Obwieszczenie Ministra Obrony Narodowejz dnia 16 kwietnia 2018 r.w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej w
sprawie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych
Spis treści
- Treść obwieszczenia
- Załącznik - Rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 31 października 2014 r. w sprawie
ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych
- Rozdział 1 - przepisy ogólne
- Rozdział 2 - Sposób prowadzenia teczek akt personalnych
- Rozdział 3 - Sposób prowadzenia kart ewidencyjnych
- Rozdział 4 - Sposób prowadzenia ewidencji elektronicznej
- Rozdział 5 - dokumenty aktualizujące
- Rozdział 6 - Obieg informacji aktualizujących ewidencję wojskową
- Rozdział 7 - Udostępnianie ewidencji wojskowej
- Rozdział 8 - Sposób odtwarzania ewidencji wojskowej w przypadku jej zniszczenia lub zaginięcia
- Rozdział 9 - Wojenny system prowadzenia ewidencji wojskowej
- Rozdział 10 - przepisy przejściowe i końcowe
- Załącznik nr 1 - Teczka akt personalnych żołnierza zawodowego (wzór)
- Załącznik nr 2 - Karta ewidencyjna żołnierza zawodowego (wzór)
- Załącznik nr 3 - Karta wypożyczeń teczki akt personalnych (wzór)
- Załącznik nr 4 - Zeszyt ewidencyjny żołnierza zawodowego (wzór)
- Załącznik nr 5 - Spis dokumentów (wzór)
- Załącznik nr 6 - Rejestr alfabetyczny teczek akt personalnych i kart ewidencyjnych (wzór)
- Załącznik nr 7 - Księga etatowa jednostki wojskowej (wzór)
- Załącznik nr 8 - Meldunek o zmianie miejsca zamieszkania i zameldowania oraz danych kontaktowych żołnierza (wzór)
- Załącznik nr 9 - Meldunek o zwolnieniu z zawodowej służby wojskowej (wzór)
Treść obwieszczenia
1.
Na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych
innych aktów prawnych ogłasza się w załączniku do niniejszego obwieszczenia jednolity tekst rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej z dnia 31 października 2014 r. w sprawie
ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych , z uwzględnieniem zmian wprowadzonych:
1)
rozporządzeniem Ministra Obrony Narodowej z dnia 27 stycznia 2017 r. zmieniającym
rozporządzenie w sprawie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych ;
2)
rozporządzeniem Ministra Obrony Narodowej z dnia 24 marca 2017 r. zmieniającym rozporządzenie
w sprawie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych .
2.
Podany w załączniku do niniejszego obwieszczenia tekst jednolity rozporządzenia nie
obejmuje:
1)
§ 2 rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej z dnia 27 stycznia 2017 r. zmieniającego
rozporządzenie w sprawie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych , który stanowi:
„
§ 2.
Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.
”
;
2)
§ 2 i § 3 rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej z dnia 24 marca 2017 r. zmieniającego
rozporządzenie w sprawie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych , które stanowią:
„
§ 2.
Wojskowi komendanci uzupełnień w terminie 3 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszego
rozporządzenia przekażą teczki akt personalnych żołnierzy zwolnionych z zawodowej
służby wojskowej do właściwych archiwów wojskowych.
§ 3.
Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.
”
.
Załącznik - Rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 31 października 2014 r. w sprawie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych
Na podstawie art. 48 ust. 8 pkt 2 ustawy z dnia 11 września 2003 r. o służbie wojskowej żołnierzy
zawodowych zarządza się, co następuje:
Rozdział 1
przepisy ogólne
§ 1.
Rozporządzenie określa:
1)
zakres i sposób prowadzenia ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych;
2)
sposób odtwarzania ewidencji w przypadku jej zniszczenia lub zaginięcia;
3)
wzory dokumentów ewidencyjnych.
§ 2.
Użyte w rozporządzeniu określenia oznaczają:
1)
archiwum wojskowe - archiwum zorganizowane przez Ministra Obrony Narodowej na podstawie
przepisów o archiwizacji;
2)
dokument - informację utrwaloną w formie pisemnej, graficznej, elektronicznej lub
innej;
3)
dokument ewidencyjny - teczkę akt personalnych lub kartę ewidencyjną;
4)
ewidencja elektroniczna - system informatyczny, właściwy w zakresie działalności kadrowej,
pozwalający na przetwarzanie niejawnego zbioru danych żołnierzy zawodowych, o których
mowa w art. 48 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 11 września 2003 r. o służbie wojskowej żołnierzy
zawodowych;
5)
ewidencja wojskowa - zbiór dokumentów ewidencyjnych i ewidencji elektronicznej;
6)
ustawa - ustawę z dnia 11 września 2003 r. o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych;
7)
wojskowa placówka edukacyjna - uczelnię wojskową, szkołę utworzoną na podstawie art.
128 ustawy, kształcącą kandydatów na podoficerów zawodowych, ośrodek szkolenia lub
inną jednostkę wojskową w kraju, prowadzącą działalność edukacyjną dla żołnierzy zawodowych
i kandydatów na żołnierzy zawodowych.
§ 3.
W czasie pokoju prowadzi się następujące dokumenty ewidencyjne:
1)
teczkę akt personalnych żołnierza zawodowego, której wzór określa załącznik nr 1 do
rozporządzenia;
2)
kartę ewidencyjną żołnierza zawodowego, której wzór określa załącznik nr 2 do rozporządzenia.
§ 4.
1.
Wpisów w dokumentach ewidencyjnych dokonuje się pismem maszynowym lub ręcznym, piórem
lub długopisem, w kolorze niebieskim lub czarnym. Wpisów dokonuje się pismem starannym
i czytelnym.
2.
