Pisma w postępowaniu odwoławczym w postaci elektronicznej wnoszone przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z art. 508 ust. 2 ustawy, przekazuje się na elektroniczną skrzynkę podawczą Urzędu lub na wskazany adres poczty elektronicznej, przy użyciu których obsługiwana jest korespondencja Izby, przy czym odwołanie i zgłoszenie przystąpienia do postępowania odwoławczego przekazuje się na elektroniczną skrzynkę podawczą Urzędu.

Prezes Izby, w celu obsługi korespondencji Izby, udostępnia na stronie internetowej Urzędu odnośnik do usług elektronicznych pozwalających na wniesienie pism w postępowaniu odwoławczym na elektroniczną skrzynkę podawczą Urzędu oraz wskazuje adres poczty elektronicznej.

W przypadku gdy Prezes Izby stwierdzi, że w odwołaniu nie występują braki formalne, o których mowa w art. 517 ustawy, lub braki te zostały uzupełnione zgodnie z art. 518 ustawy, wzywa zamawiającego do niezwłocznego złożenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia w postaci elektronicznej, z wyjątkiem wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert wykonawców, których nie dotyczą zarzuty zawarte w odwołaniu, zapisanej na informatycznym nośniku danych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne   (Dz. U. z 2020 r. poz. 346, 568, 695, 1517 i 2320), w sposób zapewniający odczyt dokumentów elektronicznych i informacji opisanych oraz uporządkowanych zgodnie ze strukturą i metodyką nazewnictwa katalogów i dokumentów elektronicznych, który umożliwia identyfikację poszczególnych dokumentów postępowania oraz wyodrębnienie dokumentów zawierających informacje niejawne lub tajemnice prawnie chronione.

W przypadku gdy w postępowaniu o udzielenie zamówienia zamawiający odstąpił od wymagania użycia środków komunikacji elektronicznej, a w przypadku zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, o których mowa w art. 7 pkt 36 ustawy, nie dopuścił ich stosowania, zgodnie z art. 401 ust. 1 ustawy, Prezes Izby wzywa zamawiającego do złożenia kopii dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia, w zakresie, o którym mowa w ust. 1, potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez kierownika zamawiającego lub osobę upoważnioną. W przypadku zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa zamawiający po wezwaniu może złożyć dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia w sposób określony w ust. 1.

Prezes Izby informuje na stronie internetowej Urzędu o rodzajach informatycznych nośników danych, o których mowa w ust. 1.

Prezes Izby może odstąpić od wezwania do złożenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia lub kopii tej dokumentacji, lub wezwać do jej uzupełnienia w oznaczonym zakresie, w przypadku uprzedniego złożenia przez zamawiającego do Izby dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia lub jej kopii, lub w przypadku gdy złożenie pełnej dokumentacji jest bezprzedmiotowe.

W przypadku, w którym jest składana kopia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia zgodnie z ust. 2, oryginał tej dokumentacji wraz z wnioskami o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofertami złożonymi w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym wnioskami lub ofertami wykonawców, których nie dotyczą zarzuty zawarte w odwołaniu, zamawiający składa nie później niż przed otwarciem rozprawy.

W toku postępowania odwoławczego udostępnienie akt sprawy odwoławczej przez Prezesa Izby stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego, na ich wniosek, następuje:

Udostępnieniu nie podlegają:

W przypadku udostępnienia, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, dokumenty i materiały, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i 2, są wyłączane z akt sprawy odwoławczej na czas ich udostępnienia.

Udostępnienie stronie lub uczestnikowi postępowania odwoławczego akt sprawy odwoławczej prowadzonych w całości albo w części w postaci papierowej i zawartych w nich dokumentów, w celu przejrzenia lub samodzielnego utrwalenia ich obrazu, może nastąpić po wykazaniu przez nich tożsamości, a co do innych osób - po wykazaniu ponadto istnienia uprawnienia wynikającego z przepisów prawa.

Przeglądanie akt spraw oraz samodzielne utrwalanie ich obrazu odbywa się w obecności pracownika Urzędu.

