Archiwizowania danych osobowych i informacji zarejestrowanych w bazie danych systemu komunikacyjno-monitorującego używanego do wykonywania kar, środków karnych i środków zabezpieczających w systemie dozoru elektronicznego dokonuje się przez zapisanie ich na nośniku umożliwiającym odtworzenie tych zapisów, zwanym dalej „nośnikiem”, w sposób zapewniający sprawdzenie ich integralności, która gwarantuje niezmienność zapisu od chwili jego utworzenia oraz możliwość odczytania wszystkich zarejestrowanych danych zawartych w zapisie aż do zakończenia okresu ich archiwizowania.

Archiwizowania danych osobowych i informacji dokonuje przedstawiciel podmiotu dozorującego.

Przedstawiciel podmiotu dozorującego dokonujący archiwizowania zarejestrowanych danych osobowych oraz informacji zapisuje i oznacza na sporządzanym nośniku:

Z czynności archiwizowania zarejestrowanych danych osobowych i informacji przedstawiciel podmiotu dozorującego sporządza protokół, w którym zamieszcza:

W razie awarii urządzeń użytych do archiwizacji danych lub wystąpienia błędów w zapisie tych danych uszkodzony lub nieprawidłowo sporządzony nośnik należy zniszczyć i odnotować ten fakt w protokole, o którym mowa w ust. 1.

Po zakończeniu czynności archiwizowania zarejestrowanych danych osobowych i informacji przedstawiciel podmiotu dozorującego opakowuje nośnik wraz z protokołem, o którym mowa w § 3 ust. 1, oraz całą dokumentacją przekazaną w sprawie w sposób uniemożliwiający osobom nieuprawnionym zapoznanie się z zawartością opakowania i oznacza opakowanie sygnaturą akt sprawy, w której dozór elektronicznych był wykonywany.

Dane i informacje, określone w ust. 1, przechowuje się przez okres 2 lat od chwili ich uzyskania w warunkach, w których jest zapewniona ochrona przed ich utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, a zwłaszcza ochrona przed szkodliwym działaniem środków chemicznych, czynników mechanicznych, temperatury, promieniowania i pola elektromagnetycznego.

Po upływie okresu, o którym mowa w § 4 ust. 2, nośnik oraz całą dokumentację, o której mowa w § 4 ust. 1, podmiot dozorujący przesyła do sądu, który wydał orzeczenie o wykonaniu kary, środka karnego lub środka zabezpieczającego w systemie dozoru elektronicznego, a w sprawie, w której zezwolenia na odbycie kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego udzieliła komisja penitencjarna - do sądu penitencjarnego właściwego do wykonania tej decyzji.

Osoba upoważniona przez prezesa sądu dokonuje sprawdzenia nośnika przez próbę odtworzenia zapisanych na nim danych w ciągu 60 dni od daty jego otrzymania.

W przypadku stwierdzenia, że zapis danych na nośniku jest prawidłowy, nośnik ten dołącza się do akt sprawy, w której dozór elektroniczny był orzeczony, a w sprawie, w której zezwolenia na odbycie kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego udzieliła komisja penitencjarna - do akt sprawy, w której dozór elektroniczny był wykonywany. Do akt sprawy można dołączyć wydrukowane wszystkie informacje zapisane na nośniku.

W przypadku stwierdzenia uszkodzenia nośnika lub braku możliwości odtworzenia danych upoważniony sędzia zarządza przesłanie przez podmiot dozorujący nowego nośnika wraz z kopią zarchiwizowanych danych, zwracając uszkodzony nośnik. Uszkodzony nośnik po otrzymaniu przez podmiot dozorujący podlega niezwłocznemu fizycznemu zniszczeniu.

Nośnik z kopią zapisu zarchiwizowanych danych podmiot dozorujący przekazuje do sądu bez zbędnej zwłoki.

Dane zarejestrowane w systemie komunikacyjno-monitorującym dotyczące osób, które nie rozpoczęły odbywania kary, środka karnego lub środka zabezpieczającego w systemie dozoru elektronicznego i wobec których ustały przesłanki do rozpoczęcia odbywania kary, środka karnego lub środka zabezpieczającego w systemie dozoru elektronicznego, są usuwane przez sąd lub na polecenie upoważnionego sędziego przez centralę monitorowania.

Przed dokonaniem czynności, o której mowa w ust. 1, sąd dołącza do akt sprawy wszelkie niezbędne informacje zarejestrowane w systemie komunikacyjno-monitorującym dotyczące orzeczenia o wykonywaniu kary, środka karnego lub zabezpieczającego w systemie dozoru elektronicznego.

Po upływie okresu, o którym mowa w § 5 ust. 2, zarchiwizowane dane osobowe oraz wszystkie informacje przechowywane w bazie danych systemu komunikacyjno-monitorującego używanego do wykonywania kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego są usuwane. Usunięcia zapisów z bazy danych dokonuje przedstawiciel podmiotu dozorującego w obecności przedstawiciela Ministra Sprawiedliwości.

Usunięcie danych osobowych i informacji polega na usunięciu ich zapisu z bazy danych systemu komunikacyjno-monitorującego w sposób trwale uniemożliwiający ich odtworzenie.

Z czynności usunięcia danych osobowych i informacji sporządza się protokół, w którym zamieszcza się:

Protokół, o którym mowa w ust. 3, przesyła się do sądu, który wydał orzeczenie o wykonaniu kary, środka karnego lub środka zabezpieczającego w systemie dozoru elektronicznego, a w sprawie, w której zezwolenia na odbycie kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego udzieliła komisja penitencjarna - do sądu penitencjarnego właściwego do wykonania tej decyzji.