Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracjiz dnia 31 października 2019 r.w sprawie prowadzenia rejestru wykroczeń, przetwarzania w nim informacji oraz sposobów
i trybu udzielania informacji o osobach z tego rejestru 1)Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji kieruje działem administracji rządowej
- sprawy wewnętrzne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów
z dnia 14 sierpnia 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji (Dz. U. poz. 1540).
Spis treści
- Treść rozporządzenia
- Rozdział 1 - Przepisy ogólne
- Rozdział 2 - Sposoby przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w rejestrze wykroczeń oraz czynności będące podstawą ich wprowadzania do rejestru
- Rozdział 3 - Sposób i tryb prowadzenia rejestru wykroczeń
- Rozdział 4 - Rodzaje służb policyjnych uprawnionych do korzystania z rejestru wykroczeń oraz właściwość jednostek organizacyjnych do wprowadzania informacji, w tym danych osobowych, do rejestru wykroczeń
- Rozdział 5 - Zakres, cel i sposób kontroli dostępu do rejestru wykroczeń oraz nadzoru nad przetwarzaniem informacji, w tym danych osobowych
- Rozdział 6 - Sposób weryfikacji przydatności i niezbędności informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w rejestrze wykroczeń w zakresie realizacji zadań Policji, a także ich usuwania
- Rozdział 7 - Sposób i tryb udzielania informacji o osobach na podstawie informacji przetwarzanych w rejestrze wykroczeń
- Rozdział 8 - Przepis końcowy
- Załącznik nr 1 - Wzór protokołu usunięcia danych osobowych z rejestru wykroczeń
- Załącznik nr 2 - Wzór wniosku o udzielenie informacji przetwarzanych w rejestrze wykroczeń
- Załącznik nr 3 - Wzór informacji o osobie
Treść rozporządzenia
Na podstawie art. 20f ust. 19 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji zarządza się, co następuje:
Rozdział 1
Przepisy ogólne
§ 1.
Rozporządzenie określa:
1)
sposoby przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, o których mowa w art. 20f ust. 2 i 3 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji, które są gromadzone i przetwarzane w elektronicznym zbiorze danych dotyczącym sprawców
wykroczeń, zwanym dalej „rejestrem wykroczeń”;
2)
sposób i tryb prowadzenia rejestru wykroczeń;
3)
rodzaje służb policyjnych uprawnionych do korzystania z rejestru wykroczeń;
4)
właściwość jednostek organizacyjnych Policji do wprowadzania informacji do rejestru
wykroczeń;
5)
czynności będące podstawą wprowadzania informacji do rejestru wykroczeń;
6)
zakres, cel i sposób kontroli dostępu do rejestru wykroczeń oraz nadzoru nad przetwarzaniem
informacji;
7)
sposób weryfikacji przydatności i niezbędności informacji przetwarzanych w rejestrze
wykroczeń w zakresie realizacji zadań Policji;
8)
sposób i tryb udzielania informacji o osobach na podstawie informacji przetwarzanych
w rejestrze wykroczeń;
9)
wzór protokołu usunięcia danych osobowych z rejestru wykroczeń;
10)
wzór wniosku o udzielenie informacji przetwarzanych w rejestrze wykroczeń;
11)
wzór informacji o osobie.
§ 2.
Użyte w rozporządzeniu określenia i skróty oznaczają:
1)
k.p.o.w. - ustawę z dnia 24 sierpnia 2001 r. - Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia ;
2)
k.w. - ustawę z dnia 20 maja 1971 r. - Kodeks wykroczeń ;
3)
osoba upoważniona - policjanta lub pracownika Policji, który nie posiada bezpośredniego
dostępu do rejestru wykroczeń, oraz który posiada ważne upoważnienie do przetwarzania
informacji, w tym danych osobowych, w rejestrze wykroczeń nadane przez Komendanta
Głównego Policji lub przez policjanta lub pracownika Policji wykonującego w jego imieniu
zadania administratora w tym zakresie;
4)
osoba uprawniona - policjanta lub pracownika Policji, który posiada bezpośredni dostęp
do rejestru wykroczeń, oraz który posiada ważne uprawnienie do dostępu do rejestru
wykroczeń oraz do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w tym rejestrze
nadane przez Komendanta Głównego Policji lub przez policjanta lub pracownika Policji
wykonującego w jego imieniu zadania administratora w tym zakresie; osoba uprawniona
jest uprawniona do przetwarzania informacji w rejestrze wykroczeń również jako osoba
upoważniona, o której mowa w pkt 3, w przypadkach gdy nie jest możliwy lub jest utrudniony
bezpośredni dostęp do rejestru wykroczeń;
5)
środek oddziaływania wychowawczego - środek oddziaływania w postaci pouczenia, zwrócenia
uwagi lub ostrzeżenia albo inny środek, o którym mowa w art. 41 k.w.;
6)
ustawa o ochronie danych osobowych - ustawę z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku
z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości ;
7)
ustawa o Policji - ustawę z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji;
8)
wykroczenie - wykroczenie przeciwko mieniu, o którym mowa w art. 20f ust. 1 ustawy o Policji.
