Spis wyborców jest sporządzany automatycznie w systemie teleinformatycznym, w którym prowadzony jest CRW, po oznaczeniu przez Krajowe Biuro Wyborcze w CRW wyborów, na które ma być sporządzony, w sposób umożliwiający jego jednostronny wydruk w formacie A3, w orientacji poziomej.

Spis wyborców, po jego pobraniu i wydrukowaniu, jest opatrywany przez właściwego wójta lub osobę przez niego upoważnioną podpisem własnoręcznym na ostatniej stronie spisu.

Oznaczając wybory, na które będzie sporządzany spis wyborców, wskazuje się rodzaj i nazwę wyborów, datę głosowania oraz podstawę prawną ich przeprowadzenia.

Wzór części A spisu wyborców stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia.

Wzór części B spisu wyborców stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia.

Spis wyborców ujmowanych w spisie z urzędu w gminie mającej status miasta sporządza się według ulic wymienionych w porządku alfabetycznym, w obrębie ulic - według kolejnych numerów budynków, a w obrębie budynków - według kolejnych numerów lokali.

Spis wyborców, w gminie innej niż określona w ust. 1, sporządza się według poszczególnych miejscowości wymienionych w porządku alfabetycznym, a w obrębie miejscowości - według kolejnych numerów budynków i lokali; jeżeli w miejscowości są ulice - także według ulic wymienionych w porządku alfabetycznym oraz kolejnych numerów budynków i lokali.

Wyborców, którzy złożyli wniosek o zmianę miejsca głosowania, ujmuje się w spisie wyborców po wyborcach ujętych w spisie wyborców z urzędu, po rozdzieleniu spisu wierszem: „Wyborcy, którzy zmienili miejsce głosowania przed wydrukowaniem spisu”, w porządku alfabetycznym według nazwiska, a w obrębie nazwiska według imion.

W wyborach do rad gmin spis wyborców sporządza się z uwzględnieniem podziału gminy na okręgi wyborcze utworzone dla wyboru rady tej gminy.

Spis wyborców dla obwodu utworzonego w zakładzie sporządza się w kolejności alfabetycznej nazwisk wyborców, na podstawie wykazu osób, które będą przebywać w zakładzie w dniu wyborów.

Wzór wykazu osób, o którym mowa w ust. 1, stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia.

Przy nazwiskach osób, które są ujęte w spisie wyborców na wniosek, w rubryce „Uwagi” zamieszcza się adnotację: „Zmiana miejsca głosowania”.

W przypadkach, o których mowa w art. 29 § 2 i w art. 30 § 2 ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. - Kodeks wyborczy, przy nazwiskach osób, które nie zamieszkują stale na obszarze danej gminy, ale stale zamieszkują na obszarze powiatu lub województwa, na którego terenie położona jest ta gmina, w rubryce „Uwagi” zamieszcza się adnotację: „Tylko wybory do rady powiatu i sejmiku województwa” albo „Tylko wybory do sejmiku województwa”.

Przy nazwiskach osób, które są ujęte w spisie wyborców, a wyraziły zamiar głosowania korespondencyjnego lub przez pełnomocnika w rubryce „Uwagi” zamieszcza się adnotację: „Głosowanie korespondencyjne. Pakiet wysłany” albo „Udzielono pełnomocnictwa do głosowania - art. 56 Kw”.

Przy nazwiskach osób, które są ujęte w spisie wyborców i wyraziły zamiar głosowania przez pełnomocnika, a następnie cofnęły pełnomocnictwo albo pełnomocnictwo wygasło w rubryce „Uwagi” zamieszcza się adnotację: „Cofnięcie pełnomocnictwa - art. 58 § 1 Kw” albo „Wygaśnięcie pełnomocnictwa - art. 58 § 2 Kw”.

Do czasu przekazania spisu wyborców przewodniczącemu obwodowej komisji wyborczej, w celu aktualizacji spisu, sporządzane są jego dodatkowe strony, na których ujmowane są osoby, które zmieniły miejsce głosowania po wydrukowaniu spisu wyborców i zostały ujęte w obwodzie głosowania:

Na dodatkowych stronach spisu wyborców, o których mowa w ust. 1, ujmowane są także osoby pominięte w spisie w wyniku oczywistej omyłki oraz osoby, dla których skutkiem złożenia reklamacji w trybie art. 22 i art. 37 ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. - Kodeks wyborczy jest ujęcie ich w spisie wyborców.

Informację o przyczynach ujęcia na dodatkowych stronach spisu wyborców zamieszcza się w rubryce „Uwagi” poprzez odpowiedni wpis: „zmiana przypisania do obwodu - art. 19 § 2 Kw”, „zmiana przypisania do obwodu - art. 19 § 3 Kw”, „zmiana przypisania do obwodu - art. 19a § 1 Kw”, „reklamacja - art. 22 Kw”, „reklamacja - art. 37 Kw”, „omyłka”.

Aktualizacje spisu wyborców, o których mowa w ust. 1-3, niezwłocznie wprowadza się do CRW.

Wzór części A dodatkowej strony spisu wyborców stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia.

Wzór części B dodatkowej strony spisu wyborców stanowi załącznik nr 5 do rozporządzenia.

Do czasu przekazania spisu wyborców przewodniczącemu obwodowej komisji wyborczej spis jest aktualizowany poprzez wykreślenie ze spisu wyborców z powodu:

Informację o przyczynach skreślenia ze spisu zamieszcza się w rubryce „Uwagi” poprzez odpowiedni wpis: „zmiana przypisania do obwodu - art. 19 § 2 Kw”, „zmiana przypisania do obwodu - art. 19 § 3 Kw”, „zmiana przypisania do obwodu - art. 19a § 1 Kw”, „utrata obywatelstwa”, „zgon”, „pozbawienie prawa wybierania”, „reklamacja - art. 22 Kw”, „reklamacja - art. 37 Kw”, „głosowanie w innym państwie UE”.

Aktualizacje spisu wyborców, o których mowa w ust. 1, niezwłocznie wprowadza się do CRW.

W wyborach Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej i wyborach wójtów, w których przeprowadza się głosowanie ponowne, spis wyborców jest aktualizowany w systemie teleinformatycznym, w którym prowadzony jest CRW, w okresie między dniem pierwszego głosowania a trzecim dniem przed dniem ponownego głosowania.

Aktualizując spis wyborców ujmuje się w nim osoby, które między dniem pierwszego głosowania a dniem ponownego głosowania ukończyły 18 lat lub dla których dany obwód głosowania stał się właściwy z urzędu lub na wniosek, oraz skreśla się ze spisu osoby, które zmarły, utraciły prawo wybierania lub dla których dany obwód głosowania przestał być właściwy.

W okresie po wydrukowaniu zaktualizowanego spisu wyborców a przed jego przekazaniem przewodniczącemu obwodowej komisji wyborczej, stosuje się odpowiednio § 9 i § 10.