownika, od kontrahenta będącego osobą fizyczną, od uczestnika newslettera lub konkursu. Art. 13 RODO nakazuje przekazać określony zestaw informacji w chwili pozyskiwania danych — brak klauzuli lub jej niekompletność to jedno z najczęściej karanych naruszeń.

Co przygotować

  • Tożsamość i dane kontaktowe administratora (firma, adres, e-mail)
  • Dane kontaktowe inspektora ochrony danych, jeśli został wyznaczony
  • Cele przetwarzania i podstawa prawna każdego celu (art. 6 ust. 1 lit. a–f RODO)
  • Prawnie uzasadniony interes — jeśli to on jest podstawą
  • Odbiorcy lub kategorie odbiorców danych (księgowość, hosting, kurierzy)
  • Informacja o przekazywaniu danych poza EOG i zabezpieczeniach
  • Okres przechowywania lub kryteria jego ustalenia — dla każdego celu
  • Prawa osoby, prawo do cofnięcia zgody, skargi do PUODO
  • Czy podanie danych jest wymogiem ustawowym/umownym i konsekwencje niepodania
  • Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu

Treść wzoru

Nic z tej strony nie zapisujemy — treść wzoru i Twoje zmiany zostają wyłącznie w tej przeglądarce.

KLAUZULA INFORMACYJNA dotycząca przetwarzania danych osobowych (art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 — RODO)

1. Administrator danych Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest [NAZWA FIRMY / IMIĘ I NAZWISKO PRZEDSIĘBIORCY] z siedzibą w [MIEJSCOWOŚĆ], [ADRES], NIP [NIP], [KRS / CEIDG] (dalej: "Administrator"). Z Administratorem można skontaktować się pisemnie na powyższy adres, mailowo: [ADRES E-MAIL] lub telefonicznie: [NUMER TELEFONU].

2. Inspektor ochrony danych [Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych: [IMIĘ I NAZWISKO], e-mail: [ADRES E-MAIL].] / [Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.]

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu: a) [ZAWARCIA I WYKONANIA UMOWY / OBSŁUGI ZAMÓWIENIA / ŚWIADCZENIA USŁUGI ...] — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem), b) wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności podatkowych i rachunkowych — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, c) [USTALENIA, DOCHODZENIA LUB OBRONY ROSZCZEŃ / MARKETINGU BEZPOŚREDNIEGO WŁASNYCH PRODUKTÓW I USŁUG / ZAPEWNIENIA BEZPIECZEŃSTWA ...] — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora, którym jest [OPIS INTERESU], d) [WYSYŁKI NEWSLETTERA / UDZIAŁU W KONKURSIE / ...] — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, tj. Pani/Pana zgody.

4. Odbiorcy danych Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być: [PODMIOTY ŚWIADCZĄCE NA RZECZ ADMINISTRATORA USŁUGI KSIĘGOWE, PRAWNE, IT (HOSTING, POCZTA ELEKTRONICZNA, SYSTEMY CRM), KURIERSKIE I POCZTOWE, PŁATNICZE, MARKETINGOWE], a także organy publiczne uprawnione na podstawie przepisów prawa.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy [Pani/Pana dane nie będą przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.] / [Pani/Pana dane mogą być przekazywane do [PAŃSTWO] w związku z korzystaniem z usług [NAZWA DOSTAWCY]. Przekazanie odbywa się na podstawie [DECYZJI KOMISJI EUROPEJSKIEJ STWIERDZAJĄCEJ ODPOWIEDNI STOPIEŃ OCHRONY / STANDARDOWYCH KLAUZUL UMOWNYCH PRZYJĘTYCH PRZEZ KOMISJĘ EUROPEJSKĄ]; kopię zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.]

6. Okres przechowywania danych Pani/Pana dane będą przechowywane: a) w celu wykonania umowy — przez okres jej obowiązywania, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń z niej wynikających, b) w celu wypełnienia obowiązków prawnych — przez okres wymagany przepisami prawa, w szczególności przepisami podatkowymi i o rachunkowości [OKRES], c) w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu — do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu lub ustania tego interesu, d) w celu przetwarzania na podstawie zgody — do czasu jej cofnięcia.

7. Prawa osoby, której dane dotyczą Przysługuje Pani/Panu prawo: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie — w tym w każdym czasie wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego. W zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, ma Pani/Pan prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem. Żądania można zgłaszać na dane kontaktowe wskazane w pkt 1.

