Używasz jej, gdy kontrahent zapłacił należność główną po terminie albo nadal zalega, a Ty chcesz formalnie naliczyć i zażądać odsetek za opóźnienie. Nota odsetkowa to dokument księgowy wystawiany przez wierzyciela — nie jest fakturą i nie podlega VAT — który wylicza odsetki za konkretne dni opóźnienia i wyznacza termin ich zapłaty.
Co przygotować
- Dane wierzyciela i dłużnika (z NIP, jeśli przedsiębiorcy)
- Numer noty i data wystawienia
- Oznaczenie faktury lub umowy, której dotyczy opóźnienie
- Termin płatności i data faktycznej zapłaty (lub „do dnia zapłaty”)
- Liczba dni opóźnienia i zastosowana stopa odsetek
- Wyliczona kwota odsetek
- Termin i rachunek do zapłaty odsetek
Jakie odsetki naliczyć
Jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, choćby nie poniósł żadnej szkody i choćby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik nie ponosi odpowiedzialności (art. 481 § 1 k.c.). Jeżeli stopa nie była oznaczona w umowie, należą się odsetki ustawowe za opóźnienie — ich wysokość zależy od stopy referencyjnej NBP, więc sprawdź aktualną stawkę za każdy okres naliczania.
W transakcjach handlowych między przedsiębiorcami stosuje się odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, które są wyższe; przysługuje też zryczałtowana rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Odsetki umowne nie mogą przekraczać odsetek maksymalnych.
Jak liczyć i jak księgować
Odsetki liczy się od dnia następnego po terminie płatności do dnia zapłaty włącznie, według wzoru: kwota × stopa roczna × liczba dni / 365. Jeżeli w okresie opóźnienia stopa się zmieniła, podziel wyliczenie na okresy. Załącz tabelę z wyliczeniem — ułatwia to weryfikację i ogranicza spory.
Nota odsetkowa nie jest fakturą VAT; odsetki są przychodem podatkowym dopiero w momencie faktycznego otrzymania. Jeżeli dłużnik nie zapłaci odsetek, możesz dochodzić ich w pozwie razem z należnością główną lub osobno — pamiętaj, że roszczenie o odsetki przedawnia się z upływem 3 lat jako świadczenie okresowe.
Podstawa prawna
Opracowanie: zespół Prawnet, na podstawie publicznych aktów prawnych (Dz.U.). Wzór ma charakter ogólnej informacji prawnej, nie porady — w indywidualnej sprawie skonsultuj się ze specjalistą.