Podczas dokonywania wpisów w dokumentach ewidencyjnych nie stosuje się skrótów nazwisk,
imion, nazw miejscowości, stanowisk służbowych, komórek organizacyjnych.
3.
Skreśleń i poprawek dokonuje się piórem lub długopisem w kolorze czerwonym, przez
przekreślenie poziomą linią poprzedniego tekstu. Skreślenia i poprawki opisuje się,
zamieszczając uwagę o przyczynie zmiany, oraz potwierdza się czytelnym podpisem osoby
dokonującej zmian, pieczęcią urzędową i datą dokonania zmiany.
§ 5.
W ramach prowadzenia ewidencji wojskowej, o której mowa w art. 48 ust. 2 ustawy, dyrektor
departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr:
1)
sprawuje nadzór nad aktualnością ewidencji wojskowej w jednostkach wojskowych;
2)
prowadzi ewidencję elektroniczną na szczeblu centralnym i określa szczegółowy zakres
przetwarzanych w niej informacji;
3)
udziela informacji z ewidencji wojskowej uprawnionym podmiotom;
4)
umożliwia dostęp do ewidencji wojskowej, jeżeli zakres udostępnianych danych wykracza
poza podległość organizacyjną jednostki wojskowej wnioskodawcy.
Rozdział 2
Sposób prowadzenia teczek akt personalnych
§ 6.
1.
Teczkę akt personalnych żołnierza zawodowego zakłada się dla:
1)
żołnierza powołanego do zawodowej służby wojskowej po ukończeniu służby kandydackiej
- w wojskowej placówce edukacyjnej, nie później niż 14 dni po ukończeniu studiów lub
nauki, w szczególności przenosząc dokumenty zgromadzone w teczce akt personalnych
kandydata na żołnierza zawodowego;
2)
żołnierza rezerwy lub osoby, o której mowa w art. 17a ustawy - w jednostce wojskowej,
nie później niż 14 dni po objęciu stanowiska służbowego, na podstawie dokumentów w
szczególności przesłanych przez właściwego wojskowego komendanta uzupełnień.
2.
W przypadku żołnierza rezerwy, który wcześniej pełnił zawodową służbę wojskową, po
powołaniu do zawodowej służby wojskowej prowadzi się dotychczasową teczkę akt personalnych.
3.
Razem z teczką akt personalnych zakłada się kartę wypożyczeń, której wzór określa
załącznik nr 3 do rozporządzenia.
4.
Teczkę akt personalnych i kartę wypożyczeń teczki akt personalnych zakłada się w jednym
egzemplarzu.
5.
Teczkę akt personalnych i kartę wypożyczeń teczki akt personalnych przesyła się niezwłocznie
do organu właściwego do jej prowadzenia.
§ 7.
1.
Teczki akt personalnych żołnierzy zawodowych prowadzi dowódca jednostki wojskowej,
na której ewidencji pozostają, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w ust. 2.
2.
Teczki akt personalnych żołnierzy zawodowych prowadzą:
1)
dyrektor departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr, jeżeli
żołnierz zawodowy:
a)
pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym o stopniu etatowym pułkownika
(komandora) lub wyższym,
b)
pełni zawodową służbę wojskową w urzędzie Ministra Obrony Narodowej, z wyjątkiem żołnierzy
zawodowych pełniących służbę w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej
tworzących Sztab Generalny Wojska Polskiego,
c)
pozostaje w rezerwie kadrowej Ministra Obrony Narodowej lub dyrektora departamentu
Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr,
d)
pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym w instytucji cywilnej, o której
mowa w art. 22 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy,
e1)W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej z dnia 27 stycznia 2017 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych (Dz. U. poz. 241), które weszło w życie z dniem 25 lutego 2017 r.)
pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym w sądzie wojskowym albo w powszechnej
jednostce organizacyjnej prokuratury,
f)
pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku poza granicami państwa;
2)
kierownicy instytucji cywilnych, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 ustawy, jeżeli
żołnierz zawodowy pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym w jednej
z tych instytucji;
3)
bezpośredni przełożony żołnierza, jeżeli żołnierz zawodowy pełni służbę na stanowisku
dowódcy jednostki wojskowej o stopniu etatowym niższym niż pułkownik (komandor);
4)
szef komórki organizacyjnej Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego wskazanej przez
Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego, jeżeli żołnierz pełni zawodową służbę wojskową
w komórce organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej wchodzącej w skład Sztabu Generalnego
Wojska Polskiego.
§ 8.
1.
Na pierwszej stronie okładki teczki akt personalnych wpisuje się nazwisko, imię (imiona),
imię ojca i rok urodzenia żołnierza zawodowego. Imię ojca żołnierza wpisuje się w
drugim przypadku (dopełniaczu), poprzedzając je, w zależności od płci żołnierza, literą
„s.” (syn) albo „c.” (córka). Na grzbiecie okładki teczki akt personalnych wpisuje
się wielkimi literami nazwisko i imię oraz rok urodzenia żołnierza.
2.
Teczka akt personalnych zawiera wklejoną na drugiej stronie okładki fotografię żołnierza
zawodowego, bez nakrycia głowy, w mundurze wyjściowym, z widocznym aktualnym stopniem
wojskowym, na jednolitym jasnym tle, o wymiarach 6 × 9 cm. Jeżeli żołnierzowi zawodowemu
nie wydano munduru wyjściowego, może dostarczyć fotografię w mundurze polowym. Poniżej
wklejonej fotografii dowódca jednostki wojskowej stwierdza tożsamość żołnierza własnoręcznym
podpisem i odciskiem pieczęci urzędowej jednostki wojskowej, wpisując datę wykonania
tej czynności.
3.
Żołnierz zawodowy dostarcza fotografię do organu prowadzącego teczkę akt personalnych
nie później niż 14 dni od dnia mianowania na stopień wojskowy.
