Rozporządzenie Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiejz dnia 27 maja 2019 r.w sprawie sposobu postępowania z aktami spraw sądowoadministracyjnych w wojewódzkich
sądach administracyjnych i naczelnym sądzie administracyjnym
Spis treści
- Treść rozporządzenia
- Rozdział 1 - Przepisy ogólne
- Rozdział 2 - Szczegółowy sposób tworzenia i sposób przetwarzania akt spraw w postaci elektronicznej
- Rozdział 3 - Szczegółowy sposób tworzenia i sposób przetwarzania akt spraw w postaci papierowej
- Rozdział 4 - Warunki i tryb przechowywania akt spraw oraz przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
- Rozdział 5 - Warunki i tryb niszczenia akt spraw po upływie okresu ich przechowywania
- Rozdział 6 - Przepis końcowy
Treść rozporządzenia
Na podstawie art. 12a § 8 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami
administracyjnymi zarządza się, co następuje:
Rozdział 1
Przepisy ogólne
§ 1.
Rozporządzenie określa:
1)
sposób tworzenia i przetwarzania akt spraw sądowoadministracyjnych w wojewódzkich
sądach administracyjnych i Naczelnym Sądzie Administracyjnym, zwanych dalej „aktami
spraw”;
2)
warunki i tryb przechowywania akt spraw;
3)
warunki i tryb przekazywania akt spraw do właściwych archiwów państwowych;
4)
warunki i tryb niszczenia akt spraw po upływie okresu ich przechowywania.
§ 2.
1.
Tworzenie akt sprawy następuje na podstawie zarządzenia przewodniczącego wydziału.
2.
Wyboru pomiędzy postacią elektroniczną a papierową tworzenia akt danej sprawy dokonuje
przewodniczący wydziału w zarządzeniu, o którym mowa w ust. 1, z uwzględnieniem przepisów
wydanych na podstawie art. 11 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych . W przypadku utworzenia akt danej sprawy w postaci elektronicznej nie jest możliwe
dokonanie zmiany sposobu ich tworzenia na postać papierową.
Rozdział 2
Szczegółowy sposób tworzenia i sposób przetwarzania akt spraw w postaci elektronicznej
§ 3.
1.
Na akta sprawy w postaci elektronicznej składają się:
1)
dokumenty elektroniczne otrzymane przez sąd,
2)
dokumenty elektroniczne wytwarzane przez sąd,
3)
dokumenty przekształcone z postaci papierowej do postaci elektronicznej
- wraz z metadanymi, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach .
2.
Metadane, w rozumieniu ust. 1, przechowuje się wraz z dokumentami, których one dotyczą.
3.
Dokumenty, o których mowa w ust. 1, wraz z ich metadanymi, przetwarzane są z wykorzystaniem
systemu teleinformatycznego sądu, spełniającego wymogi określone w przepisach wydanych
na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
§ 4.
1.
Dokument w postaci papierowej, w celu dołączenia do akt sprawy w postaci elektronicznej,
przekształca się do postaci elektronicznej poprzez sporządzenie jego uwierzytelnionej
kopii.
2.
Po przekształceniu dokument w postaci papierowej przekazuje się do składu chronologicznego
stanowiącego uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie
wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu teleinformatycznego sądu.
3.
Jeżeli dokonanie pełnego przekształcenia dokumentu w postaci papierowej do postaci
elektronicznej jest niemożliwe ze względów technicznych albo niezasadne ze względu
na koszty przekształcenia, związane w szczególności z objętością lub stanem zachowania
dokumentu, w aktach sprawy w postaci elektronicznej przechowuje się podstawowe dane
pozwalające na identyfikację dokumentu, dane istotne dla sprawy oraz możliwe do przekształcenia
fragmenty dokumentu.
4.
W przypadku, o którym mowa w ust. 3, w aktach sprawy w postaci elektronicznej zamieszcza
się również informacje o sposobie i miejscu przechowywania dokumentu w postaci papierowej,
nieprzekształconego do postaci elektronicznej.
5.
Przekształcanie dokumentów następuje z uwzględnieniem minimalnych wymagań technicznych
dla odwzorowań cyfrowych, określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym
i archiwach.
Rozdział 3
Szczegółowy sposób tworzenia i sposób przetwarzania akt spraw w postaci papierowej
§ 5.
1.
Akta sprawy w postaci papierowej umieszcza się w oddzielnych okładkach, oznaczonych
co najmniej sygnaturą sprawy oraz symbolem sprawy.
2.
Karty akt sprawy w postaci papierowej numeruje się i łączy za pomocą środków, które
nie degradują struktury fizycznej dokumentu.
§ 6.
Dokument elektroniczny, w celu dołączenia do akt sprawy w postaci papierowej, przekształca
się do postaci papierowej poprzez sporządzenie uwierzytelnionego wydruku zwizualizowanego
dokumentu, zawierającego w szczególności:
1)
jednoznaczny identyfikator tego dokumentu umożliwiający odnalezienie pierwowzoru w
systemie teleinformatycznym sądu;
2)
datę wykonania wydruku;
3)
podpis upoważnionego pracownika sądu dokonującego wydruku.