Prezes Izby wyznacza w drodze zarządzenia skład orzekający oraz termin posiedzenia do dokonania niezbędnych czynności formalnoprawnych i sprawdzających.

W przypadku odwołania, którego dokumentacja zawiera informacje niejawne w rozumieniu przepisów o ochronie informacji niejawnych, Prezes Izby wyznacza, w drodze zarządzenia, skład orzekający spośród członków Izby, którzy posiadają dostęp do informacji niejawnych w rozumieniu przepisów o ochronie informacji niejawnych, odpowiedni do klauzuli nadanej tym informacjom, a także wskazuje termin posiedzenia do dokonania niezbędnych czynności formalnoprawnych i sprawdzających oraz miejsce, w którym ma się ono odbyć.

W przypadku zarządzenia, przez Prezesa Izby, łącznego rozpoznania odwołań wyznaczenie składu orzekającego do rozpoznania tych odwołań odbywa się pod sygnaturą akt pierwszego zarejestrowanego odwołania.

Jeżeli zostanie wniesione kolejne odwołanie podlegające łącznemu rozpoznaniu z odwołaniem, do którego rozpoznania wyznaczono już skład orzekający, Prezes Izby, zarządzając o łącznym rozpoznaniu odwołań, kieruje je do rozpoznania przez skład orzekający wyznaczony zgodnie z ust. 1.

Skład orzekający dokonuje czynności formalnoprawnych i sprawdzających, o których mowa w § 11 ust. 1, na posiedzeniu niejawnym, i w zależności od poczynionych ustaleń, w szczególności:

W przypadku gdy w posiedzeniu dopuszczono udział stron, uczestników postępowania odwoławczego, świadków lub biegłych, przepis ust. 1 pkt 5 stosuje się z wyłączeniem terminu do złożenia oświadczenia w przedmiocie wniesienia sprzeciwu.

Skład orzekający, stwierdzając na posiedzeniu niejawnym, że co najmniej jedno z odwołań, co do których zarządzono ich łączne rozpoznanie, podlega odrzuceniu albo co najmniej jedno odwołanie zostało cofnięte, odrzuca to odwołanie lub umarza postępowanie odwoławcze w zakresie cofniętego odwołania, a pozostałe odwołanie albo odwołania kieruje na rozprawę.

Skład orzekający umarza postępowanie odwoławcze również w zakresie odwołania, w przypadku którego zamawiający uwzględnił w całości zarzuty przedstawione w tym odwołaniu albo uwzględnił je w części, a pozostałe zarzuty zostały wycofane przez odwołującego, pod warunkiem że do postępowania odwoławczego po stronie zamawiającego nie przystąpił w terminie żaden wykonawca, albo wykonawca, który przystąpił po stronie zamawiającego, nie wniósł sprzeciwu wobec uwzględnienia tych zarzutów odpowiednio w całości albo w części, a pozostałe odwołanie albo odwołania kieruje na rozprawę.

Do odwołań rozpoznawanych łącznie stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące rozpoznawania jednego odwołania.

Posiedzenia i rozprawy odbywają się w siedzibie Urzędu.

Urząd, zapewniając obsługę organizacyjno-techniczną Izby, w szczególności zapewnia:

Wykaz spraw odwoławczych skierowanych do rozpoznania na rozprawie, obejmujący również skład orzekający w tych sprawach (wokandę), podaje się do publicznej wiadomości przed rozpoczęciem rozpraw, w dniu, na który wyznaczono rozpoznanie odwołań objętych wykazem, przez jego zamieszczenie w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie Urzędu, przy drzwiach sali rozpraw, w której sprawy będą rozpoznane, oraz bez podawania informacji dotyczącej składu orzekającego na stronie internetowej Urzędu.

Wykaz spraw odwoławczych, o których mowa w ust. 1, obejmuje również ogłoszenia orzeczeń odroczonych przez Izbę w sprawach zawiłych.

W przypadku niestawienia się na rozprawę członka wyznaczonego składu orzekającego albo wyłączenia członka składu orzekającego od udziału w sprawie, albo z innych uzasadnionych przyczyn, rozprawa ulega odroczeniu, z zastrzeżeniem ust. 2. Przepis § 19 stosuje się odpowiednio.

