Urządzenia ewidencyjne komornik prowadzi w postaci papierowej w formie ksiąg albo w postaci elektronicznej.

Wzory urządzeń ewidencyjnych prowadzonych w formie ksiąg wymienionych w § 3 stanowią odpowiednio załączniki nr 1-10 do rozporządzenia.

Karty urządzeń ewidencyjnych prowadzonych w formie ksiąg wymienionych w § 3 powinny być ponumerowane, zaś ich liczba kart poświadczona przez komornika.

(uchylony).⁵⁾Przez § 1 pkt 3 lit. a rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 2.

System teleinformatyczny obsługujący urządzenia ewidencyjne powinien zapewniać przechowywanie wszystkich zapisów w pamięci trwałej systemu oraz ich wydruk. Komornik przechowuje dwie kopie zbiorów zapisów, każdą na oddzielnym informatycznym nośniku danych, odpowiednio oznaczoną i zabezpieczoną przed zniszczeniem oraz użyciem przez osoby nieuprawnione. Kopie zbiorów zapisów na informatycznych nośnikach danych sporządza się w każdym dniu roboczym.

Sprostowania zapisów w urządzeniach ewidencyjnych prowadzonych w formie ksiąg komornik lub upoważniony pracownik dokonuje przez przekreślenie błędnego zapisu i nadpisanie jego prawidłowej treści, zamieszczając datę i czytelny podpis.

W urządzeniach ewidencyjnych prowadzonych w postaci elektronicznej sprostowania dokonuje się przez oznaczenie danego zapisu jako błędnego oraz dokonanie odpowiedniego zapisu korygującego błędny zapis z utrwaleniem daty dokonania korekty.

Zapisów usuwać nie wolno.

Komornik przechowuje w osobnych teczkach:

Teczki zakłada się na rok kalendarzowy. Dokumenty składane do teczek numeruje się i układa w porządku chronologicznym - od najwcześniejszych do najpóźniejszych. Jeżeli w ciągu danego roku teczka osiągnie 200 kart, urządza się dla niej osobny tom, a w razie potrzeby - dalsze tomy.

Na zewnętrznej stronie teczki umieszcza się:

Do repertoriów „Km”, „Kmp”, „Kms” wpisuje się sprawy o egzekucję i o wykonanie postanowienia o zabezpieczeniu w kolejności ich wpływu.

Sprawę do repertorium wpisuje się niezwłocznie po wpływie do komornika wniosku o przeprowadzenie egzekucji lub wykonanie postanowienia o zabezpieczeniu.

Wszczynając postępowanie na podstawie tytułu wykonawczego, który był już podstawą prowadzenia egzekucji w sprawie zakończonej w danej kancelarii komorniczej, sprawę wpisuje się do repertorium pod nowym numerem i podaje datę pierwotnego wszczęcia postępowania. O ponownym wpisaniu sprawy czyni się wzmiankę w repertorium przy poprzednim numerze tej sprawy.

Sprawy z repertorium „Kmp” niezałatwione w okresie ostatnich pięciu lat przenosi się do nowego repertorium na strony początkowe oddzielnie dla każdego roku, nie zmieniając numeracji tych spraw. Do nowego repertorium należy przenieść zapisy dotyczące biegu danej sprawy w zakresie niezbędnym do dalszego postępowania.

Przepis ust. 4 nie dotyczy urządzeń ewidencyjnych prowadzonych w systemie informatycznym.

Repertoria „Km”, „Kmp” i „Kms” składają się z rubryk, do których wpisuje się na podstawie akt sprawy następujące dane: numer sprawy (numer wpisu/oznaczenie roku), datę wpływu, oznaczenie stron i tytułu wykonawczego, zgłoszone świadczenie, rodzaj i sposób egzekucji, datę zakończenia i wynik egzekucji. Inne istotne informacje dotyczące sprawy odnotowuje się w rubryce „Uwagi”. W repertorium „Kmp” wymienia się ponadto przedstawiciela ustawowego wierzyciela oraz wpisuje się wysokość miesięcznej raty alimentacyjnej oraz odnotowuje zmiany wysokości raty. W repertorium „Km” w rubryce „Zgłoszone roszczenie”, w przypadku egzekucji świadczeń niepieniężnych wpisuje się wskazany przez wierzyciela cel egzekucji z adnotacją „świadczenie niepieniężne”.

Ostateczne załatwienie sprawy zaznacza się w repertorium przez zakreślenie numeru sprawy znakiem „L”.

Do dziennika „Kmo” wpisuje się daty wpływu i rodzaj pism niepodlegających wpisowi do repertoriów i daty wpływu i rodzaj zawiadomień otrzymywanych od innych komorników.

W przypadku korespondencji prowadzonej z urzędu nie wypełnia się rubryk 3 i 4, zaś w rubryce 2 wpisuje się skrót „z.u.”.

