Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracjiz dnia 7 stycznia 2020 r.w sprawie wzoru dowodu osobistego, jego wydawania i odbioru oraz utraty, uszkodzenia,
unieważnienia i zwrotu 1)Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji kieruje działem administracji rządowej
- sprawy wewnętrzne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów
z dnia 18 listopada 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji (Dz. U. poz. 2264).
Spis treści
- Treść rozporządzenia
- Rozdział 1 - Przepisy ogólne
- Rozdział 2 - Sposób i tryb składania wniosku o wydanie dowodu osobistego
- Rozdział 3 - Sposób i tryb odbioru dowodu osobistego
- Rozdział 4 - Sposób i tryb postępowania w sprawach utraty, uszkodzenia, zgłoszenia nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych oraz zwrotu dowodu osobistego
- Rozdział 5 - Sposób i tryb unieważniania dowodu osobistego
- Rozdział 6 - Przepis końcowy
- Załącznik nr 1 - Dowód osobisty (wzór)
- Załącznik nr 2 - Tekst załącznika
- Załącznik nr 3 - Tekst załącznika
- Załącznik nr 4 - Tekst załącznika
- Załącznik nr 5 - Tekst załącznika
- Załącznik nr 6 - Tekst załącznika
- Załącznik nr 7 - Tekst załącznika
- Załącznik nr 8 - Tekst załącznika
- Załącznik nr 9 - Tekst załącznika
Treść rozporządzenia
Na podstawie art. 54 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych zarządza się, co następuje:
Rozdział 1
Przepisy ogólne
§ 1.
Rozporządzenie określa:
1)
wzór dowodu osobistego;
2)
sposób i tryb składania wniosku o wydanie dowodu osobistego, zwanego dalej „wnioskiem”;
3)
wzór wniosku o wydanie dowodu osobistego w zależności od formy jego złożenia;
4)
szczegółowe wymogi dotyczące formatu oraz rozmiaru załączników dołączanych do wniosku
składanego drogą elektroniczną;
5)
szczegółowe wymogi techniczne dotyczące fotografii załączanej do wniosku;
6)
sposób i tryb postępowania w sprawach utraty, uszkodzenia, zgłoszenia nieuprawnionego
wykorzystania danych osobowych, o którym mowa w art. 48a ust. 1 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych, zwanej dalej „ustawą”, unieważnienia i zwrotu dowodu osobistego;
7)
sposób przekazywania spersonalizowanych dokumentów do organów wydających dowód osobisty;
8)
sposób i tryb odbioru dowodu osobistego przez wnioskodawcę;
9)
wzór formularza odbioru dowodu osobistego;
10)
wzór zaświadczenia o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego;
11)
wzór formularza zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego w zależności od
formy jego złożenia;
12)
wzór formularza zgłoszenia nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych;
13)
sposób i tryb unieważniania dowodów osobistych;
14)
tryb przekazywania przez konsula Rzeczypospolitej Polskiej, zwanego dalej „konsulem”,
do organu gminy, który wydał dowód osobisty, zawiadomienia o konieczności unieważnienia
dowodu osobistego z powodu jego utraty lub uszkodzenia lub przekazania przez osobę
trzecią znalezionego cudzego dowodu osobistego;
15)
zakres danych zawartych w zawiadomieniu o konieczności unieważnienia dowodu osobistego;
16)
wzór zawiadomienia o konieczności unieważnienia dowodu osobistego.
§ 2.
Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:
1)
odwzorowaniu cyfrowym - rozumie się przez to przekształcenie dokumentu nieelektronicznego
w dokument elektroniczny dokonywane w szczególności przez jego zeskanowanie;
2)
wystawcy dowodu osobistego - rozumie się przez to organ gminy, który wydał dowód osobisty.
§ 3.
Wzór dowodu osobistego jest określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia.
Rozdział 2
Sposób i tryb składania wniosku o wydanie dowodu osobistego
§ 4.
1.
Złożenie wniosku w postaci papierowej odbywa się przez złożenie w siedzibie organu
dowolnej gminy wypełnionego i podpisanego własnoręcznie przez wnioskodawcę wniosku
albo przez podpisanie przez wnioskodawcę w siedzibie organu gminy wniosku, który został
wypełniony przez pracownika tego organu na podstawie podanych przez wnioskodawcę danych
oraz danych zawartych w rejestrze PESEL.
