Ustawaz dnia 10 stycznia 2018 r.o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych
oraz ich elektronizacją 1)Niniejszą ustawą zmienia się ustawy: ustawę z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy,
ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, ustawę
z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawę z dnia
17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.
Treść ustawy
Art. 1.
W ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy wprowadza się następujące zmiany:
1)
w art. 221w§ 2 w pkt 2 kropkę zastępuje się średnikiem i dodaje się pkt 3 w brzmieniu:
„
3)
numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia
do rąk własnych.
”
;
2)
w art. 86 § 3 otrzymuje brzmienie:
„
§ 3.
Wypłata wynagrodzenia jest dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy,
chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę
wynagrodzenia do rąk własnych.
”
;
3)
w art. 94 pkt 9a i 9b otrzymują brzmienie:
„
9a)
prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach
związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);
9b)
przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności,
integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem
lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca
roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że
odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;
”
;
4)
po art. 943dodaje się art. 944-9412wbrzmieniu:
„
Art. 944.
Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu,
a pracodawca:
1)
jest stroną tego postępowania - przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego
prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu okresu, o którym mowa w
art. 94 pkt 9b; art. 947stosuje się odpowiednio;
2)
powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania - okres przechowywania
dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, przedłuża się o 12 miesięcy,
po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej,
byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia
otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji
pracowniczej; art. 947stosuje się odpowiednio.
Art. 945.
§ 1.
W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie,
o którym mowa w art. 94 pkt 9b, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika
dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.
§ 2.
W przypadku, o którym mowa w § 1, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy
się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy
rozwiązał się lub wygasł.
Art. 946.
W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem
pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:
1)
okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub
w art. 945§ 2;
2)
możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego
następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym
mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945§ 2;
3)
zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym
mowa w pkt 2.
Art. 947.
§ 1.
Pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie
jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji
pracowniczej, o którym mowa w art. 946pkt 2.
§ 2.
W terminie, o którym mowa w § 1, do czasu zniszczenia, pracodawca może wydać dokumentację
pracowniczą byłemu pracownikowi.
Art. 948.
§ 1.
Pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą.
§ 2.
Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez
sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym
podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym
podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność
odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.
§ 3.
Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez
sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej,
potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.
Art. 949.
§ 1.
Pracodawca informuje pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o:
1)
zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej;
2)
możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni
od dnia przekazania informacji, o której mowa w pkt 1.
§ 2.
Pracodawca zawiadamia w postaci papierowej lub elektronicznej byłego pracownika o
możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni
od dnia zawiadomienia.
§ 3.
W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika prawo odbioru poprzedniej postaci
dokumentacji pracowniczej przysługuje następującym członkom rodziny:
1)
dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym;
2)
przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu
i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach
rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;
3)
małżonkowi (wdowie i wdowcowi);
4)
rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym.
Art. 9410.
W przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej zgodnie z art.
949, pracodawca może zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji.
Art. 9411.
Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest
równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej.
Art. 9412.
Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek:
1)
pracownika lub byłego pracownika albo
2)
osób, o których mowa w art. 949§ 3, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika
- złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
”
;
5)
w art. 281:
a)
pkt 6 otrzymuje brzmienie:
„
6)
nie prowadzi dokumentacji pracowniczej,
”
,
b)
po pkt 6 dodaje się pkt 6a w brzmieniu:
„
6a)
nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez okres, o którym mowa w art. 94 pkt
9b, art. 945§ 2 i art. 946pkt 2, albo przez dłuższy okres, jeżeli wynika on z odrębnych przepisów,
”
,
c)
pkt 7 otrzymuje brzmienie:
„
7)
pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem
”
;
6)
art. 2981otrzymuje brzmienie:
„
Art. 2981.
Minister właściwy do spraw pracy w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji
określi, w drodze rozporządzenia:
1)
zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji
pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej
w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi,
2)
sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji
pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci
tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także
sposób odbioru dokumentacji pracowniczej,
3)
sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi,
byłemu pracownikowi lub osobom, o których mowa w art. 949§ 3
- uwzględniając konieczność rzetelnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej, zapewnienia
realizacji prawa dostępu do tej dokumentacji, potrzebę przechowywania dokumentacji
pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności
oraz dostępności, w warunkach niegrożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem.
