Rozporządzenie określa wzory dokumentów związanych ze sprawowaniem profilaktycznej opieki zdrowotnej nad funkcjonariuszami Służby Więziennej, podmioty upoważnione do prowadzenia tych dokumentów oraz sposób ich przechowywania i udostępniania.

Podmiotami uprawnionymi do prowadzenia dokumentacji medycznej związanej ze sprawowaniem profilaktycznej opieki zdrowotnej nad funkcjonariuszami Służby Więziennej są podstawowe jednostki medycyny pracy Służby Więziennej, zwane dalej „zakładami opieki zdrowotnej medycyny pracy”.

Zakłady opieki zdrowotnej medycyny pracy prowadzą dokumentację medyczną w postaci elektronicznej, która jest zainstalowana w sposób uniemożliwiający dostęp osobom nieuprawnionym, z zachowaniem kompetencji i odrębności zawodowych członków zespołu, obejmującego psychologów, pielęgniarki i lekarzy.

W przypadkach stosowania dokumentacji wewnętrznej i zbiorczej, w szczególności na potrzeby prowadzenia statystyk, wykonywania testów lub sprawozdawczości, która jest umieszczona w programie elektronicznym, dopuszcza się możliwość prowadzenia jej w postaci papierowej.

Wzór skierowania na badanie profilaktyczne funkcjonariusza jest określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia.

W przypadku występujących na stanowisku służbowym czynników chemicznych konieczne jest dołączenie do skierowania na badanie profilaktyczne karty charakterystyki substancji stanowiącej czynnik narażenia.

Badania profilaktyczne funkcjonariuszy są dokumentowane w karcie badania profilaktycznego, której wzór jest określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia.

Do każdej karty badania profilaktycznego dołącza się oświadczenie badanego funkcjonariusza o upoważnieniu innych osób do informacji w niej zawartych. Wzór oświadczenia jest określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia.

Do karty badania profilaktycznego funkcjonariusza dołącza się kartę uodpornienia w celu dokumentowania realizacji zalecanych szczepień ochronnych. Wzór karty uodpornienia funkcjonariusza jest określony w załączniku nr 4 do rozporządzenia.

W ramach badania profilaktycznego funkcjonariusz może zostać skierowany na konsultację psychologiczną. Wzór skierowania na konsultację psychologiczną jest określony w załączniku nr 5 do rozporządzenia.

Psycholog dokumentuje przeprowadzenie konsultacji w karcie konsultacji psychologicznej, której wzór jest określony w załączniku nr 6 do rozporządzenia.

Wynikiem konsultacji psychologicznej jest zaświadczenie psychologiczne, którego wzór jest określony w załączniku nr 7 do rozporządzenia. Zaświadczenie to dołącza się do karty badania profilaktycznego.

Konsultacje psychologiczne wykonane na podstawie skierowania przez lekarza są dokumentowane w rejestrze konsultacji psychologicznych, stanowiącym załącznik nr 8 do rozporządzenia.

Dokumentację medyczną prowadzoną w związku ze sprawowaniem profilaktycznej opieki zdrowotnej nad funkcjonariuszami Służby Więziennej przechowuje się w sposób uniemożliwiający dostęp osobom nieuprawnionym przez umieszczenie jej w folderach nośników elektronicznych, zgodnie z zasadami archiwizacji dokumentacji elektronicznej.

Archiwizacja dokumentacji medycznej następuje z uwzględnieniem okresów obowiązku jej przechowywania. Dokumentacja indywidualna jest przechowywana przez 20 lat po zakończeniu służby przez funkcjonariusza; dokumentacja zbiorcza jest przechowywana przez 20 lat od ostatniego wpisu.

Dokumentację osób zawodowo narażonych na czynniki rakotwórcze, mutagenne oraz biologiczne z trzeciej lub czwartej grupy zagrożenia, które mogą być przyczyną choroby, o której mowa w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 22 kwietnia 2005 r. w sprawie szkodliwych czynników biologicznych dla zdrowia w środowisku pracy oraz ochrony zdrowia pracowników zawodowo narażonych na te czynniki   (Dz. U. poz. 716, z 2008 r. poz. 288 oraz z 2020 r. poz. 2234), przechowuje się przez okres 40 lat od czasu ustania narażenia.

Dokumentację prowadzoną w postaci papierowej, której okres przechowywania nie upłynął, dołącza się do dokumentacji elektronicznej i przechowuje we wskazanych okresach na nośniku elektronicznym.

Kopię dokumentacji wydaje się na pisemny wniosek funkcjonariusza lub osoby przez niego upoważnionej w terminie nie późniejszym niż 14 dni od dnia wpłynięcia wniosku.

Dokumentacja może zostać odebrana osobiście przez funkcjonariusza lub osobę przez niego upoważnioną albo przesłana za potwierdzeniem odbioru na wskazany przez niego adres pocztowy lub elektroniczny. Udostępnienie dokumentacji odnotowuje się w rejestrze udostępnionej dokumentacji medycznej.

Udostępnianie dokumentacji następuje na pisemny wniosek uprawnionego podmiotu lub organu, którymi mogą być podmioty wymienione w art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta   (Dz. U. z 2022 r. poz. 1876). Dokumentację wydaje się w sposób zapewniający zachowanie poufności i ochronę danych osobowych w terminie wskazanym we wniosku.

Wzór rejestru udostępnionej dokumentacji medycznej jest określony w załączniku nr 10 do rozporządzenia.

W przypadku zmiany miejsca pełnienia służby poza dotychczasowy zasięg terytorialny działania zakładu opieki zdrowotnej medycyny pracy kierownik jednostki organizacyjnej Służby Więziennej niezwłocznie informuje, w formie pisemnej, dotychczasowy zakład opieki zdrowotnej medycyny pracy o przeniesieniu funkcjonariusza w celu przekazania indywidualnej dokumentacji medycznej do właściwego terytorialnie zakładu opieki zdrowotnej medycyny pracy.

Dokumentację przesyła się niezwłocznie po powzięciu informacji o zmianie miejsca pełnienia służby przez funkcjonariusza, nie później niż w ciągu 14 dni od uzyskania informacji w tym zakresie. Dokumentację przekazuje się za pokwitowaniem w sposób zapewniający ochronę danych osobowych.