Co do zasady pracodawca musi udzielić urlopu na żądanie — do 4 dni w roku — zgłoszonego najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Zgodnie z orzecznictwem może jednak wyjątkowo odmówić, gdy obecność pracownika jest niezbędna ze względu na szczególne okoliczności. Rozpoczęcie urlopu bez udzielenia go przez pracodawcę bywa uznawane za naruszenie obowiązków.
Czym jest urlop na żądanie
Urlop na żądanie to część zwykłego urlopu wypoczynkowego — nie dodatkowa pula dni. Pracownik może w każdym roku kalendarzowym zażądać maksymalnie 4 dni urlopu w terminie przez siebie wskazanym, a żądanie musi zgłosić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.
Forma zgłoszenia jest dowolna: telefon, e-mail, SMS — zgodnie z przyjętą u pracodawcy praktyką. Limit 4 dni jest wspólny dla wszystkich pracodawców w danym roku, więc przy zmianie pracy nie odnawia się.
Zasada: pracodawca udziela urlopu
Kodeks pracy stanowi, że pracodawca „jest obowiązany" udzielić urlopu na żądanie. Konstrukcja tego uprawnienia zakłada więc, że wniosek pracownika co do zasady wiąże pracodawcę — urlop na żądanie ma służyć nagłym, nieprzewidzianym sytuacjom życiowym, których pracownik nie musi uzasadniać.
Wyjątek: szczególne okoliczności po stronie zakładu
Sąd Najwyższy przyjmuje jednak, że obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie jest bezwzględny. Pracodawca może odmówić, gdy zachodzą szczególne okoliczności, a obecność pracownika w pracy jest niezbędna dla ochrony wyjątkowych interesów zakładu — na przykład awaria, nieobecność dużej części załogi czy zadanie, którego nikt inny nie może wykonać.
Z tego samego orzecznictwa wynika druga praktyczna zasada: pracownik nie powinien rozpoczynać urlopu na żądanie, zanim pracodawca go udzieli. Samowolne rozpoczęcie urlopu mimo braku odpowiedzi albo mimo odmowy może zostać potraktowane jako nieusprawiedliwiona nieobecność, a w skrajnych przypadkach nawet jako ciężkie naruszenie obowiązków.
Praktyczne wskazówki
Żądanie warto zgłosić jak najwcześniej i w formie, którą można udokumentować. Jeżeli pracodawca odmawia bez rzeczywistej, wyjątkowej przyczyny, narusza przepisy o urlopach — pracownik może zwrócić się do Państwowej Inspekcji Pracy albo dochodzić roszczeń przed sądem pracy. Odmowa „na zapas", z powodu zwykłych niedogodności organizacyjnych, nie znajduje oparcia w przepisach.
Podstawa prawna
Opracowanie: zespół Prawnet, na podstawie publicznych aktów prawnych (Dz.U., M.P.). To ogólna informacja prawna, nie porada — w indywidualnej sprawie skonsultuj się ze specjalistą.