Rozporządzenie Ministra Obrony Narodowejz dnia 4 sierpnia 2021 r.zmieniające rozporządzenie w sprawie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych
Spis treści
Treść rozporządzenia
Na podstawie art. 48 ust. 8 pkt 2 ustawy z dnia 11 września 2003 r. o służbie wojskowej żołnierzy
zawodowych zarządza się, co następuje:
§ 1.
W rozporządzeniu Ministra Obrony Narodowej z dnia 31 października 2014 r. w sprawie
ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych wprowadza się następujące zmiany:
1)
w § 1 pkt 2 otrzymuje brzmienie:
„
2)
sposób odtwarzania ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych w przypadku jej zniszczenia
lub zaginięcia;
”
;
2)
w § 2 po pkt 6 dodaje się pkt 6a w brzmieniu:
„
6a)
użytkownik - osobę przetwarzającą dane w ewidencji wojskowej:
a)
jednostki wojskowej i jednostek podległych - stosownie do realizowanych przez nią
obowiązków lub posiadanego przez nią upoważnienia wydanego przez dowódcę,
b)
wszystkich jednostek wojskowych, a także jeżeli zakres przetwarzania wykracza poza
podległość organizacyjną jednostki wojskowej - stosownie do posiadanego przez nią
upoważnienia wydanego przez dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej
właściwej do spraw kadr;
”
;
3)
§ 4 otrzymuje brzmienie:
„
§ 4.
1.
Zamieszczenia danych, informacji lub dokumentów w ewidencji elektronicznej oraz wpisów
w dokumentach ewidencyjnych dokonuje użytkownik.
2.
Wpisy wykonuje się starannym i czytelnym pismem maszynowym lub ręcznym, piórem lub
długopisem, niebieskim lub czarnym kolorem.
3.
Podczas dokonywania wpisów w dokumentach ewidencyjnych nie stosuje się skrótów nazwisk,
imion, nazw miejscowości, jednostek organizacyjnych, stanowisk służbowych ani komórek
wewnętrznych.
4.
Skreśleń i poprawek dokonuje się piórem lub długopisem, czerwonym kolorem, przez przekreślenie
poziomą linią dotychczasowego tekstu. Skreślenia i poprawki opisuje się przez zamieszczenie
uwagi o przyczynie zmiany oraz potwierdza się czytelnym podpisem osoby dokonującej
zmian, pieczęcią urzędową i datą dokonania zmiany.
”
;
4)
w § 5 w pkt 3 średnik zastępuje się kropką i uchyla się pkt 4;
5)
w § 6 ust. 2 otrzymuje brzmienie:
„
2.
W przypadku żołnierza rezerwy, który wcześniej pełnił zawodową służbę wojskową, po
ponownym powołaniu do zawodowej służby wojskowej prowadzi się dotychczasową teczkę
akt personalnych, którą wojskowy komendant uzupełnień pozyskuje od właściwego archiwum
wojskowego.
”
;
6)
w § 7 w ust. 2 w pkt 1:
a)
lit. a otrzymuje brzmienie:
„
a)
posiada stopień wojskowy pułkownika (komandora) lub wyższy albo pełni zawodową służbę
wojskową na stanowisku służbowym o stopniu etatowym pułkownika (komandora) lub wyższym,
”
,
b)
lit. c otrzymuje brzmienie:
„
c)
pozostaje w rezerwie kadrowej Ministra Obrony Narodowej lub dyrektora departamentu
Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr w związku ze skierowaniem na
studium oficerskie lub szkolenie poza granicami państwa, a także w związku z wykonywaniem
przez żołnierza pracy, o której mowa w art. 20 ust. 1a ustawy, oraz w przypadku, o
którym mowa w art. 65a ust. 5 ustawy,
”
,
c)
lit. e otrzymuje brzmienie:
„
e)
pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym w sądzie wojskowym,
”
;
7)
w § 8:
a)
ust. 1 otrzymuje brzmienie:
„
1.
Na pierwszej stronie okładki teczki akt personalnych wpisuje się nazwisko, imię (imiona),
imię ojca i rok urodzenia żołnierza zawodowego. Imię ojca żołnierza wpisuje się w
drugim przypadku (dopełniaczu), poprzedzając je, w zależności od płci żołnierza, literą
„s.” (syn) albo „c.” (córka). Na grzbiecie okładki teczki akt personalnych wpisuje
się pionowo nazwisko (wielkimi literami) i imię (od wielkiej litery), w kierunku od
dołu do góry teczki, oraz poziomo rok urodzenia żołnierza, u góry grzbietu teczki,
pozostawiając margines 3 cm od dolnej i górnej krawędzi teczki.
