Obwieszczenie Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiejz dnia 11 stycznia 2018 r.w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
Spis treści
- Treść obwieszczenia
- Załącznik - Tekst jednolity ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
- Rozdział 1 - Przepisy ogólne
- Rozdział 2 - Postępowanie z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją
- Rozdział 3 - Państwowy zasób archiwalny
- Rozdział 4 - Niepaństwowy zasób archiwalny
- Rozdział 4a - Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania
- Rozdział 4b - Postępowanie z dokumentacją osobową i płacową w przypadku likwidacji lub upadłości pracodawcy
- Rozdział 5 - Przepisy karne
- Rozdział 6 - Zmiany w przepisach obowiązujących
- Rozdział 7 - Przepisy przejściowe i końcowe
Treść obwieszczenia
1.
Na podstawie art. 16 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych
i niektórych innych aktów prawnych ogłasza się w załączniku do niniejszego obwieszczenia jednolity tekst ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach , z uwzględnieniem zmian wprowadzonych:
1)
ustawą z dnia 16 listopada 2016 r. - Przepisy wprowadzające ustawę o Krajowej Administracji
Skarbowej ,
2)
ustawą z dnia 25 maja 2017 r. o restytucji narodowych dóbr kultury
oraz zmian wynikających z przepisów ogłoszonych przed dniem 10 stycznia 2018 r.
2.
Podany w załączniku do niniejszego obwieszczenia tekst jednolity ustawy nie obejmuje:
1)
art. 197 i art. 260 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. - Przepisy wprowadzające ustawę
o Krajowej Administracji Skarbowej , które stanowią:
„
Art. 197.
1.
Archiwum wyodrębnione wykonujące zadania archiwum wyodrębnionego komórek organizacyjnych
wykonujących czynności wywiadu skarbowego w urzędzie obsługującym ministra właściwego
do spraw finansów publicznych oraz zadania archiwów wyodrębnionych komórek organizacyjnych
wykonujących czynności wywiadu skarbowego w urzędach kontroli skarbowej staje się
archiwum wyodrębnionym komórek organizacyjnych urzędu obsługującego ministra właściwego
do spraw finansów publicznych i urzędów celno-skarbowych, w których funkcjonariusze
wykonują czynności operacyjno-rozpoznawcze.
2.
Archiwum wyodrębnione komórki organizacyjnej w urzędzie obsługującym ministra właściwego
do spraw instytucji finansowych wykonującej zadania w zakresie przeciwdziałania praniu
pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu staje się archiwum wyodrębnionym komórki organizacyjnej
w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw finansów publicznych wykonującej
zadania w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
”
„
Art. 260.
Ustawa wchodzi w życie z dniem 1 marca 2017 r., z wyjątkiem:
1)
art. 1, art. 4 pkt 1 i pkt 11 lit. c i d, lit. e w zakresie § 12 i 13 oraz lit. f,
art. 11, art. 13, art. 27, art. 38 pkt 39 lit. a tiret drugie, pkt 65 lit. a, pkt
68 lit. a w zakresie pkt 1, pkt 76 lit. b tiret drugie, art. 119, art. 148, art. 160
ust. 2 i 3, art. 162 ust. 1 pkt 1, art. 164, art. 165 ust. 1, 2 i 6, art. 178, art.
190 ust. 1, art. 201 ust. 1 i art. 259 ust. 1, które wchodzą w życie z dniem ogłoszenia;
2)
art. 150, który wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2017 r.;
2a)
art. 112 pkt 2-4, które wchodzą w życie z dniem 27 lutego 2017 r.;
3)
art. 4 pkt 12, który wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2018 r.;
4)
art. 149a:
a)
pkt 1, który wchodzi w życie z dniem 13 listopada 2017 r.,
b)
pkt 2, który wchodzi w życie z dniem 4 czerwca 2018 r.
”
;
2)
odnośnika nr 1 oraz art. 65 i art. 67 ustawy z dnia 25 maja 2017 r. o restytucji narodowych dóbr kultury , które stanowią:
„
1) Niniejsza ustawa wdraża dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/60/UE z dnia
15 maja 2014 r. w sprawie zwrotu dóbr kultury wyprowadzonych niezgodnie z prawem z
terytorium państwa członkowskiego, zmieniającą rozporządzenie (UE) nr 1024/2012 (Dz.
Urz. UE L 159 z 28.05.2014, str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 147 z 12.06.2015, str. 24).
”
„
Art. 65.
Dotychczasowe przepisy wykonawcze wydane na podstawie art. 21 ust. 3 ustawy zmienianej
w art. 54 zachowują moc do dnia wejścia w życie nowych przepisów wykonawczych wydanych
na podstawie art. 21 ust. 3 ustawy zmienianej w art. 54, jednak nie dłużej niż przez
6 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy.
”
„
Art. 67.
Ustawa wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem art. 61 pkt
9, 12 i 13, które wchodzą w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia.
”
.
Załącznik - Tekst jednolity ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
Rozdział 1
Przepisy ogólne
Art. 1.
Materiałami archiwalnymi wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego, zwanymi dalej
„materiałami archiwalnymi”, są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja,
dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy
i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne w rozumieniu
przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących
zadania publiczne oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako
źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych
organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi
państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji
o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji
i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego
i innych samorządowych jednostek organizacyjnych - powstała w przeszłości i powstająca
współcześnie.
Art. 2.
1.
Narodowy zasób archiwalny służy nauce, kulturze, gospodarce narodowej oraz potrzebom
obywateli.
2.
Narodowy zasób archiwalny, w zależności od stosunku własności materiałów archiwalnych,
dzieli się na:
1)
państwowy zasób archiwalny;
2)
niepaństwowy zasób archiwalny.
Art. 3.
Materiały archiwalne stanowiące narodowy zasób archiwalny przechowuje się wieczyście.
Art. 4.
1.
Nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym sprawuje minister właściwy do spraw kultury
i ochrony dziedzictwa narodowego za pośrednictwem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
2.
Zadania, o których mowa w art. 51b, art. 51f ust. 2, art. 51g ust. 1, 2, 4 i 5, art.
51h ust. 1 oraz art. 51j ust. 1 i 2, są zadaniami z zakresu administracji rządowej.
Rozdział 2
Postępowanie z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją
Art. 5.
1.
Dokumentacja powstająca w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych
oraz w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych,
a także napływająca do nich, jest przechowywana przez te organy i jednostki organizacyjne,
a następnie:
1)
dokumentacja stanowiąca materiały archiwalne jest przekazywana niezwłocznie po upływie
25 lat od jej wytworzenia do właściwego archiwum państwowego, o ile organ lub jednostka
organizacyjna nie przekazały wcześniej materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;
2)
dokumentacja inna niż wymieniona w pkt 1, zwana dalej „dokumentacją niearchiwalną”,
może ulec brakowaniu, za zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowego, chyba że
zgoda ta nie jest wymagana, albo właściwego organu określonego w art. 19; dokumentacja
niearchiwalna może być brakowana po upływie okresu jej przechowywania, określonego
w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji, o których mowa
w art. 6 ust. 2 pkt 2, oraz po uznaniu przez organ lub jednostkę organizacyjną, że
dokumentacja niearchiwalna utraciła dla nich znaczenie, w tym wartość dowodową.
1a.
W przypadku gdy trwale zaprzestają działalności organ lub jednostka organizacyjna,
o których mowa w ust. 1, organ lub jednostka organizacyjna przekazuje:
1)
niezwłocznie materiały archiwalne do właściwego archiwum państwowego;
2)
dokumentację niearchiwalną organowi lub jednostce organizacyjnej przejmującym ich
zadania i kompetencje; do organu lub jednostki organizacyjnej przejmujących dokumentację
niearchiwalną, w zakresie jej ewidencjonowania, przechowywania, zabezpieczania, udostępniania,
brakowania i przekazywania do archiwum państwowego, stosuje się przepisy, jakim podlegał
organ lub jednostka organizacyjna przekazujący dokumentację.
1b.
Jeżeli organ lub jednostka organizacyjna, o których mowa w ust. 1, które trwale zaprzestają
działalności, nie przekazały materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, materiały
te przejmuje i przekazuje do właściwego archiwum państwowego organ nadrzędny nad organem
lub jednostką organizacyjną, które trwale zaprzestają działalności, a w przypadku
braku takiego organu - organ sprawujący nad nimi nadzór.
1c.
Koszty związane z przygotowaniem do przekazania i konserwacją materiałów archiwalnych
oraz ich przekazaniem do archiwum państwowego ponosi organ lub jednostka organizacyjna
przekazująca materiały archiwalne do archiwum państwowego.
1d.
W przypadku braku organu lub jednostki organizacyjnej przejmujących zadania i kompetencje
organu lub jednostki organizacyjnej, o których mowa w ust. 1, które trwale zaprzestają
działalności, dokumentację niearchiwalną tego organu lub jednostki przekazuje się
organowi nadrzędnemu nad organem lub jednostką organizacyjną, które trwale zaprzestają
działalności, w przypadku braku organu nadrzędnego - organowi sprawującemu nadzór
nad organem lub jednostką organizacyjną, które trwale zaprzestają działalności, a
w przypadku braku takiego organu - podmiotowi wykonującemu działalność, o której mowa
w art. 51a, po zapewnieniu przez podmiot likwidujący działalność organu lub jednostki
organizacyjnej podmiotowi wykonującemu działalność, o której mowa w art. 51a, środków
finansowych na dalsze przechowywanie tej dokumentacji.
1e.