4.
Wymienione fotografie pozostawia się w teczce akt personalnych w przeznaczonej do
tego celu kopercie.
5.
Teczka akt personalnych żołnierza zawodowego składa się z działów zawierających:
1)
zeszyt ewidencyjny żołnierza zawodowego, którego wzór określa załącznik nr 4 do rozporządzenia;
2)
dokumenty - do którego włącza się, w kolejności napływania, dokumenty dotyczące żołnierza
zawodowego wymienione w § 18 pkt 1-48;
3)
dokumenty dotyczące karalności - do którego włącza się, w kolejności napływania, dokumenty
dotyczące żołnierza zawodowego wymienione w § 18 pkt 49 i 50.
§ 9.
1.
W zeszycie ewidencyjnym żołnierza zawodowego wpisuje się dane personalne żołnierza
zawodowego na podstawie odpowiednich dokumentów zgodnie z opisem rubryk.
2.
Żołnierz zawodowy stwierdza własnoręcznym podpisem wiarygodność danych personalnych
w zeszycie ewidencyjnym. Dowódca jednostki wojskowej potwierdza własnoręczność podpisu
żołnierza zawodowego własnym podpisem i odciskiem pieczęci urzędowej jednostki wojskowej,
wpisując datę wykonania tej czynności.
§ 10.
1.
Dokumenty włączane do odpowiednich działów teczki akt personalnych wpisuje się do
spisu dokumentów, którego wzór określa załącznik nr 5 do rozporządzenia. Spis dokumentów
prowadzi się oddzielnie dla każdego z działów teczki akt personalnych. Kolejne arkusze
dokumentów numeruje się w ramach każdego działu.
2.
Przed włączeniem dokumentu do teczki akt personalnych aktualizuje się w ewidencji
elektronicznej dane wynikające z treści dokumentu. Czynność tę realizuje organ, o
którym mowa w § 7.
§ 11.
1.
W uzasadnionych przypadkach jest możliwe trwałe usunięcie dokumentu z teczki akt personalnych
żołnierza zawodowego. Usunięcie dokumentu odnotowuje się w spisie dokumentów przez
przekreślenie wpisu dotyczącego usuniętego dokumentu i umieszczenie adnotacji w tej
sprawie w kolumnie „Uwagi”. Przepis § 4 ust. 3 stosuje się odpowiednio.
2.
Usunięcie z teczki akt personalnych dokumentów dotyczących skazania żołnierza zawodowego
prawomocnym wyrokiem sądu następuje w przypadku, gdy kara uległa zatarciu. Informację
o osobie z Krajowego Rejestru Karnego lub jej uwierzytelnioną kopię włącza się do
działu „Dokumenty dotyczące karalności” teczki akt personalnych oraz sporządza się
nowy spis dokumentów dotyczących karalności.
3.
Przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio w przypadku zatarcia innego rodzaju kar.
4.
Usunięcie z teczki akt personalnych dokumentu w trybie ust. 1-3 organ, o którym mowa
w § 7, odzwierciedla w ewidencji elektronicznej.
§ 12.
W przypadku braku miejsca do włączania do teczki akt personalnych kolejnych dokumentów
zakłada się kolejny tom teczki akt personalnych żołnierza. Na pierwszej stronie okładki
dotychczas prowadzonej teczki akt personalnych wpisuje się adnotację „TECZKA SKŁADA
SIĘ Z.... TOMÓW” i wpisuje się liczbę tomów. Na pierwszej stronie okładki każdego
tomu teczki akt personalnych wpisuje się adnotację „TOM... „ i numer tomu.
§ 13.
Odpisy lub kserokopie dokumentów włączanych do teczki akt personalnych potwierdza
się odciskiem pieczęci urzędowej jednostki wojskowej oraz datą, imieniem, nazwiskiem
i podpisem osoby potwierdzającej ich zgodność z oryginałem.
Rozdział 3
Sposób prowadzenia kart ewidencyjnych
§ 14.
Do zakładania karty ewidencyjnej żołnierza zawodowego mają zastosowanie przepisy §
6 ust. 1, 2, 4 i 5.
§ 15.
Kartę ewidencyjną żołnierza zawodowego prowadzi się w jednostce wojskowej, na której
ewidencji pozostaje, w ramach uporządkowanego alfabetycznie zbioru, zwanego dalej
„kartoteką ewidencyjną”, oddzielnie dla:
1)
żołnierzy zawodowych zajmujących stanowiska służbowe w jednostce wojskowej, z podziałem
na oficerów, podoficerów i szeregowych;
2)
żołnierzy zawodowych przeniesionych do rezerwy kadrowej lub dyspozycji, wykonujących
zadania służbowe w jednostce wojskowej.
Rozdział 4
Sposób prowadzenia ewidencji elektronicznej
§ 16.
1.
Ewidencję elektroniczną prowadzi się w jednostce wojskowej.
2.
Jeżeli jednostka wojskowa nie ma dostępu do ewidencji elektronicznej, ewidencję tę
prowadzi jednostka nadrzędna.
3.
Wszystkie wpisy do ewidencji elektronicznej opatruje się cechami dokumentu (nazwa,
numer, data wydania, organ wydający) oraz datą wprowadzenia, imieniem i nazwiskiem
osoby, która te dane wprowadziła.
4.
Dowódca jednostki wojskowej potwierdza w ewidencji elektronicznej, w cyklu miesięcznym,
zgodność danych ze stanem faktycznym.
5.
Ewidencja elektroniczna nie obejmuje żołnierzy, którzy pełnią zawodową służbę wojskową
na stanowiskach służbowych w instytucjach cywilnych, o których mowa w art. 22 ust.
1 pkt 1 ustawy.
§ 17.