2.
W przypadku, o którym mowa w art. 26 ust. 1 ustawy, jest dopuszczalne złożenie wniosku
w postaci papierowej poza siedzibą organu gminy.
3.
W przypadku braku możliwości złożenia przez wnioskodawcę własnoręcznego podpisu na
wniosku składanym w postaci papierowej adnotację o przyczynie braku podpisu zamieszcza
się na wniosku.
4.
Wzór wniosku w postaci papierowej jest określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia.
§ 5.
Wzór wniosku w postaci elektronicznej jest określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia.
§ 6.
1.
Do wniosku załącza się kolorową fotografię osoby ubiegającej się o wydanie dowodu
osobistego, o wymiarach 35 × 45 mm, wykonaną na jednolitym jasnym tle, z równomiernym
oświetleniem, mającą dobrą ostrość oraz odwzorowującą naturalny kolor skóry, oraz
obejmującą wizerunek od wierzchołka głowy do górnej części barków, tak aby twarz zajmowała
70-80% fotografii, która:
1)
pokazuje wyraźnie oczy, zwłaszcza źrenice, z widocznymi brwiami,
2)
przedstawia osobę w pozycji frontalnej, z zachowaniem symetrii w pionie, bez nakrycia
głowy i okularów z ciemnymi szkłami, patrzącą na wprost z otwartymi oczami nieprzesłoniętymi
włosami, z naturalnym wyrazem twarzy i zamkniętymi ustami
- o ile nie występują przesłanki, o których mowa w art. 29 ust. 2-4 ustawy.
2.
Fotografia osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego, której stan zdrowia
nie pozwala na spełnienie wymogów, o których mowa w ust. 1, w zakresie wizerunku,
oraz fotografia dziecka do 5. roku życia może przedstawiać osobę z zamkniętymi oczami,
innym niż naturalny wyrazem twarzy lub z otwartymi ustami.
3.
Fotografię wykonuje się nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem złożenia wniosku.
4.
Fotografię załączaną do wniosku składanego w postaci papierowej wykonuje się na papierze
fotograficznym lub papierze fotograficznym przeznaczonym do drukarek.
5.
Do wniosku składanego w postaci elektronicznej załącza się plik zawierający fotografię
o rozdzielczości co najmniej 492 × 633 piksele i wielkości nieprzekraczającej 2,5
MB, tak aby fotografia zachowywała proporcje odpowiadające fotografii o wymiarach
35 × 45 mm i spełniała wymogi, o których mowa w ust. 1‒3.
§ 7.
1.
W przypadku, o którym mowa w art. 29 ust. 2 i 3 ustawy, do wniosku składanego w postaci
elektronicznej załącza się odwzorowanie cyfrowe orzeczenia lub zaświadczenia albo
orzeczenie lub zaświadczenie w formie dokumentu elektronicznego, opatrzonego kwalifikowanym
podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym, zawierającym orzeczenie
lub zaświadczenie.
2.
Jeżeli do wniosku składanego w postaci elektronicznej załączono odwzorowanie cyfrowe
orzeczenia lub zaświadczenia, jego oryginał składa się przy odbiorze dowodu osobistego.
§ 8.
1.
Tożsamość osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego ustala się na podstawie
przedłożonego przez wnioskodawcę dotychczasowego dowodu osobistego lub ważnego dokumentu
paszportowego tej osoby, a w przypadku osób, które nabyły obywatelstwo polskie, na
podstawie posiadanego dokumentu podróży lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość.
2.
Jeżeli osoba ubiegająca się o wydanie dowodu osobistego nie posiada dokumentu, o którym
mowa w ust. 1, organ gminy ustala jej tożsamość na podstawie danych zawartych w dostępnych
rejestrach publicznych. Tożsamość osoby organ gminy może potwierdzić na podstawie
innych dokumentów zawierających fotografię, przedłożonych przez osobę, która ubiega
się o wydanie dowodu osobistego.
3.
W przypadku gdy wniosek jest składany w postaci elektronicznej, tożsamość osoby ubiegającej
się o wydanie dowodu osobistego potwierdza się przy odbiorze dowodu osobistego. Przepisy
ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio.