Podlegające przejęciu przez archiwum państwowe materiały archiwalne organu lub jednostki
organizacyjnej, o których mowa w ust. 1, które trwale zaprzestały działalności, niezbędne
do działalności:
1)
organu państwowego lub państwowej jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości
prawnej przejmujących zadania i kompetencje organu lub jednostki organizacyjnej, które
trwale zaprzestały działalności, archiwum państwowe pozostawia temu organowi lub jednostce,
na ich pisemny wniosek, w tym złożony w postaci elektronicznej, na podstawie porozumienia
zawartego pomiędzy archiwum państwowym a tym organem lub jednostką;
2)
państwowej osoby prawnej, organu jednostki samorządu terytorialnego lub samorządowej
jednostki organizacyjnej przejmujących zadania i kompetencje organu lub jednostki
organizacyjnej, które trwale zaprzestały działalności, archiwum państwowe, na ich
pisemny wniosek, w tym złożony w postaci elektronicznej, pozostawia do używania na
podstawie umowy użyczenia tej osobie, organowi lub jednostce;
3)
jednostki organizacyjnej niebędącej państwową lub samorządową jednostką organizacyjną,
przejmującej zadania i kompetencje organu lub jednostki organizacyjnej, które trwale
zaprzestały działalności, archiwum państwowe, na jej pisemny wniosek, w tym złożony
w postaci elektronicznej, może pozostawić do używania na podstawie umowy użyczenia
tej jednostce.
1f.
Porozumienie lub umowa użyczenia, o których mowa w ust. 1e, określają w szczególności
czas dysponowania materiałami archiwalnymi oraz obowiązki biorącego do używania materiały
archiwalne.
1g.
Jeżeli z dokumentacji organu lub jednostki organizacyjnej, o których mowa w ust. 1,
które trwale zaprzestały działalności, nie wydzielono materiałów archiwalnych, do
postępowania z tą dokumentacją, do czasu wydzielenia tych materiałów, stosuje się
odpowiednio przepisy dotyczące postępowania z materiałami archiwalnymi.
2.
Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, po zasięgnięciu
opinii Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, w drodze rozporządzenia:
1)
określi:
a)
metody kwalifikowania i metodę klasyfikowania dokumentacji,
b)
rodzaje oznaczeń kategorii archiwalnych,
c)
elementy jednolitego rzeczowego wykazu akt,
d)
wzór budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt,
e)
wzór budowy kwalifikatora dokumentacji,
f)
standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów
archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów państwowych,
g)
szczegółowy tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych,
h)
szczegółowy tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej,
i)
właściwość archiwów państwowych w sprawach, o których mowa w lit. g i h, w tym właściwość
archiwów państwowych dla naczelnych i centralnych organów władzy i administracji rządowej
oraz innych centralnych jednostek organizacyjnych, a także dla rodzajów przejmowanych
materiałów archiwalnych
- mając na uwadze wartość historyczną dokumentacji lub utratę jej znaczenia i potrzebę
ochrony dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą oraz kierując się
zakresem stosowania systemów teleinformatycznych w załatwianiu i rozstrzyganiu spraw;
2)
może określić rodzaje lub typy dokumentacji niearchiwalnej, której brakowanie nie
wymaga zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego, kierując się krótkotrwałym
znaczeniem tej dokumentacji oraz tym, że nie stanowiła ona dotychczas materiałów archiwalnych.
2a.
Minister właściwy do spraw informatyzacji, po zasięgnięciu opinii Naczelnego Dyrektora
Archiwów Państwowych, określi, w drodze rozporządzenia, niezbędne elementy struktury
dokumentów elektronicznych powstałych i gromadzonych w podmiotach, o których mowa
w ust. 1, uwzględniając minimalne wymagania dla rejestrów publicznych i wymiany informacji
w formie elektronicznej, a także potrzebę zapewnienia integralności dokumentów elektronicznych.
2b.
Minister właściwy do spraw informatyzacji, po zasięgnięciu opinii Naczelnego Dyrektora
Archiwów Państwowych, określi, w drodze rozporządzenia, szczegółowy sposób postępowania
z dokumentami elektronicznymi w podmiotach, o których mowa w ust. 1, w szczególności
zasady ewidencjonowania, klasyfikowania i kwalifikowania dokumentów elektronicznych
oraz zasady i tryb ich brakowania, uwzględniając potrzebę zapewnienia integralności
dokumentów elektronicznych i długotrwałego ich przechowywania.
2c.
Minister właściwy do spraw informatyzacji, w porozumieniu z ministrem właściwym do
spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów
Państwowych, określi, w drodze rozporządzenia, wymagania techniczne, jakim powinny
odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących
zadania publiczne, przekazywanych do archiwów państwowych materiałów archiwalnych utrwalonych na informatycznych
nośnikach danych.
3.
Tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz sposób postępowania z materiałami
archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności
przez organy lub jednostki organizacyjne, w tym podległych i nadzorowanych, określają,
w drodze zarządzenia, w odniesieniu do:
1)
Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej - Szef Kancelarii Prezydenta Rzeczypospolitej
Polskiej;
2)
Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej - Szef Kancelarii Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej;
3)
Senatu Rzeczypospolitej Polskiej - Szef Kancelarii Senatu Rzeczypospolitej Polskiej;
4)
Rady Ministrów - Szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów;
4a)
Biura Bezpieczeństwa Narodowego - Szef Biura Bezpieczeństwa Narodowego;
51)W brzmieniu ustalonym przez art. 8 pkt 1 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. - Przepisy wprowadzające ustawę o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. poz. 1948), która weszła w życie z dniem 1 marca 2017 r.)
organów i jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez Ministra Obrony
Narodowej, ministra właściwego do spraw wewnętrznych, ministra właściwego do spraw
zagranicznych oraz wyodrębnionych komórek organizacyjnych urzędu obsługującego ministra
właściwego do spraw finansów publicznych i urzędów celno-skarbowych, w których funkcjonariusze
Służby Celno-Skarbowej wykonują czynności operacyjno-rozpoznawcze, a także w odniesieniu
do wyodrębnionej komórki organizacyjnej w urzędzie obsługującym ministra właściwego
do spraw finansów publicznych wykonującej zadania w zakresie przeciwdziałania praniu
pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu - ministrowie, którym podlegają oraz przez
których są nadzorowane te organy i jednostki organizacyjne;
6)
Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego - Prezes Rady Ministrów na wniosek Szefa Agencji
Bezpieczeństwa Wewnętrznego;
6a)
Agencji Wywiadu - Prezes Rady Ministrów na wniosek Szefa Agencji Wywiadu;
6b)
Centralnego Biura Antykorupcyjnego - Prezes Rady Ministrów na wniosek Szefa Centralnego
Biura Antykorupcyjnego;
7)
Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu
- Prezes Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi
Polskiemu.
4.
(uchylony)
5.
Zarządzenia dotyczące określenia sposobu kwalifikowania dokumentacji ze względu na
okresy jej przechowywania w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz w Agencji Wywiadu
podlegają ochronie zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych.
Art. 6.
1.
Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu
terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią
ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą:
1)
powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i
rozstrzygania spraw;
2)
nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa w pkt 1.
1a.
Zadania, o których mowa w ust. 1, mogą być realizowane w ramach elektronicznego zarządzania
dokumentacją, będącego systemem wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania
przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji
w postaci elektronicznej z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, o którym mowa
w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b.
2.
Organy i kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w ust. 1, w porozumieniu
z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych, określają:
1)
instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności
kancelaryjnych;
2)
sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego
wykazu akt, który określa klasy, według których w organie lub jednostce organizacyjnej,
o których mowa w ust. 1, grupuje się jednolicie, w systemie dziesiętnym, dokumentację
powstającą i gromadzoną w tych organach i jednostkach oraz ustala dla dokumentacji
kwalifikację archiwalną; jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi podstawę oznaczania,
rejestracji i grupowania dokumentacji w organie lub jednostce organizacyjnej w chwili
wszczynania spraw oraz może być uzupełniony przez kwalifikator dokumentacji, który
określa kwalifikację archiwalną jednorodnego rodzaju lub typu dokumentacji;
3)
instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy
akt.
2a.
Przepisów ust. 2 nie stosuje się do:
1)
organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki;
2)
organów powiatu i starostw powiatowych;
3)
organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich;
4)
organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te
organy.
2b.
Prezes Rady Ministrów, na wniosek ministra właściwego do spraw administracji publicznej
oraz ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, określi,
w drodze rozporządzenia, dla organów i związków międzygminnych, o których mowa w ust.
2a:
1)
instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności
kancelaryjnych w urzędach obsługujących te organy i związki;
2)
sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych
wykazów akt;
3)
instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych określającą
w szczególności zasady i tryb postępowania z dokumentacją w archiwum.
2c.
W rozporządzeniu, o którym mowa w ust. 2b, należy uwzględnić potrzebę zapewnienia
jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentacji w różnej
postaci, w tym elektronicznej, oraz jej ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub
utratą.
2d.
Wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta, marszałek województwa lub wojewoda,
w porozumieniu z dyrektorem właściwego dla ich siedziby archiwum państwowego, w drodze
zarządzenia, mogą dokonać uzupełnienia jednolitych rzeczowych wykazów akt, o których
mowa w ust. 2b pkt 2, jeżeli jest to niezbędne dla klasyfikacji nowych zadań i nie
narusza konstrukcji klasyfikacji; w przypadku organów zespolonej administracji rządowej
w województwie uzupełnienia jednolitych rzeczowych wykazów akt wojewoda dokonuje na
wniosek tych organów.
2e.
Organ państwowy może określić, w trybie określonym w ust. 2, instrukcję kancelaryjną,
jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania
archiwum zakładowego lub składnicy akt oraz w miarę potrzeby kwalifikator dokumentacji,
wspólne dla:
1)
urzędu obsługującego ten organ oraz nadzorowanych i podległych jednostek organizacyjnych
albo
2)
nadzorowanych i podległych jednostek organizacyjnych.
2f.
Wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta lub marszałek województwa mogą określić,
w trybie określonym w ust. 2, instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt,
instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy
akt oraz w miarę potrzeby kwalifikator dokumentacji, wspólne dla jednostek nadzorowanych
i podległych, których przedmiot działalności jest zbliżony.
2g.
Z dniem wejścia w życie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt,
instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy
akt lub kwalifikatora dokumentacji, o których mowa w ust. 2e i 2f, tracą moc odpowiednio
instrukcje, jednolity rzeczowy wykaz akt i kwalifikator dokumentacji określone na
podstawie ust. 2 przez kierownika jednostki organizacyjnej.
2h.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może upoważnić dyrektorów archiwów państwowych
do występowania w jego imieniu w sprawach, o których mowa w ust. 2, 2e i 2f.