Rozdział 2
Sposoby przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w rejestrze wykroczeń oraz czynności będące podstawą ich wprowadzania do rejestru
§ 3.
1.
Stosuje się następujące sposoby przetwarzania informacji, w tym danych osobowych,
w rejestrze wykroczeń:
1)
rejestrowanie - polegające na wprowadzaniu informacji, w tym danych osobowych, po
raz pierwszy do rejestru wykroczeń;
2)
sprawdzanie - polegające na zapoznaniu się z informacjami, w tym danymi osobowymi,
znajdującymi się w rejestrze wykroczeń;
3)
klasyfikowanie - polegające na porządkowaniu zawartości rejestru wykroczeń według
określonych kryteriów;
4)
weryfikowanie - polegające na sprawdzaniu poprawności, kompletności i prawidłowości
zarejestrowanych informacji, w tym danych osobowych, lub na dokonywaniu oceny przydatności
lub niezbędności tych informacji do dalszego ich przetwarzania;
5)
modyfikowanie - polegające na zmianie zawartości informacji, w tym danych osobowych,
znajdujących się w rejestrze wykroczeń, w tym zmianie zarejestrowanych informacji
lub ich uzupełnieniu;
6)
typowanie - polegające na wyszukaniu i identyfikacji w rejestrze wykroczeń informacji,
w tym danych osobowych, o cechach odpowiadających określonym kryteriom selekcyjnym;
7)
analizowanie - polegające na poszukiwaniu związków zachodzących pomiędzy poszczególnymi
informacjami, w tym danymi osobowymi, znajdującymi się w rejestrze wykroczeń oraz
zbiorach danych prowadzonych w Policji;
8)
przekazywanie - polegające na udostępnieniu informacji, w tym danych osobowych, z
rejestru wykroczeń innemu uprawnionemu podmiotowi, bez względu na formę tej czynności;
9)
usuwanie - polegające na zniszczeniu lub deformacji informacji, w tym danych osobowych,
w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie;
10)
wykorzystywanie - polegające na użyciu informacji, w tym danych osobowych, uzyskanych
w wyniku sprawdzenia.
2.
Czynności, o których mowa w ust. 1, wykonuje się również z wykorzystaniem formularzy
rejestracyjnych lub innych środków technicznych i organizacyjnych wprowadzonych do
stosowania przez Komendanta Głównego Policji do przetwarzania informacji w rejestrze
wykroczeń przez osoby upoważnione.
§ 4.
Informacje, w tym dane osobowe, wprowadza się do rejestru wykroczeń, jeżeli w toku
wykonywania czynności służbowych, zaistniały okoliczności uzasadniające pobranie,
uzyskanie lub zgromadzenie tych informacji.
§ 5.
1.
Czynnością będącą podstawą wprowadzania informacji, w tym danych osobowych, dotyczących
sprawy o wykroczenie, osób i podmiotów pokrzywdzonych, sprawców wykroczeń, osób podejrzanych
o popełnienie wykroczenia, obwinionych i ukaranych za te wykroczenia do rejestru wykroczeń
jest:
1)
sporządzenie notatki urzędowej przez policjanta, który ujawnił wykroczenie albo uzyskanie
informacji, w tym w postaci obrazu lub dźwięku, pozwalającej na stwierdzenie popełnienia
wykroczenia, utrwalonej za pomocą dostępnych środków lub urządzeń technicznych, w
tym rejestrujących obraz lub dźwięk, w szczególności obrazu lub zdjęcia z monitoringu;
2)
przyjęcie pisemnego zawiadomienia pochodzącego od instytucji, pokrzywdzonego lub innej
osoby, zawierającego informację o popełnieniu wykroczenia;
3)
sporządzenie przez policjanta protokołu ustnego przyjęcia zawiadomienia o popełnieniu
wykroczenia albo notatki urzędowej w przypadku przyjęcia ustnego zawiadomienia o popełnieniu
wykroczenia;
4)
wydanie postanowienia o wyłączeniu materiałów do odrębnego postępowania, w sprawie
o wykroczenie, wraz z otrzymaniem materiałów dotyczących tego wykroczenia, wyłączonych
z prowadzonego postępowania karnego, bądź innego postępowania przewidzianego przez
ustawę;
5)
nałożenie grzywny w drodze mandatu karnego na podstawie art. 97 k.p.o.w.;
6)
zastosowanie środków oddziaływania wychowawczego.
