Wezwanie do zapłaty to pismo, w którym wierzyciel żąda od dłużnika uregulowania należności w wyznaczonym terminie. Powinno wskazywać strony, podstawę roszczenia — fakturę lub umowę — kwotę z odsetkami, numer rachunku, termin zapłaty oraz zapowiedź skierowania sprawy do sądu. Wysyła się je w sposób możliwy do udokumentowania, najlepiej listem poleconym, i zachowuje kopię.
Po co wysyła się wezwanie
Wezwanie do zapłaty pełni trzy funkcje. Po pierwsze, często po prostu działa — dłużnik widzi, że wierzyciel traktuje sprawę poważnie, i płaci, aby uniknąć kosztów procesu. Po drugie, ma znaczenie prawne: zgodnie z Kodeksem cywilnym, jeżeli termin świadczenia nie jest oznaczony, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika — wezwanie stawia więc roszczenie w stan wymagalności.
Po trzecie, przydaje się w sądzie. Kodeks postępowania cywilnego wymaga, aby pozew zawierał informację, czy strony podjęły próbę polubownego rozwiązania sporu. Doręczone wezwanie jest najprostszym dowodem takiej próby i pokazuje sądowi, że to dłużnik doprowadził do procesu.
Co powinno zawierać wezwanie
Przepisy nie narzucają jednego wzoru, ale skuteczne wezwanie powinno być konkretne i kompletne. W praktyce sprawdza się następujący zestaw elementów.
- oznaczenie wierzyciela i dłużnika: nazwy, adresy, NIP
- podstawa roszczenia: numer faktury lub umowy, data jej zawarcia, opis wykonanej usługi lub dostawy
- dokładna kwota należności głównej oraz informacja o naliczanych odsetkach za opóźnienie
- numer rachunku bankowego do zapłaty
- wyznaczony termin zapłaty — zwykle od 3 do 14 dni od doręczenia
- zapowiedź skierowania sprawy na drogę sądową i egzekucyjną w razie braku zapłaty
- podpis osoby uprawnionej oraz załączniki, na przykład kopia faktury
Jak doręczyć i udokumentować
Wezwanie najlepiej wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres dłużnika ujawniony w CEIDG lub KRS. Można je dodatkowo przekazać e-mailem, ale to wersja papierowa z potwierdzeniem nadania i odbioru stanowi najpewniejszy dowód. Kopię pisma i potwierdzenia trzeba zachować — będą załącznikami do pozwu.
Ton pisma powinien być rzeczowy, bez gróźb wykraczających poza zapowiedź legalnych kroków. Częstą praktyką jest wysłanie najpierw przypomnienia, a dopiero potem pisma zatytułowanego „ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty".
Co dalej, gdy dłużnik nie płaci
Jeżeli termin z wezwania upłynie bezskutecznie, kolejnym krokiem jest pozew o zapłatę — często w postępowaniu upominawczym albo przez e-sąd, gdzie sąd wydaje nakaz zapłaty bez rozprawy. Warto działać szybko, bo roszczenia związane z działalnością gospodarczą przedawniają się co do zasady po trzech latach, a niektóre wcześniej. Przy większych kwotach przygotowanie wezwania i pozwu warto powierzyć prawnikowi.
Opracowanie: zespół Prawnet, na podstawie publicznych aktów prawnych (Dz.U., M.P.). To ogólna informacja prawna, nie porada — w indywidualnej sprawie skonsultuj się ze specjalistą.