”
.
Art. 2.
W ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wprowadza się następujące zmiany:
1)
po art. 51s dodaje się art. 51sa i art. 51sb w brzmieniu:
„
Art. 51sa.
Marszałek województwa, o którym mowa w art. 51b, przeprowadza kontrolę u przedsiębiorcy,
który wykonuje działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji bez
uzyskania wpisu do rejestru.
Art. 51sb.
1.
Przedsiębiorca, który wykonuje działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji
bez uzyskania wpisu do rejestru, podlega administracyjnej karze pieniężnej w wysokości
do 100 000 zł.
2.
Karę pieniężną, o której mowa w ust. 1, nakłada, w drodze decyzji, marszałek województwa,
o którym mowa w art. 51b, na podstawie wyników kontroli.
”
;
2)
w art. 51u ust. 1 otrzymuje brzmienie:
„
1.
W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości
odpowiednio likwidator lub syndyk wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie
przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania,
zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca okresu przechowywania
dokumentacji ustalonego na podstawie odrębnych przepisów.
”
.
Art. 3.
W ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych wprowadza się następujące zmiany:
1)
w art. 4:
a)
po pkt 6 dodaje się pkt 6a w brzmieniu:
„
6a)
raport informacyjny - zestawienie informacji dotyczące ubezpieczonego, o którym mowa
w art. 6 ust. 1 pkt 1 i 4, który został zgłoszony przez płatnika składek do ubezpieczeń
społecznych po raz pierwszy po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r.,
obejmujące:
a)
dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury
lub renty - za lata kalendarzowe przypadające w okresie od dnia 1 stycznia 1999 r.
do dnia 31 grudnia 2018 r.,
b)
dane dotyczące wykonywania pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika
pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych , w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć - za okres od dnia 1 stycznia
1999 r. do dnia 31 grudnia 2018 r., z wyjątkiem danych za nauczyciela, wychowawcę
lub innego pracownika pedagogicznego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie
informację o ustaleniu prawa do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego na podstawie
tej ustawy,
c)
dane dotyczące wykonywania pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika
pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela , w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć - za okres od dnia 1 stycznia
1999 r. do dnia 31 grudnia 2008 r., z wyjątkiem danych za nauczyciela, wychowawcę
lub innego pracownika pedagogicznego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie
informację o ustaleniu prawa do emerytury na podstawie art. 88 tej ustawy,
d)
dane dotyczące okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach
lub w szczególnym charakterze, o której mowa w art. 32 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń
Społecznych - za okres od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2008 r., z wyjątkiem danych
za ubezpieczonego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu
prawa do emerytury na podstawie art. 32, art. 33 lub art. 184 tej ustawy,
e)
dane dotyczące okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach
lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych - za okres od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2008 r., z wyjątkiem danych
za ubezpieczonego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu
prawa do emerytury pomostowej na podstawie tej ustawy,
f)
informację, czy w okresie zatrudnienia pracownikowi przysługiwał ekwiwalent pieniężny
za deputat węglowy, o którym mowa w art. 74 ustawy z dnia 8 września 2000 r. o komercjalizacji i restrukturyzacji przedsiębiorstwa
państwowego „Polskie Koleje Państwowe” ,
g)
datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub
wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej
inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany;
”
,
b)
pkt 7 otrzymuje brzmienie:
„
7)
konto ubezpieczonego - konto, na którym są ewidencjonowane składki i informacje dotyczące
przebiegu ubezpieczeń społecznych danego ubezpieczonego oraz zatrudnienia pracownika;
”
;
2)
w art. 36 po ust. 11 dodaje się ust. 11a w brzmieniu:
„
11a.
Zgłoszenie wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych pracownika, o którym mowa w art.
6 ust. 1 pkt 1, zawiera dodatkowo datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy,
podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku
służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.