8. Prawo wniesienia skargi Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.

9. Informacja o wymogu podania danych Podanie danych jest [DOBROWOLNE, ALE NIEZBĘDNE DO ZAWARCIA I WYKONANIA UMOWY — ICH NIEPODANIE UNIEMOŻLIWI ZAWARCIE UMOWY / WYMOGIEM USTAWOWYM WYNIKAJĄCYM Z ... / CAŁKOWICIE DOBROWOLNE].

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie [Pani/Pana dane nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, wywołującego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Panią/Pana wpływającego.] / [Administrator dokonuje profilowania w celu [CEL]; zasady: [OPIS LOGIKI]; znaczenie i przewidywane konsekwencje: [OPIS].]

[MIEJSCOWOŚĆ], dnia [DATA] Wersja klauzuli: [NUMER / DATA]

Pola w nawiasach kwadratowych [TAK OZNACZONE] zastąp własnymi danymi i usuń warianty, które Cię nie dotyczą. Kliknij „Edytuj", aby poprawiać treść bezpośrednio na stronie — możesz też usuwać pola przyciskiem ×.

Co musi zawierać klauzula z art. 13 RODO

Przy zbieraniu danych od osoby, której dane dotyczą, administrator podaje: swoją tożsamość i dane kontaktowe (oraz ewentualnie przedstawiciela), dane kontaktowe inspektora ochrony danych, cele przetwarzania i podstawę prawną, prawnie uzasadnione interesy (jeśli są podstawą), odbiorców lub kategorie odbiorców, zamiar przekazania danych do państwa trzeciego wraz z informacją o decyzji Komisji lub zabezpieczeniach (art. 13 ust. 1 RODO).

Ponadto należy podać: okres przechowywania danych lub kryteria jego ustalania, informację o prawach (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, sprzeciw, przenoszenie), o prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego, o tym, czy podanie danych jest wymogiem ustawowym lub umownym oraz o konsekwencjach niepodania, a także o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, wraz z informacją o zasadach i skutkach (art. 13 ust. 2 RODO). Klauzula nie jest wymagana, gdy osoba dysponuje już tymi informacjami.

Podstawy prawne i okresy — najczęstsze błędy

Nie opieraj wszystkiego na zgodzie. Realizacja umowy z klientem to art. 6 ust. 1 lit. b, obowiązki podatkowe i księgowe — lit. c, marketing własnych produktów, dochodzenie roszczeń, bezpieczeństwo — lit. f (prawnie uzasadniony interes). Zgoda (lit. a) jest właściwa np. dla newslettera lub przekazania danych partnerom; musi być dobrowolna, konkretna i odwołalna. Dla każdego celu wskaż podstawę i okres — "przez okres wymagany przepisami" bez konkretów to za mało.

Klauzula musi być napisana jasnym i prostym językiem, łatwo dostępna — nie ukrywaj jej w regulaminie. W formularzach online wystarczy warstwowo: skrót pod formularzem plus link do pełnej treści. Dla dzieci i w sprawach pracowniczych wymagania są surowsze. Jeśli pozyskujesz dane nie od osoby, której dotyczą (np. z bazy, od kontrahenta), stosuj art. 14 RODO z dodatkowym obowiązkiem wskazania źródła i kategorii danych.

Gdzie umieścić klauzulę i jak ją aktualizować

Klauzulę przekazuje się w chwili pozyskiwania danych: pod formularzem, w stopce e-maila rekrutacyjnego, w umowie, na tablicy przy monitoringu, w regulaminie konkursu. Zachowaj dowód, że została udostępniona (wersjonowanie, zrzuty ekranu, checkbox bez zgody — "zapoznałem się").

Aktualizuj klauzulę przy każdej zmianie celu, odbiorcy (nowy system, nowa księgowość) lub okresu retencji; przy nowym celu przetwarzania informuj przed jego rozpoczęciem. Prowadź rejestr czynności przetwarzania — klauzula powinna być z nim spójna. Kary za naruszenie obowiązku informacyjnego nakłada Prezes UODO na podstawie art. 83 RODO i ustawy o ochronie danych osobowych.

Podstawa prawna

Opracowanie: zespół Prawnet, na podstawie publicznych aktów prawnych (Dz.U.). Wzór ma charakter ogólnej informacji prawnej, nie porady — w indywidualnej sprawie skonsultuj się ze specjalistą.