Rozdział 4
Warunki i tryb przechowywania akt spraw oraz przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
§ 7.
Akta spraw dzieli się na akta stanowiące materiały archiwalne oznaczane kategorią
A, zwane dalej „aktami spraw kategorii A”, i akta niestanowiące takich materiałów,
oznaczane kategorią B, zwane dalej „aktami spraw kategorii B”.
§ 8.
1.
Do akt spraw kategorii A zalicza się:
1)
akta spraw utworzonych w okresie do 1995 r. włącznie;
2)
akta spraw mających znaczenie wyjątkowe ze względu na materiał zebrany w sprawie lub
ze względu na występujące w sprawie osoby;
3)
akta spraw mających znaczenie precedensowe, w szczególności spraw dotyczących systemu
źródeł prawa administracyjnego oraz prawnych form działania administracji;
4)
akta spraw, w których sąd skierował pytanie prawne do Trybunału Konstytucyjnego albo
do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej;
5)
akta spraw, w których Naczelny Sąd Administracyjny w składzie siedmiu sędziów, całej
Izby lub w pełnym składzie podjął uchwałę zawierającą rozstrzygnięcie zagadnienia
prawnego budzącego poważne wątpliwości w konkretnej sprawie sądowoadministracyjnej,
lub uchwałę wyjaśniającą przepisy prawne, których stosowanie wywołało rozbieżności
w orzecznictwie sądów administracyjnych;
6)
akta co najmniej pięciu spraw, innych niż określone w pkt 2-5, z każdego roku i z
każdego rodzaju spraw rozpoznawanych przez sąd, przewidzianych w wykazie symboli spraw
sądowoadministracyjnych.
2.
Zaliczenia do akt spraw kategorii A, wymienionych w ust. 1:
1)
pkt 2-5 - dokonuje, po zakończeniu postępowania sądowego, przewodniczący rozprawy
albo posiedzenia lub sędzia sprawozdawca;
2)
pkt 6 - dokonuje co roku komisja, o której mowa w § 18 ust. 1.
3.
Do kategorii A zalicza się również księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowoadministracyjnych
stanowiące repertoria i skorowidze.
4.
Akta spraw oraz księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowoadministracyjnych, niewymienione
w ust. 1 i 3, zalicza się do kategorii B. Do zaliczenia akt spraw do kategorii B przepis
ust. 2 pkt 1 stosuje się odpowiednio.
5.
Dyrektor właściwego archiwum państwowego może dokonać zmian w zakresie zaliczenia
akt spraw do kategorii archiwalnych, z uwzględnieniem ust. 1.
§ 9.
1.
Księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowoadministracyjnych stanowiące repertoria
i skorowidze mogą być prowadzone w postaci elektronicznej, w systemie teleinformatycznym
sądu.
2.
Repertoria i skorowidze prowadzone w postaci elektronicznej, łącznie z metadanymi,
przechowuje się w sposób zapewniający bezpieczeństwo i integralność ich treści oraz
możliwość wyodrębnienia metadanych.
3.
Przez metadane rozumie się zestaw logicznie powiązanych z elektronicznym repertorium
lub skorowidzem i usystematyzowanych informacji opisujących to repertorium lub skorowidz,
ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowywanie
oraz zarządzanie nim.
4.
Metadanymi będącymi niezbędnymi elementami struktury elektronicznego repertorium lub
skorowidza są:
1)
identyfikator - jednoznaczny znacznik elektronicznego repertorium lub skorowidza,
który umożliwia jego identyfikację;
2)
twórca - dane identyfikujące podmiot odpowiedzialny za treść elektronicznego repertorium
lub skorowidza, w szczególności nazwa sądu, wydziału lub sekcji, o ile występuje;
3)
tytuł - nazwa nadana elektronicznemu repertorium lub skorowidzowi, a w przypadku zmiany
- ujawniająca jej dokonanie;
4)
data - rok, którego dotyczy elektroniczne repertorium lub skorowidz;
5)
format - nazwa formatu albo formatów danych zastosowanych przy tworzeniu elektronicznego
repertorium lub skorowidza;
6)
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić elektroniczne
repertorium lub skorowidz;
7)
typ - określenie podstawowego typu elektronicznego repertorium lub skorowidza (w szczególności
tekst) na podstawie listy typów Dublin Core Metadata Initiative;
8)
relacja - określenie bezpośredniego powiązania elektronicznego repertorium lub skorowidza
z innym dokumentem i rodzaju tego powiązania;
9)
grupowanie - wskazanie przynależności elektronicznego repertorium lub skorowidza do
zbioru dokumentów;
10)
kwalifikacja - kategoria archiwalna, do jakiej należy elektroniczne repertorium lub
skorowidz;
11)
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne określenie języka,
o ile nie występuje w normie;
12)
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści elektronicznego repertorium
lub skorowidza;
13)
uprawnienia - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania elektronicznym repertorium
lub skorowidzem.