”
;
3)
w art. 40 w ust. 2:
a)
pkt 1 otrzymuje brzmienie:
„
1)
wymienione w drukach: zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, imiennym raporcie miesięcznym,
deklaracji rozliczeniowej i raporcie informacyjnym;
”
,
b)
pkt 7 otrzymuje brzmienie:
„
7)
niezbędne do przyznania, ustalenia wysokości i wypłaty świadczeń z ubezpieczeń społecznych,
a także świadczeń finansowanych z budżetu państwa oraz o dokonanych wypłatach;
”
;
4)
w art. 41 w ust. 3 w pkt 9 kropkę zastępuje się średnikiem i dodaje się pkt 10 i 11
w brzmieniu:
„
10)
dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury
lub renty;
11)
dane dotyczące wykonywania pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika
pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć, z wyjątkiem danych za nauczyciela,
wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego, od którego płatnik składek uzyskał
na piśmie informację o ustaleniu prawa do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego
na podstawie tej ustawy.
”
;
5)
po art. 41 dodaje się art. 41a-41f w brzmieniu:
„
Art. 41a.
1.
Płatnik składek w każdym czasie może złożyć do Zakładu oświadczenie o zamiarze przekazania
raportów informacyjnych.
2.
Złożenie oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych skutkuje obowiązkiem
przekazania raportów informacyjnych za wszystkich ubezpieczonych.
3.
Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych może zostać odwołane do
czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego.
Art. 41b.
Płatnik składek przekazuje raport informacyjny za ubezpieczonego:
1)
wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych - w przypadku wyrejestrowania z
ubezpieczeń po złożeniu oświadczenia, o którym mowa w art. 41a;
2)
w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 41a - w przypadku
wyrejestrowania przed złożeniem tego oświadczenia.
Art. 41c.
1.
W przypadku, o którym mowa w art. 41b pkt 1, płatnik składek przekazuje ubezpieczonemu,
o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1, kopię przekazanego raportu informacyjnego oraz
dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31
grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, o której
mowa w art. 32 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń
Społecznych, oraz dowody potwierdzające wykonywanie pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym
charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych, za okres od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2008 r. wraz z pouczeniem
o:
1)
okresie, o którym mowa w art. 41f ust. 1, dotyczącym przechowywania dokumentacji w
sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika;
2)
prawie do odbioru dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt
osobowych pracownika w terminie miesiąca kalendarzowego rozpoczynającego się w następnym
dniu po upływie okresu, o którym mowa w art. 41f ust. 1;
3)
prawie do uzyskania kopii dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz
akt osobowych pracownika.
2.
W przypadku, o którym mowa w art. 41b pkt 1, płatnik składek przekazuje ubezpieczonemu,
o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 4, kopię przekazanego raportu informacyjnego wraz
z pouczeniem o:
1)
okresie, o którym mowa w art. 125a ust. 4a ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu
Ubezpieczeń Społecznych, dotyczącym przechowywania dokumentacji, o której mowa w tym przepisie;
2)
prawie do odbioru dokumentacji, o której mowa w pkt 1, w terminie miesiąca kalendarzowego
rozpoczynającego się w następnym dniu po upływie okresu, o którym mowa w art. 41f.
Art. 41d.
1.
Zakład informuje ubezpieczonego o przekazaniu przez płatnika składek raportu informacyjnego
w informacji o stanie konta, o której mowa w art. 50 ust. 1, przesyłanej za rok, w
którym raport informacyjny został przekazany.
2.
Jeżeli do osoby uprawnionej do świadczenia, za którą został przekazany przez płatnika
składek raport informacyjny, nie jest wysyłana informacja o stanie konta, Zakład informuje
osobę, za którą został przekazany raport informacyjny, o przekazaniu tego raportu
wraz z rocznym obliczeniem podatku lub imienną informacją o wysokości uzyskanego dochodu,
o których mowa w art. 34 ust. 7 i 8 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych , przesyłanych za rok, w którym raport informacyjny został złożony.
3.
Ubezpieczonemu albo osobie, o której mowa w ust. 2, którzy utworzyli profil informacyjny
w systemie teleinformatycznym Zakładu, udostępnia się w tym systemie informację o
przekazaniu przez płatnika składek raportu informacyjnego.
4.
Informacja Zakładu, o której mowa w ust. 1 lub 2, zawiera pouczenie, o którym mowa
odpowiednio w art. 41c ust. 1 lub 2, a w przypadku ubezpieczonego, o którym mowa w
art. 6 ust. 1 pkt 1, także o konieczności wystąpienia do płatnika składek o wydanie
dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia
31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, o
której mowa w art. 32 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń
Społecznych, oraz dowodów potwierdzających wykonywanie pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym
charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych, za okres od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2008 r.