2.
Do rejestru wykroczeń wprowadza się informacje o wykroczeniach, osobach i podmiotach
pokrzywdzonych, osobach podejrzanych o ich popełnienie i ich sprawcach ujawnionych
przez:
1)
stwierdzenie popełnienia wykroczenia przez policjanta, w szczególności za pomocą przyrządu
kontrolno-pomiarowego lub urządzenia rejestrującego;
2)
schwytanie sprawcy wykroczenia na gorącym uczynku jego popełnienia lub bezpośrednio
po jego popełnieniu;
3)
otrzymanie informacji o popełnionym wykroczeniu od organu uprawnionego do prowadzenia
postępowania wyjaśniającego w sprawach o wykroczenia, postępowania w sprawach nieletnich
lub postępowania karnego albo od osoby lub instytucji pokrzywdzonej wykroczeniem.
3.
Czynnością będącą podstawą do wprowadzania do rejestru wykroczeń informacji, w tym
danych osobowych, dotyczących:
1)
zakończenia czynności wyjaśniających w sprawie o wykroczenie stanowi:
a)
skierowanie wniosku o ukaranie do sądu,
b)
odstąpienie od skierowania wniosku o ukaranie do sądu,
c)
nałożenie grzywny w drodze mandatu karnego,
d)
przekazanie materiałów czynności innemu organowi albo komórce uprawnionej do prowadzenia
czynności wyjaśniających zgodnie z właściwością rzeczową i miejscową,
e)
przekazanie przez właściwy sąd informacji o prawomocnym postanowieniu o odmowie wszczęcia
lub umorzeniu postępowania z przyczyn określonych w art. 61 k.p.o.w.,
f)
zastosowanie środków oddziaływania wychowawczego;
2)
obwinionego o popełnienie wykroczenia stanowi wniesienie do sądu wniosku o ukaranie;
3)
ukaranego za popełnienie wykroczenia stanowi:
a)
przekazanie przez właściwy sąd informacji o prawomocnym wyroku uznającym obwinionego
za winnego popełnienia wykroczenia,
b)
nałożenie mandatu karnego.
4.
Czynnością będącą podstawą do wprowadzania do rejestru wykroczeń pozostałych informacji,
w tym danych osobowych, stanowi uzyskanie lub zgromadzenie przez Policję informacji
podczas oraz w wyniku wykonywania czynności określonych w art. 14 ust. 1 pkt 1 ustawy o Policji lub czynności określonych w k.p.o.w., a także otrzymanie informacji od organów lub
od sądu na podstawie art. 20f ust. 5 i 6 ustawy o Policji.
5.
W przypadku gdy osoba podejrzana o popełnienie wykroczenia nie jest znana albo nie
można ustalić jej tożsamości do rejestru wykroczeń wprowadza się uzyskane oraz posiadane
informacje o stwierdzonym wykroczeniu i jego sprawcy dokonując uzupełnienia przetwarzanych
informacji po ustaleniu tożsamości sprawcy.
6.
Sporządzenie notatki urzędowej stanowi czynność będącą podstawą do wprowadzania informacji,
w tym danych osobowych, do rejestru wykroczeń w przypadku, gdy:
1)
zgłoszenie popełnienia wykroczenia zostało złożone przez osobę, która nie ma pełnego
rozeznania co do podejmowanych czynności oraz nie ma możliwości przesłuchania osoby
i protokolarnego przyjęcia zawiadomienia, w takim przypadku należy wykonać czynności
niecierpiące zwłoki, a w szczególności ustalić tożsamość sprawcy wykroczenia i świadków
zdarzenia oraz zabezpieczyć ślady i dowody przed ich utratą;
2)
przyjęte zawiadomienie zostało złożone na piśmie i wyczerpująco przedstawia okoliczności
zdarzenia albo gdy policjant samodzielnie ujawnił wykroczenie i okoliczności zdarzenia
nie budzą wątpliwości, jednakże, jeżeli uznaje się to za niezbędne ze względów dowodowych
osobę, która złożyła zawiadomienie, można w takich przypadkach przesłuchać w charakterze
świadka.
Rozdział 3
Sposób i tryb prowadzenia rejestru wykroczeń
§ 6.