W ewidencji elektronicznej zamieszcza się:
1)
dane osobowe oraz informacje o zmianach tych danych;
2)
dane o przebiegu czynnej służby wojskowej:
a)
kontrakty na pełnienie służby kontraktowej,
b)
rozkazy dotyczące powołania do zawodowej służby wojskowej,
c)
rozkazy dotyczące wyznaczeń na stanowiska służbowe oraz zaszeregowań na stanowiskach
służbowych,
d)
rozkazy kierowania do służby poza granicami kraju i powrotu z tej służby,
e)
rozkazy dotyczące przeniesienia do rezerwy kadrowej lub dyspozycji,
f)
rozkazy dotyczące zwolnienia z zawodowej służby wojskowej i skreślenia z ewidencji
wojskowej,
g)
rozkazy o skierowaniu na szkolenie, o rozpoczęciu i zakończeniu szkolenia,
h)
rozkazy o mianowaniu na stopnie wojskowe,
i)
daty objęcia i zwolnienia ze stanowisk służbowych oraz okresy przebywania w rezerwie
kadrowej i dyspozycji,
j)
opinie służbowe,
k)
nieobecności w służbie, należne i wykorzystane urlopy,
l)
wypowiedzenia stosunku służbowego,
m)
meldunki o realizacji zwolnienia z zawodowej służby wojskowej;
3)
dane o stanie zdrowia:
a)
orzeczenia wojskowych komisji lekarskich,
b)
informacje o szczepieniach,
c)
zaświadczenia z profilaktycznych badań lekarskich,
d)
oceny ze sprawdzianu sprawności fizycznej;
4)
dane o wykształceniu i kwalifikacjach:
a)
uzyskane wykształcenie,
b)
tytuły i stopnie naukowe,
c)
kursy w ramach wojskowego systemu doskonalenia zawodowego,
d)
inne kursy i szkolenia,
e)
klasy kwalifikacyjne specjalistów wojskowych,
f)
znajomość języków obcych,
g)
specjalizacje lekarskie, aplikacje prawne,
h)
uprawnienia i certyfikaty zawodowe,
i)
poświadczenia bezpieczeństwa i upoważnienia do dostępu do informacji niejawnych,
j)
przebieg pracy zawodowej;
5)
dane o stanie cywilnym - data i rodzaj zmiany stanu cywilnego;
6)
dane o stanie rodzinnym - data i rodzaj zmiany stanu rodzinnego;
7)
dane o wyróżnieniach - medale i odznaczenia państwowe, resortowe i inne;
8)
dane o orzeczeniach wydanych w postępowaniu sądowym, administracyjnym, dyscyplinarnym
oraz odpowiedzialności zawodowej;
9)
rejestr alfabetyczny teczek akt personalnych i kart ewidencyjnych, którego wzór określa
załącznik nr 6 do rozporządzenia;
10)
księgę etatową jednostki wojskowej, której wzór określa załącznik nr 7 do rozporządzenia.
Rozdział 5
dokumenty aktualizujące
§ 18.
Podstawę założenia i dokonywania zmian w ewidencji wojskowej w czasie pokoju stanowią
następujące dokumenty:
1)
decyzje dowódców jednostek wojskowych w zakresie posiadanych przez nich kompetencji
kadrowych i finansowych, a także wyciągi z tych decyzji;
2)
wnioski o powołanie do zawodowej służby wojskowej lub służby kandydackiej;
3)
wnioski w sprawach kadrowych wynikające z przepisów prawa;
4)
porozumienia, o których mowa w art. 44 ust. 3 ustawy, oraz wnioski żołnierzy, na których
podstawie organy wojskowe zawierają te porozumienia;
5)
dokumenty potwierdzające uzyskanie wykształcenia, tytułu lub stopnia naukowego, specjalizacji
zawodowej (uprawnienia), klasy kwalifikacyjnej specjalisty albo ukończenie kursu,
praktyki lub stażu;
6)
protokoły i świadectwa (certyfikaty) wydane przez resortowe komisje egzaminacyjne,
dokumentujące znajomość języków obcych;
7)
kontrakty na pełnienie służby kontraktowej;
8)
postanowienia i decyzje o nadaniu orderów i odznaczeń państwowych, medali resortowych
oraz wyciągi z tych postanowień i decyzji;
9)
opinie służbowe oraz odwołania od opinii;
10)
potwierdzone kopie poświadczeń bezpieczeństwa oraz decyzji o odmowie wydania lub cofnięciu
poświadczenia bezpieczeństwa;
11)
potwierdzone kopie zaświadczeń o odbyciu szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych;
12)
orzeczenia wojskowych komisji lekarskich;
13)
kopia świadectwa służby;
14)
życiorys;
15)
odpis aktu urodzenia;
16)
postanowienie o wyrażeniu zgody na zrzeczenie się obywatelstwa polskiego;
17)
dokumenty wydane przez urzędy stanu cywilnego i inne organy władzy państwowej dotyczące
w szczególności miejsca zamieszkania, stanu cywilnego, stanu rodzinnego, nazwiska
lub imienia;
18)
dokumenty wydane przez pracodawcę lub inne uprawnione organy, potwierdzające przebieg
pracy zawodowej;
19)
opinie szkoły, pracodawcy, dowódcy jednostki wojskowej i wojskowego komendanta uzupełnień
wystawione w związku z powołaniem do zawodowej służby wojskowej lub służby kandydackiej;
20)
dokument potwierdzający złożenie przysięgi wojskowej;
21)
wnioski o zawarcie kolejnego kontraktu na pełnienie służby kontraktowej;
22)
wnioski o zwolnienie od zajęć służbowych, o których mowa w art. 62 ust. 11 ustawy,
w celu sprawowania osobistej opieki nad najbliższym członkiem rodziny;
23)
wnioski o udzielenie urlopów, o których mowa w art. 65 i art. 65a ustawy, oraz urlopów
innych niż wypoczynkowy przekraczających wymiar 30 dni;
