Wzory urządzeń ewidencyjnych prowadzonych w formie ksiąg wymienionych w § 3 stanowią odpowiednio załączniki nr 1-13 do rozporządzenia.

Wydruki urządzeń ewidencyjnych prowadzonych w postaci elektronicznej powinny odpowiadać wzorom, o których mowa w ust. 2.

Karty urządzeń ewidencyjnych prowadzonych w formie ksiąg powinny być ponumerowane, a ich liczba powinna być poświadczona przez komornika.

Sprostowania zapisów w urządzeniach ewidencyjnych prowadzonych w formie ksiąg komornik lub pracownik przez niego upoważniony dokonuje przez przekreślenie błędnego zapisu i nadpisanie jego prawidłowej treści, zamieszczając datę i czytelny podpis.

W urządzeniach ewidencyjnych prowadzonych w postaci elektronicznej sprostowania dokonuje się przez usunięcie błędnego zapisu i dokonanie prawidłowego zapisu z utrwaleniem daty sprostowania treści usuniętego zapisu i użytkownika, który dokonał sprostowania, lub przez oznaczenie danego zapisu jako błędnego oraz dokonanie odpowiedniego zapisu korygującego błędny zapis z utrwaleniem daty i użytkownika dokonującego korekty.

Zapisów w urządzeniach ewidencyjnych nie wolno usuwać ani ingerować w nie w sposób uniemożliwiający odtworzenie ich treści oraz ustalenie osoby, która tego dokonała.

Z wykazu „W” usuwa się sprawy w razie dokonania czynności, o których mowa w art. 10 ust. 6 pkt 2 i 3 ustawy.

Komornik przechowuje w osobnych teczkach:

Teczki zakłada się na każdy rok kalendarzowy. Dokumenty składane do teczek numeruje się i układa w porządku chronologicznym - od najwcześniejszych do najpóźniejszych. W przypadku dokumentów przychodzących o pierwszeństwie decyduje data i godzina wpływu. Jeżeli w ciągu danego roku teczka osiągnie 200 kart, urządza się dla niej osobny tom, a w razie potrzeby - dalsze tomy.

Na zewnętrznej stronie teczki umieszcza się:

Do repertoriów, o których mowa w § 3 pkt 1-5, wpisuje się sprawy w kolejności ich wpływu. Wpis do repertorium powinien nastąpić niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 3 dni od daty wpływu sprawy do kancelarii. Przez datę wpływu sprawy rozumie się dzień i godzinę wpływu do biura podawczego kancelarii albo dzień i godzinę wpływu drogą elektroniczną.

Przez wpływ sprawy rozumie się: wpływ wniosku inicjującego postępowanie w sprawie, wpływ odpisu orzeczenia sądu nakazującego wszczęcie postępowania bądź wpływ akt przekazanych przez inny organ. Sprawę prowadzoną na podstawie jednego tytułu wykonawczego rejestruje się pod jedną sygnaturą, nawet jeśli po stronie wierzycieli lub dłużników występuje wiele osób.

Sprawa egzekucyjna lub sprawa o wykonanie postanowienia o udzieleniu zabezpieczenia podlega zarejestrowaniu we właściwym repertorium również wtedy, gdy zachodzą podstawy do odmowy wszczęcia postępowania, odrzucenia wniosku, gdy wniosek zawiera braki wymagające uzupełnienia przed nadaniem mu dalszego biegu albo gdy zachodzą inne przeszkody uniemożliwiające nadanie biegu sprawie.

Jeżeli jeden wierzyciel dołączył do wniosku egzekucyjnego dwa lub więcej tytułów wykonawczych, sprawę rejestruje się pod jedną sygnaturą tylko wtedy, gdy tytuły wykonawcze dotyczą jednej należności głównej i osobnych związanych z nią należności ubocznych. W przeciwnym razie komornik dla każdego z tytułów wykonawczych obejmujących inną należność główną i należności uboczne z nią związane sporządza uwierzytelnioną kopię wniosku i rejestruje go jako odrębną sprawę.

Przepis ust. 4 stosuje się odpowiednio do wniosku o wykonanie postanowienia o udzieleniu zabezpieczenia lub do spraw prowadzonych na podstawie europejskiego nakazu zabezpieczenia na rachunku bankowym.

W razie złożenia odrębnych wniosków przez różnych wierzycieli lub uprawnionych przeciwko temu samemu dłużnikowi sprawy rejestruje się odrębnie nawet wtedy, gdy w sprawie doszło do przyłączenia się wierzyciela do innego postępowania w trybie art. 927 § 1 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego.

