Używasz go, gdy Twój kontrahent — inny przedsiębiorca — nie zapłacił faktury w terminie. W transakcjach między firmami przysługują Ci nie tylko wyższe odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, ale też zryczałtowana rekompensata za koszty odzyskiwania należności (40, 70 lub 100 euro w zależności od kwoty), naliczana bez wezwania i bez wykazywania kosztów. Pismo formalnie żąda całości należności i przygotowuje grunt pod pozew.
Co przygotować
- Dane Twojej firmy (wierzyciela) i dane dłużnika (NIP, adres, KRS)
- Numery faktur, daty wystawienia, terminy płatności i kwoty
- Kwota główna zaległości
- Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych — od dnia po terminie płatności
- Rekompensata: 40 / 70 / 100 euro za każdą transakcję, przeliczona po średnim kursie NBP
- Termin zapłaty, jaki wyznaczasz, i numer rachunku
- Informacja o skierowaniu sprawy do sądu i o kosztach po stronie dłużnika
Odsetki i rekompensata — co Ci przysługuje
W transakcjach handlowych (między przedsiębiorcami, a także z podmiotami publicznymi) za opóźnienie przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych — wyższe niż zwykłe odsetki ustawowe za opóźnienie z Kodeksu cywilnego. Sprawdź aktualną stawkę w obwieszczeniu Ministra Finansów; naliczasz je od dnia następnego po terminie płatności do dnia zapłaty, bez wezwania.
Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych od dnia nabycia prawa do odsetek przysługuje Ci od dłużnika, bez wezwania, rekompensata za koszty odzyskiwania należności w wysokości równowartości: 40 euro — gdy świadczenie pieniężne nie przekracza 5000 zł, 70 euro — gdy jest wyższe niż 5000 zł, ale niższe niż 50 000 zł, 100 euro — gdy wynosi co najmniej 50 000 zł. Kwotę przelicza się po średnim kursie euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc wymagalności.
Rekompensata należy się od każdej transakcji handlowej (co do zasady od każdej faktury) i nie wymaga wykazywania poniesienia kosztów. Jeśli koszty odzyskiwania przekroczyły rekompensatę, możesz dochodzić nadwyżki w uzasadnionej wysokości — np. kosztów firmy windykacyjnej.
Terminy zapłaty i przedawnienie
Ustawa ogranicza dopuszczalne terminy zapłaty: w transakcjach z dużym przedsiębiorcą jako dłużnikiem wobec mikro-, małego lub średniego przedsiębiorcy termin nie może przekraczać 60 dni, a z podmiotem publicznym — co do zasady 30 dni. Termin dłuższy, jeśli jest rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela, jest nieważny i zastępuje go termin 60 dni.
Roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się co do zasady z upływem 3 lat, a roszczenia z tytułu sprzedaży dokonanej w zakresie działalności przedsiębiorstwa — 2 lat (art. 554 k.c.). Koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego. Nie zwlekaj z wezwaniem, a przy zbliżającym się przedawnieniu rozważ pozew lub zawezwanie do próby ugodowej.
Co dalej — pozew, EPU, ulga na złe długi
Bezskuteczne wezwanie otwiera drogę do pozwu o zapłatę — przy roszczeniach z faktur podpisanych lub zaakceptowanych przez dłużnika możliwy jest nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym, a przy typowych fakturach — postępowanie upominawcze, w tym elektroniczne (EPU). W pozwie wskaż, że próbowałeś rozwiązać spór polubownie — wezwanie jest tego dowodem.
Po 90 dniach od upływu terminu płatności możesz skorzystać z ulgi na złe długi w VAT i podatku dochodowym, pomniejszając podstawę opodatkowania o niezapłaconą należność. Dłużnik ma z kolei obowiązek korekty. Duże podmioty, które notorycznie opóźniają płatności, podlegają kontroli i karom Prezesa UOKiK.
Podstawa prawna
Opracowanie: zespół Prawnet, na podstawie publicznych aktów prawnych (Dz.U.). Wzór ma charakter ogólnej informacji prawnej, nie porady — w indywidualnej sprawie skonsultuj się ze specjalistą.