24)
wnioski o udzielenie zezwolenia na wykonywanie pracy zarobkowej lub prowadzenie działalności
gospodarczej oraz decyzje w tych sprawach;
25)
wnioski o zezwolenie na przynależność do stowarzyszeń lub innych organizacji zagranicznych
lub międzynarodowych oraz decyzje w tych sprawach;
26)
powiadomienia dowódcy jednostki wojskowej o:
a)
przynależności do stowarzyszenia lub innej organizacji krajowej,
b)
pobieraniu nauki oraz wnioski o udzielenie pomocy w związku z pobieraniem nauki;
27)
oświadczenia o wyrażeniu zgody na wyznaczenie na stanowisko służbowe w instytucjach
cywilnych, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy;
28)
oświadczenia o odmowie pełnienia zawodowej służby wojskowej na równorzędnym lub wyższym
stanowisku służbowym;
29)
wnioski organu wojskowego o dokonanie wypowiedzenia stosunku służbowego zawodowej
służby wojskowej;
30)
wypowiedzenia stosunku służbowego zawodowej służby wojskowej dokonane przez organ
wojskowy lub żołnierza zawodowego;
31)
wnioski o wycofanie wypowiedzenia stosunku służbowego zawodowej służby wojskowej oraz
stanowisko właściwego organu w tej sprawie;
32)
wnioski o skrócenie okresu wypowiedzenia stosunku służbowego zawodowej służby wojskowej;
33)
decyzje personalne i finansowe oraz wyciągi z nich, inne niż wymienione w pkt 1 i
8;
34)
wyciąg z rozkazu dziennego dowódcy jednostki wojskowej o przybyciu do jednostki wojskowej,
o objęciu obowiązków służbowych, o rozliczeniu i skierowaniu do wojskowego komendanta
uzupełnień właściwego dla miejsca zamieszkania oraz inne dokumenty personalno-finansowe
związane ze zwolnieniem z zawodowej służby wojskowej;
35)
umowy zawarte z żołnierzem zawodowym, który:
a)
został skierowany przez organ wojskowy na studia, naukę, kurs, staż naukowy lub specjalizację
w kraju lub za granicą,
b)
uzyskał pomoc w związku z pobieraniem nauki;
36)
fotografie żołnierza zawodowego;
37)
powiadomienia dowódcy jednostki wojskowej o zamiarze wyjazdu i pobytu za granicą w
celach niezwiązanych z zawodową służbą wojskową oraz decyzje w tych sprawach;
38)
metryki spraw;
39)
oświadczenia w sprawie uprawnionych do otrzymania świadczenia wynikającego z umowy
ubezpieczenia następstw nieszczęśliwych wypadków w polskim kontyngencie wojskowym;
40)
dokumenty potwierdzające status weterana;
41)
dokumenty poświadczające przebieg służby poza granicami kraju;
42)
dokumenty poświadczające wymiar przyznanego urlopu aklimatyzacyjnego;
43)
zakresy obowiązków na zajmowanych stanowiskach służbowych;
44)
dokumenty potwierdzające szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy;
45)
tłumaczenia dokumentów obcojęzycznych znajdujących się w teczce wykonane przez tłumaczy
przysięgłych;
46)
zaświadczenia z profilaktycznych badań lekarskich;
47)
protokoły i notatki z indywidualnych rozmów kadrowych;
48)
inne dokumenty powodujące skutki kadrowe i finansowe;
49)
informacje z Krajowego Rejestru Karnego;
50)
orzeczenia i zawiadomienia organów ścigania, odpisy prawomocnych wyroków sądowych
lub sentencje wyroków, postanowienia sądowe o zatarciu skazania oraz ostateczne orzeczenia
wydane w postępowaniu sądowym, administracyjnym lub dyscyplinarnym oraz odpowiedzialności
zawodowej;
51)
dokumenty dotyczące sprawdzianu sprawności fizycznej;
52)
meldunki o zmianie miejsca zamieszkania i zameldowania oraz danych kontaktowych żołnierza,
których wzór określa załącznik nr 8 do rozporządzenia;
53)
meldunki o zwolnieniu z zawodowej służby wojskowej, których wzór określa załącznik
nr 9 do rozporządzenia.
Rozdział 6
Obieg informacji aktualizujących ewidencję wojskową
§ 19.
Ewidencję wojskową aktualizuje się nie później niż 14 dni po otrzymaniu informacji
o wystąpieniu zmian.
§ 20.
1.
Dowódca jednostki wojskowej, który wydał rozkaz personalny, wprowadza go do ewidencji
elektronicznej i przesyła do swojego bezpośredniego przełożonego nie później niż 7
dni od dnia wydania rozkazu.
2.
Rozkaz personalny wydany dla celów ewidencyjnych dotyczący żołnierza zwolnionego z
zawodowej służby wojskowej z mocy prawa dowódca jednostki wojskowej przesyła dodatkowo
do departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr.
3.
Dowódca jednostki wojskowej, który wykonał rozkaz personalny o zwolnieniu żołnierza
z zawodowej służby wojskowej, w terminie 7 dni od dnia zwolnienia:
1)
wprowadza meldunek o realizacji zwolnienia do ewidencji elektronicznej;
2)
przesyła meldunek o realizacji zwolnienia do bezpośredniego przełożonego.
§ 21.
1.
W przypadku zmiany miejsca zamieszkania, zameldowania lub danych kontaktowych żołnierz
zawodowy w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany składa dowódcy jednostki wojskowej
meldunek, którego wzór określa załącznik nr 8 do rozporządzenia.
2.