Sprawę przekazaną przez administracyjny organ egzekucyjny dotyczącą tego samego dłużnika rejestruje się pod jedną sygnaturą, niezależnie od ilości załączonych tytułów wykonawczych. Jeżeli wraz z tą sprawą przekazano tytuły wykonawcze pochodzące od różnych wierzycieli administracyjnych, oddzielną sprawę stanowi egzekucja prowadzona przeciwko określonemu dłużnikowi na rzecz każdego z wierzycieli administracyjnych, niezależnie od liczby tytułów wykonawczych pochodzących od takiego wierzyciela.

Repertoria: „Km”, „Kmp”, „Kms” i „GKm” składają się z rubryk, do których wpisuje się na podstawie akt sprawy następujące dane: numer sprawy (numer sprawy, pod którym została wpisana do repertorium, i oznaczenie dwóch ostatnich cyfr roku, w którym sprawa została zarejestrowana), datę i godzinę wpływu, oznaczenie stron i tytułu wykonawczego, zgłoszone roszczenie, aktualny rodzaj i sposób egzekucji, datę zakończenia i wynik postępowania egzekucyjnego. Inne istotne informacje dotyczące sprawy odnotowuje się w rubryce „Uwagi”.

W repertorium „Kmp” wskazuje się ponadto przedstawiciela ustawowego wierzyciela i wysokość miesięcznego świadczenia alimentacyjnego oraz odnotowuje się zmiany wysokości tego świadczenia.

W repertorium „Km” w rubryce „Zgłoszone roszczenie”, w przypadku egzekucji świadczeń niepieniężnych wpisuje się wskazany przez wierzyciela cel egzekucji z adnotacją „świadczenie niepieniężne”.

Załatwienie sprawy zaznacza się w repertorium przez zakreślenie numeru sprawy znakiem „L”.

Za dzień załatwienia sprawy uważa się:

Przepisy § 9 stosuje się odpowiednio do repertorium „Kmn”.

Do repertorium „Kmn” wpisuje się:

Do dziennika „Kmo” wpisuje się pisma niepodlegające wpisowi do repertoriów, oznaczając przy tym datę wpływu, nadawcę lub odbiorcę oraz rodzaj pisma.

W przypadku korespondencji prowadzonej z urzędu nie wypełnia się rubryk 3 i 4, a w rubryce 2 wpisuje się skrót „z.urz.”.

Zawiadomienia od innych komorników przesyłane w postaci elektronicznej w trybie art. 844 § 3 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r.- Kodeks postępowania cywilnego, wraz z załączonymi do nich odpisami protokołu zajęcia ruchomości utrwalonymi w postaci elektronicznej, nie wymagają rejestracji w dzienniku „Kmo” ani przechowywania w postaci papierowej. Komornik przechowuje te zawiadomienia i odpisy w systemie teleinformatycznym kancelarii w sposób ułatwiający szybkie przeszukiwanie treści zawiadomień.

Sprawą z elementem zagranicznym jest sprawa, w której stroną lub uczestnikiem postępowania jest:

W sprawach, o których mowa w ust. 1, należy wpisać w repertorium w rubryce „Uwagi” „zagr.”. Takie samo oznaczenie zamieszcza się na okładce akt obok sygnatury.

O wszystkich sprawach, w których stroną lub uczestnikiem postępowania jest państwo obce lub jego organy i instytucje, przedstawicielstwo dyplomatyczne lub urząd konsularny, jak również międzynarodowa organizacja rządowa, jej organy lub przedstawicielstwo dyplomatyczne, komornik zawiadamia Ministra Sprawiedliwości oraz Ministra Spraw Zagranicznych.

W każdym piśmie wysyłanym przez komornika i sporządzonym przez niego dokumencie umieszcza się: oznaczenie komornika i adres kancelarii komorniczej oraz sygnaturę akt. Komornik lub osoba przez niego upoważniona podpisuje pisma, podając czytelnie swoje imię, nazwisko i stanowisko. Pisma komornika muszą zawierać wymagane prawem pouczenia dla stron i uczestników postępowania.

W pismach kierowanych do stron postępowania egzekucyjnego, poza informacjami, o których mowa w ust. 1, komornik dodatkowo zamieszcza informację o aktualnej wysokości wymagalnych należności będących przedmiotem egzekucji, z dokładnym wskazaniem wysokości:

W informacji, o której mowa w ust. 2, należy również wskazać wysokość prognozowanych:

- ze wskazaniem, że nie zostały one jeszcze prawomocnie ustalone i mają charakter orientacyjny.

W pismach kierowanych do strony komornik podaje także informacje o saldzie pobranych od niej i nierozliczonych zaliczek.