Sprawą z elementem zagranicznym jest sprawa, w której stroną lub uczestnikiem postępowania jest państwo obce, jego organy i instytucje, przedstawicielstwo dyplomatyczne lub urząd konsularny, cudzoziemiec albo osoba zamieszkała lub mająca siedzibę za granicą.

Sprawy z elementem zagranicznym rejestruje się w wykazie „OZ”, niezależnie od rejestracji w odpowiednich repertoriach i skorowidzu alfabetycznym stron.

W sprawach, o których mowa w ust. 1, należy umieścić w repertorium, na marginesie z lewej strony obok numeru sprawy, czerwonym kolorem napis „zagr.” oraz wpisać w rubryce „Uwagi” numer wykazu „OZ”. Takie samo oznaczenie wraz z numerem wykazu „OZ” zamieszcza się na okładce akt obok sygnatury.

Czynności z zakresu obrotu prawnego z zagranicą wykonuje się poza zwykłą kolejnością.

O wszystkich sprawach, w których stroną lub uczestnikiem postępowania jest państwo obce lub jego organy, komornik zawiadamia Ministra Sprawiedliwości, przesyłając jednocześnie akta.

Korespondencję niedotyczącą pomocy prawnej, a otrzymaną przez komornika bezpośrednio od sądów i innych organów państwa obcego, albo od cudzoziemców zamieszkałych w Polsce, albo osób zamieszkałych lub mających siedzibę za granicą oraz od obcych przedstawicielstw dyplomatycznych i urzędów konsularnych mających siedzibę w Rzeczypospolitej Polskiej, w celu nadania dalszego biegu przesyła się do prezesa właściwego sądu okręgowego za pośrednictwem prezesa sądu rejonowego wraz z odpowiedzią przygotowaną w języku polskim.

Dowodem dokonania doręczenia pism, zawiadomień i pouczeń sporządzonych przez komornika jest potwierdzenie odbioru.

Jeżeli doręczenie następuje inną drogą niż pocztowa i nie jest możliwe uzyskanie potwierdzenia odbioru podpisanego przez adresata, z czynności doręczenia komornik lub upoważniony przez niego pracownik kancelarii sporządza notatkę, w której odnotowuje datę, przedmiot doręczenia, adresata oraz swoje imię i nazwisko.

Niezwłocznie po otrzymaniu pisma wszczynającego postępowanie w sprawie o egzekucję lub o wykonanie postanowienia o zabezpieczeniu albo o przeprowadzenie czynności niebędącej czynnością egzekucyjną, komornik zakłada akta, do których dołącza wszelkie pisma dotyczące tej sprawy.

Dla spraw egzekucyjnych przeciwko temu samemu dłużnikowi zakłada się i prowadzi oddzielne akta. W razie połączenia spraw, w repertorium w rubryce „Uwagi” wpisuje się sygnatury akt wszystkich spraw połączonych, sygnatury te umieszcza się w prawym dolnym rogu okładki akt.

Karty akt powinny być ponumerowane w kolejności załączania i trwale połączone.

Po zakończeniu postępowania na stronie tytułowej okładki akt, w prawej dolnej jej części, zamieszcza się klasyfikację archiwalną akt, którą podpisuje komornik. Na wewnętrznej stronie tylnej okładki wpisuje się liczbę kart zawartych w aktach.

Wzór strony tytułowej okładki akt stanowi załącznik nr 11 do rozporządzenia.

Pisma dołącza się do akt sprawy w kolejności wpływu; kopertę dołącza się tylko wówczas, gdy data stempla pocztowego stanowi podstawę ustalenia terminu, z którego upływem wiążą się określone skutki procesowe.

Do akt sprawy dołącza się oryginały protokołów, postanowień i zarządzeń komornika oraz poświadczone odpisy wysyłanych pism i zwrotne potwierdzenia odbioru doręczeń.

Jeżeli protokół czynności dotyczy kilku spraw, oryginał dołącza się do akt sprawy najwcześniej wszczętej, zaś do pozostałych akt dołącza się poświadczone za zgodność odpisy, wskazując sygnaturę sprawy, w której znajduje się oryginał.

Do akt sprawy o egzekucję lub o wykonanie postanowienia o zabezpieczeniu komornik dołącza nienumerowaną kartę rozliczeniową. Kartę tę zakłada się wraz z aktami sprawy, ustalając jednocześnie wartość roszczenia egzekwowanego lub roszczenia podlegającego zabezpieczeniu.

Komornik prowadzi kartę rozliczeniową dla każdej sprawy oddzielnie.

Jeżeli karta prowadzona jest w postaci elektronicznej lub wynika to z wezwania sądu, w momencie zakończenia sprawy komornik załącza do akt sprawy kartę rozliczeniową ze wszystkimi poczynionymi operacjami.

