Poświadczenie podpisu to czynność, w której notariusz stwierdza, że podpis na dokumencie złożyła własnoręcznie określona, zidentyfikowana osoba. Sam dokument pozostaje prywatny, ale autorstwo podpisu zyskuje moc urzędową. Forma pisemna z podpisem notarialnie poświadczonym jest wymagana między innymi przy zbyciu przedsiębiorstwa oraz w innych przypadkach wskazanych w przepisach.
Na czym polega poświadczenie podpisu
Przy poświadczeniu podpisu notariusz sprawdza tożsamość osoby na podstawie dokumentu tożsamości i potwierdza w klauzuli poświadczeniowej, że podpis został złożony w jego obecności albo że osoba uznała wcześniej złożony podpis za własny. Klauzula zawiera datę, oznaczenie kancelarii i osoby podpisującej.
Poświadczenie nie obejmuje treści dokumentu — notariusz nie bada, czy umowa jest korzystna ani czy jej postanowienia są zgodne z intencjami stron w takim zakresie, jak przy akcie notarialnym. Urzędową pewność zyskuje wyłącznie to, kto i kiedy dokument podpisał.
Kiedy przepisy wymagają tej formy
Forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi bywa zastrzeżona przez przepisy jako warunek ważności lub skuteczności czynności. Kodeks cywilny wymaga jej na przykład dla zbycia lub wydzierżawienia przedsiębiorstwa oraz ustanowienia na nim użytkowania. Przepisy o spółkach przewidują ją między innymi dla obrotu udziałami w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Poświadczenia podpisu wymagają też często wzory podpisów składane do rejestrów i banków oraz niektóre pełnomocnictwa i zgody wykorzystywane w obrocie zagranicznym.
Kiedy warto poświadczyć podpis dobrowolnie
Nawet gdy ustawa tego nie wymaga, poświadczenie podpisu wzmacnia pozycję dowodową: utrudnia późniejsze kwestionowanie autorstwa podpisu i daty dokumentu. Korzysta się z niego przy umowach zawieranych na odległość, rozliczeniach rodzinnych, upoważnieniach do odbioru dokumentów czy oświadczeniach składanych instytucjom, które chcą mieć pewność, od kogo pochodzi pismo.
Jak wygląda wizyta i koszt
Do kancelarii przynosisz gotowy dokument i ważny dokument tożsamości; podpis składasz przy notariuszu. Czynność trwa zwykle kilkanaście minut i jest jedną z prostszych w notariacie. Wynagrodzenie notariusza ograniczają stawki maksymalne z rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości — przy poświadczeniach są one niskie w porównaniu z aktami notarialnymi, a ich wysokość zależy między innymi od rodzaju dokumentu.
Podstawa prawna
Opracowanie: zespół Prawnet, na podstawie publicznych aktów prawnych (Dz.U., M.P.). To ogólna informacja prawna, nie porada — w indywidualnej sprawie skonsultuj się ze specjalistą.