4.
Organ gminy na wniosku odnotowuje w formie adnotacji sposób ustalenia tożsamości osoby
ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego, a w przypadku, o którym mowa w ust. 3,
na formularzu odbioru dowodu osobistego.
§ 9.
1.
Organ gminy przyjmuje wniosek i sprawdza zgodność danych zawartych we wniosku z danymi
zgromadzonymi w Rejestrze Dowodów Osobistych oraz rejestrze PESEL.
2.
W przypadku gdy dane zawarte we wniosku nie są zgodne z danymi zawartymi w Rejestrze
Dowodów Osobistych lub rejestrze PESEL, organ gminy może, w celu wyjaśnienia niezgodności,
żądać od wnioskodawcy skróconego odpisu polskiego aktu urodzenia albo skróconego odpisu
polskiego aktu małżeństwa lub orzeczenia sądu w przypadku niezgodności danych osobowych,
oraz decyzji w sprawie potwierdzenia posiadania obywatelstwa polskiego w przypadku
niezgodności dotyczącej obywatelstwa lub w przypadku uzasadnionych wątpliwości co
do obywatelstwa wnioskodawcy.
3.
Do czasu wyjaśnienia niezgodności, o których mowa w ust. 2, danych zawartych we wniosku
nie przekazuje się ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych w celu spersonalizowania
dowodu osobistego.
4.
Wnioskodawca otrzymuje potwierdzenie złożenia wniosku zawierające przewidywaną datę
odbioru dowodu osobistego, odpowiednio, w postaci papierowej albo elektronicznej.
§ 10.
1.
Spersonalizowany dowód osobisty jest przekazywany do wystawcy dowodu osobistego pocztą
specjalną, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych , za pośrednictwem komendy powiatowej (miejskiej) Policji właściwej terytorialnie
dla wystawcy dowodu osobistego.
2.
Kod umożliwiający odblokowanie certyfikatu identyfikacji i uwierzytelnienia lub certyfikatu
podpisu osobistego, ustalony dla spersonalizowanego dowodu osobistego, minister właściwy
do spraw wewnętrznych przekazuje pocztą specjalną do wystawcy dowodu osobistego w
zabezpieczonym dokumencie, osobną przesyłką.
Rozdział 3
Sposób i tryb odbioru dowodu osobistego
§ 11.
1.
Odbiór dowodu osobistego potwierdza się przez wpisanie daty oraz złożenie czytelnego
podpisu na formularzu odbioru dowodu osobistego.
2.
W przypadku osoby nieposiadającej zdolności do czynności prawnych odbiór dowodu osobistego
potwierdza rodzic albo opiekun prawny, a w przypadku osoby posiadającej ograniczoną
zdolność do czynności prawnych odbiór dowodu osobistego potwierdza osoba ubiegająca
się o wydanie dowodu osobistego, rodzic albo kurator.
3.
W przypadku, o którym mowa w ust. 2, odbiór dowodu osobistego może potwierdzić rodzic
niebędący wnioskodawcą.
4.
Jeżeli złożenie podpisu przez osobę odbierającą dowód osobisty nie jest możliwe, pracownik
organu gminy zamieszcza adnotację o przyczynie braku podpisu na formularzu odbioru
dowodu osobistego.
§ 12.
1.
Odbiór zabezpieczonego dokumentu z kodem umożliwiającym odblokowanie certyfikatu identyfikacji
i uwierzytelnienia oraz certyfikatu podpisu osobistego potwierdza się w sposób, o
którym mowa w § 11 ust. 1.
2.
Wzór formularza odbioru dowodu osobistego jest określony w załączniku nr 4 do rozporządzenia.
§ 13.
Osoba odbierająca nowy dowód osobisty przedkłada dotychczasowy dowód osobisty, o ile
nie została zgłoszona jego utrata.
§ 14.
1.