Żołnierz zawodowy w terminie 14 dni od zaistnienia zmiany (zdarzenia) przekazuje informację
dowódcy jednostki wojskowej, przedstawiając stosowne dokumenty stanowiące podstawę
aktualizacji ewidencji wojskowej, w przypadku:
1)
zmiany stanu cywilnego;
2)
zmiany stanu rodzinnego;
3)
zmiany nazwiska lub imienia;
4)
uzyskania:
a)
wykształcenia,
b)
stopni i tytułów naukowych,
c)
specjalizacji zawodowych (uprawnień);
5)
otrzymania odznaczeń nadawanych przez organy organizacji międzynarodowych lub innych
państw;
6)
zmiany danych dotyczących przebiegu pracy zawodowej;
7)
zmiany danych dotyczących karalności;
8)
uzyskania orderów i odznaczeń państwowych oraz odznak bez pośrednictwa jednostek wojskowych.
3.
Zmiany (zdarzenia) odzwierciedla się w dokumentach ewidencyjnych oraz w ewidencji
elektronicznej, a dokumenty włącza (przesyła) do teczki akt personalnych.
§ 222)W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 1..
1.
W przypadku zmiany przez żołnierza zawodowego nazwiska lub imienia rozkaz personalny
dla celów ewidencyjnych wydaje organ, o którym mowa w § 7.
2.
Wyciąg z rozkazu, o którym mowa w ust. 1, przesyła się w terminie 7 dni od dnia jego
wydania do dowódcy jednostki wojskowej, na której ewidencji pozostaje żołnierz zawodowy.
§ 23.
Wojskowe placówki edukacyjne przesyłają do departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej
właściwego do spraw kadr informacje o ukończonych przez żołnierzy zawodowych studiach,
szkoleniach, kursach w ciągu 14 dni od daty ich zakończenia, w celu aktualizacji ewidencji
elektronicznej.
§ 24.
1.
Teczkę akt personalnych żołnierza zawodowego przesyła się niezwłocznie do właściwego
organu, o którym mowa w § 7, jeżeli po wyznaczeniu żołnierza na nowe stanowisko służbowe
albo przeniesieniu go do rezerwy kadrowej lub dyspozycji ustaje obowiązek jej prowadzenia
w dotychczasowym organie, po uprzednim wykonaniu następujących czynności:
1)
zamieszczeniu w spisach dokumentów, o których mowa w § 10 ust. 1, pod ostatnią zewidencjonowaną
pozycją, adnotacji dotyczących liczby dokumentów i liczby arkuszy dokumentów zewidencjonowanych
w każdym spisie („Spis dokumentów zakończono w dniu... Liczba dokumentów:... Liczba
arkuszy:... „);
2)
potwierdzeniu adnotacji, o których mowa w pkt 1, przez dowódcę jednostki wojskowej
lub upoważnioną przez niego osobę, odciskiem pieczęci urzędowej oraz własnoręcznym
podpisem i datą wykonania tych czynności.
2.
Teczkę akt personalnych żołnierza zawodowego pełniącego zawodową służbę wojskową na
stanowisku służbowym w instytucji cywilnej, o której mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 ustawy,
po zakończeniu przez niego służby w tej instytucji, przesyła się do właściwego organu,
o którym mowa w § 7, po uprzednim:
1)
wykonaniu czynności wymienionych w ust. 1;
2)
trwałym usunięciu z teczki dokumentów dotyczących przebiegu służby w tej instytucji,
o którym mowa w § 11 ust. 1;
3)
włączeniu do teczki zaświadczenia potwierdzającego okres pełnienia służby w instytucjach
cywilnych, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 ustawy, lub w byłych Wojskowych Służbach
Informacyjnych, zawierającego także ostatnią wysokość tych dodatków.
§ 25.
Kartę ewidencyjną żołnierza zawodowego przeniesionego do rezerwy kadrowej przesyła
się do dowódcy jednostki wojskowej, w której żołnierz wykonuje zadania.
§ 26.
Kartę ewidencyjną i teczkę akt personalnych żołnierza, w stosunku do którego została
podjęta decyzja o zwolnieniu z zawodowej służby wojskowej lub zaistniały przesłanki
do skreślenia go z ewidencji wojskowej, organ, w którym była prowadzona jego teczka
akt personalnych, przesyła niezwłocznie do jednostki wojskowej, której dowódca wykonuje
decyzję (rozkaz) o zwolnieniu tego żołnierza z zawodowej służby wojskowej lub skreśleniu
z ewidencji wojskowej.
§ 273)W brzmieniu ustalonym przez § 1 rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej z dnia 24 marca 2017 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych (Dz. U. poz. 739), które weszło w życie z dniem 25 kwietnia 2017 r..
1.
Po upływie sześciu miesięcy od dnia zwolnienia żołnierza z zawodowej służby wojskowej
dowódca, który wykonał decyzję o zwolnieniu lub skreśleniu żołnierza z ewidencji wojskowej,
przesyła niezwłocznie:
1)
w przypadkach określonych w art. 111 pkt 1 i 5 oraz art. 113 ustawy: teczkę akt personalnych
żołnierza i włączoną do niej kartę ewidencyjną żołnierza po ich aktualizacji - do
właściwego archiwum wojskowego;
2)
w pozostałych przypadkach:
a)
kartę ewidencyjną żołnierza po jej aktualizacji - do wojskowego komendanta uzupełnień,
do którego skierowano żołnierza po zwolnieniu, wraz z informacją o archiwum wojskowym,
do którego przekazano teczkę akt personalnych,
b)
teczkę akt personalnych po ich aktualizacji - do właściwego archiwum wojskowego.
2.
Jeżeli miejsce stałego pobytu żołnierza jest nieznane lub znajduje się poza granicami
kraju, kartę ewidencyjną żołnierza przesyła się do wojskowego komendanta uzupełnień
właściwego dla ostatniego miejsca pobytu stałego żołnierza w kraju.