Jeżeli Prezes Izby poweźmie wiadomość o niestawiennictwie albo wyłączeniu od udziału w sprawie członka wyznaczonego składu orzekającego, wyznacza nowego członka składu orzekającego. Jeżeli nowy członek składu orzekającego wyrazi zgodę na udział w rozprawie w terminie wyznaczonym, rozprawa nie ulega odroczeniu.

Przewodniczący składu orzekającego zajmuje miejsce środkowe za stołem, przy którym zasiada skład orzekający. W przypadku rozpoznawania odwołania w składzie trzyosobowym, pozostali członkowie składu orzekającego zajmują miejsca obok przewodniczącego tego składu, po obu jego stronach.

Protokolant zajmuje miejsce przy stole, przy którym zasiada skład orzekający, po lewej albo prawej stronie.

Odwołujący, uczestnik postępowania odwoławczego, który przystąpił do postępowania odwoławczego po stronie odwołującego, oraz ich pełnomocnicy zajmują miejsca przed stołem, przy którym zasiada skład orzekający, po prawej stronie składu orzekającego, a zamawiający, uczestnik postępowania odwoławczego, który przystąpił do postępowania odwoławczego po stronie zamawiającego, oraz ich pełnomocnicy po lewej stronie składu orzekającego.

Przewodniczący składu orzekającego, w przypadku gdy przebieg rozprawy nie jest rejestrowany za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk, może wyrazić zgodę na rejestrowanie przebiegu rozprawy za pomocą urządzeń utrwalających obraz lub dźwięk, gdy przemawia za tym uzasadniony interes społeczny, a ważny interes strony oraz uczestnika postępowania odwoławczego temu się nie sprzeciwia, i gdy dokonywanie tych czynności nie utrudni przeprowadzenia rozprawy.

Nie rejestruje się przebiegu posiedzenia lub rozprawy w sposób, o którym mowa w ust. 1, w zakresie, w którym wyłączono jawność rozprawy ze względu na możliwość ujawnienia informacji niejawnych, i nie ma możliwości zapewnienia właściwej ochrony zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku przed nieuprawnionym ujawnieniem.

Przewodniczący składu orzekającego przedstawia stan sprawy, ze szczególnym uwzględnieniem zarzutów i żądań przedstawionych w odwołaniu.

Przewodniczący składu orzekającego udziela kolejno głosu odwołującemu, a następnie zamawiającemu.

W przypadku gdy do postępowania odwoławczego, po stronie odwołującego lub zamawiającego, skutecznie przystąpią inni wykonawcy, przewodniczący składu orzekającego udziela im głosu odpowiednio po odwołującym albo zamawiającym według ustalonej przez siebie kolejności.

W przypadku łącznego rozpoznawania odwołań przewodniczący składu orzekającego udziela głosu odwołującym i zamawiającemu oraz wykonawcom, którzy przystąpili do postępowania odwoławczego po ich stronie. Kolejność wystąpień odwołujących oraz wykonawców, którzy przystąpili do postępowania odwoławczego, ustala przewodniczący składu orzekającego przy uwzględnieniu, że odwołujący występuje przed zamawiającym, a wykonawcy, którzy zgłosili przystąpienie do postępowania odwoławczego, po wystąpieniu strony, do której przystąpili.

W przypadku odroczenia rozprawy, o którym mowa w art. 550 ustawy, nowy termin rozprawy wyznacza się niezwłocznie, chyba że ze względu na przyczynę odroczenia niezwłoczne wyznaczenie kolejnego terminu nie jest możliwe.

Jeżeli nowy termin rozprawy nie został wyznaczony na posiedzeniu, na którym odroczono rozprawę, strony oraz uczestników postępowania odwoławczego, a także świadków oraz biegłych, powiadamia się o nowym terminie w sposób określony w § 19.

W przypadku przeprowadzania dowodu z zeznań świadka, opinii biegłego lub przesłuchania stron, osoba przesłuchiwana zajmuje pozycję w miejscu umożliwiającym niezakłóconą obserwację przebiegu przesłuchania przez skład orzekający, strony, uczestników postępowania odwoławczego oraz ich pełnomocników.