”
,
b)
w ust. 3 po wyrazach „stopień wojskowy” dodaje się wyrazy „lub powołania do zawodowej służby wojskowej”;
8)
w § 10:
a)
ust. 2 otrzymuje brzmienie:
„
2.
Przed włączeniem dokumentu do teczki akt personalnych aktualizuje się w ewidencji
elektronicznej dane wynikające z treści dokumentu.
”
,
b)
dodaje się ust. 3 w brzmieniu:
„
3.
Dowódca jednostki wojskowej przed przesłaniem dokumentu do teczki akt personalnych,
o której mowa w § 7 ust. 2, aktualizuje w ewidencji elektronicznej dane wynikające
z treści dokumentu, a informację o ujęciu danych w ewidencji elektronicznej zamieszcza
w piśmie przewodnim.
”
;
9)
§ 12 otrzymuje brzmienie:
„
§ 12.
1.
W przypadku braku miejsca do włączania do teczki akt personalnych kolejnych dokumentów
zakłada się kolejny tom teczki akt personalnych żołnierza. Na pierwszej stronie okładki
dotychczas prowadzonej teczki akt personalnych wpisuje się adnotację „TECZKA SKŁADA
SIĘ Z... TOMÓW” i wpisuje się liczbę tomów. Na pierwszej stronie okładki każdego tomu
teczki akt personalnych wpisuje się adnotację „TOM...” i numer tomu. Kolejne tomy
zawierają wyłącznie dział „dokumenty”. Przepis § 8 ust. 1 stosuje się odpowiednio.
2.
W pierwszym tomie teczki akt personalnych zakańcza się spisy dokumentów zgodnie z
§ 24 ust. 1.
3.
Kolejne dokumenty włącza się do nowego tomu zgodnie z § 10, rozpoczynając od nowa
numerację arkuszy.
”
;
10)
w § 13 dotychczasową treść oznacza się jako ust. 1 i dodaje się ust. 2-4 w brzmieniu:
„
2.
Kopia dokumentu elektronicznego, rozumiana jako wydruk treści dokumentu, może być
sporządzona z następujących dokumentów:
1)
dokumentów elektronicznych, o których mowa w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących
zadania publiczne ;
2)
dokumentów z ewidencji elektronicznej;
3)
dokumentów sporządzonych w systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów, rozumianym
jako system informatyczny wykorzystywany w jednostce (komórce) organizacyjnej do procesu
rejestrowania, przechowywania, obiegu i udostępniania dokumentów w postaci elektronicznej.
3.
Kopie dokumentów elektronicznych, o których mowa w ust. 2, wykonuje się w postaci
uwierzytelnionego wydruku zwizualizowanego dokumentu zawierającego:
1)
jednoznaczny identyfikator tego dokumentu umożliwiający w razie potrzeby odnalezienie
pierwowzoru w systemie teleinformatycznym;
2)
datę wykonania wydruku;
3)
imię, nazwisko i podpis osoby wykonującej wizualizację.
4.
W przypadku dokumentów sporządzonych w systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów,
o którym mowa w ust. 2 pkt 3, z wizualizacji usuwa się zapisy dekretacji, z zastrzeżeniem
pozostawienia dekretacji dowódcy jednostki wojskowej.
”
;
11)
tytuł rozdziału 3 otrzymuje brzmienie:
„
Sposób prowadzenia kart ewidencyjnych żołnierzy zawodowych
”
;
12)
uchyla się § 14;
13)
§ 15 otrzymuje brzmienie:
„
§ 15.
1.
Karty ewidencyjne żołnierzy zawodowych są prowadzone w formie elektronicznej w jednostce
wojskowej, na której ewidencji pozostają żołnierze.
2.
Raz na kwartał pobiera się z ewidencji elektronicznej archiwalny zbiór kart ewidencyjnych
żołnierzy zawodowych będących na ewidencji dowódcy jednostki wojskowej. Po wykonaniu
nowego zbioru usuwa się poprzedni.
3.
Zbiór, o którym mowa w ust. 2, przechowuje się w postaci elektronicznej na niejawnym
informatycznym nośniku danych z oznaczeniem daty wykonania tego zbioru.