3.
Wojskowy komendant uzupełnień po otrzymaniu karty ewidencyjnej żołnierza zakłada na
jej podstawie ewidencję wojskową i odsyła niezwłocznie kartę ewidencyjną do archiwum
wojskowego, do którego przesłano teczkę akt personalnych żołnierza rezerwy.
4.
Kierownik archiwum wojskowego po otrzymaniu karty ewidencyjnej, o której mowa w ust.
3, włącza ją do teczki akt personalnych żołnierza.
5.
Po skreśleniu żołnierza zawodowego z ewidencji wojskowej odnotowuje się ten fakt w
ewidencji elektronicznej oraz zaprzestaje się jej aktualizacji w stosunku do tego
żołnierza.
Rozdział 7
Udostępnianie ewidencji wojskowej
§ 28.
Ewidencję wojskową żołnierzy zawodowych udostępnia się:
1)
przełożonym żołnierza zawodowego;
2)
osobom wykonującym zadania związane z działalnością kadrową lub prowadzeniem dokumentów
ewidencyjnych;
3)
żołnierzowi zawodowemu, którego dotyczy ta ewidencja.
§ 29.
Udostępnianie teczek akt personalnych odbywa się w następujący sposób:
1)
teczki akt personalnych są udostępniane na terenie jednostki wojskowej przez osoby
wykonujące zadania związane z działalnością kadrową lub prowadzeniem dokumentów ewidencyjnych;
2)
każde udostępnienie teczki akt personalnych odnotowuje się w karcie wypożyczeń;
3)
w przypadku konieczności uzupełnienia dokumentów w wypożyczonych teczkach akt personalnych
dokumenty, które mają być włączone do teczek akt personalnych, załącza się do kart
wypożyczeń;
4)
osoby, które udostępniają teczki akt personalnych, są obowiązane dopilnować zwrotu
tych teczek w uzgodnionym terminie oraz sprawdzają ich kompletność;
5)
adnotacje o zwrocie teczki akt personalnych oraz jej kompletności wpisuje się w karcie
wypożyczeń;
6)
żołnierz zawodowy korzysta ze swojego uprawnienia w obecności pracownika zbioru teczek
akt personalnych lub osoby wykonującej zadania związane z działalnością kadrową.
§ 30.
Udostępnianie kart ewidencyjnych żołnierzy zawodowych odbywa się w następujący sposób:
1)
karty ewidencyjne są udostępniane na terenie jednostki wojskowej przez osoby wykonujące
zadania związane z działalnością kadrową lub prowadzeniem dokumentów ewidencyjnych;
2)
karty ewidencyjne udostępnia się za pokwitowaniem;
3)
w przypadku konieczności dokonania wpisów w udostępnionej karcie ewidencyjnej dokonuje
się ich niezwłocznie po jej zwrocie;
4)
osoby, które udostępniają karty ewidencyjne, są obowiązane dopilnować ich zwrotu w
ustalonym terminie.
§ 31.
1.
Udostępnianie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych innym podmiotom niż wymienione
w § 28 odbywa się na podstawie odrębnych przepisów.
2.
W przypadku konieczności przesłania teczki akt personalnych do podmiotu, o którym
mowa w ust. 1, od teczki odłącza się kartę wypożyczeń. Przepisy § 29 pkt 2-5 stosuje
się odpowiednio.
Rozdział 8
Sposób odtwarzania ewidencji wojskowej w przypadku jej zniszczenia lub zaginięcia
§ 32.
1.
Odtwarzanie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych następuje w przypadku zniszczenia
jej w całości lub w części, a także wystąpienia zdarzeń, które uniemożliwiają korzystanie
z niej w całości lub części.
2.
Odtwarzanie ewidencji wojskowej zarządza dowódca jednostki wojskowej odpowiedzialny
za jej prowadzenie.
§ 33.
1.
W razie zniszczenia lub uszkodzenia teczki akt personalnych w stopniu uniemożliwiającym
posługiwanie się nią albo w razie jej zaginięcia sporządza się duplikat teczki akt
personalnych. Na pierwszej stronie okładki duplikatu teczki akt personalnych wpisuje
się adnotację „DUPLIKAT”.
2.
Duplikat teczki akt personalnych sporządza się na podstawie:
1)
dokumentów uzyskanych z organów wojskowych;
2)
dokumentów ujętych w ewidencji elektronicznej;
3)
dokumentów dostarczonych przez zainteresowanego żołnierza;
4)
danych uzyskanych od:
a)
wojskowych komisji lekarskich - w zakresie dokumentów dotyczących orzecznictwa zdrowotnego,
b)
rektorów (komendantów) wojskowych placówek edukacyjnych, rektorów uczelni publicznych
oraz dyrektorów szkół ponadgimnazjalnych, gimnazjalnych i podstawowych,
c4)W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 3 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.)
sądów i powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury oraz Krajowego Rejestru
Karnego,
d)
innych jednostek organów administracji publicznej zobowiązanych do bezpłatnego ich
udostępniania w celu przedstawienia w ewidencji wojskowej.
3.
Teczki akt personalnych, w których miejsce zostały sporządzone duplikaty:
1)
zniszczone lub uszkodzone w stopniu uniemożliwiającym posługiwanie się nimi,
2)
odnalezione po uzupełnieniu duplikatu o dokumenty występujące w oryginale teczki,
a nieujęte w duplikacie
- niszczy się protokolarnie.
§ 34.
1.
W razie zniszczenia lub uszkodzenia karty ewidencyjnej w stopniu uniemożliwiającym
posługiwanie się nią albo w razie jej zaginięcia sporządza się duplikat karty ewidencyjnej.
2.