Rejestr wykroczeń jest prowadzony jako zbiór danych wchodzący w skład Krajowego Systemu
Informacyjnego Policji (KSIP), o którym mowa w art. 21nb ust. 1 ustawy o Policji, w sposób, który zapewnia rejestrację każdej operacji, w zakresie:
1)
czasu (daty, godziny i minuty) dokonania operacji przetwarzania informacji, w tym
danych osobowych, w systemie teleinformatycznym;
2)
niezbędnych danych identyfikacyjnych:
a)
osoby uprawnionej w zakresie następujących danych: imienia, nazwiska, identyfikatora
kadrowego, nazwy jednostki i komórki organizacyjnej Policji, w której pełni służbę
lub jest zatrudniona oraz w zakresie informacji o nadanym uprawnieniu do dostępu do
rejestru wykroczeń oraz do przetwarzania informacji w tym rejestrze,
b)
osoby, o której mowa w § 7 ust. 1 pkt 2, w zakresie następujących danych: imienia,
nazwiska, numeru identyfikacyjnego nadanego przez system przy nadaniu uprawnienia,
o którym mowa w § 7 ust. 1, nazwy organu lub podmiotu oraz nazwy jednostki organizacyjnej,
w którym pełni służbę lub jest zatrudniona,
c)
osoby upoważnionej, w przypadku wykonanych przez osobę uprawnioną w imieniu tej osoby
upoważnionej i na jej zlecenie operacji przetwarzania w rejestrze wykroczeń, w zakresie
następujących danych: imienia, nazwiska, identyfikatora kadrowego, nazwy jednostki
i komórki organizacyjnej Policji, w której pełni służbę lub jest zatrudniona;
3)
zakresu informacji, w tym danych osobowych, do których osoby, o których mowa w pkt
2, miały dostęp w związku z wykonywaną operacją przetwarzania;
4)
daty pierwszej rejestracji informacji, w tym danych osobowych, do rejestru wykroczeń;
5)
źródła informacji, w przypadku uzyskania danych osobowych od innej osoby niż ta, której
dane dotyczą;
6)
zakresu modyfikacji informacji, w tym danych osobowych, która nastąpiła w wyniku wykonanej
operacji ich przetwarzania;
7)
wskazania celu lub powodu wykonania operacji przetwarzania informacji, w tym danych
osobowych;
8)
wniosków składanych w związku z realizacją praw określonych w art. 20f ust. 9 ustawy o Policji oraz w art. 22 ust. 4 i art. 24 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych.
§ 7.
1.
Komendant Główny Policji lub upoważniony przez niego do wykonywania zadań administratora
w tym zakresie policjant lub pracownik Policji nadaje uprawnienia do dostępu do rejestru
wykroczeń oraz do przetwarzania informacji w tym rejestrze w sposób, o którym mowa
w art. 20f ust. 8 pkt 2 ustawy o Policji, indywidualnie:
1)
policjantom i pracownikom Policji na wniosek bezpośredniego przełożonego policjanta
lub pracownika Policji, któremu ma zostać nadane uprawnienie;
2)
funkcjonariuszom lub pracownikom organów lub podmiotów, o których mowa w art. 20f ust. 7 ustawy o Policji, na wniosek kierownika jednostki organizacyjnej, w której pełni służbę funkcjonariusz
lub jest zatrudniony pracownik organu lub podmiotu, któremu ma być nadane uprawnienie.
2.
Wniosek w przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, zawiera:
1)
imię lub imiona i nazwisko policjanta lub pracownika Policji, identyfikator kadrowy
oraz numer PESEL;
2)
określenie indywidualnego zakresu nadawanych, modyfikowanych lub cofanych uprawnień,
w tym wskazanie rodzajów operacji przetwarzania obejmowanych uprawnieniami;
3)
nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej Policji, której dotyczy uprawnienie do
dostępu lub przetwarzania informacji w rejestrze wykroczeń;
4)
nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej Policji, w której pełni służbę policjant
lub jest zatrudniony pracownik Policji objęty wnioskiem;
5)
pieczęć i podpis bezpośredniego przełożonego policjanta lub pracownika Policji objętego
wnioskiem.
3.
Wniosek w przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, zawiera:
1)
imię lub imiona i nazwisko funkcjonariusza lub pracownika organu lub podmiotu, jego
identyfikator kadrowy oraz numer PESEL;
2)
nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej, w której pełni służbę funkcjonariusz lub
jest zatrudniony pracownik organu lub podmiotu objętego wnioskiem;
3)
pieczęć i podpis kierownika jednostki lub komórki organizacyjnej, w której pełni służbę
lub jest zatrudniony pracownik organu lub podmiotu objętego wnioskiem.