Przy odbiorze dowodu osobistego cudzoziemiec, który nabył obywatelstwo polskie, zwraca
dokument potwierdzający legalność jego pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
wydany przez właściwy organ na podstawie przepisów ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach , ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej
Polskiej oraz ustawy z dnia 14 lipca 2006 r. o wjeździe na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
pobycie oraz wyjeździe z tego terytorium obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej
i członków ich rodzin , jeśli taki dokument był cudzoziemcowi wydany i nie został zwrócony po doręczeniu
dokumentu potwierdzającego nabycie obywatelstwa polskiego.
2.
Dokument potwierdzający legalność pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wystawca
dowodu osobistego przekazuje niezwłocznie organowi, który wydał ten dokument.
Rozdział 4
Sposób i tryb postępowania w sprawach utraty, uszkodzenia, zgłoszenia nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych oraz zwrotu dowodu osobistego
§ 15.
1.
Utratę lub uszkodzenie dowodu osobistego zgłasza się organowi gminy lub konsulowi
osobiście lub przez pełnomocnika na formularzu zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu
osobistego, którego wzór jest określony w załączniku nr 5 do rozporządzenia.
2.
Utratę lub uszkodzenie dowodu osobistego w formie dokumentu elektronicznego zgłasza
się na formularzu zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego, którego wzór
jest określony w załączniku nr 6 do rozporządzenia.
3.
Do zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego dokonanego w formie dokumentu
elektronicznego przez pełnomocnika załącza się dokument elektroniczny zawierający
pełnomocnictwo szczególne do dokonania zgłoszenia, a w razie niemożności jego uzyskania
- odwzorowanie cyfrowe pełnomocnictwa.
4.
Do zgłoszenia uszkodzenia dowodu osobistego załącza się uszkodzony dowód osobisty,
a jeżeli zgłoszenie nastąpiło w formie dokumentu elektronicznego, konsulowi lub za
pomocą usługi elektronicznej udostępnionej przez ministra właściwego do spraw informatyzacji,
dokument ten przekazuje się pocztą lub osobiście.
§ 16.
1.
Zgłoszenia nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych dokonuje się na formularzu
zgłoszenia nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych i okazuje się dokument,
o którym mowa w art. 48a ust. 5 ustawy.
2.
W przypadku zgłoszenia nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych dokonanego w
formie dokumentu elektronicznego, do zgłoszenia załącza się dokument elektroniczny,
o którym mowa w art. 48a ust. 5 ustawy, a w razie niemożności jego uzyskania - odwzorowanie
cyfrowe tego dokumentu.
3.
W przypadku zgłoszenia nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych dokonanego przez
pełnomocnika w formie dokumentu elektronicznego, do zgłoszenia załącza się dokument
elektroniczny, o którym mowa w art. 48a ust. 5 ustawy, a w razie niemożności jego
uzyskania - odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu oraz dokument elektroniczny zawierający
pełnomocnictwo szczególne do dokonania zgłoszenia, a w razie niemożności jego uzyskania
- odwzorowanie cyfrowe pełnomocnictwa.
4.
Wzór formularza zgłoszenia nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych jest określony
w załączniku nr 7 do rozporządzenia.
§ 17.
1.
Organ gminy lub konsul powiadomiony o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego ustala
zgodność danych posiadacza utraconego lub uszkodzonego dowodu osobistego z danymi
zawartymi w dostępnych rejestrach publicznych oraz na podstawie innych dokumentów
tożsamości, jeśli są dostępne.
2.
W przypadku zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego za pomocą usługi elektronicznej
udostępnionej przez ministra właściwego do spraw informatyzacji ustalenie zgodności
danych, o którym mowa w ust. 1, następuje automatycznie przez porównanie danych przez
usługę elektroniczną, za pomocą której zgłoszono utratę lub uszkodzenie dowodu osobistego,
z danymi zawartymi w Rejestrze Dowodów Osobistych.
§ 18.
1.
Organ gminy lub konsul wydaje osobie, która zgłasza utratę lub uszkodzenie dowodu
osobistego, zaświadczenie o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego, sporządzone
na podstawie danych zweryfikowanych zgodnie z § 17.
2.
W przypadku zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego za pomocą usługi elektronicznej
udostępnionej przez ministra właściwego do spraw informatyzacji zaświadczenie o utracie
lub uszkodzeniu dowodu osobistego jest generowane automatycznie przez usługę elektroniczną,
za pomocą której zgłoszono utratę lub uszkodzenie dowodu osobistego.
