Akta postępowania dyscyplinarnego, zwane dalej „aktami postępowania”, umieszcza się w teczce akt postępowania, której nadaje się numer, oddzielając znakami łamania:

Rzecznik dyscyplinarny prowadzący sprawę zakłada teczkę, o której mowa w ust. 1, i rejestruje ją w rejestrze postępowań dyscyplinarnych, zwanym dalej „RPD”.

Na teczce oraz na kartach akt postępowania umieszcza się sygnaturę składającą się z oznaczenia literowego „RPD”, liczby porządkowej akt oraz po znaku łamania „/” dwóch ostatnich cyfr roku kalendarzowego, w którym akta postępowania zostały założone.

Na początku akt postępowania zamieszcza się spis dokumentów i materiałów zawartych w danych aktach i wymienia kolejno ich liczbę porządkową, numer karty, nazwę dokumentu, datę wpływu dokumentu oraz ewentualne uwagi.

Dokumenty w aktach postępowania układa się chronologicznie według daty wpływu, poczynając od pisma inicjującego postępowanie dyscyplinarne, a kończąc na piśmie informującym o sposobie jego realizacji i zakończeniu.

Akta postępowania układa się w tomach nieprzekraczających 200 kart. Karty zawarte w poszczególnych tomach należy ponumerować trwałym środkiem kryjącym w prawym górnym rogu.

Rejestracja postępowania dyscyplinarnego następuje niezwłocznie po jego wszczęciu i polega na dokonaniu odpowiedniego zapisu w RPD oraz wpisaniu sygnatury akt tego postępowania w lewym górnym rogu postanowienia o wszczęciu postępowania dyscyplinarnego.

W przypadku wydania orzeczenia bez wszczynania postępowania dyscyplinarnego w trybie określonym w art. 384 ust. 1 ustawy rejestracji w RPD dokonuje się w sposób określony w ust. 1 po wydaniu orzeczenia.

Postać papierową RPD przełożony dyscyplinarny prowadzi do chwili zakończenia wpisów w danym roku, po czym przechowuje przez okres 15 lat, licząc od dnia 1 stycznia roku następującego po roku, w którym dokonano ostatniego wpisu w tym rejestrze, a następnie przekazuje ten rejestr do właściwego archiwum wojskowego.

Przełożony dyscyplinarny, który wydał orzeczenie w postępowaniu, przechowuje akta postępowania do końca roku kalendarzowego, w którym nastąpi prawomocne zatarcie ukarania, z uwzględnieniem wymogu ochrony danych w nich zawartych. Jeśli orzeczenie nie stanowiło o ukaraniu, akta postępowania przechowuje się do końca roku kalendarzowego, w którym ostatecznie zakończono postępowanie dyscyplinarne.

Przełożony dyscyplinarny po upływie okresu, o którym mowa w ust. 1, przekazuje akta postępowania do kancelarii jawnej jednostki wojskowej, w której przechowuje się je przez okres 15 lat, licząc od dnia 1 stycznia roku następującego po roku, w którym nastąpiło prawomocne zatarcie ukarania.

Jeśli akta postępowania dotyczą żołnierza pełniącego obowiązki służbowe w urzędzie krajowym obsługującym organ władzy publicznej, w którym są wykonywane zadania o charakterze związanym z obronnością (instytucja krajowa), albo urzędzie, organizacji lub instytucji międzynarodowej albo państwa obcego, w których są wykonywane zadania związane z obronnością Rzeczypospolitej Polskiej (instytucja zagraniczna), to po upływie okresu, o którym mowa w ust. 1, podlegają one przekazaniu do komórki organizacyjnej prowadzącej obsługę kancelaryjną instytucji, w której żołnierz wykonuje obowiązki służbowe, i są w tej komórce przechowywane przez okres, o którym mowa w ust. 2.