4.
Do modyfikacji i cofania uprawnień dostępu do rejestru wykroczeń oraz przetwarzania
informacji w tym rejestrze w sposób, o którym mowa w art. 20f ust. 8 pkt 2 ustawy o Policji, stosuje się odpowiednio przepisy ust. 1 i 2.
§ 8.
1.
Informacjom, w tym danym osobowym, rejestrowanym po raz pierwszy w systemie teleinformatycznym,
w którym jest prowadzony rejestr wykroczeń, nadaje się indywidualny identyfikator
tego rejestru.
2.
W przypadku gdy informacja, w tym dane osobowe, podlega rejestracji w rejestrze wykroczeń
w kilku odrębnych kategoriach informacji lub rejestracji osoby, przy każdej rejestracji
tej informacji nadaje się odrębny identyfikator rejestracji lub kategorii oraz wskazuje
się jej powiązanie z pozostałymi rejestracjami lub kategoriami informacji.
3.
W przypadku gdy w jednej sprawie o wykroczenie ujawniono kilku sprawców, informacje
o każdym z nich rejestruje się w rejestrze wykroczeń z tym samym numerem sprawy o
wykroczenie oraz odrębnym identyfikatorem rejestracji informacji o osobie.
§ 9.
1.
Wniosek, o którym mowa w art. 20f ust. 18 ustawy o Policji, zawiera:
1)
oznaczenie sprawy;
2)
określenie zbioru danych, z którego informacje mają zostać przekazane lub udostępnione,
o ile informacje podlegające przekazaniu lub udostępnieniu są przetwarzane w zbiorze
danych;
3)
wskazanie informacji, których wniosek dotyczy;
4)
wskazanie wnioskodawcy;
5)
wskazanie podstawy prawnej przekazania lub udostępnienia informacji;
6)
oznaczenie formy przekazania lub udostępnienia informacji;
7)
imię, nazwisko, stopień służbowy lub zajmowane stanowisko osoby uprawnionej.
2.
W przypadkach niecierpiących zwłoki, a w szczególności w trakcie pościgu za osobą
podejrzaną o popełnienie wykroczenia albo podczas wykonywania czynności mających na
celu ratowanie życia i zdrowia ludzkiego lub mienia, policjant, o ile przepisy odrębne
nie wykluczają takiej możliwości, może uzyskiwać informacje, w tym dane osobowe, od
organów lub podmiotów, o których mowa w art. 20f ust. 18 ustawy o Policji, na podstawie ustnego wniosku, podając informacje, o których mowa w ust. 1.
3.
Uzyskanie informacji, w tym danych osobowych, w formie ustnej potwierdza się po ustaniu
okoliczności, o których mowa w ust. 2, w pisemnym wniosku zawierającym informacje,
o których mowa w ust. 1, skierowanym do organu władzy publicznej lub podmiotu, od
którego uzyskano informacje.
4.
Przepisów ust. 1-3 nie stosuje się do informacji, w tym danych osobowych, zawartych
w zbiorach danych udostępnionych Policji w drodze teletransmisji danych zgodnie z
art. 20 ust. 1e ustawy o Policji.
5.
W przypadku gdy osoba uprawniona lub osoba upoważniona pobrała dokumenty zawierające
informacje, w tym dane osobowe, albo uzyskała wgląd w ich treść, na podstawie wniosku,
o którym mowa w ust. 1, potwierdza na piśmie pobranie tych dokumentów albo uzyskanie
wglądu w ich treść.
6.
Osoba uprawniona lub osoba upoważniona zwraca dokumenty zawierające informacje, w
tym dane osobowe, za pokwitowaniem organowi lub podmiotowi, który je udostępnił, chyba
że na podstawie odrębnych przepisów podlegają one włączeniu do akt prowadzonego postępowania.
Rozdział 4
Rodzaje służb policyjnych uprawnionych do korzystania z rejestru wykroczeń oraz właściwość jednostek organizacyjnych do wprowadzania informacji, w tym danych osobowych, do rejestru wykroczeń
§ 10.
Do korzystania z informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w rejestrze wykroczeń
są uprawnione, w zakresie niezbędnym do wykonywania zadań służbowych, następujące
służby policyjne:
1)
kryminalna;
2)
prewencyjna;
3)
śledcza;
4)
spraw wewnętrznych;
5)
kontrterrorystyczna;
6)
Lotnictwa Policji;
7)
wspomagająca działalność Policji w zakresie organizacyjnym, logistycznym i technicznym.
§ 11.
1.