Na karcie rozliczeniowej odnotowuje się każdą pobraną lub wydaną kwotę w dniu pobrania lub wydania. Kartę prowadzi się na bieżąco.

W rubryce „Treść operacji” karty rozliczeniowej umieszcza się krótką wzmiankę o tytule wpłaty lub wypłaty, np. „zaliczka”, „zwrot zaliczki”, „opłata”, „wpłata”, „koszty egzekucyjne”, „wierzycielowi”.

Wzór karty rozliczeniowej stanowi załącznik nr 12 do rozporządzenia.

Komornik wydaje akta poza kancelarię komorniczą wyłącznie na wezwanie sądu lub organu uprawnionego na podstawie odrębnych przepisów.

Przesyłając akta sądowi lub organowi wymienionemu w ust. 1, komornik zakłada akta zastępcze. Akta zastępcze zawierają pismo wzywające do przedstawienia akt, odpis pisma, przy którym przesłano akta, oraz dalszą korespondencję w sprawie. Akta zastępcze prowadzi się aż do zwrotu akt sprawy.

Od chwili założenia akt zastępczych stosuje się do nich przepisy o aktach sprawy.

Akta zastępcze dołącza się w całości do akt sprawy.

Komornik obowiązany jest do prowadzenia ewidencji operacji finansowych w sposób prawidłowy i przejrzysty.

Komornik posiada rachunek bankowy, na którym gromadzi środki finansowe i nimi dysponuje.

Wszystkie rozliczenia z uczestnikami postępowania egzekucyjnego w zakresie rozchodów komornik przeprowadza za pośrednictwem rachunku bankowego, a wyjątkowo - gotówką.

Komornik dokonuje wypłat gotówkowych za pokwitowaniem. Pokwitowanie powinno zawierać następujące dane osoby kwitującej odbiór gotówki: imię i nazwisko, numer dowodu tożsamości, nazwę organu, który wydał dowód tożsamości, adres zamieszkania.

Komornik prowadzi odrębną ewidencję wymaganą prawem podatkowym lub przepisami o rachunkowości.

Urządzeniami do ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych są:

Urządzenia do ewidencji operacji finansowych prowadzi się w postaci papierowej w formie ksiąg albo w postaci elektronicznej.

Urządzenia ewidencyjne prowadzone w formie ksiąg wymienione w ust. 1 powinny być oprawione, a karty ponumerowane. Na ostatniej karcie księgi komornik, poprzez oznaczenie liczbowe i słowne, zamieszcza wzmiankę stwierdzającą ilość kart.

Wzór księgi pieniężnej i kwitariusza przychodowego prowadzonych w postaci papierowej w formie ksiąg stanowią odpowiednio załączniki nr 13 i 14 do rozporządzenia.

Wzory, o których mowa w ust. 4, stanowią wzory wydruków danych księgi pieniężnej i kwestionariusza przychodowego prowadzonych w postaci elektronicznej, z wyłączeniem elementów „pieczęć” i „podpis” we wzorze określonym w załączniku nr 14 do rozporządzenia.

W przypadku prowadzenia urządzeń ewidencyjnych w postaci elektronicznej:

Komornik prowadzący ewidencję operacji finansowych przy pomocy urządzeń ewidencyjnych w postaci elektronicznej posiada dokumentację w języku polskim dotyczącą opisu systemu teleinformatycznego, wykazu programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

Komornik prowadzi następujące kwitariusze:

Liczbę blankietów w kwitariuszu komornik stwierdza przez zamieszczenie wzmianki: „Kwitariusz zawiera... blankietów pokwitowań od numeru... do numeru...”.

Wpłaty gotówkowe przyjmowane są na podstawie kwitariusza przychodowego opatrzonego pieczęcią i podpisem komornika (kwitariusz „T” i „K”) lub upoważnionego przez niego pracownika (kwitariusz „K”), asesora lub aplikanta (kwitariusz „A”).

Pracownik upoważniony do przyjmowania wpłat przekazuje komornikowi kwitariusz wraz z otrzymaną sumą pieniężną w dniu otrzymania tej sumy, a gdyby to nie było możliwe - w następnym dniu roboczym.

Wydawane pokwitowania muszą zawierać oprócz numerów wewnętrznych kwitariusza także numerację ciągłą pokwitowań od początku każdego roku kalendarzowego, przy tym numerację ciągłą pokwitowań prowadzi się dla każdego rodzaju kwitariusza oddzielnie.

Wpłacającemu wydaje się oryginał pokwitowania, zaś w kwitariuszu pozostaje druga kopia.

Komornik zleca właściwej placówce pocztowej dokonywanie przelewu, na wskazany rachunek bankowy, kwot nadsyłanych przekazami pocztowymi na jego adres.