§ 10.
1.
Akta spraw kategorii A oraz księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowoadministracyjnych
stanowiące repertoria i skorowidze przechowuje się w sądzie przez okres 30 lat.
2.
Akta spraw kategorii B przechowuje się w sądzie:
1)
przez 10 lat - gdy postępowanie zakończyło się wydaniem wyroku;
2)
przez 5 lat - gdy postępowanie zakończyło się w inny sposób.
3.
Księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowoadministracyjnych zaliczone do kategorii
B przechowuje się przez okres 10 lat.
§ 11.
1.
Okresy przechowywania akt spraw w sądzie liczone są od początku roku kalendarzowego
następującego po roku, w którym ukończono czynności sądowe związane z wykonaniem orzeczenia
lub zarządzenia kończącego postępowanie.
2.
Jeżeli nie zachodzi potrzeba wykonywania czynności sądowych wymienionych w ust. 1,
okres przechowywania akt spraw liczony jest od uprawomocnienia się orzeczenia lub
zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie.
3.
Okres przechowywania ksiąg i urządzeń ewidencyjnych spraw sądowoadministracyjnych
stanowiących repertoria i skorowidze liczony jest od dnia 1 stycznia roku następującego
po ich zamknięciu.
§ 12.
1.
Akta spraw, dla których rozpoczęto liczenie okresu przechowywania, przechowuje się
w archiwum zakładowym sądu, stosując właściwe zabezpieczenia przed dostępem osób postronnych,
a także środki ochrony przed utratą i zniszczeniem tych akt.
2.
Funkcję archiwum zakładowego w odniesieniu do akt spraw w postaci elektronicznej spełnia
system teleinformatyczny sądu, o którym mowa w § 3 ust. 3.
§ 13.
Akta spraw kategorii A po upływie okresu przechowywania w sądzie przekazuje się do
właściwego archiwum państwowego.
§ 14.
Akta spraw kategorii B po upływie okresu przechowywania w sądzie podlegają zniszczeniu.
§ 15.
1.
Zarządzenie o przekazaniu akt spraw do właściwego archiwum państwowego albo do zniszczenia
wydaje prezes sądu.
2.
Akta spraw, w których nie ukończono wszystkich czynności związanych z wykonaniem orzeczenia
lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie, nie mogą być przekazane archiwom
państwowym albo do zniszczenia.
§ 16.
Przekazanie akt spraw do właściwego archiwum państwowego następuje w trybie i na warunkach
określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
§ 17.
W zakresie nieuregulowanym w rozporządzeniu do ksiąg i urządzeń ewidencyjnych spraw
sądowoadministracyjnych stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące przechowywania,
przekazywania do archiwów państwowych oraz niszczenia akt spraw.
Rozdział 5
Warunki i tryb niszczenia akt spraw po upływie okresu ich przechowywania
§ 18.
1.
Przed przekazaniem akt spraw do zniszczenia prezes sądu powołuje komisję w celu przeprowadzenia
czynności związanych z brakowaniem akt. Komisji przewodniczy sędzia.
2.
Komisja może w uzasadnionych wypadkach zaproponować zmianę kwalifikacji akt spraw
z kategorii B na kategorię A lub przedłużyć ustalony pierwotnie czas przechowywania
akt spraw kategorii B. Komisja nie może dokonać zmiany kwalifikacji akt spraw zaliczonych
do kategorii A.
3.
Propozycja komisji, o której mowa w ust. 2, podlega na wniosek prezesa sądu zatwierdzeniu
przez dyrektora właściwego archiwum państwowego.
4.
Z przeprowadzonych prac komisja sporządza protokół, który przedstawia prezesowi sądu
do zatwierdzenia.
5.
Protokół, o którym mowa w ust. 4, zalicza się do kategorii A.
§ 19.
Przekazanie akt spraw do zniszczenia następuje po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego
archiwum państwowego, w trybie i na warunkach określonych w przepisach o narodowym
zasobie archiwalnym i archiwach.
Rozdział 6
Przepis końcowy
1)
Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2018 r.
poz. 1467 i 1629 oraz z 2019 r. poz. 11, 60, 848 i 934.
2)
Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Prezydenta Rzeczypospolitej
Polskiej z dnia 18 kwietnia 2011 r. w sprawie sposobu postępowania z aktami spraw
sądowoadministracyjnych w wojewódzkich sądach administracyjnych i Naczelnym Sądzie
Administracyjnym (Dz. U. poz. 505), które utraci moc z dniem wejścia w życie niniejszego
rozporządzenia na podstawie art. 4 pkt 1 ustawy z dnia 10 stycznia 2014 r. o zmianie
ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz
niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 183, z 2015 r. poz. 1311, z 2016 r. poz. 1579,
z 2018 r. poz. 696 i 1544 oraz z 2019 r. poz. 60, 848 i 934).