Właściwa do wprowadzania informacji, w tym danych osobowych, do rejestru wykroczeń
jest każda jednostka organizacyjna Policji, która została zawiadomiona o popełnieniu
tego wykroczenia. Podstawą wprowadzania informacji, w tym danych osobowych, do rejestru
wykroczeń jest protokół przyjęcia zawiadomienia o popełnieniu wykroczenia albo notatka
urzędowa.
2.
W przypadku uzyskania informacji o popełnieniu wykroczenia w inny sposób, aniżeli
określony w ust. 1, właściwa do wprowadzania informacji, w tym danych osobowych, do
rejestru wykroczeń jest jednostka organizacyjna Policji właściwa według miejsca popełnienia
wykroczenia, o którym mowa w art. 4 § 2 k.w., do prowadzenia czynności wyjaśniających
w sprawie o wykroczenie, a gdy nie można ustalić miejsca popełnienia wykroczenia -
jednostka organizacyjna Policji, w zasięgu terytorialnym działania której ujawniono
wykroczenie.
3.
W przypadku nałożenia grzywny w drodze mandatu karnego lub zastosowania środka oddziaływania
wychowawczego właściwa do wprowadzania informacji, w tym danych osobowych, do rejestru
wykroczeń jest jednostka organizacyjna Policji, której funkcjonariusze nałożyli grzywnę
w drodze mandatu karnego w danej sprawie lub zastosowali środek oddziaływania wychowawczego.
4.
Informacje, w tym dane osobowe, o których mowa w art. 20f ust. 2 i 3 ustawy o Policji inne niż wprowadzone do rejestru wykroczeń, w przypadkach o których mowa w ust. 1-3,
wprowadza do tego rejestru jednostka organizacyjna Policji, która:
1)
jest właściwa do prowadzenia czynności wyjaśniających w sprawie o wykroczenie - w
przypadku informacji, w tym danych osobowych, wprowadzonych do rejestru wykroczeń,
zgodnie z ust. 1 i 2;
2)
jest właściwa do wniesienia wniosku o ukaranie - w przypadku informacji, w tym danych
osobowych, wprowadzonych do rejestru wykroczeń, zgodnie z ust. 3;
3)
dalej prowadzi czynności w sprawie o wykroczenie lub która przekazała sprawę innemu
organowi, jeśli sprawę przekazano do prowadzenia innej jednostce organizacyjnej Policji
lub innemu organowi.
5.
W przypadku likwidacji, zniesienia, przekształcenia lub reorganizacji jednostki lub
komórki organizacyjnej Policji, która wprowadzała informacje, w tym dane osobowe,
do rejestru wykroczeń, właściwa do wprowadzania informacji, w tym danych osobowych,
do rejestru wykroczeń w zakresie określonym w art. 20f ust. 2 i 3 ustawy o Policji jest jednostka lub komórka organizacyjna Policji, która przejęła zadania zlikwidowanej,
zniesionej, przekształconej lub zreorganizowanej jednostki lub komórki organizacyjnej
Policji.
Rozdział 5
Zakres, cel i sposób kontroli dostępu do rejestru wykroczeń oraz nadzoru nad przetwarzaniem informacji, w tym danych osobowych
§ 12.
1.
W odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w rejestrze wykroczeń,
w celu zabezpieczenia informacji przed nieuprawnionym dostępem oraz zapewnienia zgodności
trybu gromadzenia informacji z celem ich przetwarzania, Komendant Główny Policji lub
upoważniony przez niego do wykonywania w jego imieniu zadań administratora w tym zakresie
policjant lub pracownik Policji, kontroluje dostęp do rejestru wykroczeń oraz nadzoruje:
1)
przetwarzanie informacji, w tym danych osobowych, w rejestrze wykroczeń;
2)
uprawnienia do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w rejestrze wykroczeń;
3)
osoby uprawnione, osoby upoważnione oraz osoby, o których mowa w § 7 ust. 1 pkt 2,
którym nadane zostały uprawnienia, o których mowa w § 7 ust. 1, w zakresie przetwarzania
informacji, w tym danych osobowych, o których mowa w art. 20f ust. 2 i 3 ustawy o Policji, w rejestrze wykroczeń.
2.