2i.
Organy właściwe w sprawach archiwów wyodrębnionych określają instrukcję w sprawie
zarządzania dokumentacją w archiwum wyodrębnionym, określającą zasady i tryb postępowania
z dokumentacją w tym archiwum.
3.
Do organów właściwych w sprawach archiwów wyodrębnionych nie stosuje się wymogu porozumienia
z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych w sprawach, o których mowa w ust. 2, 2e
i 2i.
Art. 7.
Materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego nie mogą być zbywane;
nie mogą być też, poza wypadkami określonymi w ustawie, przekazywane innym jednostkom
organizacyjnym niż określone w art. 22.
Art. 8.
Materiały archiwalne wchodzące do ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego
nie mogą być zbywane; ich przejście na własność Państwa następuje zgodnie z art. 44.
Art. 9.
1.
Materiały archiwalne wchodzące do nieewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego
mogą być zbywane. W razie ich zbywania w drodze umowy sprzedaży, archiwom państwowym
oraz archiwom wyodrębnionym przysługuje prawo pierwokupu tych materiałów, w zależności
od właściwości tych archiwów. Do pierwokupu tych materiałów stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego.
2.
Prawo pierwokupu, o którym mowa w ust. 1, nie ma zastosowania, jeżeli materiały archiwalne
wchodzące do nieewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego są oferowane
do nabycia jednostkom organizacyjnym, o których mowa w art. 22 ust. 2, jeżeli materiały
te uzupełniają aktualnie posiadany archiwalny zasób historyczny tych jednostek.
Art. 10.
(uchylony)
Art. 11.
Jednostki organizacyjne państwowej sieci archiwalnej mogą przyjmować na przechowanie
materiały archiwalne będące własnością bądź na podstawie innego tytułu pozostające
w posiadaniu niepaństwowych jednostek organizacyjnych oraz osób fizycznych.
Art. 12.
Organy państwowe i państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego
oraz samorządowe jednostki organizacyjne, partie polityczne, organizacje polityczne,
spółdzielcze i inne organizacje społeczne oraz inne niepaństwowe jednostki organizacyjne,
a także kościoły i związki wyznaniowe, u których powstają bądź które przechowują materiały
archiwalne, są obowiązane zapewnić należyte warunki ich przechowywania, chronić je
przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą oraz zapewnić konieczną konserwację tych
materiałów.
Art. 12a.
Dyrektor właściwego archiwum państwowego może wydać decyzję o zabezpieczeniu materiałów
archiwalnych wchodzących do narodowego zasobu archiwalnego przez przeniesienie ich
do tego archiwum w celu przechowania, aż do czasu ustania zagrożenia, jeżeli istnieje
uzasadniona obawa ich zniszczenia, uszkodzenia lub utraty, w szczególności przez wywiezienie
za granicę bez zezwolenia, o którym mowa w art. 14.
Art. 13.
Sprawy, o których mowa w art. 5 ust. 1, art. 6 ust. 1 oraz w art. 12, w odniesieniu
do partii politycznych, organizacji politycznych, spółdzielczych i innych organizacji
społecznych oraz innych niepaństwowych jednostek organizacyjnych, a także kościołów
i związków wyznaniowych, regulują we własnym zakresie partie polityczne, organizacje
i jednostki organizacyjne oraz kościoły i związki wyznaniowe.
Art. 14.
1.
Wywóz za granicę materiałów archiwalnych stanowiących narodowy zasób archiwalny jest
zabroniony.
2.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może zezwolić na czasowy wywóz za granicę materiałów
archiwalnych, jeżeli za udzieleniem zezwolenia przemawia ważny interes społeczny lub
indywidualny.
3.
Wywóz za granicę materiałów archiwalnych niewchodzących do narodowego zasobu archiwalnego
w rozumieniu ustawy jest dopuszczalny pod warunkiem stwierdzenia jego charakteru przez
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
42)W brzmieniu ustalonym przez art. 54 pkt 1 ustawy z dnia 25 maja 2017 r. o restytucji narodowych dóbr kultury (Dz. U. poz. 1086), która weszła w życie z dniem 20 czerwca 2017 r..
Przepisy ust. 1-3 nie mają zastosowania do materiałów archiwalnych przywiezionych
do kraju z zastrzeżeniem ich zwrotu oraz do materiałów archiwalnych podlegających
zwrotowi z terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie art. 26 i art. 43 ustawy z dnia 25 maja 2017 r. o restytucji narodowych dóbr kultury .
Art. 14a.
Art. 14b4)W brzmieniu ustalonym przez art. 54 pkt 3 ustawy, o której mowa w odnośniku 2..
Prowadzenie spraw o zwrot materiałów archiwalnych wyprowadzonych z naruszeniem prawa
z terytorium Rzeczypospolitej Polskiej reguluje ustawa z dnia 25 maja 2017 r. o restytucji narodowych dóbr kultury.
Rozdział 3
Państwowy zasób archiwalny
Art. 15.
1.
Państwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne powstałe i powstające w wyniku
działalności:
1)
organów państwowych oraz innych państwowych jednostek organizacyjnych;
1a)
organów jednostek samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych;
2)
obcych organów władzy i administracji państwowej i innych organów, jednostek organizacyjnych
i organizacji, związków wyznaniowych, a także okupacyjnych jednostek wojskowych, jeżeli
materiały te znajdują się w Rzeczypospolitej Polskiej.
2.
Państwowy zasób archiwalny tworzą również materiały archiwalne powstałe w wyniku działalności:
1)
partii politycznych oraz innych organizacji o charakterze politycznym, społecznym,
zawodowym i gospodarczym,
2)
kościołów i związków wyznaniowych,
3)
innych niepaństwowych organizacji i jednostek organizacyjnych,
4)
działaczy politycznych, społecznych i gospodarczych, twórców w dziedzinie nauki i
techniki, kultury i sztuki oraz innych osób, które wniosły swój historyczny wkład
do rozwoju Państwa Polskiego, życia politycznego, społecznego i gospodarczego oraz
do rozwoju nauki i techniki oraz kultury i sztuki,
5)
rodzin i rodów, które wywierały historyczny wpływ na sprawy państwowe, stosunki polityczne,
gospodarcze i społeczne, a także dotyczące ich majątków, przedsiębiorstw i innej aktywności
gospodarczej,
jeżeli materiały te stały się własnością Państwa w wyniku zakupu, darowizny lub w
innej drodze.
3.
Materiały archiwalne, o których mowa w ust. 1 i 2, znajdujące się poza granicami Państwa
w posiadaniu obcych organów lub organizacji są uważane za państwowy zasób archiwalny,
jeżeli na podstawie prawa lub zwyczajów międzynarodowych powinny być przekazane Rzeczypospolitej
Polskiej.
Art. 16.
1.
(uchylony)
2.
(uchylony)
2a.
Archiwa państwowe wykonują usługi archiwalne w zakresie wyszukiwania informacji i
danych zawartych w materiałach archiwalnych, przetwarzania tych informacji i danych,
a także sporządzania wyciągów, wypisów, odpisów albo odwzorowań wizualnych bądź dźwiękowych
tych materiałów, włącznie z metadanymi odwzorowań cyfrowych.
2b.
(uchylony)
2c.
(uchylony)
2d.
(uchylony)
2e.
(uchylony)
3.
(uchylony)
4.
(uchylony)
Art. 16a.
1.
Każdemu przysługuje prawo dostępu do materiałów archiwalnych.
2.
Podmioty, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ust. 2, zwane dalej „podmiotami
zobowiązanymi”, są obowiązane udostępniać:
1)
materiały archiwalne w oryginale, w szczególności w ich pierwotnej wersji językowej
lub w pierwotnym formacie plików cyfrowych, bądź w postaci lub w formacie nadanych
przez podmiot zobowiązany w celu długotrwałego przechowywania i odczytu treści tych
materiałów;
2)
reprodukcje materiałów archiwalnych.
3.
Podmioty zobowiązane mogą również udostępniać materiały archiwalne niestanowiące państwowego
zasobu archiwalnego, jeżeli możliwość ich udostępniania nie została wyłączona.
4.
Korzystanie z materiałów archiwalnych służy w szczególności:
1)
celom poznawczym, w tym związanym z badaniami naukowymi albo zaspokajaniem osobistych
potrzeb informacyjnych;
2)
ponownemu wykorzystaniu treści lub odwzorowań tych materiałów, do celów innych niż
te, dla których je wytworzono lub pierwotnie zgromadzono, w tym do celów zarobkowych;
3)
uzyskiwaniu, w trybie przepisów odrębnych, które regulują zasady wydawania zaświadczeń,
urzędowego potwierdzenia treści przechowywanych materiałów archiwalnych, w postaci
ich uwierzytelnionych odwzorowań (odpisów, wypisów, wyciągów i reprodukcji) w oryginalnej
wersji językowej, a także w postaci wtórnych dokumentów opisowo prezentujących tę
treść lub jej składniki wyróżnione przez wnioskodawcę.
Art. 16b.
1.
Dostęp do materiałów archiwalnych podlega ograniczeniu:
1)
w zakresie i na zasadach określonych w przepisach:
a)
o ochronie informacji niejawnych,
b)
o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych;
2)
ze względu na ochronę:
a)
dóbr osobistych,
b)
danych osobowych;
3)
ze względu na potrzebę zachowania integralności składników państwowego zasobu archiwalnego
zagrożonego uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.
2.
Materiały archiwalne podlegają udostępnianiu nie wcześniej niż w przypadku:
1)
aktów stanu cywilnego lub ksiąg stanu cywilnego, od końca roku kalendarzowego, w którym
nastąpiło odpowiednio sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi, dotyczących:
a)
urodzeń - po 100 latach,
b)
małżeństw i zgonów - po 80 latach;
2)
indywidualnej dokumentacji medycznej - po 100 latach od sporządzenia ostatniego wpisu;
3)
aktów notarialnych i dokumentacji ksiąg wieczystych wraz z urządzeniami ewidencyjnymi
- po 70 latach od sporządzenia aktu lub składnika dokumentacji;
4)
dokumentacji spraw sądowych i postępowań dochodzeniowych - po 70 latach od uprawomocnienia
się orzeczenia lub zakończenia postępowania;
5)
ewidencji ludności - po 30 latach od jej wytworzenia;
6)
dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców - po 50 latach od ustania stosunku pracy.