Art. 41e.
1.
W przypadku stwierdzenia przez płatnika składek lub ubezpieczonego nieprawidłowości
w raporcie informacyjnym płatnik składek jest obowiązany złożyć raport informacyjny
korygujący. Do raportu informacyjnego korygującego stosuje się odpowiednio art. 41
ust. 6, 7a i 7b oraz art. 47 ust. 3c.
2.
W przypadku stwierdzenia przez ubezpieczonego, że raport informacyjny nie zawiera
wszystkich informacji, o których mowa w art. 4 pkt 6a, lub informacje te zostały niewłaściwie
zewidencjonowane, stosuje się art. 50 ust. 2e-2n.
Art. 41f.
1.
Złożenie raportów informacyjnych za ubezpieczonych, o których mowa w art. 6 ust. 1
pkt 1, skutkuje skróceniem okresu przechowywania ich dokumentacji w sprawach związanych
ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika do 10 lat, licząc od końca roku
kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.
2.
Złożenie raportów informacyjnych za ubezpieczonych, o których mowa w art. 6 ust. 1
pkt 4, skutkuje skróceniem okresu przechowywania ich dokumentacji, o której mowa w
art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu
Ubezpieczeń Społecznych, do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został
złożony.
”
;
6)
w art. 43a ust. 1 otrzymuje brzmienie:
„
1.
Zgłoszenie płatnika składek, zmianę danych w zgłoszeniu płatnika składek, zgłoszenie
wyrejestrowania płatnika składek, zgłoszenie ubezpieczonego do ubezpieczeń społecznych,
wyrejestrowanie ubezpieczonego z ubezpieczeń społecznych, deklaracje rozliczeniowe,
raporty informacyjne oraz imienne raporty miesięczne, z zastrzeżeniem art. 43 ust.
5a i 5c, płatnik składek może w terminie określonym dla złożenia tych dokumentów przekazać
bezpośrednio do Zakładu lub urzędu skarbowego, w którym jest prowadzone centrum obsługi.
Dokumenty te urząd skarbowy nie później niż w następnym dniu roboczym, licząc od dnia
wpływu tych dokumentów, przekazuje do Zakładu.
”
;
7)
w art. 49 w ust. 2 w pkt 6 dodaje się przecinek i pkt 7 i 8 w brzmieniu:
„
7)
raportów informacyjnych,
8)
oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych
”
.
Art. 4.
W ustawie z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych wprowadza się następujące zmiany:
1)
w art. 116 dodaje się ust. 6 w brzmieniu:
„
6.
Do wniosku w sprawie przyznania świadczeń zainteresowanemu, który podlegał po raz
pierwszy ubezpieczeniu albo rozpoczął podleganie kolejnemu ubezpieczeniu na podstawie
art. 6 ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń
społecznych, organ rentowy nie może żądać dowodów potwierdzających dane znajdujące się na koncie
ubezpieczonego, z wyjątkiem okresów pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym
charakterze oraz dowodów potwierdzających wykonywanie pracy w szczególnych warunkach
lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych - przypadających do dnia 31 grudnia 2008 r.
”
;
2)
w art. 125a:
a)
ust. 4 otrzymuje brzmienie:
„
4.
Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne
dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty,
przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika,
z zastrzeżeniem ust. 4a.
”
,
b)
po ust. 4 dodaje się ust. 4a i 4b w brzmieniu:
„
4a.
Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne
dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty
ubezpieczonego, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń
społecznych, przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym:
1)
ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek, w przypadku ubezpieczonego
zgłoszonego u danego płatnika składek do ubezpieczeń po dniu 31 grudnia 2018 r.;
2)
został złożony raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
4b.
Płatnik składek, który nie przekazał raportu informacyjnego za ubezpieczonego, o którym
mowa w ust. 4a, z wyjątkiem ubezpieczonego zgłoszonego do ubezpieczeń po dniu 31 grudnia
2018 r., jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody,
na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez
okres, o którym mowa w ust. 4.
”
.
Art. 5.
Pracodawca przechowuje dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz
akta osobowe pracownika wykonującego prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą
oraz z okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej przez okres 50 lat od dnia
zakończenia stosunku pracy u danego pracodawcy.
Art. 6.