W przypadku gdy zlecenie, o którym mowa w ust. 1, nie może być zrealizowane, doręczoną komornikowi przez pocztę kwotę pieniężną określoną w przekazie pocztowym należy zaewidencjonować przez kwitariusz przychodowy. W tym przypadku komornik przechowuje w aktach oryginał i kopię pokwitowania kwitariusza przychodowego.

Osobie uprawnionej komornik przesyła pieniądze przekazem pocztowym, dokonuje przelewu na wskazany rachunek bankowy, a wyjątkowo - wypłaca gotówką z kasy kancelarii.

Gotówkę i przedmioty wartościowe odebrane od stron, przed ich wydaniem lub zdeponowaniem w sądzie, można tymczasowo przechowywać w kancelarii w przystosowanych do tego celu szafach i kasetach metalowych.

Wyegzekwowane należności sądowe, w terminie określonym w art. 22 ustawy, komornik wpłaca na rachunek dochodów budżetowych sądu, wskazując w dowodzie wpłaty tytuł wyegzekwowanej należności, imię i nazwisko osoby, od której ściągnięto należność, oraz odpowiedni paragraf klasyfikacji budżetowej.

Księga pieniężna jest podstawowym dokumentem finansowym komornika. W księdze pieniężnej komornik rejestruje wszystkie przychody i rozchody dokonane gotówką, czekiem lub za pośrednictwem banku.

Po stronie przychodów nie rejestruje się wpłat na rachunek bankowy komornika z tytułu:

Każdą pobraną kwotę pieniężną rejestruje się w księdze pieniężnej w kolejności wpływu w terminie 3 dni od otrzymania wyciągu z rachunku bankowego lub przyjęcia wpłaty na kwitariusz. Przychód i rozchód w obrocie bezgotówkowym rejestruje się na dzień otrzymania wyciągu z rachunku bankowego albo zgodnie z datą tego wyciągu. Jeżeli wypłata nastąpiła gotówką z kasy komornika, w rubryce „Uwagi” wpisuje się „Wypłata gotówką”.

Jeżeli zaliczka lub opłata nie została rozchodowana w dniu jej pobrania, sumę zaliczki lub opłaty wpisuje się ponadto w rubryce 18 księgi. W przypadku późniejszego rozchodowania zaliczki albo opłaty lub ich części rozchód rejestruje się w księdze na zasadach ogólnych, a ponadto wpisuje się sumę rozchodu w rubryce 19 księgi.

W księdze pieniężnej księguje się:

Sumy przekazane do depozytu sądowego księguje się odpowiednio w rubrykach 13-15 lub 16, zamieszczając w rubryce „uwagi” adnotację - „do depozytu”.

Zwrot opłaty przewidzianej w art. 59 ust. 3 ²¹⁾Uchylony przez art. 1 pkt 49 ustawy z dnia 24 maja 2007 r. o zmianie ustawy o komornikach sądowych i egzekucji oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 112, poz. 769), która weszła w życie z dniem 28 grudnia 2007 r. ustawy księguje się w rubryce 13 księgi pieniężnej.

Księgując wyegzekwowane wpłaty w pozostałych sprawach, komornik w pierwszej kolejności pobiera należną opłatę, o której mowa w art. 59 ust. 1 ²¹⁾Uchylony przez art. 1 pkt 49 ustawy z dnia 24 maja 2007 r. o zmianie ustawy o komornikach sądowych i egzekucji oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 112, poz. 769), która weszła w życie z dniem 28 grudnia 2007 r. ustawy, księgując kwotę pobranej opłaty w rubryce 8 księgi pieniężnej.

Na zakończenie każdego miesiąca kalendarzowego sumuje się zapisy w rubrykach od 6 do 17 księgi pieniężnej. W rubryce 20 wykazuje się różnicę wynikającą z podsumowania rubryk 18 i 19.

Zsumowane kwoty z rubryk 8 do 17 muszą być zgodne z sumą wykazaną w rubryce 7 (suma rozchodu), a łącznie z sumą z rubryki 20 - zgodne z sumą wykazaną w rubryce 6 (suma przychodu).

Po upływie miesiąca kalendarzowego komornik porównuje stan kasowy ze stanem rachunkowym i dokonuje rozliczenia.

Zaliczki na wydatki wpłacane przez sądy w sprawach wierzycieli zwolnionych od opłat lub kosztów sądowych komornik księguje w księdze pieniężnej i w aktach na ogólnych zasadach dotyczących zaliczek. Z zaliczek tych pokrywa się wydatki.

W razie ściągnięcia kosztów, zaliczkę zwraca się sądowi, który ją wpłacił. W przypadku egzekucji bezskutecznej komornik zwraca się do prezesa sądu zobowiązanego o pokrycie pozostałych wydatków.