Akta postępowania zakończonego prawomocnym orzeczeniem o wymierzeniu kary dyscyplinarnej zwolnienia z zajmowanego stanowiska służbowego i wyznaczenia na inne stanowisko służbowe oraz kary zwolnienia z dobrowolnych form służby wojskowej przekazuje się po upływie okresu, o którym mowa w ust. 2 lub 3, do właściwego archiwum wojskowego.

Odpisy akt postępowania prawomocnie zakończonego udostępnia się na wniosek ukaranego w czasie trwania okresów, o których mowa w ust. 1-3.

W czasie zawieszenia postępowania dyscyplinarnego rzecznik dyscyplinarny sporządza i włącza do akt postępowania notatkę służbową z dokonywanych okresowo, nie rzadziej jednak niż raz w miesiącu, czynności, określając, czy ustały przyczyny zawieszenia postępowania dyscyplinarnego.

Rzecznik dyscyplinarny sporządza i włącza do akt postępowania notatkę służbową o uzasadnionych okolicznościach związanych z przyczyną zawieszenia postępowania dyscyplinarnego w przypadku odstąpienia od czynności, o której mowa w ust. 1.

Rzecznik dyscyplinarny po uzyskaniu informacji o ustaniu przyczyn zawieszenia postępowania dyscyplinarnego niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia, w którym uzyskał tę informację, przekazuje akta postępowania przełożonemu dyscyplinarnemu wraz z wnioskiem o podjęcie tego postępowania.

Włączenie do akt postępowania:

- wymaga sporządzenia przez rzecznika dyscyplinarnego notatki służbowej z tej czynności i umieszczenia jej w aktach postępowania.

Informatyczne nośniki danych zawierające zapisy obrazu lub dźwięku włącza się do akt postępowania w zaklejonych kopertach oznaczonych sygnaturą akt postępowania.

Jeżeli informatyczny nośnik danych lub dokument stanowiący dowód w postępowaniu dyscyplinarnym zawiera informacje niejawne, nie dołącza się go do akt postępowania.

W przypadku, o którym mowa w ust. 3, rzecznik dyscyplinarny sporządza notatkę służbową zawierającą oznaczenie dowodu, informację o miejscu jego przechowywania oraz okoliczności, która ma być za jego pomocą udowodniona.

Odpis orzeczenia o ukaraniu żołnierza rzecznik dyscyplinarny przekazuje:

Przełożony dyscyplinarny, któremu czasowo podporządkowano żołnierza, przekazuje odpis orzeczenia o jego ukaraniu:

W przypadku braku sprzeciwu od przeprowadzonej rozmowy dyscyplinującej notatkę z jej przeprowadzenia przełożony dyscyplinarny przekazuje osobie przetwarzającej dane żołnierza w ewidencji wojskowej.

Po upływie terminu, o którym mowa w art. 352 ust. 3 ustawy, notatkę z rozmowy dyscyplinującej niszczy się w sposób uniemożliwiający odtworzenie lub odczytanie treści w niej zawartych.

W przypadku zaginięcia lub zniszczenia akt postępowania zakończonego prawomocnym orzeczeniem dyscyplinarnym czynności w celu odtworzenia tych akt przeprowadza, na polecenie przełożonego dyscyplinarnego orzekającego w pierwszej instancji, rzecznik dyscyplinarny, chyba że akta postępowania były przechowywane przez innego przełożonego dyscyplinarnego - wówczas czynności te wykonuje rzecznik dyscyplinarny podporządkowany temu przełożonemu.

Rzecznik dyscyplinarny w celu odtworzenia akt postępowania przeprowadza postępowanie dowodowe w zakresie, jaki uzna za konieczny. W szczególności występuje do właściwych przełożonych dyscyplinarnych lub osób posiadających dokumenty potrzebne do odtworzenia akt postępowania o ich udostępnienie.

Kartę ukarania żołnierza sporządza się po wykonaniu kary i przekazuje się ją:

W przypadku wszczęcia postępowania na wniosek, o którym mowa w art. 413 ust. 2 ustawy, kartę ukarania żołnierza sporządza się i przekazuje wnioskodawcy niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od uprawomocnienia orzeczenia. W przypadku gdy wnioskodawcą był pokrzywdzony, w karcie nie zamieszcza się numeru PESEL ukaranego żołnierza.

