Posiedzenia Rady Nadzorczej KZN odbywają się stosownie do potrzeb, jednak nie rzadziej niż raz na dwa miesiące.

Posiedzenia Rady Nadzorczej KZN zwołuje Przewodniczący Rady Nadzorczej KZN, zwany dalej „Przewodniczącym”, z własnej inicjatywy albo na pisemny wniosek:

Członkowie Rady Nadzorczej KZN sprawują funkcję osobiście.

Posiedzenie Rady Nadzorczej KZN zwołane na pisemny wniosek, o którym mowa w ust. 2, odbywa się w terminie dwóch tygodni od dnia otrzymania przez Przewodniczącego wniosku.

W przypadku nieobecności Przewodniczącego albo w przypadku, w którym nie może on pełnić funkcji z innych przyczyn, jego kompetencje wykonuje najstarszy wiekiem członek Rady Nadzorczej KZN spośród członków Rady Nadzorczej KZN, o których mowa w art. 32 ust. 2 pkt 1a ustawy.

Członków Rady Nadzorczej KZN zawiadamia się o posiedzeniu Rady Nadzorczej KZN przynajmniej na 7 dni przed jego terminem. Zawiadomienie zawiera datę, miejsce oraz formę posiedzenia, a także porządek obrad wraz z projektami uchwał i dokumentami dotyczącymi spraw objętych porządkiem obrad.

Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 1, przesyła się listem poleconym lub pocztą elektroniczną, lub dostarcza osobiście.

W uzasadnionych przypadkach Przewodniczący może zwołać posiedzenie Rady Nadzorczej KZN i zawiadomić o nim w terminie krótszym niż określony w ust. 1.

Posiedzenia Rady Nadzorczej KZN odbywają się zgodnie z porządkiem obrad.

Posiedzenia odbywają się stacjonarnie albo przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość albo łączą obie te formy, w zależności od decyzji Przewodniczącego.

Rozpatrzenie na posiedzeniu Rady Nadzorczej KZN sprawy nieobjętej porządkiem obrad może nastąpić za zgodą co najmniej czterech członków Rady Nadzorczej KZN biorących udział w posiedzeniu.

W posiedzeniach Rady Nadzorczej KZN mogą uczestniczyć na zaproszenie lub za zgodą Przewodniczącego: Prezes KZN, zastępcy Prezesa KZN, pracownicy Biura KZN, a także inne osoby, w szczególności eksperci, jeżeli ich udział może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy i jest uzasadniony potrzebami Rady Nadzorczej KZN.

Na potrzeby ustalenia kworum na posiedzeniu Rady Nadzorczej KZN bierze się pod uwagę członków Rady Nadzorczej KZN obecnych fizycznie na posiedzeniu oraz członków Rady Nadzorczej KZN uczestniczących w tym posiedzeniu przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Rada Nadzorcza KZN podejmuje uchwały zwykłą większością głosów w obecności co najmniej czterech jej członków. W przypadku równej liczby głosów decyduje głos Przewodniczącego.

W sprawach, o których mowa w art. 34 ust. 1 ustawy, Rada Nadzorcza KZN podejmuje uchwały większością 2/3 głosów w obecności co najmniej pięciu jej członków.

Dla ważności uchwał Rady Nadzorczej KZN wymagane jest zawiadomienie o posiedzeniu wszystkich członków Rady Nadzorczej KZN.

Uchwały w sprawach personalnych są podejmowane w głosowaniu tajnym. Na wniosek co najmniej jednego członka Rady Nadzorczej KZN Przewodniczący może zarządzić głosowanie tajne w innych sprawach.

Przewodniczący może zdecydować o podjęciu uchwały bez konieczności odbycia posiedzenia Rady Nadzorczej KZN, w trybie obiegowym, w tym przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Głosowanie bez konieczności odbycia posiedzenia zarządza się w szczególności w sprawach wymagających niezwłocznego podjęcia uchwały przez Radę Nadzorczą KZN, z wyłączeniem spraw podejmowanych w głosowaniu tajnym. W przypadku gdy Przewodniczący zdecyduje o podjęciu uchwały w trybie obiegowym, powiadamia wszystkich członków Rady Nadzorczej KZN o treści projektu uchwały. Uchwała jest ważna, gdy wszyscy członkowie Rady Nadzorczej KZN zostali powiadomieni o treści projektu uchwały.