Przed przesłuchaniem sprawdza się dane osobowe przesłuchiwanego na podstawie dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość, czyniąc o tym stosowną wzmiankę w protokole. W razie braku dokumentu, o przeprowadzeniu czynności z udziałem tej osoby decyduje przewodniczący składu orzekającego. Informację o braku dokumentu pozwalającego stwierdzić tożsamość należy odnotować w protokole.

Przeprowadzając dowód z zeznań świadka, osoba przesłuchiwana składa przyrzeczenie w brzmieniu: „Świadomy znaczenia mych słów i odpowiedzialności przed prawem przyrzekam uroczyście, że będę mówił szczerą prawdę, niczego nie ukrywając z tego, co mi jest wiadome”.

Nie składają przyrzeczenia świadkowie osoby skazane wyrokiem prawomocnym za fałszywe zeznania. Inni świadkowie mogą być za zgodą stron oraz uczestników postępowania odwoławczego zwolnieni przez skład orzekający od złożenia przyrzeczenia.

Przeprowadzając dowód z zeznań świadka, przesłuchanie rozpoczyna się od zadania świadkowi pytań dotyczących jego osoby oraz stosunku do stron.

Świadek składa zeznanie ustnie, zaczynając od odpowiedzi na pytania przewodniczącego i pozostałych członków składu orzekającego, co i z jakiego źródła wiadomo mu w sprawie, po czym pytania w tym przedmiocie mogą zadawać strony i uczestnicy postępowania odwoławczego. Pierwsza zadaje pytania ta strona lub ten uczestnik postępowania odwoławczego, który wnioskował o przeprowadzenie dowodu, a następnie pytania zadaje strona przeciwna i uczestnik, który do niej przystąpił. Niemi i głusi składają zeznania na piśmie lub przy pomocy biegłego. Do przesłuchania świadka niewładającego dostatecznie językiem polskim stosuje się art. 548 ustawy.

Przewodniczący składu orzekającego może uchylić pytanie, jeżeli uzna je za niewłaściwe lub zbyteczne, w tym gdy nie ma związku ze sprawą lub gdy nie dotyczy ustalenia faktów mających dla rozstrzygnięcia sprawy istotne znaczenie.

W przypadku sporządzania wyłącznie protokołu pisemnego, zeznanie świadka, po zapisaniu do protokołu, jest mu odczytywane i stosownie do okoliczności na podstawie jego uwag uzupełniane lub sprostowane.

Świadek składa zeznanie na piśmie, jeżeli skład orzekający tak postanowi. W takim przypadku świadek składa przyrzeczenie przez podpisanie tekstu przyrzeczenia. Świadek jest obowiązany złożyć tekst zeznania w terminie wyznaczonym przez skład orzekający. Przepis art. 508 ustawy stosuje się.

Przewodniczący składu orzekającego, sporządzając protokół, o którym mowa w art. 569 ustawy, czuwa nad prawidłowym zapisem dźwięku albo obrazu i dźwięku. W tym celu może on w szczególności zarządzić, aby osoba zwracająca się do składu orzekającego lub odpowiadająca na pytania znajdowała się w sali rozpraw we wskazanym miejscu.

W przypadku odroczenia rozprawy sporządzanie protokołu jest kontynuowane po wznowieniu odroczonej rozprawy. Przewodniczący składu orzekającego i protokolant podpisują się pod każdą częścią protokołu sporządzanego pisemnie, bezpośrednio po zakończeniu każdej z części odroczonej rozprawy.

Protokół sporządzany pisemnie ma formę wydruku komputerowego. W wyjątkowych przypadkach protokół można sporządzić pismem maszynowym lub odręcznie.

Przewodniczący składu orzekającego może zarządzić sporządzenie transkrypcji odpowiedniej części protokołu sporządzonego za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk.

Z rozprawy sporządza się rozliczenie kosztów postępowania odwoławczego.

Rozliczenie kosztów postępowania odwoławczego podpisują przewodniczący składu orzekającego i protokolant.