Dokumenty stosowane w ewidencji dyscyplinarnej dotyczące:

Karty wpisu w odniesieniu do wyróżnień, o których mowa w art. 424 ust. 1 pkt 8 i 12 oraz art. 426 pkt 2, 3 i 5 ustawy, przechowuje się przez okres prowadzenia kroniki lub księgi, a po zakończeniu ich prowadzenia przepis ust. 1 pkt 3 stosuje się odpowiednio.

Księgę Honorową Wojska Polskiego przechowuje się w Muzeum Wojska Polskiego.

Kartę wyróżnień żołnierza przechowuje się do dnia zwolnienia żołnierza ze służby, a następnie dołącza do teczki akt personalnych żołnierza.

W czasie pełnienia służby wojskowej po ogłoszeniu mobilizacji, w stanach nadzwyczajnych, w czasie wojny, a także podczas wykonywania zadań służbowych w strefie działań wojennych oraz w przypadku użycia Sił Zbrojnych poza granicami państwa, jak również udziału w sytuacjach kryzysowych:

Przepisu ust. 1 pkt 1 nie stosuje się, jeżeli nieprzeprowadzenie czynności albo brak dokumentów może spowodować ograniczenie prawa do obrony obwinionego żołnierza.

Wyciąg z rozkazu lub odpis decyzji, w których stwierdzono udzielenie żołnierzowi wyróżnienia, przekazuje się prowadzącemu kartę wyróżnień w terminie 7 dni od dnia stwierdzenia udzielenia wyróżnienia w celu ich zaewidencjonowania. W przypadku udzielenia wyróżnienia, o którym mowa w art. 424 ust. 1 pkt 1 ustawy, wyciąg z rozkazu lub odpis decyzji, w których stwierdzono udzielenie żołnierzowi wyróżnienia, przekazuje się osobie prowadzącej ewidencję wojskową w celu usunięcia z niej informacji o ukaraniu żołnierza.

W przypadku zmiany stanowiska służbowego żołnierza skutkującej zmianą przełożonego dyscyplinarnego właściwy przełożony dyscyplinarny przekazuje kartę wyróżnień żołnierza wraz z jego teczką akt personalnych.

Kartę wyróżnień zakłada się żołnierzowi oraz byłemu żołnierzowi z chwilą udzielenia mu pierwszego wyróżnienia.

Osoba prowadząca kartę wyróżnień umożliwia żołnierzowi zapoznanie się z jej treścią na jego wniosek złożony ustnie lub pisemnie.

W nadrzędnych organach wojskowych oraz komórce organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej właściwej do spraw dyscypliny wojskowej gromadzi się dane statystyczne, oparte w szczególności na informacjach z ewidencji dyscyplinarnej, w zakresie niezbędnym do dokonywania okresowych analiz i ocen stanu dyscypliny wojskowej oraz realizacji zadań związanych z jej kształtowaniem, a także dotyczącym podporządkowanych żołnierzy oraz jednostek organizacyjnych.

Dowódca jednostki wojskowej po powzięciu informacji o:

Dowódca jednostki wojskowej niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia powzięcia informacji, o której mowa w ust. 1, przekazuje bezpośrednio treść sporządzonego meldunku drogą służbową w systemie dyżurnych służb operacyjnych do Ministra Obrony Narodowej. Treść tego meldunku kieruje ponadto do wiadomości kierownika komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej właściwej do spraw kadr.

W terminie 14 dni od zaistnienia zmiany dotyczącej karalności lub wystąpienia zdarzenia będącego podstawą złożenia meldunku, o którym mowa w ust. 1, żołnierz składa informacje do właściwego przełożonego dyscyplinarnego.