3.
Ograniczeń określonych:
1)
w ust. 1 pkt 2 i 3 nie stosuje się, jeżeli zainteresowany posiada szczególne uprawnienia
albo realizuje cele korzystające ze szczególnej ochrony prawnej, które to uprawnienia
lub cele są nadrzędne w stosunku do tych ograniczeń;
2)
w ust. 2 nie stosuje się do udostępnienia uprawnionym do dostępu do danych zawartych
w tych materiałach.
Art. 16c.
1.
Udostępnianie materiałów archiwalnych jest bezpłatne.
2.
Podmioty zobowiązane nie wykonują autorskich praw majątkowych, które przysługują Skarbowi
Państwa, w stosunku do podmiotów, którym udostępniono te materiały.
3.
Podmioty zobowiązane nie powinny ograniczać dostępu do materiałów archiwalnych, ponad
ograniczenia stosowane w związku z pierwotnym celem ich wytworzenia.
4.
Jeśli przepisy odrębne zapewniają szerszy dostęp do materiałów archiwalnych niż wynika
z ustawy, zastosowanie mają te przepisy.
Art. 16d.
1.
Podmioty zobowiązane udostępniają zainteresowanym lub ich upoważnionym przedstawicielom
materiały archiwalne przez:
1)
umożliwienie osobistego:
a)
zapoznania się z tymi materiałami,
b)
utrwalenia ich treści w postaci notatek, wyciągów, wypisów, odpisów albo odwzorowań
wizualnych, dźwiękowych lub cyfrowych wraz z ich metadanymi;
2)
przekazanie informacji w nich zawartych w postaci reprodukcji tych materiałów albo
pisemnej odpowiedzi na zapytanie.
2.
Podmioty zobowiązane udostępniają materiały archiwalne w oryginale albo reprodukcje
tych materiałów:
1)
w dostosowanych do tego celu pomieszczeniach, po pisemnym zgłoszeniu w postaci papierowej
lub elektronicznej;
2)
za pośrednictwem systemów teleinformatycznych wraz z metadanymi reprodukcji.
3.
Jeżeli czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. b, mogłyby zakłócić innym zainteresowanym
dostęp do materiałów archiwalnych, ich wykonywanie odbywa się na podstawie porozumienia
między zainteresowanym i podmiotem zobowiązanym.
Art. 16e.
1.
W przypadku uzasadnionego przypuszczenia, że występują ograniczenia dostępu do materiałów
archiwalnych, podmiot zobowiązany wszczyna postępowanie w sprawie odmowy dostępu do
tych materiałów.
2.
Podmiot zobowiązany wydaje decyzję w sprawie:
1)
całkowitej albo częściowej odmowy dostępu do materiałów archiwalnych albo
2)
umorzenia postępowania w przypadku:
a)
o którym mowa w art. 16b ust. 3 pkt 1,
b)
gdy nie zachodzą ograniczenia dostępu do materiałów archiwalnych.
3.
Do postępowania w sprawie odmowy dostępu do materiałów archiwalnych stosuje się przepisy
ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego , z tym że decyzje wydaje się nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania
zgłoszenia.
Art. 17.
1.
(uchylony)
1a.
(uchylony)
2.
(uchylony)
3.
Rada Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, sposób i tryb udostępniania materiałów
archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych, z wyłączeniem archiwum wyodrębnionego
Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu,
w tym:
1)
sposób postępowania z materiałami archiwalnymi zawierającymi informacje stanowiące
tajemnice prawnie chronione, w szczególności informacje niejawne albo dane osobowe
podlegające ochronie,
2)
zakres udostępniania dokumentacji dotyczącej osób fizycznych tym osobom dla celów
własnych,
3)
szczególne wypadki wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych,
4)
odpłatność za udostępnianie materiałów archiwalnych w przypadku ponoszenia przez archiwum
dodatkowych kosztów z tego tytułu,
5)
odpłatność za sporządzenie reprodukcji materiałów archiwalnych
- uwzględniając szczególny charakter dokumentacji i potrzebę jej ochrony przed nieuprawnionym
ujawnieniem oraz wysokość wydatków ponoszonych w związku z udostępnieniem materiałów
archiwalnych.
4.
Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego po zasięgnięciu
opinii Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji ustali, w drodze rozporządzenia, szczegółowe
zasady i tryb gromadzenia, ewidencjonowania, kwalifikowania, klasyfikacji oraz udostępniania
materiałów archiwalnych tworzących zasób jednostek publicznej radiofonii i telewizji,
uwzględniając:
1)
szczególny zakres i sposób działania radia i telewizji;
2)
potrzebę szczególnej ochrony materiałów archiwalnych przed utratą lub zniszczeniem.
Art. 18.
1.
Centralnym organem administracji rządowej w sprawach państwowego zasobu archiwalnego
jest Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.
2.
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych powołuje Prezes Rady Ministrów, na wniosek
ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, spośród osób
wyłonionych w drodze otwartego i konkurencyjnego naboru.
3.
Prezes Rady Ministrów odwołuje Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
4.
Zastępców Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych powołuje, spośród osób wyłonionych
w drodze otwartego i konkurencyjnego naboru, minister właściwy do spraw kultury i
ochrony dziedzictwa narodowego, na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego odwołuje, na wniosek
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, jego zastępców.
5.
Nadzór nad Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych sprawuje minister właściwy do
spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.
Art. 18a.
1.
Stanowisko Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych może zajmować osoba, która:
1)
jest obywatelem polskim;
2)
korzysta z pełni praw publicznych;
3)
nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo
skarbowe;
4)
posiada kompetencje kierownicze.
2.
Osoba, o której mowa w ust. 1, powinna ponadto posiadać:
1)
tytuł zawodowy magistra lub równorzędny i co najmniej 5-letni okres zatrudnienia na
stanowiskach kierowniczych w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych lub archiwach
państwowych lub
2)
stopień naukowy doktora habilitowanego w zakresie nauk związanych z działalnością
archiwów, lub
3)
tytuł naukowy w zakresie nauk związanych z działalnością archiwów.
Art. 18b.
1.
Informację o naborze na stanowisko Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, ogłasza
się przez umieszczenie ogłoszenia w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie urzędu
obsługującego Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych oraz Biuletynie Informacji
Publicznej urzędu i Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.
Ogłoszenie powinno zawierać:
1)
nazwę i adres urzędu;
2)
określenie stanowiska;
3)
wymagania związane ze stanowiskiem wynikające z przepisów prawa;
4)
zakres zadań wykonywanych na stanowisku;
5)
wskazanie wymaganych dokumentów;
6)
termin i miejsce składania dokumentów;
7)
informację o metodach i technikach naboru.
2.
Termin, o którym mowa w ust. 1 pkt 6, nie może być krótszy niż 10 dni od dnia opublikowania
ogłoszenia w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.
Art. 18c.
1.
Nabór na stanowisko Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych przeprowadza zespół,
powołany przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego,
liczący co najmniej 3 osoby, których wiedza i doświadczenie dają rękojmię wyłonienia
najlepszych kandydatów.
2.
W toku naboru ocenia się doświadczenie zawodowe kandydata, wiedzę niezbędną do wykonywania
zadań na stanowisku, na które jest przeprowadzany nabór, oraz kompetencje kierownicze.
3.
Ocena wiedzy i kompetencji kierowniczych, o których mowa w ust. 2, może być dokonana
na zlecenie zespołu przez osobę niebędącą członkiem zespołu, która posiada odpowiednie
kwalifikacje do dokonania tej oceny.
4.
Członek zespołu oraz osoba, o której mowa w ust. 3, mają obowiązek zachowania w tajemnicy
informacji dotyczących osób ubiegających się o stanowisko, uzyskanych w trakcie naboru.
5.
W toku naboru zespół wyłania nie więcej niż 3 kandydatów, których przedstawia ministrowi
właściwemu do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.
Art. 18d.
1.
Z przeprowadzonego naboru zespół sporządza protokół zawierający:
1)
nazwę i adres urzędu;
2)
określenie stanowiska, na które był prowadzony nabór, oraz liczbę kandydatów;
3)
imiona, nazwiska i adresy nie więcej niż 3 najlepszych kandydatów uszeregowanych według
poziomu spełniania przez nich wymagań określonych w ogłoszeniu o naborze;
4)
informację o zastosowanych metodach i technikach naboru;
5)
uzasadnienie dokonanego wyboru albo powody niewyłonienia kandydata;
6)
skład zespołu.
2.
Wynik naboru ogłasza się niezwłocznie przez umieszczenie informacji w Biuletynie Informacji
Publicznej urzędu i Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.
3.
Informacja o wyniku naboru zawiera:
1)
nazwę i adres urzędu;
2)
określenie stanowiska, na które był prowadzony nabór;
3)
imiona, nazwiska wybranych kandydatów oraz ich miejsca zamieszkania w rozumieniu przepisów
Kodeksu cywilnego albo informację o niewyłonieniu kandydata.
4.
Umieszczenie w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów
ogłoszenia o naborze oraz o wyniku tego naboru jest bezpłatne.
Art. 18e.
1.
Zespół przeprowadzający nabór na stanowiska, o których mowa w art. 18 ust. 4, powołuje
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.
2.
Do sposobu przeprowadzania naboru na stanowiska, o których mowa w art. 18 ust. 4,
stosuje się odpowiednio przepisy art. 18a-18d.
Art. 19.
1.
Właściwymi organami w sprawach archiwów wyodrębnionych w zakresie określonym przepisami
ustawy są odpowiednio:
1)
Minister Obrony Narodowej, minister właściwy do spraw wewnętrznych, minister właściwy
do spraw zagranicznych, minister właściwy do spraw finansów publicznych i minister
właściwy do spraw instytucji finansowych;
2)
Szef Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Szef Agencji Wywiadu;
3)
Szef Centralnego Biura Antykorupcyjnego;
4)
Szefowie: Kancelarii Sejmu, Kancelarii Senatu, Kancelarii Prezydenta Rzeczypospolitej
Polskiej i Kancelarii Prezesa Rady Ministrów;
5)
Szef Biura Bezpieczeństwa Narodowego.