”
;
14)
w § 16:
a)
ust. 3 otrzymuje brzmienie:
„
3.
Wszystkie wpisy do ewidencji elektronicznej opatruje się cechami dokumentu (nazwą,
numerem, datą wydania, organem wydającym) oraz datą wprowadzenia, a także imieniem
i nazwiskiem użytkownika, który te dane wprowadził.
”
,
b)
w ust. 4 po wyrazach „Dowódca jednostki wojskowej” dodaje się wyrazy „lub użytkownik”,
c)
dodaje się ust. 6 w brzmieniu:
„
6.
Ewidencję elektroniczną zakłada się w szczególności na podstawie wprowadzonych przez
wojskowych komendantów uzupełnień danych, o których mowa w § 17 pkt 1, pkt 2 lit.
p, pkt 3 lit. a, pkt 4 lit. a, b, f, h, j, pkt 5 i 6.
”
;
15)
w § 17:
a)
w pkt 2:
-
-lit. k i I otrzymują brzmienie:„
k)
nieobecności w służbie, należne i wykorzystane urlopy, wyjazdy zagraniczne w celach niezwiązanych z zawodową służbą wojskową,l)
wypowiedzenia stosunku służbowego oraz informacje o jego skróceniu lub wyrażeniu zgody na wycofanie,”, -
-w lit. m średnik zastępuje się przecinkiem i dodaje się lit. n-r w brzmieniu:„
n)
informację o złożonej przysiędze wojskowej,o)
informację o złożeniu oświadczenia lustracyjnego,p)
okresy pełnienia niezawodowej służby wojskowej,q)
powierzone dodatkowo obowiązki i funkcje,r)
dokumenty upoważniające do dostępu do informacji niejawnych;”,
b)
w pkt 3:
-
-lit. c otrzymuje brzmienie:„
c)
orzeczenia z profilaktycznych badań lekarskich,”, -
-w lit. d średnik zastępuje się przecinkiem i dodaje się lit. e w brzmieniu:„
e)
informacje o pobraniu materiału genetycznego;”,
c)
w pkt 4:
-
-wprowadzenie do wyliczenia otrzymuje brzmienie:„dane o wykształceniu i kwalifikacjach oraz o przebiegu pracy zawodowej:”,
-
-uchyla się lit. i,
-
-w lit. j średnik zastępuje się przecinkiem i dodaje się lit. k w brzmieniu:„
k)
wykonywanie pracy zarobkowej lub prowadzenie działalności gospodarczej na podstawie zezwolenia;”,
d)
pkt 9 otrzymuje brzmienie:
„
9)
rejestr teczek akt personalnych;
”
,
e)
uchyla się pkt 10;
16)
w § 18:
a)
w pkt 1 skreśla się wyrazy „, a także wyciągi z tych decyzji”,
b)
pkt 5 otrzymuje brzmienie:
„
5)
dokumenty potwierdzające uzyskanie wykształcenia, tytułu lub stopnia naukowego, specjalizacji
zawodowej (uprawnienia), klasy kwalifikacyjnej specjalisty albo ukończenie kursu,
praktyki, stażu lub szkolenia;
”
,
c)
uchyla się pkt 8,
d)
pkt 10 otrzymuje brzmienie:
„
10)
dokumenty upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oraz decyzje o odmowie
wydania lub cofnięciu poświadczenia bezpieczeństwa;
”
,
e)
uchyla się pkt 11,
f)
pkt 13 otrzymuje brzmienie:
„
13)
świadectwo służby;
”
,
g)
uchyla się pkt 14,
h)
po pkt 14 dodaje się pkt 14a w brzmieniu:
„
14a)
wtórnik karty ewidencyjnej;
”
,
i)
uchyla się pkt 15,
j)
w pkt 17 skreśla się wyrazy „miejsca zamieszkania,”,
k)
uchyla się pkt 22-24,
l)
pkt 33 i 34 otrzymują brzmienie:
„
33)
dokumenty personalno-finansowe związane ze zwolnieniem z zawodowej służby wojskowej;
34)
wyciąg z rozkazu dziennego dowódcy jednostki wojskowej o przybyciu do jednostki wojskowej
oraz o objęciu obowiązków służbowych;
”
,
m)
pkt 37 otrzymuje brzmienie:
„
37)
decyzje dowódcy jednostki wojskowej dotyczące niewyrażenia zgody na wyjazd za granicę
w celach niezwiązanych z zawodową służbą wojskową;
”
,
n)
uchyla się pkt 39, 42, 44, 46 i 53,
o)
dodaje się pkt 54-57 w brzmieniu:
„
54)
powiadomienia dowódcy jednostki wojskowej o zamiarze wyjazdu i pobytu za granicą w
celach niezwiązanych z zawodową służbą wojskową;
55)
decyzje związane z udzieleniem zezwolenia na wykonywanie pracy zarobkowej lub prowadzenie
działalności gospodarczej;
56)
postanowienia i decyzje o nadaniu orderów i odznaczeń państwowych, medali resortowych
oraz wyciągi z tych postanowień i decyzji;
57)
orzeczenia z profilaktycznych badań lekarskich.
