Obwieszczenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznejz dnia 2 października 2023 r.w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej
w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej
jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej 1)Minister Rodziny i Polityki Społecznej kieruje działem administracji rządowej - praca,
na podstawie § 1 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października
2020 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rodziny i Polityki Społecznej
(Dz. U. z 2022 r. poz. 416).
Spis treści
- Treść obwieszczenia
- Załącznik - Tekst jednolity rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
- Załącznik nr 1 - Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej oraz limitu na nocleg w poszczególnych państwach
Treść obwieszczenia
1.
Na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych
innych aktów prawnych ogłasza się w załączniku do niniejszego obwieszczenia jednolity tekst rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie
należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej
jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej , z uwzględnieniem zmian wprowadzonych:
1)
rozporządzeniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 30 czerwca 2022 r. zmieniającym
rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej
lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej ;
2)
rozporządzeniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r.
zmieniającym rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu
w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej .
2.
Podany w załączniku do niniejszego obwieszczenia tekst jednolity rozporządzenia nie
obejmuje:
1)
§ 2 rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 30 czerwca 2022 r.
zmieniającego rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu
w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej , który stanowi:
„
§ 2.
Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.
”
;
2)
§ 2 i § 3 rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października
2022 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi
zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży
służbowej , które stanowią:
„
§ 2.
1.
W przypadku podróży służbowej poza granicami kraju, rozpoczętej i niezakończonej przed
dniem wejścia w życie rozporządzenia, należności z tytułu podróży służbowej ustala
się:
1)
za czas podróży przypadający przed dniem wejścia w życie rozporządzenia - na podstawie
przepisów rozporządzenia zmienianego w § 1 w brzmieniu dotychczasowym;
2)
za czas podróży przypadający od dnia wejścia w życie rozporządzenia - na podstawie
przepisów rozporządzenia zmienianego w § 1 w brzmieniu nadanym niniejszym rozporządzeniem.
2.
W przypadku podróży służbowej na obszarze kraju, rozpoczętej i niezakończonej przed
dniem 1 stycznia 2023 r., należności z tytułu podróży służbowej ustala się:
1)
za czas podróży przypadający przed dniem 1 stycznia 2023 r. - na podstawie przepisów
rozporządzenia zmienianego w § 1 w brzmieniu dotychczasowym;
2)
za czas podróży przypadający od dnia 1 stycznia 2023 r. - na podstawie przepisów rozporządzenia
zmienianego w § 1 w brzmieniu nadanym niniejszym rozporządzeniem.
§ 3.
Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem §
1 pkt 1, który wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2023 r.
”
.
1)
Minister Rodziny i Polityki Społecznej kieruje działem administracji rządowej - praca,
na podstawie § 1 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października
2020 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rodziny i Polityki Społecznej
(Dz. U. z 2022 r. poz. 416).
Załącznik - Tekst jednolity rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej1)Obecnie działem administracji rządowej - praca kieruje Minister Rodziny i Polityki Społecznej, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2020 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rodziny i Polityki Społecznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 416).
Na podstawie art. 775 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy zarządza się, co następuje:
Rozdział 1
Przepisy ogólne
§ 1.
Rozporządzenie określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących
pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej,
z tytułu podróży służbowej:
1)
na obszarze kraju, zwanej dalej „podróżą krajową”;
2)
poza granicami kraju, zwanej dalej „podróżą zagraniczną”.
§ 2.
Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu
określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1)
diety;
2)
zwrot kosztów:
a)
przejazdów,
b)
dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
c)
noclegów,
d)
innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę
odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
§ 3.
1.
Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a
także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.
2.
Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami
lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi
opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika
ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.
3.
Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej
lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym
własnością pracodawcy.
4.
W przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu
w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr
przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach
wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym .
§ 4.
1.
Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne
niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca
się je w udokumentowanej wysokości.
2.
Wydatki, o których mowa w ust. 1, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi
i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne
niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży
zagranicznej.
§ 5.
1.
Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie
później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.
2.
Do rozliczenia kosztów podróży, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza dokumenty,
w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki;
nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu
nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach
braku jego udokumentowania.
3.
W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach
mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.
Rozdział 2
Podróż krajowa
§ 6.
1.
Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca.
2.
Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży krajowej
miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.
§ 7.
13)W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 2302), które weszło w życie z dniem 29 listopada 2022 r.; wszedł w życie z dniem 1 stycznia 2023 r..
Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów
wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę podróży.
2.
Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu)
do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:
1)
jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
a)
mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,
b)
od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
c)
ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2)
jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,
a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
a)
do 8 godzin - przysługuje 50% diety,
b)
ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
3.
Dieta nie przysługuje:
1)
za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w
przypadkach, o których mowa w § 10;
2)
jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
4.
Kwotę diety, o której mowa w ust. 1, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego
wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
1)
śniadanie - 25% diety;
2)
obiad - 50% diety;
3)
kolacja - 25% diety.
5.
W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono
wyżywienie, przepisy ust. 4 stosuje się odpowiednio.
§ 8.
1.
Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi
przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej
za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety.
2.
W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu
stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.
3.
Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku,
o którym mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.
4.
Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami
21 i 7.
5.
Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także
jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości
stałego lub czasowego pobytu.
§ 9.
1.
Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt
na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety.
2.
Ryczałt, o którym mowa w ust. 1, nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów
dojazdów.
3.
Przepisu ust. 1 nie stosuje się, jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę
na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.
§ 10.
Pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje
zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez
pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.
§ 11.
Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej
w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.
Rozdział 3
Podróż zagraniczna
§ 12.
Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:
1)
lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili
jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
2)
lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w
kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
3)
morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili
wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.
§ 13.
1.
Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia
i inne drobne wydatki.
2.
Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej.
W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może
ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.
3.
Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:
1)
za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2)
za niepełną dobę podróży zagranicznej:
a)
do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
b)
ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
c)
ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
4.
Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona
w załączniku do rozporządzenia.
§ 14.
1.
Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne
wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3.
2.
Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując,
że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
1)
śniadanie - 15% diety;
2)
obiad - 30% diety;
3)
kolacja - 30% diety.
3.
W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono
wyżywienie, przepisy ust. 2 stosuje się odpowiednio.
4.
Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na
wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety,
pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.
§ 15.
Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w czasie podróży
zagranicznej pracownikowi przysługuje 25% diety.
§ 16.
1.
Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości
stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach
w załączniku do rozporządzenia.
2.
W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości
25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.
3.
W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg,
stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust.
1.
4.
Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają
pracownikowi bezpłatny nocleg.
§ 17.
1.
Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego,
autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości
docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik
korzystał z noclegu.
2.
W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, o których mowa w ust. 1, wyłącznie
w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety.
3.
Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje
ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.
4.
Ryczałty, o których mowa w ust. 1-3, nie przysługują, jeżeli pracownik:
1)
odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem
lub motorowerem;
2)
ma zapewnione bezpłatne dojazdy;
3)
nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.
§ 18.
Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego
o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli
podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeżeli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.
§ 19.
1.
W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje
zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą.
2.
Zwrot kosztów, o których mowa w ust. 1, następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem
świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia
społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej
finansowanych ze środków publicznych .
3.
Nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne,
koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych,
dentystycznych lub okularów.
4.
W razie zgonu pracownika za granicą, pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do
kraju.
§ 20.
1.
Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej,
w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.
2.
Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej
równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego
kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z
dnia wypłaty zaliczki.
3.
Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki,
w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej
wypłacenia.
§ 21.
W przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju,
przepisy rozdziału 2 stosuje się odpowiednio.
Rozdział 4
Przepisy końcowe
§ 22.
Tracą moc:
1)
rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie
wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu
w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
na obszarze kraju ;
2)
rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie
wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu
w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
poza granicami kraju .
§ 23.
Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 marca 2013 r.
1)
Obecnie działem administracji rządowej - praca kieruje Minister Rodziny i Polityki
Społecznej, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z
dnia 6 października 2020 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rodziny
i Polityki Społecznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 416).
2)
Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy został ogłoszone w Dz. U. z 2023 r. poz.
760, 919, 1123, 1193, 1195, 1523 i 1720.
3)
W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej
z dnia 25 października 2022 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie należności przysługujących
pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej
z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 2302), które weszło w życie z dniem 29 listopada
2022 r.; wszedł w życie z dniem 1 stycznia 2023 r.
4)
Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2022 r.
poz. 2674 i 2770 oraz z 2023 r. poz. 605, 650, 658, 1234, 1429, 1675, 1692, 1733,
1831, 1872 i 1938.
Załącznik nr 1 - Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej oraz limitu na nocleg w poszczególnych państwach5)W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 3.
5)
W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 3.