Czynności, o których mowa w ust. 1, realizuje się w szczególności przez:
1)
weryfikację, typowanie i analizę informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych
w rejestrze wykroczeń;
2)
sprawdzanie zakresu dostępu do rejestru wykroczeń, zakresu i rodzaju operacji przetwarzania
wykonanych na informacjach, w tym danych osobowych, oraz ocenę, analizę lub weryfikację
wyników tego sprawdzenia;
3)
kontrolę rejestrów czynności (logowań) odnotowywanych w systemie teleinformatycznym;
4)
kontrolę i ocenę legalności, poprawności, kompletności i celowości przetwarzania informacji,
w tym danych osobowych, a także przeprowadzenie analizy w tym zakresie;
5)
sprawdzanie dokumentacji stanowiącej podstawę do wprowadzenia informacji, w tym danych
osobowych, do rejestru wykroczeń, a także stanowiącej podstawę ich sprawdzenia, wykorzystania,
modyfikacji lub usunięcia;
6)
usuwanie informacji, w tym danych osobowych, wobec których stwierdzono brak przesłanek
do ich przetwarzania przez Policję.
3.
Komendant Główny Policji lub upoważniony przez niego do wykonywania w jego imieniu
zadań administratora w tym zakresie policjant lub pracownik Policji może wydawać polecenia,
zalecenia lub wytyczne w celu usunięcia stwierdzonych uchybień w przetwarzaniu informacji,
w tym danych osobowych, a w przypadku naruszenia przepisów prawa - skierować sprawę
do właściwego przełożonego dyscyplinarnego.
Rozdział 6
Sposób weryfikacji przydatności i niezbędności informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w rejestrze wykroczeń w zakresie realizacji zadań Policji, a także ich usuwania
§ 13.
Organy Policji lub upoważnieni przez nie policjanci lub pracownicy Policji dokonują
weryfikacji przydatności i niezbędności informacji przetwarzanych w rejestrze wykroczeń
w sposób zapewniający dokonanie oceny, czy informacje te służą realizacji ustawowych
zadań Policji. Podczas weryfikacji bierze się pod uwagę w szczególności:
1)
rodzaj i charakter popełnionego czynu wyczerpującego znamiona wykroczenia;
2)
rodzaj i charakter dobra chronionego prawem naruszonego popełnionym wykroczeniem;
3)
formy sprawstwa i umyślności popełnienia wykroczenia;
4)
postaci zamiaru i skutki czynu, w tym rodzaj i rozmiar wyrządzonej lub grożącej szkody;
5)
zagrożenie sankcją karną za popełnione wykroczenie;
6)
liczbę popełnionych wykroczeń;
7)
czas, który upłynął od momentu wprowadzenia danych do rejestru wykroczeń do momentu
dokonywania oceny;
8)
inne zgromadzone informacje o osobie;
9)
podstawy uzyskania, pobrania lub zgromadzenia danych, oraz ich prawdziwość;
10)
aktualność przesłanek legalności oraz niezbędności dalszego przetwarzania danych do
wykonania zadań ustawowych Policji;
11)
wystąpienie okoliczności określonych w art. 20f ust. 14 i 15 ustawy o Policji;
12)
wynik i sposób zakończenia czynności wyjaśniających oraz prowadzonego postępowania
w sprawach o wykroczenia;
13)
przedawnienie karalności czynu oraz zatarcie ukarania.
§ 14.
Weryfikacji, o której mowa w § 13, organy Policji lub upoważnieni w tym zakresie policjanci
i pracownicy Policji dokonują z wykorzystaniem informacji, w tym danych osobowych:
1)
zgromadzonych w rejestrze wykroczeń oraz zbiorach danych prowadzonych w Policji, powiązanych
z danymi wytypowanymi do oceny;
2)
zawartych we wnioskach osób, których dane dotyczą, złożonych na podstawie art. 20f ust. 9 ustawy o Policji lub w trybie przepisów rozdziału 4 ustawy o ochronie danych osobowych;
3)
uzyskanych od innych organów, służb lub instytucji państwowych.
§ 15.
1.
Dane osobowe znajdujące się w systemach teleinformatycznych lub na informatycznych
nośnikach danych usuwa się w sposób uniemożliwiający odtworzenie usuniętych danych:
1)
przy użyciu technik programowych;
2)
przez zniszczenie nośników zawierających dane osobowe przeznaczone do usunięcia, jeżeli
ich usunięcie w sposób określony w pkt 1 nie jest możliwe.
2.
Wzór protokołu, o którym mowa w art. 20f ust. 17 ustawy o Policji, dokumentującego usunięcie danych osobowych z rejestru wykroczeń, określa załącznik
nr 1 do rozporządzenia.
Rozdział 7
Sposób i tryb udzielania informacji o osobach na podstawie informacji przetwarzanych w rejestrze wykroczeń
§ 16.
1.