”
;
17)
§ 20 otrzymuje brzmienie:
„
§ 20.
1.
Dowódca jednostki wojskowej, który wydał rozkaz personalny, wprowadza go do ewidencji
elektronicznej nie później niż 7 dni od dnia wydania rozkazu.
2.
Dowódca jednostki wojskowej, który wykonał decyzję o zwolnieniu żołnierza z zawodowej
służby wojskowej, w terminie 7 dni od dnia zwolnienia wprowadza meldunek o realizacji
zwolnienia do ewidencji elektronicznej.
3.
Organ zwalniający, który skrócił okres wypowiedzenia lub wyraził zgodę na wycofanie
wypowiedzenia, wprowadza tę informację do ewidencji elektronicznej.
”
;
18)
w § 21:
a)
ust. 1 otrzymuje brzmienie:
„
1.
W przypadku zmiany miejsca zamieszkania, zameldowania, danych kontaktowych żołnierza
lub danych kontaktowych osoby wskazanej przez żołnierza żołnierz zawodowy w terminie
7 dni od zaistnienia zmiany składa dowódcy jednostki wojskowej meldunek, którego wzór
określa załącznik nr 8 do rozporządzenia.
”
,
b)
w ust. 2 po pkt 3 dodaje się pkt 3a w brzmieniu:
„
3a)
zmiany dokumentu tożsamości;
”
;
19)
§ 22 otrzymuje brzmienie:
„
§ 22.
W przypadku zmiany przez żołnierza zawodowego nazwiska lub imienia aktualizuje się
ewidencję wojskową.
”
;
20)
§ 23 otrzymuje brzmienie:
„
§ 23.
Wojskowe placówki edukacyjne aktualizują ewidencję elektroniczną przez dodanie informacji
o ukończonych przez żołnierzy zawodowych studiach, szkoleniach lub kursach w ciągu
14 dni od daty ich zakończenia.
”
;
21)
w § 24 w ust. 1 pkt 2 otrzymuje brzmienie:
„
2)
potwierdzeniu adnotacji, o których mowa w pkt 1, przez dowódcę jednostki wojskowej
odciskiem pieczęci urzędowej oraz własnoręcznym podpisem i datą wykonania tych czynności.
”
;
22)
uchyla się § 25;
23)
§ 26 otrzymuje brzmienie:
„
§ 26.
Teczkę akt personalnych żołnierza, wobec którego została podjęta decyzja o zwolnieniu
z zawodowej służby wojskowej lub zaistniały przesłanki do skreślenia go z ewidencji
wojskowej, organ, w którym była prowadzona teczka akt personalnych tego żołnierza,
przesyła niezwłocznie do jednostki wojskowej, której dowódca wykonuje decyzję o zwolnieniu
tego żołnierza z zawodowej służby wojskowej lub skreśleniu go z ewidencji wojskowej.
”
;
24)
§ 27 otrzymuje brzmienie:
„
§ 27.
1.
Ewidencję elektroniczną żołnierzy zawodowych, wobec których wydano decyzję o zwolnieniu
z zawodowej służby wojskowej, udostępnia się właściwym wojskowym komendantom uzupełnień.
2.
Po upływie sześciu miesięcy od dnia zwolnienia żołnierza z zawodowej służby wojskowej
dowódca, który wykonał decyzję o zwolnieniu z zawodowej służby wojskowej lub skreśleniu
żołnierza z ewidencji wojskowej, przesyła teczkę akt personalnych po jej aktualizacji
do właściwego archiwum wojskowego. Teczki przekazuje się zbiorczo, nie częściej niż
co sześć miesięcy.
3.