2.
Właściwym organem w sprawach archiwum wyodrębnionego Instytutu Pamięci Narodowej -
Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu w zakresie określonym przepisami
ustawy jest Prezes Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko
Narodowi Polskiemu.
3.
(uchylony)
4.
Minister Obrony Narodowej może upoważnić Szefa Służby Wywiadu Wojskowego i Szefa Służby
Kontrwywiadu Wojskowego lub osoby przez nich wskazane do wyrażania zgody na brakowanie
dokumentacji niearchiwalnej powstałej w wyniku działalności jednostek organizacyjnych
odpowiednio Służby Wywiadu Wojskowego i Służby Kontrwywiadu Wojskowego.
Art. 20.
1.
Przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych działa Rada Archiwalna jako organ doradczy
i opiniodawczy.
2.
Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego powołuje członków
Rady Archiwalnej na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, przedstawiony
w porozumieniu ze Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich.
3.
Kadencja Rady Archiwalnej trwa trzy lata.
Art. 21.
1.
Do zakresu działania Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych należy:
1)
koordynowanie działalności archiwalnej na terenie Państwa;
2)
(uchylony)
3)
wydawanie zezwoleń na czasowy wywóz określonych materiałów archiwalnych;
4)
nadzór nad gromadzeniem, ewidencjonowaniem, przechowywaniem, opracowywaniem, udostępnianiem
i zabezpieczaniem materiałów archiwalnych oraz brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej;
5)
nadzór nad działalnością naukową i wydawniczą prowadzoną w archiwach państwowych;
6)
prowadzenie współpracy międzynarodowej w zakresie spraw archiwalnych;
7)
(uchylony)
8)
prowadzenie ewidencji przechowawców akt osobowych i płacowych;
9)
popularyzacja wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach oraz prowadzenie działalności
informacyjnej i wydawniczej;
10)
wykonywanie zadań z zakresu informatyzacji podległych mu archiwów państwowych, polegających
na projektowaniu, wdrażaniu, eksploatacji, integracji, rozwoju i udostępnianiu im
systemów teleinformatycznych obsługujących działalność archiwalną, zabezpieczaniu
danych osobowych przetwarzanych w tych systemach, koordynowaniu tych działań oraz
zapewnieniu możliwości wymiany danych pomiędzy tymi systemami;
115)Dodany przez art. 54 pkt 4 ustawy, o której mowa w odnośniku 2.)
wykonywanie zadań określonych w przepisach ustawy z dnia 25 maja 2017 r. o restytucji narodowych dóbr kultury.
1a.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych w sprawach, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i
4, dotyczących podległych mu archiwów państwowych, może wydawać zarządzenia.
1b.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może powierzyć podległemu mu archiwum wykonywanie
zadań, o których mowa w ust. 1 pkt 10.
2.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych uprawniony jest do kontroli przestrzegania
przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach przez podmioty wymienione w
art. 22.
3.
Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, w drodze rozporządzenia,
określi szczegółowy zakres działania Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
4.
Przepisów ust. 1-3 nie stosuje się do archiwów wyodrębnionych.
Art. 21a.
1.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych zawiadamia kierownika kontrolowanej jednostki
organizacyjnej, zwanej dalej „jednostką kontrolowaną”, o kontroli, o której mowa w
art. 21 ust. 2, nie później niż w terminie 7 dni przed dniem rozpoczęcia kontroli;
od zawiadomienia można odstąpić w przypadku zagrożenia dokumentacji zniszczeniem,
uszkodzeniem lub utratą.
2.
Kontrolę przeprowadza wyznaczony przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych pracownik
Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych lub archiwum państwowego, zwany dalej „kontrolerem”,
na podstawie imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, po okazaniu dokumentu
potwierdzającego tożsamość oraz, w razie potrzeby, odpowiedniego poświadczenia bezpieczeństwa.
3.
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli zawiera:
1)
oznaczenie wydającego upoważnienie oraz datę wydania upoważnienia;
2)
podstawę prawną kontroli;
3)
imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera;
4)
nazwę i adres jednostki kontrolowanej;
5)
zakres i przedmiot kontroli;
6)
okres ważności upoważnienia;
7)
podpis wydającego upoważnienie.
4.
Kontrolerowi przysługuje prawo do:
1)
swobodnego poruszania się na terenie siedziby jednostki kontrolowanej oraz w miejscu
wykonywania jej zadań w strefach ogólnie dostępnych, a w przypadku stref zamkniętych
- do poruszania się wyłącznie pod nadzorem pracownika wyznaczonego przez kierownika
jednostki kontrolowanej;
2)
wglądu do dokumentacji dotyczącej zakresu i przedmiotu kontroli lub mającej znaczenie
dla ustalenia stanu faktycznego, z zachowaniem przepisów o tajemnicy prawnie chronionej;
3)
żądania udzielenia ustnych lub pisemnych wyjaśnień;
4)
korzystania z pomocy biegłych.
5.
Jeżeli w toku kontroli konieczne jest zbadanie zagadnień wymagających wiadomości specjalnych,
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, z własnej inicjatywy lub na wniosek kontrolera,
powołuje biegłego, określając zakres i przedmiot opinii, termin jej wydania oraz wysokość
wynagrodzenia.
6.
Kierownik jednostki kontrolowanej jest obowiązany do:
1)
zapewnienia warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli;
2)
przedstawienia, na żądanie kontrolera, dokumentacji dotyczącej zakresu i przedmiotu
kontroli lub mającej znaczenie dla ustalenia stanu faktycznego;
3)
pisemnego wskazania imienia i nazwiska osoby upoważnionej do reprezentowania go podczas
kontroli w czasie jego nieobecności.
7.
Kontroler jest obowiązany do zachowania w tajemnicy informacji, które uzyskał w związku
z wykonywaniem czynności służbowych; obowiązek ten trwa również po ustaniu zatrudnienia.
Art. 21b.
1.
Wyniki kontroli kontroler przedstawia w protokole kontroli.
2.
Protokół kontroli zawiera:
1)
nazwę i adres jednostki kontrolowanej;
2)
określenie aktu prawnego stanowiącego podstawę prawną działania jednostki kontrolowanej;
3)
nazwę organu, któremu jednostka kontrolowana jest podległa lub który sprawuje nad
nią nadzór, i jego adres;
4)
imię i nazwisko kierownika jednostki kontrolowanej;
5)
imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera oraz datę wydania upoważnienia do
przeprowadzenia kontroli;
6)
datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli, ze wskazaniem dni będących przerwami w kontroli;
7)
zakres i przedmiot kontroli;
8)
informację o statucie i regulaminie organizacyjnym jednostki kontrolowanej wraz z
opisem jej struktury organizacyjnej;
9)
w przypadku jednostki kontrolowanej w stanie likwidacji, której upadłość ogłoszono,
w toku przekształcenia lub innych zmian organizacyjnych - informację o terminie wszczęcia
likwidacji, ogłoszenia upadłości lub wprowadzenia zmian organizacyjnych oraz przewidywanym
terminie ich zakończenia;
10)
informację o dokonanych w przeszłości zmianach organizacyjnych, które mają wpływ na
sposób realizacji przez jednostkę kontrolowaną zadań określonych w przepisach o narodowym
zasobie archiwalnym i archiwach;
11)
informację o instrukcji kancelaryjnej, jednolitym rzeczowym wykazie akt, kwalifikatorze
dokumentacji i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego
lub składnicy akt obowiązujących w jednostce kontrolowanej;
12)
informację o kontrolach dotyczących przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym
i archiwach przeprowadzonych przez inne podmioty;
13)
opis ustalonego w wyniku kontroli stanu faktycznego, w tym stwierdzonych nieprawidłowości,
przyczyn ich powstania, zakresu i skutków oraz imiona, nazwiska i funkcję (stanowisko)
osób odpowiedzialnych za nieprawidłowości;
14)
wskazanie podstaw dokonanych ustaleń;
15)
informację o realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych w wyniku ostatniej kontroli;
16)
pouczenie o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń zawartych
w protokole kontroli oraz o prawie do odmowy podpisania tego protokołu;
17)
wzmiankę o zgłoszeniu zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli oraz o
stanowisku zajętym wobec nich przez kontrolera;
18)
omówienie dokonanych w protokole kontroli poprawek, skreśleń i uzupełnień;
19)
podpis kontrolera oraz wskazanie miejsca i daty podpisania protokołu kontroli;
20)
podpis kierownika jednostki kontrolowanej oraz wskazanie miejsca i daty podpisania
protokołu kontroli albo w przypadku odmowy podpisania protokołu kontroli - wzmiankę
o tym fakcie.
3.
Kierownik jednostki kontrolowanej, przed podpisaniem protokołu kontroli, może zgłosić
pisemne umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole kontroli, w terminie
14 dni od dnia jego otrzymania.
4.
Kontroler w przypadku zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli,
w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania, dokonuje analizy zastrzeżeń i w miarę potrzeby
podejmuje dodatkowe czynności kontrolne.
5.
W przypadku stwierdzenia, że zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole kontroli
są zasadne w całości lub w części, kontroler zmienia lub uzupełnia protokół kontroli.
6.
W przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli
w całości kontroler pozostawia protokół kontroli bez zmian.
7.
Kierownik jednostki kontrolowanej może odmówić podpisania protokołu kontroli, składając
w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy.
8.
W przypadku odmowy podpisania protokołu kontroli kontroler dołącza do niego pisemne
wyjaśnienie przyczyn odmowy.
9.
Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kierownika jednostki kontrolowanej nie
stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez kontrolera.
Art. 21c.
1.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, w terminie 2 miesięcy od dnia otrzymania protokołu
kontroli, przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej wystąpienie pokontrolne.
2.