W pismach kierowanych do przedstawicielstw dyplomatycznych lub urzędów konsularnych państw obcych komornik zwraca się jedynie z prośbą o udzielenie pomocy w prowadzonym postępowaniu lub w dokonywanych czynnościach, chyba że pismo dotyczy postępowania lub czynności dokonywanych przeciwko państwu obcemu.

Dowodem doręczenia pism sporządzonych przez komornika jest:

Jeżeli doręczenie następuje inną drogą niż pocztowa i nie jest możliwe uzyskanie potwierdzenia odbioru podpisanego przez adresata, z czynności doręczenia komornik lub pracownik kancelarii przez niego upoważniony sporządza notatkę, w której odnotowuje datę, przedmiot doręczenia, dane osoby, której doręczono pismo, oraz swoje imię i nazwisko.

Jeżeli w jednej sprawie komornik dokonuje doręczenia kilku pism jedną przesyłką, na zwrotnym potwierdzeniu odbioru należy zamieścić informacje pozwalające w sposób jednoznaczny ustalić zawartość przesyłki.

W szczególnie uzasadnionych przypadkach komornik może dokonać doręczenia pism jedną przesyłką w kilku sprawach. Na zwrotnym potwierdzeniu odbioru należy wówczas wskazać nie tylko informacje, o których mowa w ust. 3, lecz również przyporządkowane do nich sygnatury spraw, w których doręczenie następuje. Odpis zwrotnego potwierdzenia odbioru potwierdzony przez komornika za zgodność z oryginałem dołącza się w takim przypadku do akt wszystkich spraw, w których doręczenie następuje, z jednoczesnym wskazaniem sygnatury i karty akt sprawy, w których znajduje się oryginał zwrotnego potwierdzenia odbioru.

W celu doręczenia dokumentu w trybie przepisów art. 2-4 rozporządzenia nr 1393/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 listopada 2007 r. dotyczącego doręczania w państwach członkowskich dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych i handlowych („doręczanie dokumentów”) oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1348/2000   (Dz. Urz. UE L 324 z 10.12.2007, str. 79, z późn. zm.²⁾Zmiany wymienionego rozporządzenia zostały ogłoszone w Dz. Urz. UE L 292 z 10.11.2009, str. 48 oraz Dz. Urz. UE L 158 z 10.06.2013, str. 1.) komornik zwraca się do sądu rejonowego, przy którym działa, o skierowanie wniosku o doręczenie dokumentów do właściwej jednostki przyjmującej w wezwanym państwie członkowskim Unii Europejskiej. Do żądania komornik dołącza projekt wniosku o doręczenie sporządzony we właściwym języku urzędowym wraz z dokumentami oraz ich tłumaczeniem.

Przepis ust. 5 stosuje się odpowiednio do doręczenia przez komornika dokumentu na podstawie przepisów Konwencji o doręczaniu za granicą dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych lub handlowych, sporządzonej w Hadze dnia 15 listopada 1965 r.   (Dz. U. z 2000 r. poz. 968 i 969).

Niezwłocznie po wpływie sprawy komornik zakłada akta, do których dołącza wszelkie pisma dotyczące tej sprawy.

W przypadku spraw, o których mowa w art. 3 ust. 3 pkt 1 i 2 ustawy, tytuł wykonawczy lub tytuł zabezpieczenia złożony w postaci papierowej dołącza się do akt w sposób uniemożliwiający jego przypadkową utratę albo uszkodzenie.

Przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio do postanowień o zabezpieczeniu spadku albo sporządzeniu spisu inwentarza w sprawach o wykonanie tych postanowień.

Pisma wnoszone w toku postępowania dołącza się do akt według kolejności wpływu. Przy ustalaniu dokładnej kolejności wpływu pism przepisy § 8 ust. 1 stosuje się odpowiednio.

Wzór strony tytułowej akt stanowi załącznik nr 14 do rozporządzenia.

W razie przyłączenia się wierzyciela do egzekucji w trybie art. 927 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego, w repertorium w rubryce „Uwagi” wpisuje się sygnaturę akt sprawy, w której po raz pierwszy dokonano zajęcia, a obok tej sygnatury w nawiasie wpisuje się numery ksiąg wieczystych, w których nastąpiło zajęcie. To samo dotyczy sprawy, w której doszło do przyłączenia się wierzyciela do zajęcia kilku nieruchomości zajętych w różnych sprawach. Sygnatury te wraz z oznaczeniem nieruchomości umieszcza się w prawym dolnym rogu okładki akt. Dalsze pisma dotyczące wyłącznie egzekucji z danej nieruchomości dołącza się do akt sprawy, w której dokonano pierwszego zajęcia. Jeżeli pismo dotyczy również innych czynności niż egzekucja z nieruchomości, pismo dołącza się do akt właściwej sprawy, a do akt sprawy, w której dokonano pierwszego zajęcia nieruchomości, dołącza się kopię pisma.