Teczki akt personalnych żołnierzy w stopniu wojskowym pułkownika (komandora) lub wyższym
zwolnionych z zawodowej służby wojskowej przekazuje się bezpośrednio do Centralnego
Archiwum Wojskowego.
4.
Jeżeli miejsce stałego pobytu żołnierza jest nieznane lub znajduje się poza granicami
kraju, ewidencję elektroniczną żołnierza udostępnia się wojskowemu komendantowi uzupełnień
właściwemu dla ostatniego miejsca pobytu stałego żołnierza w kraju.
5.
Po skreśleniu żołnierza zawodowego z ewidencji wojskowej odnotowuje się ten fakt w
ewidencji elektronicznej oraz zaprzestaje się jej aktualizacji w stosunku do tego
żołnierza.
”
;
25)
uchyla się § 30;
26)
w § 33 w ust. 2 w pkt 4 lit. b otrzymuje brzmienie:
„
b)
rektorów (komendantów) wojskowych placówek edukacyjnych, rektorów uczelni publicznych
oraz dyrektorów szkół podstawowych, ponadpodstawowych i artystycznych,
”
;
27)
uchyla się § 34;
28)
w § 36:
a)
w ust. 1 po wyrazach „karty ewidencyjne” dodaje się wyrazy „w formie papierowej”,
b)
po ust. 1 dodaje się ust. 1a w brzmieniu:
„
1a.
Karty ewidencyjne drukuje się z ewidencji elektronicznej, a w przypadku jej niedostępności
- z archiwalnego zbioru, o którym mowa w § 15 ust. 2.
”
;
29)
w § 38 ust. 1 i 2 otrzymują brzmienie:
„
1.
Razem z teczkami akt personalnych do archiwum wojskowego przekazuje się wydruk rejestru
teczek akt personalnych, który jest jednocześnie spisem imiennym przekazanych teczek
akt personalnych oraz protokołem ich przekazania.
2.
Na wydruku rejestru przekazujący teczki zaznacza te, które są przekazywane, a na ostatniej
stronie wpisuje:
1)
kto i komu przekazuje teczki akt personalnych, oraz podaje stopień wojskowy, imię
i nazwisko, nazwę stanowiska służbowego przekazującego i przyjmującego;
2)
co podlega przekazaniu (teczki akt personalnych, rejestr teczek akt personalnych);
3)
liczbę przekazanych teczek akt personalnych oraz liczbę przekazanych paczek z tymi
dokumentami, z wyszczególnieniem klauzul tajności i opisem tych paczek;
4)
datę przekazania.
”
;
30)
załącznik nr 2 do rozporządzenia otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 1 do
niniejszego rozporządzenia;
31)
uchyla się załączniki nr 6 i 7 do rozporządzenia;
32)
załącznik nr 8 do rozporządzenia otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 2 do
niniejszego rozporządzenia;
33)
uchyla się załącznik nr 9 do rozporządzenia.
§ 2.
1.
Dotychczasowe dokumenty będące podstawą prowadzenia ewidencji wojskowej żołnierzy
zawodowych zachowują swoją ważność.
2.
Dokumenty włączone do teczek na podstawie przepisów w dotychczasowym brzmieniu nie
wymagają wyłączenia.
3.
Teczki akt personalnych prowadzone przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia
prowadzi się zgodnie z przepisami rozporządzenia zmienianego w § 1 w brzmieniu nadanym
niniejszym rozporządzeniem. W przypadku teczek już prowadzonych nie wymaga się zmiany
opisu, o którym mowa w § 8 ust. 1 rozporządzenia zmienianego w § 1.
4.
Teczki akt personalnych żołnierzy zawodowych pozostających w rezerwie kadrowej Ministra
Obrony Narodowej lub dyrektora departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego
do spraw kadr, niespełniające warunków określonych w § 7 ust. 2 pkt 1 lit. c rozporządzenia
zmienianego w § 1, przekazuje się do dowódcy jednostki wojskowej, o którym mowa w
§ 7 ust. 1 tego rozporządzenia, w terminie do 30 dni od dnia wejścia w życie niniejszego
rozporządzenia.
5.
Prowadzone dotychczas karty ewidencyjne niszczy się protokolarnie.
6.
Dotychczasowe uprawnienia użytkowników do przetwarzania danych w ewidencji elektronicznej
zachowują ważność do 60 dni od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia.
§ 3.
Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.