Wystąpienie pokontrolne zawiera:
1)
oznaczenie wydającego wystąpienie;
2)
nazwę i adres jednostki kontrolowanej;
3)
podstawę prawną kontroli;
4)
imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera;
5)
datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli;
6)
zakres i przedmiot kontroli;
7)
ocenę działalności jednostki kontrolowanej w zakresie objętym kontrolą, w tym stwierdzone
nieprawidłowości;
8)
zalecenia dotyczące sposobu usunięcia nieprawidłowości;
9)
termin usunięcia nieprawidłowości lub termin opracowania harmonogramu realizacji zaleceń
i jego wdrożenia;
10)
podpis wydającego wystąpienie;
11)
datę podpisania wystąpienia.
3.
Wystąpienie pokontrolne jest przekazywane kierownikowi jednostki kontrolowanej także
w przypadku, gdy odmówił on podpisania protokołu kontroli.
4.
Kierownik jednostki kontrolowanej, w terminie 21 dni od dnia otrzymania wystąpienia
pokontrolnego, może zgłosić pisemne umotywowane zastrzeżenia do oceny i zaleceń zawartych
w wystąpieniu pokontrolnym oraz złożyć dodatkowe wyjaśnienia i przedstawić dodatkową
dokumentację.
5.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, w terminie 21 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń:
1)
zmienia wystąpienie pokontrolne i zmienione wystąpienie wraz z uzasadnieniem przekazuje
kierownikowi jednostki kontrolowanej - w przypadku stwierdzenia zasadności całości
lub części zastrzeżeń albo
2)
odmawia zmiany wystąpienia pokontrolnego i swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem przekazuje
kierownikowi jednostki kontrolowanej - w przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń w całości.
6.
Kierownik jednostki kontrolowanej jest obowiązany wykonać zalecenia zawarte w wystąpieniu
pokontrolnym.
7.
Kierownik jednostki kontrolowanej, w terminie określonym w wystąpieniu pokontrolnym,
informuje Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych o sposobie wykonania zaleceń zawartych
w tym wystąpieniu i działaniach podjętych w celu usunięcia nieprawidłowości lub przyczynach
niepodjęcia takich działań.
8.
Jeżeli jednostka kontrolowana nie wykonuje zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym,
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych występuje do organu nadrzędnego nad jednostką
kontrolowaną albo organu sprawującego nad nią nadzór z wnioskiem o zastosowanie środków
nadzoru zmierzających do usunięcia stwierdzonych w trakcie kontroli nieprawidłowości.
Art. 21d.
1.
Łączny czas trwania kontroli jednostki kontrolowanej, w tym obejmujący również dodatkowe
czynności kontrolne, o których mowa w art. 21b ust. 4, nie może w roku kalendarzowym
przekraczać 30 dni roboczych.
2.
Przepisu ust. 1 nie stosuje się do kontroli przeprowadzanej w archiwach państwowych
podległych Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych.
Art. 22.
1.
Działalność archiwalną w zakresie państwowego zasobu archiwalnego prowadzi państwowa
sieć archiwalna, którą tworzą:
1)
archiwa państwowe;
2)
archiwa wyodrębnione;
3)
archiwa zakładowe organów państwowych i innych państwowych jednostek organizacyjnych;
3a)
archiwa zakładowe organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek
organizacyjnych.
4)
(uchylony)
2.
Działalność archiwalną w zakresie państwowego zasobu archiwalnego prowadzą ponadto:
1)
jednostki organizacyjne, które posiadają powierzony zasób archiwalny;
2)
biblioteki i muzea, przechowujące materiały archiwalne, które wchodzą do państwowego
zasobu archiwalnego, oraz gromadzące określone w art. 15 ust. 2 materiały archiwalne
stanowiące państwowy zasób archiwalny:
a)
których organizatorem jest:
-
-minister lub kierownik urzędu centralnego,
-
-jednostka samorządu terytorialnego,
-
-państwowa jednostka organizacyjna,
b)
działające w państwowych jednostkach organizacyjnych i w samorządowych jednostkach
organizacyjnych.
Art. 22a.
Podmioty, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 2-3a oraz ust. 2, w zakresie prowadzonej
działalności archiwalnej mogą, na podstawie umowy albo porozumienia zawartych z Naczelnym
Dyrektorem Archiwów Państwowych lub właściwym archiwum państwowym, nieodpłatnie korzystać
z systemów teleinformatycznych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 10.
Art. 23.
Działalność archiwalna obejmuje gromadzenie, ewidencjonowanie, przechowywanie, opracowanie,
zabezpieczenie i udostępnianie materiałów archiwalnych oraz prowadzenie działalności
informacyjnej.
Art. 23a.
Podmiot prowadzący działalność archiwalną, udzielając zamówienia, o którym mowa w
art. 4d ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych , którego wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30 000 euro, zamieszcza
ogłoszenie o zamówieniu na swojej stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej.
Art. 23b.
Zamówienie, o którym mowa w art. 23a, jest udzielane w sposób zapewniający przejrzystość,
równe traktowanie podmiotów zainteresowanych wykonaniem zamówienia oraz z uwzględnieniem
okoliczności mogących mieć wpływ na jego udzielenie.
Art. 23c.
Podmiot prowadzący działalność archiwalną nie udostępnia informacji związanych z zamówieniem,
o którym mowa w art. 23a, stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji , jeżeli podmiot zainteresowany wykonaniem zamówienia, nie później niż przed podpisaniem
umowy o wykonanie tego zamówienia, zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane.
Art. 23d.
Podmiot prowadzący działalność archiwalną zamieszcza niezwłocznie na swojej stronie
podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej informację o udzieleniu zamówienia, o
którym mowa w art. 23a, podając nazwę albo imię i nazwisko podmiotu, z którym zawarł
umowę o wykonanie zamówienia, albo informację o nieudzieleniu tego zamówienia.
Art. 24.
1.
Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, w drodze rozporządzenia,
tworzy lub łączy archiwa państwowe oraz ustala ich siedziby i zasięg działania albo
likwiduje archiwa państwowe, kierując się potrzebą zapewnienia prawidłowej organizacji
archiwów państwowych przez dostosowanie ich liczby, charakteru, wielkości i właściwości
miejscowej do ilości przechowywanych materiałów archiwalnych, a także racjonalnego
gospodarowania środkami finansowymi oraz mieniem archiwów państwowych.
2.
Archiwa państwowe podlegają Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych.
3.
Działalnością archiwów państwowych kierują dyrektorzy powoływani przez Naczelnego
Dyrektora Archiwów Państwowych.
4.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych przy archiwach państwowych może powołać radę
naukowo-programową jako organ doradczy i opiniodawczy. Dyrektor archiwum państwowego,
w razie powołania rady naukowo-programowej, ustala jej skład osobowy.
Art. 25.
1.
Archiwa państwowe o charakterze centralnym obejmują zasięgiem działania obszar całego
Państwa.
2.
Zasób archiwalny archiwów określonych w ust. 1 stanowią materiały archiwalne powstałe
w wyniku działalności naczelnych i centralnych organów władzy i administracji rządowej
oraz innych centralnych jednostek organizacyjnych, a także materiały archiwalne zgromadzone
przez te archiwa w przeszłości (zasób historyczny).
Art. 26.
1.
Archiwa państwowe niemające charakteru centralnego obejmują zasięgiem działania obszar
jednego lub kilku województw.
2.
Zasób archiwalny archiwów państwowych określonych w ust. 1 stanowią materiały archiwalne
powstałe na terenie ich działania, a także ich zasób historyczny, z wyłączeniem materiałów
archiwalnych wchodzących do zasobu archiwalnego archiwów państwowych o charakterze
centralnym.
Art. 27.
1.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych w uzasadnionych wypadkach, z uwagi na potrzeby
nauki, kultury i gospodarki narodowej oraz w celu zabezpieczenia zasobów archiwalnych,
może po zasięgnięciu opinii Rady Archiwalnej wprowadzić odstępstwa od zasad ich rozmieszczenia
określonych w art. 25 i 26.
2.
Przepis ust. 1 nie ma zastosowania do zasobów archiwalnych archiwów wyodrębnionych.
Art. 28.
1.
Do zakresu działania archiwów państwowych należy w szczególności:
1)
kształtowanie państwowego zasobu archiwalnego;
2)
gromadzenie, ewidencjonowanie, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie
materiałów archiwalnych należących do ich zasobu archiwalnego;
3)
kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu
archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach i jednostkach
organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1, bez względu na miejsce i tytuł prawny
przechowywania tych materiałów lub dokumentacji, z wyłączeniem organów posiadających
archiwa wyodrębnione;
4)
wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i reprodukcji przechowywanych
materiałów, a także wydawanie zaświadczeń na podstawie tych materiałów;
5)
prowadzenie prac naukowych oraz wydawniczych w dziedzinie archiwistyki i dziedzin
pokrewnych;
6)
popularyzacja wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach oraz prowadzenie działalności
informacyjnej;
7)
wykonywanie zadań określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
2.
Archiwum państwowe, za zgodą Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, może powierzyć
innemu archiwum państwowemu przeprowadzenie kontroli, o której mowa w ust. 1 pkt 3.
3.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych w sprawach, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i
3 oraz ust. 2, dotyczących podległych mu archiwów państwowych, może wydawać zarządzenia.
4.
Do kontroli, o której mowa w ust. 1 pkt 3, przepisy art. 21a-21d stosuje się odpowiednio.
Art. 29.
1.
Archiwami wyodrębnionymi są:
1)
archiwum Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej;
2)
archiwum Senatu Rzeczypospolitej Polskiej;
3)
archiwum Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej;
4)
archiwum Rady Ministrów;
5)
archiwum Biura Bezpieczeństwa Narodowego;
6)
archiwa:
a)
urzędu obsługującego Ministra Obrony Narodowej oraz organów i jednostek organizacyjnych
podległych i nadzorowanych przez tego Ministra - w zakresie działu administracji rządowej
obrona narodowa,
b)
urzędów obsługujących ministra właściwego do spraw wewnętrznych i ministra właściwego
do spraw zagranicznych oraz organów i jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych
przez tych ministrów - w zakresie działów administracji rządowej sprawy wewnętrzne
i sprawy zagraniczne,
c7)W brzmieniu ustalonym przez art. 8 pkt 2 lit. a tiret pierwsze ustawy, o której mowa w odnośniku 1.)
wyodrębnionych komórek organizacyjnych urzędu obsługującego ministra właściwego do
spraw finansów publicznych i urzędów celno-skarbowych, w których funkcjonariusze Służby
Celno-Skarbowej wykonują czynności operacyjno-rozpoznawcze - w zakresie tych czynności,
d)
(uchylona)
e8)W brzmieniu ustalonym przez art. 8 pkt 2 lit. a tiret drugie ustawy, o której mowa w odnośniku 1. )
wyodrębnionej komórki organizacyjnej w urzędzie obsługującym ministra właściwego do
spraw finansów publicznych wykonującej zadania w zakresie przeciwdziałania praniu
pieniędzy i finansowaniu terroryzmu - w zakresie tych zadań;
7)
archiwa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Agencji Wywiadu;
8)
archiwum Centralnego Biura Antykorupcyjnego;
9)
archiwum Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi
Polskiemu.