Po zamknięciu rozprawy lub zakończeniu posiedzenia skład orzekający wydaje orzeczenie.

Jeżeli rozpoznanie odwołania następuje w składzie trzyosobowym, Izba wydaje orzeczenie po niejawnej naradzie składu orzekającego. Naradą kieruje przewodniczący składu orzekającego.

Narada obejmuje dyskusję, głosowanie nad mającym zapaść orzeczeniem i zasadniczymi powodami rozstrzygnięcia. W głosowaniu uczestniczą wszyscy członkowie składu orzekającego, w kolejności ustalonej przez przewodniczącego, z tym że przewodniczący głosuje ostatni.

W sytuacji, o której mowa w ust. 2, orzeczenia zapadają większością głosów.

Członek składu orzekającego, który przy głosowaniu nie zgodził się z większością, może złożyć zdanie odrębne do wydanego orzeczenia, czyniąc o tym wzmiankę obok swojego podpisu pod rozstrzygnięciem. Przewodniczący składu orzekającego, ogłaszając orzeczenie, informuje o zgłoszeniu zdania odrębnego.

Członek składu orzekającego, który zgłosił zdanie odrębne, sporządza, na osobnej karcie, w terminie właściwym do sporządzenia uzasadnienia orzeczenia, uzasadnienie zdania odrębnego.

Zdanie odrębne dołącza się do akt sprawy odwoławczej.

W przypadku gdy zdanie odrębne zgłosił przewodniczący składu orzekającego, na jego wniosek, Prezes Izby wyznacza, według kolejności alfabetycznej, innego członka składu orzekającego do sporządzenia uzasadnienia tego orzeczenia w części, której to zdanie odrębne dotyczy.

Orzeczenie zawiera:

Orzeczenie oraz uzasadnienie podpisuje skład orzekający.

Podpisany oryginał orzeczenia wraz z uzasadnieniem opatruje się okrągłą pieczęcią z napisem „Krajowa Izba Odwoławcza”.

Odpisy wydanego orzeczenia wraz z uzasadnieniem, w zależności od jego nazwy, opatruje się pieczęcią: „Odpis wyroku” albo „Odpis postanowienia” oraz pieczęcią: „Na oryginale właściwe podpisy. Za zgodność”. Zgodność odpisu z oryginałem poświadcza Prezes Izby.

Orzeczenie i jego uzasadnienie sporządza przewodniczący składu orzekającego.

W razie gdy sporządzenie pisemnego uzasadnienia orzeczenia przez przewodniczącego składu orzekającego nie jest możliwe lub napotyka przeszkody, których czasu trwania nie można przewidzieć, na zarządzenie Prezesa Izby uzasadnienie sporządza inny członek składu orzekającego, który brał udział w wydaniu orzeczenia. Jeżeli sporządzenie pisemnego uzasadnienia jest niemożliwe, Prezes Izby czyni o tym wzmiankę w aktach sprawy.

Orzeczenie sporządza się w formie wydruku komputerowego. W razie braku takiej możliwości orzeczenie sporządza się pismem maszynowym albo odręcznie.

Pisemne uzasadnienie orzeczenia utrwala się w formie wydruku komputerowego bądź pismem maszynowym.

Wzmiankę o sprostowaniu orzeczenia podpisuje przewodniczący składu orzekającego.

W razie odmowy uwzględnienia wniosku o sprostowanie orzeczenia złożonego przez stronę lub uczestnika postępowania odwoławczego odpis postanowienia o odmowie sprostowania orzeczenia Prezes Izby doręcza wyłącznie wnioskodawcy.

Prezes Izby stwierdza na wniosek strony lub uczestnika postępowania odwoławczego prawomocność orzeczenia. Adnotację o prawomocności orzeczenia zamieszcza się na oryginale orzeczenia ze wskazaniem daty, od której orzeczenie jest prawomocne, oraz z podpisem osoby stwierdzającej prawomocność orzeczenia.

Na odpisie zamieszcza się adnotację o prawomocności orzeczenia z podaniem daty, od której orzeczenie jest prawomocne, oraz z podpisem osoby sporządzającej adnotację.