Akta spraw prowadzonych w postaci papierowej powinny być połączone w sposób zapewniający trwałość, kompletność i integralność, a karty w nich - ponumerowane według kolejności wpływu lub wysłania pism.

O zmianie numeracji kart należy uczynić wzmiankę z podaniem przyczyny zmiany. Wzmiankę tę zamieszcza się na karcie, której numerację zmieniono, a gdy zmiana dotyczy numeracji kilku kolejnych kart - na pierwszej z nich.

Akta, których zawartość nie przekracza 200 kart, stanowią jeden tom. Na ostatniej stronie poświadcza się liczbę kart zawartych w tomie.

W przypadku przekroczenia liczby 200 kart należy założyć następny tom akt, zachowując ciągłość numeracji kart. Na okładkach oznacza się cyfrą rzymską kolejne numery poszczególnych tomów.

Po zakończeniu postępowania na stronie tytułowej akt zamieszcza się klasyfikację archiwalną akt, którą podpisuje komornik. Na wewnętrznej stronie tytułowej okładki akt wpisuje się liczbę kart zawartych w aktach.

Zwrotne potwierdzenie odbioru dołącza się do akt, nadając mu właściwy numer karty. Na doręczonym piśmie zamieszcza się adnotację ze wskazaniem numeru karty, na której znajduje się potwierdzenie odbioru. W razie wysłania w jednej przesyłce kilku pism, na wszystkich pismach zamieszcza się adnotację ze wskazaniem numeru karty akt, a w razie potrzeby - także sygnatury akt sprawy, do której dołączono oryginał poświadczenia odbioru.

Dla akt prowadzonych w postaci elektronicznej, jeżeli doręczenie następuje za pośrednictwem poczty, wydruk pierwszej strony pisma łączy się w sposób trwały ze zwrotnym poświadczeniem odbioru i pozostawia się je w pomocniczym zbiorze dokumentów.

Jeżeli zachodzi potrzeba udostępnienia lub przekazania akt w postaci papierowej podmiotom uprawnionym, należy je uprzednio skompletować w sposób zgodny z przepisami poprzedzającymi.

Udostępniając sądowi akta prowadzone w postaci papierowej, komornik załącza ponadto do akt aktualny wykaz stron i uczestników postępowania ze wskazaniem ich pełnomocników oraz adresów, z jednoczesnym określeniem numerów kart, na których znajdują się dokumenty stanowiące podstawę ustalenia tych danych.

Jeżeli udostępnienie sądowi akt prowadzonych w postaci papierowej następuje w związku z prowadzoną egzekucją z nieruchomości, w wykazie, o którym mowa w ust. 2, komornik wskazuje nie tylko strony danej sprawy, lecz również wszystkich wierzycieli, którzy przyłączyli się do egzekucji w trybie art. 927 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego, pozostałych uczestników, a także podmioty, które zgłosiły swój udział w postępowaniu, mimo że ich należności nie podlegają uwzględnieniu w podziale, a także pełnomocników lub przedstawicieli ustawowych tych osób, wraz z adresami, z jednoczesnym wskazaniem sygnatur wszystkich podlegających przyłączeniu spraw i numerów kart, na których znajdują się dokumenty stanowiące podstawę ustalenia powyższych danych.

W przypadku, o którym mowa w ust. 4, jeżeli przekazanie następuje w związku z koniecznością wyznaczenia terminu licytacji nieruchomości, komornik w wykazie wskazuje dodatkowo numery kart, na których znajduje się wniosek o wszczęcie egzekucji z tej nieruchomości (o ile nie został on zawarty we wniosku wszczynającym postępowanie egzekucyjne), wezwania do zapłaty w trybie art. 923 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego, wniosek o wyznaczenie terminu opisu i oszacowania, zawiadomienia stron o terminie opisu i oszacowania oraz ogłoszenia w tym przedmiocie, protokół opisu i oszacowania. Przekazując akta sądowi bezpośrednio przed licytacją, komornik w miarę możliwości zamieszcza w tym wykazie także numery kart, na których znajdują się obwieszczenie o licytacji i dowody jego doręczenia uczestnikom postępowania.