3.
Wzór zaświadczenia o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego jest określony w załączniku
nr 8 do rozporządzenia.
§ 19.
1.
Konsul, najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu przyjęcia zgłoszenia utraty lub
uszkodzenia dowodu osobistego lub następnego dnia roboczego po dniu przekazania przez
osobę trzecią znalezionego cudzego dowodu osobistego, przesyła wystawcy dowodu osobistego
zawiadomienie o konieczności unieważnienia dowodu osobistego. Uszkodzony lub odnaleziony
dowód osobisty konsul przesyła wystawcy dowodu osobistego w najbliższym możliwym terminie.
2.
Zawiadomienie o konieczności unieważnienia dowodu osobistego zawiera:
1)
datę zgłoszenia utraty lub uszkodzenia lub datę przekazania przez osobę trzecią znalezionego
cudzego dowodu osobistego;
2)
serię i numer dowodu osobistego, o ile są znane;
3)
nazwisko i imię osoby zgłaszającej lub przekazującej znaleziony dowód osobisty wraz
z adnotacją o podstawie ustalenia jej tożsamości;
4)
dane osobowe posiadacza dowodu osobistego:
a)
numer PESEL,
b)
nazwisko i imię (imiona),
c)
imiona rodziców,
d)
nazwisko rodowe matki,
e)
datę i miejsce urodzenia.
3.
Zawiadomienie wystawca dowodu osobistego przechowuje w dokumentacji związanej z dowodami
osobistymi.
4.
Wzór zawiadomienia o konieczności unieważnienia dowodu osobistego jest określony w
załączniku nr 9 do rozporządzenia.
§ 20.
Organ gminy lub konsul niezwłocznie przekazuje wystawcy dowodu osobistego informację
o dacie zwrotu dowodu osobistego przez osobę, która utraciła obywatelstwo polskie,
i w najbliższym możliwym terminie przesyła ten dokument wystawcy dowodu osobistego.
§ 21.
Wystawca dowodu osobistego, któremu przekazano zawiadomienie w trybie określonym w
§ 19, niezwłocznie dokonuje unieważnienia dowodu osobistego, o ile dowód osobisty
nie został unieważniony w Rejestrze Dowodów Osobistych przed otrzymaniem tego zawiadomienia.
Rozdział 5
Sposób i tryb unieważniania dowodu osobistego
§ 22.
Organ gminy unieważnia dowód osobisty w Rejestrze Dowodów Osobistych przez wprowadzenie
daty i informacji o przyczynie unieważnienia dowodu osobistego.
§ 23.
1.
Unieważniony dowód osobisty, który został przedłożony w organie gminy, jest uszkadzany
fizycznie przez pracownika organu gminy przez jego przecięcie lub przedziurkowanie
w taki sposób, aby uszkodzeniu uległa fotografia wraz ze znakiem holograficznym.
2.
Po dokonaniu czynności, o której mowa w ust. 1, unieważniony dowód osobisty zwracany
jest jego posiadaczowi lub członkowi najbliższej rodziny zgłaszającemu zgon posiadacza
dowodu osobistego, jeśli osoba ta wyraża wolę zachowania unieważnionego dowodu osobistego.
3.
Kierownik urzędu stanu cywilnego, któremu osoba zgłaszająca zgon przedłożyła dowód
osobisty osoby zmarłej, dokonuje czynności, o których mowa w ust. 1 i 2, a dowód osobisty
osoby zmarłej, nieprzekazany osobie zgłaszającej zgon, zwraca wystawcy dowodu osobistego.
Rozdział 6
Przepis końcowy
§ 24.
1)
Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji kieruje działem administracji rządowej
- sprawy wewnętrzne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów
z dnia 18 listopada 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji (Dz. U. poz. 2264).
2)
Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 29 stycznia 2015 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz
sposobu i trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich utraty,
uszkodzenia, unieważnienia i zwrotu (Dz. U. poz. 212, z 2017 r. poz. 1626 oraz z 2019 r.
poz. 224), które traci moc z dniem 12 stycznia 2020 r. w związku z wejściem w życie
art. 67 ustawy z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych (Dz. U. z 2019 r.
poz. 53, 1091 i 1716).