Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwościz dnia 28 listopada 2022 r.w sprawie dokumentów, które uniemożliwiają ustalenie danych identyfikujących funkcjonariusza
Inspektoratu Wewnętrznego Służby Więziennej lub osobę udzielającą pomocy Inspektoratowi
Wewnętrznemu Służby Więziennej, wykorzystywanych podczas wykonywania czynności operacyjno-rozpoznawczych
Treść rozporządzenia
Na podstawie art. 23w ust. 10 ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o Służbie Więziennej zarządza się, co następuje:
§ 1.
Rozporządzenie określa:
1)
tryb wydawania dokumentów, które uniemożliwiają ustalenie danych identyfikujących
osoby posługujące się tymi dokumentami, zwanych dalej „dokumentami”;
2)
sposób posługiwania się dokumentami przez funkcjonariuszy Inspektoratu Wewnętrznego
Służby Więziennej, zwanego dalej „IWSW”, oraz przez osoby niebędące funkcjonariuszami
udzielające pomocy IWSW, a także sposób przechowywania i ewidencji dokumentów;
3)
czas, na jaki są wydawane dokumenty;
4)
czynności zapewniające ochronę dokumentów;
5)
sposób postępowania z dokumentami zwróconymi.
§ 2.
1.
Wniosek o wydanie dokumentu jest składany do Szefa IWSW.
2.
Wniosek składa kierownik komórki organizacyjnej IWSW właściwej do posługiwania się
dokumentem, zwany dalej „wnioskodawcą”.
3.
Pisemny wniosek o wydanie dokumentu zawiera:
1)
nazwę komórki organizacyjnej IWSW, w której dokument będzie wykorzystywany;
2)
uzasadnienie potrzeby posiadania dokumentu przy wykonywaniu czynności operacyjno-rozpoznawczych
lub udzielaniu pomocy oraz określenie okoliczności, w jakich będzie wykorzystywany;
3)
rzeczywiste i fikcyjne dane osobowe użytkownika w zakresie niezbędnym do opracowania
danego rodzaju dokumentu, obejmujące w szczególności:
a)
imię i nazwisko,
b)
datę i miejsce urodzenia,
c)
miejsce zamieszkania i zameldowania;
4)
inne informacje konieczne do opracowania treści dokumentu;
5)
potwierdzenie posiadania uprawnień lub kwalifikacji - w przypadku występowania o wydanie
dokumentu, o którym mowa w art. 23w ust. 5 ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o Służbie Więziennej;
6)
potwierdzenie wykonania badań technicznych środka transportu - w przypadku występowania
o wydanie dokumentu rejestracyjnego;
7)
aktualny wzór dokumentu;
8)
kryptonim i numer rejestracyjny teczki obiektu - w przypadku występowania o wydanie
dokumentów dotyczących obiektu.
§ 3.
Dokumentem można posługiwać się wyłącznie w okolicznościach określonych we wniosku,
o którym mowa w § 2.
§ 4.
1.
Dokumenty wydaje się funkcjonariuszowi lub osobie udzielającej pomocy IWSW na okres
niezbędny do wykonania zadania służbowego.
2.
Dokumenty, o których mowa w art. 23w ust. 7 ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o Służbie Więziennej, podlegają:
1)
aktualizacji i zwrotowi do wnioskodawcy - czynności te dotyczą dokumentów, które utraciły
ważność, a istnieje potrzeba dalszego ich wykorzystywania;
2)
przechowywaniu w odrębnych zbiorach, okresowo weryfikowanych pod względem ewentualnej
przydatności dokumentów w przyszłości - czynność ta dotyczy dokumentów nieprzydatnych
w danej sprawie;
3)
komisyjnemu, protokolarnemu zniszczeniu - czynność ta dotyczy dokumentów, które trwale
utraciły swoją przydatność.
3.
Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się do dokumentów wydanych innym podmiotom do celów
legalizacji działań operacyjnych IWSW.
§ 5.
Dokumentację dotyczącą wykonywania, wydawania, przedłużania ważności, zwrotu oraz
wykorzystywania dokumentów prowadzą w postaci wyodrębnionych zbiorów funkcjonariusze
wyznaczeni przez wnioskodawców.
§ 6.
1.
Ewidencję dokumentów prowadzą Szef IWSW lub osoba przez niego upoważniona - w odniesieniu
do dokumentów wydanych w trybie określonym w § 2 oraz komórka organizacyjna wnioskodawcy
- w odniesieniu do wszystkich dokumentów posiadanych przez tę komórkę organizacyjną.
2.
Ewidencja jest prowadzona w postaci kartoteki albo w postaci elektronicznej i zawiera
informacje o:
1)
nazwie i cechach identyfikacyjnych dokumentu;
2)
rzeczywistych i fikcyjnych danych osobowych użytkownika w zakresie niezbędnym do opracowania
danego rodzaju dokumentu, obejmujących w szczególności:
a)
imię i nazwisko,
b)
datę i miejsce urodzenia,
c)
miejsce zamieszkania i zameldowania;
3)
nazwie komórki organizacyjnej, w której jest wykorzystywany dokument;
4)
dacie i numerze rejestracyjnym wniosku o wydanie dokumentu oraz korespondencji związanej
z przekazaniem, przedłużeniem ważności oraz zwrotem dokumentu;
5)
danych identyfikujących środek transportu - w przypadku dokumentu rejestracyjnego;
6)
skreśleniu dokumentu z ewidencji w przypadku jego utraty lub zniszczenia.
§ 7.
1.
Użytkowane dokumenty przechowują funkcjonariusze IWSW wyznaczeni przez wnioskodawców.
2.
Przepisu ust. 1 nie stosuje się, jeżeli zachodzi potrzeba stałego posiadania dokumentu
przez użytkownika.
3.
Wydanie dokumentu użytkownikowi i zwrot dokumentu przez użytkownika odbywają się za
pokwitowaniem.
4.
Funkcjonariusze IWSW, o których mowa w ust. 1, prowadzą ewidencję wykorzystywania
dokumentów, zawierającą w szczególności następujące informacje:
1)
dane osobowe użytkownika pobierającego dokument;
2)
datę pobrania i zwrotu dokumentu;
3)
oznaczenie sprawy, w związku z którą pobrano dokument;
4)
pokwitowanie pobrania i zwrotu dokumentu.
§ 8.
W przypadku utraty lub całkowitego zniszczenia dokumentu wnioskodawca przeprowadza
czynności wyjaśniające w celu określenia przyczyn i skutków utraty lub zniszczenia
dokumentu oraz występuje do Szefa IWSW z wnioskiem o skreślenie tego dokumentu z ewidencji.
We wniosku umieszcza się informację o wynikach czynności wyjaśniających.
§ 9.
Dokumentację dotyczącą wykonywania, wydawania, przedłużania ważności, zwrotu, wykorzystywania
dokumentów oraz ewidencję dokumentów, w tym ewidencję wykorzystywania dokumentów prowadzi
się w sposób zapewniający zachowanie w tajemnicy informacji zawartych w tych dokumentach
oraz uniemożliwiający dostęp do nich osób nieuprawnionych.
§ 10.
Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 14 grudnia 2022 r.