Jeżeli udostępnienie sądowi akt prowadzonych w postaci papierowej następuje w związku ze złożoną skargą na czynność komornika, w wykazie wskazuje się dodatkowo numer karty, na której znajduje się skarga, oraz w miarę możliwości numer karty, na której znajdują się informacje dotyczące czynności, której skarga dotyczy.

Przepis ust. 5 stosuje się odpowiednio do udostępnienia sądowi akt w związku ze złożonym wnioskiem o obniżenie opłaty egzekucyjnej albo wnioskiem o wyłączenie komornika.

W razie wniesienia pisma za pośrednictwem operatora pocztowego, w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe   (Dz. U. z 2018 r. poz. 2188), do akt sprawy dołącza się kopertę lub jej część, w sposób pozwalający ustalić datę nadania pisma w placówce operatora pocztowego. W razie przesłania w jednej kopercie pism dotyczących więcej niż jednej sprawy, kopertę lub jej część zamieszcza się w jednych aktach, a w aktach pozostałych spraw zamieszcza się przy pismach kopię koperty lub jej części z adnotacją o sygnaturze sprawy, w której zamieszczono oryginał koperty, z jednoczesnym wskazaniem numeru karty.

Jeżeli to samo pismo dotyczy kilku spraw, sporządza się jego kopię i zamieszcza przy niej adnotację o sygnaturze sprawy, w której zamieszczono oryginał, z jednoczesnym wskazaniem numeru karty.

Do akt sprawy dołącza się cyfrowe odwzorowania: protokołów, postanowień, zarządzeń i innych pism komornika, odpisów wysyłanych pism i zwrotne potwierdzenia odbioru doręczeń.

Do akt sprawy dołącza się cyfrowe odwzorowania korespondencji sądowej dotyczącej tej sprawy, w tym nadesłanych odpisów orzeczeń sądu oraz kopert, w których ta korespondencja została nadesłana. Jeżeli pismo przychodzące dotyczy więcej niż jednej sprawy, przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio.

Przepis ust. 4 stosuje się do zarządzeń organów nadzoru administracyjnego, o ile mają na celu zapewnienie prawidłowego biegu konkretnej sprawie. Kopię takiego pisma komornik umieszcza w teczce, o której mowa w § 7 ust. 1 pkt 3.

Zamieszczone w aktach oryginały pism komornika zawierają odręczny podpis komornika lub osoby przez niego upoważnionej, sporządzony w sposób pozwalający zidentyfikować osobę podpisującą.

Odpisy pism wysyłanych z kancelarii w postaci papierowej zaopatruje się każdorazowo w odcisk pieczęci okrągłej komornika. Odpisy postanowień lub zawiadomień o czynnościach egzekucyjnych powinny być odręcznie podpisane przez komornika albo osobę przez niego upoważnioną, zaś odpisy pozostałych pism mogą zostać poświadczone za zgodność przez upoważnionego pracownika kancelarii, a ponadto zawierać adnotację „odpis”.

Jeżeli protokół czynności dotyczy kilku spraw, oryginał dołącza się do akt sprawy, w której najwcześniej wszczęto egzekucję z danego składnika majątku, a do pozostałych akt dołącza się kopię protokołu, wskazując sygnaturę i kartę akt sprawy, w której znajduje się oryginał.

W odniesieniu do akt spraw prowadzonych w systemie teleinformatycznym, dołączenie do akt dokumentów, o których mowa w ustępach poprzedzających, następuje przez zamieszczenie ich odwzorowań cyfrowych w systemie teleinformatycznym.

W odniesieniu do akt spraw prowadzonych w systemie teleinformatycznym, dokumenty wytworzone w postaci papierowej podlegają dołączeniu do pomocniczego zbioru dokumentów. Przepisy ust. 1-7 stosuje się odpowiednio do pomocniczego zbioru dokumentów.

Dla każdej sprawy komornik prowadzi oddzielną kartę rozliczeniową, która składa się z trzech części oznaczonych literami: „A”, „B” i „C”. Kartę tę zakłada się wraz z aktami sprawy, ustalając jednocześnie wartość roszczenia egzekwowanego lub roszczenia podlegającego zabezpieczeniu.

Część „A” stanowi pierwszą kartę akt sprawy. Części „B” i „C” łączy się trwale z częścią „A”.

Przesyłając akta prowadzone w postaci papierowej na wezwanie sądu lub innego uprawnionego organu, komornik załącza do akt sprawy aktualny wydruk części „B” i „C” karty rozliczeniowej, odzwierciedlający wszystkie przeprowadzone operacje finansowe.

Przepis ust. 3 stosuje się odpowiednio w razie udostępnienia akt stronie lub innemu uprawnionemu podmiotowi.