W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem
pracy wydaje pracownikowi, któremu przysługiwał ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy,
o którym mowa w art. 74 ustawy z dnia 8 września 2000 r. o komercjalizacji i restrukturyzacji przedsiębiorstwa
państwowego „Polskie Koleje Państwowe” , dokument potwierdzający uprawnienie do tego ekwiwalentu, określający, za jaki miesiąc
został pobrany ostatni ekwiwalent.
Art. 7.
1.
Do stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy stosuje
się art. 94 pkt 9a i 9b, z zastrzeżeniem ust. 2, oraz art. 948-9412 ustawy zmienianej w art. 1 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą. Art. 947 ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, stosuje się odpowiednio.
2.
Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt
osobowych pracownika i byłego pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed
dniem wejścia w życie niniejszej ustawy ustala się na podstawie przepisów obowiązujących
przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy.
3.
Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt
osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych po dniu 31 grudnia 1998 r.,
a przed dniem 1 stycznia 2019 r. ulega skróceniu w przypadku złożenia raportu informacyjnego,
o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy zmienianej w art. 3 w brzmieniu nadanym niniejszą
ustawą, do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny
został złożony.
Art. 8.
Były pracownik, za którego został złożony raport informacyjny, o którym mowa w art.
4 pkt 6a ustawy zmienianej w art. 3 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, może odebrać
dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika
w terminie miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu, o którym mowa
w art. 7 ust. 3.
Art. 9.
W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, z którym
poprzedni stosunek pracy trwał w dniu wejścia w życie niniejszej ustawy, art. 945 ustawy zmienianej w art. 1 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą stosuje się, jeżeli
za tego pracownika został złożony raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt
6a ustawy zmienianej w art. 3 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą.
Art. 10.
1.
Pracodawca, w terminie 21 dni od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy, informuje,
w sposób przyjęty u danego pracodawcy, pracowników, którzy dotychczas otrzymywali
wynagrodzenie za pracę do rąk własnych, o obowiązku:
1)
podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę,
albo
2)
złożenia wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych.
2.
Pracownik podaje pracodawcy numer rachunku płatniczego albo składa pracodawcy wniosek
dotyczący dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych w postaci papierowej
lub elektronicznej w terminie 7 dni od dnia otrzymania od pracodawcy informacji, o
której mowa w ust. 1.
3.
Jeżeli w okresie od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy do dnia otrzymania przez
pracodawcę informacji, o której mowa w ust. 1 pkt 1, albo wniosku, o którym mowa w
ust. 1 pkt 2, przypada termin wypłaty wynagrodzenia za pracę, pracodawca wypłaca wynagrodzenie
do rąk własnych pracownika.
4.
Przepis ust. 3 stosuje się odpowiednio, jeżeli pracownik nie poda informacji, o której
mowa w ust. 1 pkt 1, ani nie złoży wniosku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2.
Art. 11.
1.
Przedsiębiorcy wykonujący działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji
osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania bez uzyskania wpisu
do rejestru, o którym mowa w art. 51a ustawy zmienianej w art. 2, są obowiązani dostosować
swoją formę prawną i uzyskać wpis do rejestru, o którym mowa w art. 51a ustawy zmienianej
w art. 2, w terminie do dnia 31 grudnia 2018 r., a w przypadku nieuzyskania wpisu
w tym terminie - zakończyć wykonywanie tej działalności.
2.
Do postępowania w zakresie uzyskania wpisu do rejestru oraz do wykonywania działalności,
o których mowa w ust. 1, stosuje się przepisy art. 51a i art. 51b-51t ustawy zmienianej
w art. 2.
Art. 12.
Przedsiębiorca, który do dnia 31 grudnia 2018 r. nie uzyska wpisu do rejestru, o którym
mowa w art. 51a ustawy zmienianej w art. 2, zakończy wykonywanie działalności w zakresie
przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania
i przekaże ją do dalszego przechowywania uprawnionemu podmiotowi, o którym mowa w
art. 51a ust. 1 albo ust. 2 ustawy zmienianej w art. 2.
Art. 13.
Ustawa wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2019 r., z wyjątkiem art. 11 i art. 12,
które wchodzą w życie z dniem ogłoszenia.
1)
Niniejszą ustawą zmienia się ustawy: ustawę z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy,
ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, ustawę
z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawę z dnia
17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.