Członek Rady Nadzorczej KZN głosujący na posiedzeniu Rady Nadzorczej KZN przeciw podjęciu uchwały może zgłosić do protokołu zdanie odrębne. Zdanie odrębne wraz z motywami jego złożenia składa się do protokołu posiedzenia.

Członek Rady Nadzorczej KZN zgłasza do protokołu i informuje na posiedzeniu pozostałych członków Rady Nadzorczej KZN o dotyczącym go konflikcie interesów i nie bierze udziału w głosowaniu nad podjęciem uchwały w sprawie, w której zaistniał konflikt interesów.

Konflikt interesów zachodzi w sytuacji, w której skutki podejmowanej uchwały dotyczą pośrednio lub bezpośrednio interesu majątkowego lub osobistego członka Rady Nadzorczej KZN, jego małżonka, wstępnych, zstępnych i rodzeństwa oraz powinowatych w tej samej linii lub stopniu, jak również osób pozostających z członkiem Rady Nadzorczej KZN albo jego małżonkiem w stosunku przysposobienia.

Uchwałę Rady Nadzorczej KZN podpisuje Przewodniczący.

Z posiedzenia Rady Nadzorczej KZN sporządza się protokół. Protokół odzwierciedla przebieg czynności podejmowanych w trakcie posiedzenia. Jeżeli posiedzenie utrwala się za pomocą urządzenia rejestrującego obraz lub dźwięk, protokół można ograniczyć do zapisu istotnych wypowiedzi osób biorących w nich udział.

Protokół zawiera w szczególności:

Do protokołu dołącza się dokumenty stanowiące podstawę podjętych uchwał, elektroniczny nośnik zapisu obrazu lub dźwięku, a także pisemny zapis dźwięku.

Z podjęcia uchwały w trybie, o którym mowa w § 5 ust. 5, sporządza się protokół zawierający stanowisko poszczególnych członków Rady Nadzorczej KZN. Przepisy ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio.

Protokoły wraz z załącznikami, o których mowa w ust. 3, przechowuje się w Biurze KZN.

W przypadku powołania dwóch zastępców Prezesa KZN Prezes KZN wyznacza spośród nich pierwszego zastępcę.

Prezes KZN określa zakres zadań zastępców Prezesa KZN.

Zastępca Prezesa KZN, a w przypadku, o którym mowa w ust. 1, pierwszy zastępca Prezesa KZN, wykonuje w stosunku do Prezesa KZN następujące czynności z zakresu prawa pracy:

Dyrektor Biura KZN zapewnia funkcjonowanie i ciągłość pracy Biura KZN, warunki jego działania, a także organizację pracy, w szczególności przez:

Do czasu powołania zastępcy Prezesa KZN czynności, o których mowa w § 8 ust. 3, wykonuje Dyrektor Biura KZN.

Biuro KZN zapewnia obsługę Prezesa KZN oraz Rady Nadzorczej KZN.

W skład Biura KZN wchodzą:

W skład Biura KZN wchodzą także samodzielne stanowiska pracy, jeżeli z odrębnych przepisów wynika ich bezpośrednia podległość Prezesowi KZN.

Szczegółowe zadania departamentów określa regulamin Biura KZN.

W skład departamentu mogą wchodzić wydziały, zespoły lub samodzielne stanowiska pracy.

Wydziały, zespoły oraz samodzielne stanowiska pracy, o których mowa w ust. 1, tworzy, łączy i likwiduje Prezes KZN.

Szczegółowy wykaz wydziałów, zespołów oraz samodzielnych stanowisk pracy, o których mowa w ust. 1, a także ich zakresy działania, jak również podporządkowanie organizacyjne określa regulamin Biura KZN.

Do realizacji określonych zadań Prezes KZN może powoływać stałe lub doraźne komisje problemowe.

W skład komisji problemowych, o których mowa w ust. 1, wchodzą pracownicy Biura KZN oraz eksperci spośród przedstawicieli nauki i praktyki.