Na karcie rozliczeniowej odnotowuje się każdą pobraną lub wydaną kwotę w dniu pobrania lub wydania. Kartę prowadzi się na bieżąco.

Wzór karty rozliczeniowej stanowi załącznik nr 15 do rozporządzenia.

W razie odmowy wszczęcia postępowania oryginał tytułu wykonawczego lub tytułu zabezpieczenia oraz oryginał wniosku i załączone do niego dokumenty zwraca się wierzycielowi wraz z odpisem postanowienia, w którym odmówiono wszczęcia postępowania.

W razie zwrotu wniosku komornik zwraca oryginał wniosku oraz załączone do niego dokumenty, w tym ewentualnie tytuł wykonawczy lub tytuł zabezpieczenia, wraz z zarządzeniem o zwrocie wniosku.

W razie umorzenia postępowania komornik zwraca oryginał tytułu wykonawczego dopiero po stwierdzeniu prawomocności postanowienia o umorzeniu postępowania.

W przypadkach, o których mowa w ust. 1-3, komornik pozostawia w aktach sprawy sporządzoną przez siebie kopię tytułu wykonawczego, o ile został złożony przez wierzyciela, a w przypadkach, o których mowa w ust. 1 i 2, także kopię wniosku. Kopie załączników sporządza się, o ile mogą być one niezbędne do ustalenia, czy odmowa wszczęcia postępowania albo zwrot wniosku były zasadne.

W razie umorzenia postępowania egzekucyjnego, w którym doszło do częściowego zaspokojenia wierzyciela, komornik, zwracając tytuł wykonawczy sporządzony w postaci papierowej, nanosi na nim wzmiankę o wyniku egzekucji, której wzór stanowi załącznik nr 16 do rozporządzenia. Ponadto komornik w sposób trwały łączy z tytułem wykonawczym poświadczony przez siebie aktualny odpis karty rozliczeniowej.

Przesyłając akta sądowi lub organowi uprawnionemu na podstawie odrębnych przepisów, komornik zakłada akta zastępcze. Akta zastępcze zawierają: sporządzony przez komornika odpis tytułu wykonawczego, aktualną kopię karty przeglądowej, pismo wzywające do przedstawienia akt, odpis pisma, przy którym przesłano akta, oraz dalszą korespondencję w sprawie. Akta zastępcze prowadzi się aż do zwrotu akt sprawy.

Od chwili założenia akt zastępczych do ich prowadzenia akt zastępczych stosuje się przepisy o aktach sprawy.

Akta zastępcze dołącza się w całości do akt sprawy.

Dla każdej sprawy prowadzi się kartę udostępnień akt sprawy, którą łączy się w sposób trwały z drugą stroną okładki pierwszego tomu sprawy.

Wzór karty udostępnień akt sprawy stanowi załącznik nr 17 do rozporządzenia.

W razie konieczności jednoczesnego podjęcia przez kilka osób czynności terenowych poza siedzibą kancelarii w tej samej sprawie komornik sporządza, w niezbędnej liczbie, poświadczone za zgodność z oryginałem odpisy tytułu wykonawczego i innych dokumentów z akt sprawy w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia czynności. W razie zażądania przez dłużnika przedstawienia tytułu wykonawczego w oryginale komornik umożliwia dłużnikowi niezwłoczne zapoznanie się z treścią tego tytułu w siedzibie kancelarii.

Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio w razie konieczności prowadzenia czynności terenowych w sprawach, w których akta wraz z oryginałem tytułu wykonawczego przesłano na żądanie sądu lub innego upoważnionego organu. W takim przypadku komornik informuje dłużnika o tym, gdzie znajdują się akta wraz z oryginałem tytułu wykonawczego.

Komornik prowadzi ewidencję operacji finansowych w sposób prawidłowy i przejrzysty.

Wszystkie rozliczenia z uczestnikami postępowania egzekucyjnego w zakresie rozchodów komornik przeprowadza za pośrednictwem rachunku bankowego, a wyjątkowo - gotówką.

Komornik dokonuje wypłat gotówkowych za pokwitowaniem. Pokwitowanie powinno zawierać następujące dane osoby kwitującej odbiór gotówki: imię i nazwisko, numer dowodu tożsamości, nazwę organu, który wydał dowód tożsamości, adres zamieszkania.

Urządzeniami do ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych są:

Urządzenia do ewidencji operacji finansowych prowadzi się w postaci elektronicznej lub w postaci papierowej w formie ksiąg.

Urządzenia ewidencyjne prowadzone w formie ksiąg wymienione w ust. 1 powinny posiadać okładki i ponumerowane karty. Na ostatniej karcie księgi komornik zamieszcza wzmiankę stwierdzającą liczbę kart, określając ją przy użyciu cyfr i słownie.