Jeżeli wypadek lub naruszenie dyscypliny wojskowej, o których mowa w § 16 ust. 1 pkt 1, dotyczą:

Meldunki, o których mowa w § 16 ust. 1 pkt 2-4, dotyczące żołnierza wykonującego zadania służbowe lub przebywającego poza jednostką wojskową, w której żołnierz ten zajmuje stanowisko służbowe lub pełni (odbywa) służbę wojskową, składa dowódca jednostki wojskowej (przełożony), który otrzymał informację wymagającą złożenia takiego meldunku.

Jeden egzemplarz meldunku, o którym mowa w § 16 ust. 1 pkt 2-4, dowódca jednostki wojskowej (przełożony) wymieniony w ust. 2 przesyła również dowódcy jednostki wojskowej, w której żołnierz zajmuje stanowisko służbowe lub pełni (odbywa) służbę wojskową.

Do celów analitycznych i ewidencyjnych informacje, o których mowa w § 16 ust. 1 oraz w § 18:

Niezależnie od przepisów § 15 -18 kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej właściwej do spraw kadr może zwrócić się do przełożonych, przełożonych dyscyplinarnych oraz komórek wewnętrznych właściwych do spraw dyscypliny wojskowej w jednostkach organizacyjnych o informacje w zakresie pozostającym we właściwości kierowanej przez niego komórki organizacyjnej, określając zakres żądanej informacji oraz termin jej udostępnienia. Podmiot, do którego zostało skierowane żądanie, udziela żądanej informacji w oznaczonym terminie.

Do okresu przechowywania akt postępowania, RPD oraz informacji, o której mowa w § 12 ust. 1 pkt 1, którego bieg rozpoczął się przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, stosuje się przepisy niniejszego rozporządzenia.

Jeżeli okres przechowywania akt postępowania, RPD oraz informacji, o której mowa w § 12 ust. 1 pkt 1, jest inny niż określony w przepisach dotychczasowych, dotychczasowy bieg tego okresu wlicza się do okresu przechowywania akt postępowania, RPD oraz informacji, o której mowa w § 12 ust. 1 pkt 1, określonych w niniejszym rozporządzeniu.

Po upływie okresu przechowywania akta postępowania podlegają brakowaniu, z wyjątkiem akt postępowań zakończonych prawomocnym orzeczeniem o wymierzeniu kary dyscyplinarnej zwolnienia z zajmowanego stanowiska służbowego i wyznaczenia na inne stanowisko służbowe oraz kary zwolnienia z dobrowolnych form służby wojskowej, które podlegają przekazaniu do archiwum wojskowego.

Brakowanie dokumentacji polega na wydzieleniu dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia oraz fizycznym zniszczeniu tej dokumentacji.

Brakowanie dokumentacji przeprowadza się nie wcześniej niż po dniu 1 stycznia roku następującego po roku, w którym upływa okres przechowywania niszczonej dokumentacji.

Brakowania dokumentacji dokonuje komisja w składzie co najmniej trzech osób, powoływana przez dowódcę jednostki wojskowej (dyrektora, szefa, komendanta, kierownika), w którego zasobie znajduje się dokumentacja przeznaczona do brakowania. W skład komisji wchodzą przedstawiciele kancelarii jawnej lub komórki organizacyjnej świadczącej obsługę kancelaryjną.

Powołując komisję, dowódca jednostki wojskowej wskazuje okres, w którym komisja obowiązana jest przeprowadzić brakowanie dokumentacji.

Brakowanie dokumentacji przeprowadzają członkowie komisji przez jej fizyczne zniszczenie przy wykorzystaniu urządzenia technicznego uniemożliwiającego odtworzenie lub odczytanie treści na nich zawartych.

Komisja, dokonując brakowania dokumentacji, sporządza protokół, który zawiera:

Protokół podlega przedłożeniu właściwemu dowódcy jednostki wojskowej w terminie 7 dni od dnia przeprowadzenia brakowania dokumentacji.

Protokół z brakowania dokumentacji podlega archiwizowaniu i przekazaniu wraz z dokumentacją, o której mowa w § 5 ust. 4.