Duplikat karty ewidencyjnej wypełnia się na podstawie danych zawartych w teczce akt
personalnych lub w ewidencji elektronicznej, zamieszczając w nim dane zawarte w poszczególnych
rubrykach karty ewidencyjnej, i oznacza się napisem „DUPLIKAT”.
3.
Wiarygodność wpisów odtworzonych w duplikacie karty ewidencyjnej stwierdza dowódca
jednostki wojskowej swoim podpisem i odciskiem pieczęci urzędowej.
4.
Karty ewidencyjne, w których miejsce zostały sporządzone duplikaty, niszczy się protokolarnie.
Rozdział 9
Wojenny system prowadzenia ewidencji wojskowej
§ 35.
Przejścia z pokojowego na wojenny system prowadzenia ewidencji wojskowej żołnierzy
zawodowych dokonuje się z dniem ogłoszenia mobilizacji lub wprowadzenia stanu wojennego.
§ 36.
1.
Po przejściu na wojenny system prowadzenia ewidencji wojskowej w jednostkach wojskowych,
w których żołnierze zawodowi pozostają na ewidencji, prowadzi się wyłącznie karty
ewidencyjne.
2.
Prowadzenie teczek akt personalnych żołnierzy zawodowych zawiesza się do momentu zakończenia
mobilizacji lub stanu wojennego.
3.
Teczki akt personalnych przekazuje się do właściwego archiwum wojskowego.
4.
Zawiesza się eksploatację ewidencji elektronicznej, a jej kopię, na informatycznym
nośniku danych, przekazuje się do Centralnego Archiwum Wojskowego.
§ 37.
1.
Z dniem zakończenia mobilizacji lub stanu wojennego następuje przejście z wojennego
na pokojowy system prowadzenia ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych.
2.
Po przejściu na pokojowy system prowadzenia ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych
teczki akt personalnych przekazuje się do właściwych jednostek wojskowych w celu ich
dalszego prowadzenia.
§ 38.
1.
Razem z teczkami akt personalnych do archiwum wojskowego przekazuje się wydruk rejestru
alfabetycznego teczek akt personalnych i kart ewidencyjnych, który jest jednocześnie
spisem imiennym przekazanych teczek akt personalnych oraz protokołem ich przekazania.
2.
W rejestrze alfabetycznym teczek akt personalnych i kart ewidencyjnych przekazujący
teczki zaznacza te, które są przekazywane, a na ostatniej stronie wpisuje:
1)
kto i komu przekazuje teczki akt personalnych, podając stopień wojskowy, imię i nazwisko,
nazwę stanowiska służbowego przekazującego i przyjmującego;
2)
co podlega przekazaniu (teczki akt personalnych, rejestr alfabetyczny teczek akt personalnych
i kart ewidencyjnych);
3)
liczbę przekazanych teczek akt personalnych oraz liczbę przekazanych paczek z tymi
dokumentami, z wyszczególnieniem klauzul tajności i opisem tych paczek;
4)
datę przekazania.
3.
Pod wpisem, o którym mowa w ust. 2, umieszcza się nazwiska i imiona oraz podpisy przekazującego
i przyjmującego, z uwidocznionymi nazwami ich stanowisk służbowych i określeniem jednostek
wojskowych, w których pełnią zawodową służbę wojskową. Między podpisami odciska się
pieczęć urzędową jednostki przyjmującej.
§ 39.
1.
Archiwa, o których mowa w § 36 ust. 3 i 4, wystawiają pokwitowanie odbioru przekazanych
im dokumentów ewidencyjnych.
2.
Pokwitowanie, o którym mowa w ust. 1, zawierające:
1)
wyszczególnienie nazw i liczby otrzymanych dokumentów ewidencyjnych,
2)
podpis przyjmującego z wpisanym jego stopniem wojskowym, imieniem i nazwiskiem oraz
datą i odciśniętą pieczęcią urzędową jednostki przyjmującej
- przesyła się niezwłocznie przekazującemu dokumenty.
Rozdział 10
przepisy przejściowe i końcowe
§ 40.
1.
Dotychczasowe dokumenty będące podstawą prowadzenia ewidencji wojskowej żołnierzy
zawodowych zachowują ważność.
2.
Dokumenty, o których mowa w ust. 1, aktualizuje się zgodnie z przepisami niniejszego
rozporządzenia.
3.
Teczki akt personalnych prowadzone przed wejściem w życie rozporządzenia prowadzi
się dalej zgodnie z przepisami niniejszego rozporządzenia. Dział „materiały opiniodawcze”
zamyka się, wykonując czynności określone w § 24 ust. 1. Nowe dokumenty włącza się
tylko do działów: „materiały uzupełniające” oraz „materiały dotyczące karalności”.
4.
Karty ewidencyjne prowadzone przez organy inne niż określone w § 15 oraz zbędne kopie
i duplikaty kart ewidencyjnych niszczy się protokolarnie.
5.
Karty ewidencyjne i zeszyty ewidencyjne mogą być prowadzone według wzorów dotychczasowych
- do wyczerpania zapasów.
§ 41.
Traci moc rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie ewidencji
wojskowej żołnierzy zawodowych i żołnierzy pełniących służbę kandydacką .
§ 42.
Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia5)Rozporządzenie zostało ogłoszone w dniu 24 listopada 2014 r..
1)
W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej z dnia
27 stycznia 2017 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie ewidencji wojskowej żołnierzy
zawodowych (Dz. U. poz. 241), które weszło w życie z dniem 25 lutego 2017 r.
2)
W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.
3)
W brzmieniu ustalonym przez § 1 rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej z dnia 24
marca 2017 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie ewidencji wojskowej żołnierzy
zawodowych (Dz. U. poz. 739), które weszło w życie z dniem 25 kwietnia 2017 r.
4)
W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 3 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.
5)
Rozporządzenie zostało ogłoszone w dniu 24 listopada 2014 r.