Wzory księgi pieniężnej i kwitariusza przychodów prowadzonych w postaci papierowej w formie ksiąg stanowią odpowiednio załączniki nr 18 i 19 do rozporządzenia.

Wzory, o których mowa w ust. 4, stanowią wzory wydruków danych księgi pieniężnej i kwitariusza przychodów prowadzonych w postaci elektronicznej.

W przypadku prowadzenia urządzeń ewidencyjnych w postaci elektronicznej:

Komornik prowadzący ewidencję operacji finansowych za pomocą urządzeń ewidencyjnych w postaci elektronicznej posiada dokumentację w języku polskim dotyczącą opisu systemu teleinformatycznego, wykazu programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

Komornik prowadzi następujące kwitariusze:

Liczbę blankietów w kwitariuszu komornik stwierdza przez zamieszczenie wzmianki: „Kwitariusz zawiera... blankietów pokwitowań od numeru... do numeru... „.

Wpłaty gotówkowe są przyjmowane na podstawie kwitariusza przychodowego opatrzonego pieczęcią i podpisem komornika albo czytelnym podpisem upoważnionego przez niego pracownika.

Pracownik upoważniony do przyjmowania wpłat przekazuje komornikowi kwitariusz wraz z otrzymaną sumą pieniężną w dniu otrzymania tej sumy, a gdyby to nie było możliwe - w następnym dniu roboczym.

Wydawane pokwitowania muszą zawierać oprócz numerów wewnętrznych kwitariusza także numerację ciągłą pokwitowań od początku każdego roku kalendarzowego, przy czym numerację ciągłą pokwitowań prowadzi się dla każdego rodzaju kwitariusza oddzielnie.

Wpłacającemu wydaje się oryginał pokwitowania, a w kwitariuszu pozostaje druga kopia.

Komornik zleca właściwej placówce pocztowej dokonywanie przelewu, na wskazany rachunek bankowy, kwot nadsyłanych przekazami pocztowymi na jego adres.

W przypadku gdy zlecenie, o którym mowa w ust. 1, nie może być zrealizowane, doręczoną komornikowi przez pocztę kwotę pieniężną określoną w przekazie pocztowym należy zewidencjonować przez kwitariusz przychodów. W tym przypadku komornik przechowuje w aktach oryginał i kopię pokwitowania kwitariusza przychodów.

Osobie uprawnionej komornik przesyła pieniądze, w drodze przelewu, na wskazany rachunek bankowy, a jeżeli nie wskazano takiego rachunku, dokonuje przekazu pocztowego. Jedynie wyjątkowo komornik dokonuje wypłat gotówką z kasy kancelarii.

Gotówkę i przedmioty wartościowe odebrane od stron, przed ich wydaniem lub zdeponowaniem w sądzie, można tymczasowo przechowywać w kancelarii w przystosowanych do tego celu szafach i kasetach metalowych.

Wyegzekwowane należności sądowe, w terminie określonym w art. 31 ust. 1 ustawy, komornik wpłaca na rachunek dochodów budżetowych sądu, wskazując w dowodzie wpłaty: tytuł wyegzekwowanej należności, imię i nazwisko osoby, od której ściągnięto należność, oraz odpowiedni paragraf klasyfikacji budżetowej.

Księga pieniężna jest podstawowym dokumentem finansowym komornika. W księdze pieniężnej komornik rejestruje wszystkie przychody i rozchody dokonane gotówką, przekazem pocztowym lub za pośrednictwem banku.

Po stronie przychodów nie rejestruje się wpłat na rachunek bankowy komornika z tytułu:

Każdą pobraną kwotę pieniężną rejestruje się w księdze pieniężnej w kolejności wpływu w terminie 3 dni roboczych od otrzymania wyciągu z rachunku bankowego lub przyjęcia wpłaty na kwitariusz. Przychód i rozchód w obrocie bezgotówkowym rejestruje się na dzień otrzymania wyciągu z rachunku bankowego albo zgodnie z datą tego wyciągu. Jeżeli wypłata nastąpiła gotówką z kasy komornika, w rubryce 21 „Uwagi” wpisuje się „Wypłata gotówką”.

Jeżeli zaliczka lub opłata nie została rozchodowana w dniu jej pobrania, sumę zaliczki lub opłaty wpisuje się ponadto w rubryce 18 księgi pieniężnej. W przypadku późniejszego rozchodowania zaliczki albo opłaty lub ich części rozchód rejestruje się w księdze na zasadach ogólnych, a ponadto wpisuje się sumę rozchodu w rubryce 19 księgi.