Pisemny wniosek, o którym mowa w art. 20f ust. 8 pkt 1 ustawy o Policji, przekazuje
się w postaci papierowej za pośrednictwem poczty wewnętrznej Policji lub organów uprawnionych
posiadających taką pocztę albo za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu
ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe , lub w postaci elektronicznej za pomocą urządzeń lub systemów teleinformatycznych,
lub z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.
2.
Wniosek zawiera:
1)
dane umożliwiające wyszukanie informacji w rejestrze wykroczeń, w szczególności imię
i nazwisko osoby, której udostępnione informacje mają dotyczyć, jej numer PESEL lub
datę urodzenia;
2)
określenie, w tym numer sprawy, czynności lub postępowania, w ramach którego informacje
mają być udostępnione lub wskazanie innej podstawy prawnej udostępnienia informacji;
3)
określenie zakresu potrzebnych informacji;
4)
oznaczenie wnioskodawcy;
5)
oznaczenie formy udostępnienia informacji.
3.
Wzór wniosku o udzielenie informacji o osobie, przetwarzanych w rejestrze wykroczeń,
określa załącznik nr 2 do rozporządzenia.
§ 17.
1.
Komendant Główny Policji, uprawniony do tego organ Policji lub upoważniony przez Komendanta
Głównego Policji lub uprawniony organ Policji policjant lub pracownik Policji, po
otrzymaniu wniosku, o którym mowa w art. 20f ust. 8 pkt 1 ustawy o Policji, udziela informacji o osobie przez przekazanie wskazanych w tym wniosku informacji,
w tym danych osobowych, zgromadzonych w rejestrze wykroczeń.
2.
Informacje, o których mowa w ust. 1, przekazuje się pisemnie. Odpowiedź przesyła się
w postaci papierowej za pośrednictwem poczty wewnętrznej Policji lub organów uprawnionych
posiadających taką pocztę albo za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu
ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe lub w postaci elektronicznej za pomocą urządzeń lub systemów teleinformatycznych,
lub z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.
3.
Odpowiedzi na wnioski, o których mowa w art. 20f ust. 8 pkt 1 ustawy o Policji, w zakresie wszystkich informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w rejestrze
wykroczeń udziela Komendant Główny Policji lub osoba przez niego upoważniona.
4.
Odpowiedzi na wnioski, o których mowa w art. 20f ust. 8 pkt 1 ustawy o Policji, udziela również organ Policji lub osoba przez ten organ upoważniona zgodnie z właściwością
miejscową dokonanych rejestracji w rejestrze wykroczeń, w przypadku gdy wniosek dotyczy
zakresu informacji, w tym danych osobowych, zgromadzonych w rejestrze wykroczeń w
związku ze sprawami o wykroczenia, czynnościami wyjaśniającymi lub postępowaniami
mandatowymi prowadzonymi w podległych temu organowi jednostkach organizacyjnych Policji.
5.
Odpowiedź udzielana w postaci papierowej zawierająca informacje udostępniane z rejestru
wykroczeń może stanowić wydruk z systemu teleinformatycznego obsługującego rejestr
wykroczeń, jeżeli zakres informacji zawartych w odpowiedzi na wydruku odpowiada zakresowi
informacji zawartemu w określonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia wzorowi informacji
o osobie oraz jeżeli wydruk nie zawiera innych informacji, w tym danych osobowych,
niż podlegające udostępnieniu.
§ 18.
1.
Odpowiedzi na wnioski osób, o których mowa w art. 20f ust. 9 ustawy o Policji, o udostępnienie informacji z rejestru wykroczeń oraz wnioski złożone w trybie przepisów
rozdziału 4 ustawy o ochronie danych osobowych dotyczące danych osobowych przetwarzanych w rejestrze wykroczeń udziela Komendant
Główny Policji lub upoważniony przez niego do wykonywania zadań administratora w tym
zakresie policjant lub pracownik Policji.
2.
Odpowiedzi na wnioski, o których mowa w ust. 1, udziela się pisemnie oraz przesyła
w postaci papierowej za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe lub elektronicznej za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo w postaci elektronicznej
opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem
zaufanym ePUAP, określonym w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących
zadania publiczne .
3.
Informacji o osobie, w przypadkach określonych w art. 20f ust. 9 ustawy o Policji, udziela się zgodnie ze wzorem informacji o osobie, który określa załącznik nr 3
do rozporządzenia.
Rozdział 8
Przepis końcowy
§ 19.
Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 listopada 2019 r.
1)
Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji kieruje działem administracji rządowej
- sprawy wewnętrzne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów
z dnia 14 sierpnia 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji (Dz. U. poz. 1540).
2)
Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2019 r.
poz. 125, 1091, 1556, 1608, 1635, 1726 i 2020.