Należności pieniężne przysługujące funkcjonariuszowi z tytułu podróży służbowej są rozliczane nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.

Celem rozliczenia należności funkcjonariusz dołącza dokumenty w postaci rachunków, faktur lub biletów potwierdzających poszczególne wydatki, z wyjątkiem dokumentów dotyczących diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, funkcjonariusz składa pisemne oświadczenie o poniesieniu wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

W uzasadnionych przypadkach funkcjonariusz składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do należności oraz na wysokość tych należności.

Funkcjonariuszowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu na dany środek transportu, wraz z opłatami dodatkowymi, w tym opłatami za miejscówki, z uwzględnieniem posiadanej przez funkcjonariusza ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

W przypadku korzystania przez funkcjonariusza w czasie podróży służbowej z samochodu osobowego, motocykla lub motoroweru niebędącego własnością Kancelarii Sejmu kwotę zwrotu kosztów przejazdu stanowi iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, która jest określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym   (Dz. U. z 2017 r. poz. 2200, z późn. zm.¹⁾Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2018 r. poz. 12, 79, 138, 650, 1039, 1480, 1481, 1544, 1592 i 1629.).

Kwotę diety, stanowiącej ekwiwalent pieniężny na pokrycie kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej, w podróży krajowej ustala się w wysokości określonej w przepisach o wysokości oraz warunkach ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, wydanych na podstawie art. 77⁵§ 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy   (Dz. U. z 2018 r. poz. 917, 1000, 1076, 1608 i 1629).

Należność z tytułu diet, stanowiących ekwiwalent pieniężny na pokrycie kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej, oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu po wykonaniu zadania służbowego (przyjazdu) w następujący sposób:

Kwotę diety, o której mowa w ust. 1, zmniejsza się o koszt otrzymanego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy bezpłatny posiłek stanowi odpowiednio:

W przypadku korzystania przez funkcjonariusza z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 3 stosuje się odpowiednio.

Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie funkcjonariuszowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości potwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety.

Funkcjonariuszowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w ust. 1, za każdy nocleg przysługuje ryczałt w wysokości 150% diety.

Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin między godzinami 21.00 i 7.00.

Dieta, stanowiąca ekwiwalent pieniężny na pokrycie kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej, w podróży zagranicznej przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży.

Należność z tytułu diet, stanowiących ekwiwalent pieniężny na pokrycie kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej, w podróży zagranicznej oblicza się w następujący sposób:

Funkcjonariuszowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety stanowiącej ekwiwalent pieniężny na pokrycie kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej.

Kwotę diety, o której mowa w ust. 1, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

W przypadku korzystania przez funkcjonariusza z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio.

Za nocleg podczas podróży zagranicznej funkcjonariuszowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości potwierdzonej rachunkiem, w granicach określonego limitu.

W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg funkcjonariuszowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się, jeżeli Komendant Straży Marszałkowskiej lub strona zagraniczna zapewniają funkcjonariuszowi bezpłatny nocleg.

Funkcjonariusz otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

Za zgodą funkcjonariusza zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej funkcjonariuszowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.

Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.