W księdze pieniężnej księguje się:

Sumy przekazane na rachunek depozytowy Ministra Finansów księguje się odpowiednio w rubrykach 13-15 lub 16, zamieszczając w rubryce 21 „Uwagi” adnotację - „Na rachunek depozytowy”.

Na koniec każdego miesiąca kalendarzowego sumuje się zapisy w rubrykach od 6 do 17 księgi pieniężnej. W rubryce 20 wykazuje się różnicę wynikającą z podsumowania rubryk 18 i 19.

Zsumowane kwoty z rubryk od 8 do 17 muszą być zgodne z sumą wykazaną w rubryce 7 (suma rozchodu), a łącznie z sumą z rubryki 20 - zgodne z sumą wykazaną w rubryce 6 (suma przychodu).

Po upływie miesiąca kalendarzowego komornik porównuje stan kasowy ze stanem rachunkowym i dokonuje rozliczenia.

Zaliczki wpłacane przez sądy w sprawach wierzycieli zwolnionych od kosztów komorniczych komornik księguje w księdze pieniężnej i w aktach na ogólnych zasadach dotyczących zaliczek. Z zaliczek tych pokrywa się wydatki.

W razie ściągnięcia kosztów zaliczkę zwraca się sądowi, który ją wpłacił. W przypadku bezskutecznej egzekucji komornik zwraca się do prezesa sądu zobowiązanego o pokrycie pozostałych wydatków.

Wyegzekwowane środki pieniężne oraz zaliczki na pokrycie wydatków gotówkowych w toku egzekucji, postępowania zabezpieczającego, a także zaliczki na wydatki niezwiązane z czynnościami, o których mowa w art. 3 ust. 3 pkt 1 i 2 ustawy (tj. zaliczki na sprawy „Kmn”), pobrane na podstawie odrębnych przepisów, komornik przechowuje wyłącznie na rachunku bankowym kancelarii służącym obsłudze prowadzonych postępowań egzekucyjnych i zabezpieczających.

Najpóźniej z chwilą przekazania uprawnionemu należności, o których mowa w art. 31 ust. 1 ustawy, komornik przekazuje ściągnięte wraz z egzekwowanym świadczeniem opłaty egzekucyjne na wyodrębniony w tym celu rachunek bankowy kancelarii (rachunek opłat egzekucyjnych).

Opłaty egzekucyjne uzyskane w sposób inny niż przez ściągnięcie komornik przekazuje na rachunek opłat egzekucyjnych niezwłocznie po ich zaksięgowaniu.

Na rachunku opłat egzekucyjnych komornik może również przechowywać środki, w zakresie których na komorniku spoczywa obowiązek płatnika podatku od towarów i usług - aż do chwili przekazania ich właściwym organom skarbowym.

W przypadku ustanowienia zastępstwa nie przechowuje się na jednym rachunku środków związanych z działalnością dwóch różnych kancelarii, do których miałyby zastosowanie przepisy ustępów poprzedzających.

Wynagrodzenie prowizyjne, środki pieniężne uzyskane z opłat komorniczych niebędących opłatami egzekucyjnymi oraz związane środki pieniężne związane z działalnością kancelarii pochodzące z pozostałych źródeł komornik może przechowywać wyłącznie na rachunku operacyjnym kancelarii.

Zastępca komornika, ustanowiony na podstawie art. 45 ust. 1 ustawy, może z chwilą ustanowienia go na tę funkcję założyć nowy rachunek operacyjny dla kancelarii, w której zastępstwo objął, zwłaszcza w sytuacji, gdyby uzyskanie dostępu do rachunku zastępowanego komornika, napotykało trudne do przezwyciężenia przeszkody.

Sprawy, o których mowa w § 3 pkt 3, wszczęte przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, prowadzi się pod dotychczasową sygnaturą.

W terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, komornik uzupełnia kontrolki, o których mowa w § 3 pkt 13, o dane dotyczące ruchomości, które przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia zostały oddane pod dozór osobie innej niż dłużnik, o ile przed dniem 1 stycznia 2019 r. ruchomości te nie zostały wydane uprawnionemu.

Od dnia 1 stycznia 2019 r. karta rozliczeniowa jest prowadzona zgodnie z przepisami niniejszego rozporządzenia, z uwzględnieniem stanu zaległości na dzień wejścia w życie rozporządzenia jako stanu otwarcia. Jednocześnie komornik dołącza do akt wydruk karty rozliczeniowej prowadzonej zgodnie z dotychczasowymi przepisami według stanu na dzień 31 grudnia 2018 r.