2.
Archiwa wyodrębnione obejmują zasięgiem działania obszar całego Państwa lub jego część.
39)W brzmieniu ustalonym przez art. 8 pkt 2 lit. b ustawy, o której mowa w odnośniku 1. .
Minister Obrony Narodowej, minister właściwy do spraw wewnętrznych, minister właściwy
do spraw zagranicznych, minister właściwy do spraw finansów publicznych, Szef Kancelarii
Prezesa Rady Ministrów, Szef Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Szef Agencji Wywiadu
i Szef Centralnego Biura Antykorupcyjnego w porozumieniu z ministrem właściwym do
spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego określą, w drodze zarządzeń, organizację
podległych im i przez nich nadzorowanych archiwów wyodrębnionych, uwzględniając w
szczególności zakres ich działania.
4.
Szef Kancelarii Sejmu, Szef Kancelarii Senatu, Szef Kancelarii Prezydenta Rzeczypospolitej
Polskiej, Szef Biura Bezpieczeństwa Narodowego oraz Prezes Instytutu Pamięci Narodowej
- Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, po zasięgnięciu opinii ministra
właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, określą, w drodze zarządzeń,
organizację podległych im i przez nich nadzorowanych archiwów wyodrębnionych, uwzględniając
w szczególności zakres ich działania.
5.
Do spraw nieuregulowanych w przepisach wydanych na podstawie ust. 3 i 4 stosuje się
odpowiednio przepisy dotyczące archiwów państwowych.
6.
(uchylony)
Art. 30.
1.
Zasób archiwalny archiwów: Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej, Senatu Rzeczypospolitej
Polskiej i Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej stanowią materiały archiwalne powstałe
i powstające w toku ich działalności, a także ich zasób historyczny.
2.
Zasób archiwalny archiwum Rady Ministrów stanowią materiały archiwalne Prezesa Rady
Ministrów, Rady Ministrów oraz Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, powstałe i powstające
w toku ich działalności, a także zasób historyczny Rady Ministrów.
Art. 31.
1.
Zasób archiwalny archiwów wyodrębnionych, o których mowa w art. 29 ust. 1 pkt 5-8,
stanowią materiały archiwalne powstałe i powstające w toku działalności:
1)
(uchylony)
2)
organów i jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez Ministra Obrony
Narodowej, ministra właściwego do spraw wewnętrznych, ministra właściwego do spraw
zagranicznych, Szefa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Szefa Agencji Wywiadu, Szefa
Centralnego Biura Antykorupcyjnego i Szefa Biura Bezpieczeństwa Narodowego;
3)
urzędów obsługujących Ministra Obrony Narodowej, ministra właściwego do spraw wewnętrznych
i ministra właściwego do spraw zagranicznych;
410)W brzmieniu ustalonym przez art. 8 pkt 3 lit. a ustawy, o której mowa w odnośniku 1.)
wyodrębnionych komórek organizacyjnych urzędu obsługującego ministra właściwego do
spraw finansów publicznych i urzędów celno-skarbowych, w których funkcjonariusze Służby
Celno-Skarbowej wykonują czynności operacyjno-rozpoznawcze;
5)
(uchylony)
611)W brzmieniu ustalonym przez art. 8 pkt 3 lit. b ustawy, o której mowa w odnośniku 1.)
wyodrębnionej komórki organizacyjnej wykonującej zadania w zakresie przeciwdziałania
praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w urzędzie obsługującym ministra właściwego
do spraw finansów publicznych.
2.
Zasób archiwalny archiwum wyodrębnionego, podległego ministrowi właściwemu do spraw
zagranicznych, obejmuje również dokumenty przesyłane i składane przez obce podmioty
prawa międzynarodowego.
3.
Zasób archiwalny archiwum wyodrębnionego, podległego Prezesowi Instytutu Pamięci Narodowej
- Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, stanowią materiały archiwalne
określone w ustawie z dnia 18 grudnia 1998 r. o Instytucie Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania
Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu , a także powstałe w toku działalności tego Instytutu.
Art. 32.
1.
Archiwa wyodrębnione przekazują do archiwów państwowych o charakterze centralnym materiały
archiwalne, znajdujące się dotychczas w ich zasobie, po ustaniu okoliczności uzasadniających
ich przechowywanie w archiwach wyodrębnionych, nie później jednak niż po upływie 50
lat od daty ich wytworzenia, o ile nie narusza to prawnie chronionych interesów Państwa
i obywateli.
2.
(uchylony)
3.
(uchylony)
Art. 33.
1.
Archiwa zakładowe tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach
samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych, w których
powstają materiały archiwalne. W razie potrzeby w jednostkach tych można utworzyć
więcej niż jedno archiwum zakładowe.
2.
Jeżeli jednostką, o której mowa w ust. 1, jest ministerstwo, archiwum zakładowe tworzy
się odrębnie dla każdego działu administracji rządowej, określonego w przepisach odrębnych.
3.
Jednostki, w których tworzy się archiwa zakładowe, ustala:
1)
w odniesieniu do jednostek obejmujących działalnością obszar całego Państwa - Naczelny
Dyrektor Archiwów Państwowych;
2)
w odniesieniu do innych jednostek - dyrektor właściwego archiwum państwowego.
Art. 34.
1.
Kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 33, są obowiązani zapewnić:
1)
gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i odpowiednie zabezpieczenie materiałów
archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, tworzących zasób podległych im archiwów
zakładowych;
2)
klasyfikowanie i kwalifikowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,
a także przekazywanie materiałów archiwalnych właściwym archiwom państwowym oraz brakowanie
dokumentacji niearchiwalnej.
2.
Kierownicy tych jednostek obowiązani są ponadto przed zlecaniem prac projektowych
wykorzystać odpowiedni materiał archiwalny.
3.
Jeżeli jednostką organizacyjną jest urząd administracji rządowej, kierownik jednostki
wykonuje zadania określone w ust. 1 i 2 poprzez dyrektora generalnego tego urzędu,
powołanego na podstawie przepisów odrębnych.
Art. 35.
1.
Archiwa zakładowe obejmują zasięg działania jednostki organizacyjnej, w której zostały
utworzone.
2.
Zasób archiwalny archiwów zakładowych stanowią materiały archiwalne powstałe i powstające
w związku z działalnością jednostek organizacyjnych, w których zostały utworzone.
Archiwa zakładowe nie mogą posiadać zasobu historycznego; nie dotyczy to archiwów
szkół wyższych.
3.
Zasób archiwalny archiwów zakładowych służy potrzebom jednostek, w których archiwa
te zostały utworzone. Do korzystania z tego zasobu przez osoby trzecie konieczne jest
zezwolenie kierownika jednostki organizacyjnej, w której istnieje archiwum zakładowe.
Art. 36.
1.
W państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych innych niż określone w art.
33 powstałą w nich i powstającą dokumentację, niemającą już zastosowania w ich działalności,
gromadzi się w składnicach akt.
2.
Kierownicy jednostek określonych w ust. 1 obowiązani są:
1)
zapewnić ochronę przed zniszczeniem lub utratą dokumentacji gromadzonej w składnicach
akt;
2)
umożliwić właściwemu archiwum państwowemu nadzór nad brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej;
3)
zapewnić prowadzenie ewidencji dokumentacji przechowywanej w składnicach akt.
3.
Dokumentacja przechowywana w składnicach akt służy potrzebom jednostek, w których
składnice te zostały utworzone. W wyjątkowych wypadkach jest ona udostępniana osobom
trzecim za zezwoleniem kierownika jednostki organizacyjnej, w której istnieje składnica
akt.
Art. 36a.
Jeżeli jednostka, o której mowa w art. 33 i art. 36, posiada struktury terenowe, archiwum
zakładowe lub składnicę akt można utworzyć odrębnie dla każdej takiej struktury, o
ile spełnia ona co najmniej jedno z następujących kryteriów:
1)
jest zorganizowaną, wyodrębnioną i samodzielną całością położoną w miejscu zidentyfikowanym
odrębnym adresem, pod którym lub z którego prowadzona jest działalność;
2)
prowadzi działalność o zasięgu regionalnym i dla potrzeb regionalnych;
3)
posiada dokumentację przydatną dla potrzeb określonych w art. 16 ust. 1 na terenie, na którym jest ona wytwarzana i gromadzona.
Art. 37.
(uchylony)
Art. 38.
Jednostkom organizacyjnym, z uwagi na ich szczególny charakter lub zadania, na ich
wniosek, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może powierzyć na stałe lub na czas
określony gromadzenie i przechowywanie materiałów archiwalnych, określając przy tym
warunki powierzenia.
Art. 39.
1.
Biblioteki i muzea wymienione w art. 22 ust. 2 pkt 2, które gromadzą i przechowują
materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, w zakresie tych
materiałów pełnią funkcje jednostek państwowej sieci archiwalnej.
2.
Jednostki organizacyjne określone w ust. 1 w zakresie posiadanego zasobu archiwalnego
podlegają przepisom ustawy.
Art. 40.
1.
Prawa i obowiązki pracowników Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i archiwów państwowych,
do których nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej , określają przepisy ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych .
2.
W Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i archiwach państwowych można zatrudniać
pracowników naukowych. Do pracowników naukowych stosuje się przepisy art. 39 ust. 2, art. 41, art. 42, art. 43 ust. 1 pkt 1, 2, 4 i 5 oraz ust. 2, 3, 5
i 6, art. 44 ust. 1 i ust. 5 pkt 1-4 i 6, art. 47 ust. 5, art. 59 i art. 60 ustawy
z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych , a w zakresie zasad wynagradzania - przepisy ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych, z wyjątkiem art. 11 i art. 12 tej ustawy.
Rozdział 4
Niepaństwowy zasób archiwalny
Art. 41.
1.
Niepaństwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne, które nie wchodzą do państwowego
zasobu archiwalnego.
2.
Zasób ten jest:
1)
ewidencjonowany;
2)
nieewidencjonowany.
3.
(uchylony)
Art. 42.
Ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne powstałe
i powstające w wyniku działalności:
1)
partii politycznych,
2)
organizacji politycznych, spółdzielczych i innych organizacji społecznych,
3)
kościołów i związków wyznaniowych,
4)
innych niż wymienione w pkt 2 niepaństwowych jednostek organizacyjnych
oraz stanowiące ich własność.
Art. 43.
1.
Własność materiałów archiwalnych, o których mowa w art. 42, nie może być przedmiotem
obrotu; jest ona ponadto ograniczona przepisami art. 6 oraz art. 8.
2.
(uchylony)
3.
(uchylony)
Art. 43a.
Na zasadach określonych w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może zlecać realizację zadań publicznych w
zakresie ewidencjonowania, przechowywania, opracowania, udostępniania lub zabezpieczenia
materiałów archiwalnych, o których mowa w art. 42.
Art. 44.
1.
Z chwilą trwałego zaprzestania działalności przez jednostkę organizacyjną, o której
mowa w art. 42, jej materiały archiwalne stają się własnością Państwa, wchodzą do
państwowego zasobu archiwalnego i podlegają przekazaniu do właściwej jednostki państwowej
sieci archiwalnej wskazanej decyzją Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
1a.
Jeżeli ewidencjonowanie, przechowywanie, opracowanie, udostępnianie lub zabezpieczenie
materiałów archiwalnych, o których mowa w art. 42, było realizowane na zasadach określonych
w art. 43a, materiały te:
1)
z dniem wszczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości jednostki organizacyjnej przechowującej
je stają się własnością Państwa i wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego;
2)
podlegają przekazaniu do archiwum państwowego wskazanego decyzją Naczelnego Dyrektora
Archiwów Państwowych niezwłocznie po wszczęciu likwidacji lub ogłoszeniu upadłości
jednostki organizacyjnej, o której mowa w pkt 1.
2.
Materiały archiwalne, o których mowa w art. 42, mogą stać się własnością Państwa,
z następstwami określonymi w ust. 1, decyzją właściwych organów niepaństwowych jednostek
organizacyjnych.
3.
Materiały archiwalne, o których mowa w art. 42, mogą być przekazywane w depozyt archiwom
państwowym.
4.
Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, po zasięgnięciu
opinii Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, w drodze rozporządzenia, określi
warunki i tryb przekazywania do archiwów państwowych materiałów archiwalnych, o których
mowa w art. 42, w przypadkach określonych w ust. 1-3, uwzględniając wartość historyczną
dokumentacji, stan jej uporządkowania i zewidencjonowania oraz ochronę przed uszkodzeniem,
zniszczeniem lub utratą.
Art. 45.
1.
Organy niepaństwowych jednostek organizacyjnych obowiązane są do ewidencjonowania,
przechowywania i zabezpieczenia materiałów archiwalnych wchodzących w skład niepaństwowego
zasobu archiwalnego.
2.
Organy, o których mowa w ust. 1, określają zasady i tryb udostępniania materiałów
archiwalnych wchodzących w skład niepaństwowego zasobu archiwalnego.
3.
Archiwa niepaństwowych jednostek organizacyjnych mogą obejmować również zasób historyczny
w rozumieniu art. 25 ust. 2.
4.
Współpracę archiwów niepaństwowych jednostek organizacyjnych, o których mowa w art.
42, z państwową siecią archiwalną określają porozumienia zawarte między ich właściwymi
organami a ministrem właściwym do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.
Art. 46.
Nieewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny tworzą materiały powstałe i powstające
w wyniku działalności osób fizycznych, stanowiące własność tych osób lub ich prawnych
następców.
Art. 47.
1.
Prawo własności przysługujące osobom, o których mowa w art. 46, jest ograniczone tylko
przepisami art. 14.
2.
Materiały archiwalne określone w art. 46 mogą być przedmiotem obrotu odpłatnie i nieodpłatnie,
z zastrzeżeniem ograniczenia, o którym mowa w ust. 1 oraz w art. 9.
3.
Przeniesienie własności w drodze umowy sprzedaży materiałów, o których mowa w art.
46, na rzecz Państwa jest zwolnione od opłat notarialnych.
4.
Przeniesienie własności materiałów, o których mowa w art. 46, w drodze spadku lub
zapisu jest zwolnione od podatku od spadków oraz od opłat notarialnych.
5.
Przepis art. 44 ust. 3 stosuje się odpowiednio.
Art. 48.
(uchylony)
Art. 49.
(uchylony)
Art. 50.
(uchylony)
Art. 51.
(uchylony)
Rozdział 4a
Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania
Art. 51a.
1.
Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej
pracodawców o czasowym okresie przechowywania, zwanej dalej „dokumentacją”, jest działalnością
regulowaną w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej , wykonywaną przez przedsiębiorcę, i wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców
akt osobowych i płacowych, zwanego dalej „rejestrem”.
2.
Działalność, o której mowa w ust. 1, może być wykonywana także przez:
1)
archiwa państwowe;
2)
Stowarzyszenie Archiwistów Polskich.
3.
Działalność, o której mowa w ust. 1, może być wykonywana tylko przez przedsiębiorcę
będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.
Art. 51aa.
(uchylony)
Art. 51ab.
Związki rewizyjne zrzeszające spółdzielnie oraz Krajowa Rada Spółdzielcza przechowują
dokumentację wytworzoną przez zlikwidowane spółdzielnie i organizacje spółdzielcze
w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 129 ustawy z dnia 16 września 1982 r. - Prawo spółdzielcze .
Art. 51b.
Organem prowadzącym rejestr jest marszałek województwa właściwy ze względu na miejsce
wykonywania działalności objętej wpisem. Rejestr może być prowadzony w systemie informatycznym.
Art. 51c.
1.
Wpisu do rejestru dokonuje się na podstawie wniosku przedsiębiorcy zawierającego następujące
dane:
1)
firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres;
2)
numer w rejestrze przedsiębiorców;
3)
numer identyfikacji podatkowej (NIP);
4)
imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorcy;
5)
określenie zakresu działalności, która ma być objęta wpisem;
6)
określenie miejsca lub miejsc, w których będzie wykonywana działalność objęta wpisem
i daty jej rozpoczęcia;
7)
oświadczenie, że przedsiębiorca w dniu złożenia wniosku:
a)
nie ma zaległości podatkowych,
b)
nie ma zaległości w zakresie zobowiązań wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
c)
nie figuruje w rejestrze dłużników niewypłacalnych Krajowego Rejestru Sądowego.
2.
Wraz z wnioskiem, o którym mowa w ust. 1, przedsiębiorca składa oświadczenie następującej
treści:
„
Oświadczam, że:
1)
dane zawarte we wniosku o wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych
są kompletne i zgodne z prawdą;
2)
znane mi są i spełniam warunki wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania
dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, określone
w rozdziale 4a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
”
.
3.
Oświadczenie powinno również zawierać:
1)
firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres;
2)
oznaczenie miejsca i datę złożenia oświadczenia;
3)
podpis osoby uprawnionej do reprezentowania przedsiębiorcy, ze wskazaniem imienia
i nazwiska oraz pełnionej funkcji.
4.
Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego określi wzór wniosku,
o którym mowa w ust. 1, zawierającego oświadczenie, o którym mowa w ust. 2, w formie
dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących
zadania publiczne.
Art. 51d.
1.
Warunkami wykonywania działalności, o której mowa w art. 51a ust. 1, są:
1)
posiadanie przez przedsiębiorcę bazy organizacyjno-technicznej zapewniającej warunki
przechowywania dokumentacji określone w art. 51n oraz właściwe warunki jej udostępniania;
2)
posiadanie przez przedsiębiorcę regulaminu usług, które będą świadczone w ramach działalności
objętej wpisem;
3)
zatrudnianie przez przedsiębiorcę do wykonywania czynności związanych z obsługą dokumentacji
osoby posiadającej specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową.
2.
W skład zarządu przedsiębiorcy nie mogą wchodzić osoby, które były karane za przestępstwa
przeciwko wiarygodności dokumentów lub mieniu.
Art. 51e.
Wpisowi do rejestru podlegają dane określone w art. 51c ust. 1 pkt 1-6 oraz informacja
o postawieniu przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszeniu jego upadłości.
Art. 51f.
1.
Przedsiębiorcy wpisanemu do rejestru jest wydawane zaświadczenie o wpisie zawierające
następujące dane:
1)
firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres;
2)
zakres działalności gospodarczej objętej wpisem;
3)
miejsce wykonywania działalności gospodarczej objętej wpisem;
4)
datę rozpoczęcia działalności gospodarczej.
2.
Przedsiębiorca jest obowiązany niezwłocznie zgłaszać marszałkowi województwa wszelkie
zmiany danych, o których mowa w art. 51c ust. 1 pkt 1-6, a także informacje o postawieniu
przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszeniu jego upadłości.
3.
Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego określi wzór zaświadczenia,
o którym mowa w ust. 1, w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących
zadania publiczne.
Art. 51g.
1.
O wpisaniu przedsiębiorcy do rejestru marszałek województwa zawiadamia Naczelnego
Dyrektora Archiwów Państwowych w terminie miesiąca od dnia dokonania wpisu, podając
dane, o których mowa w ust. 4 pkt 1-4.
2.
Na podstawie informacji uzyskanych od marszałków województw i przedsiębiorców Naczelny
Dyrektor Archiwów Państwowych prowadzi ewidencję przechowawców akt osobowych i płacowych,
zwaną dalej „ewidencją”.
3.
Ewidencja jest jawna.
4.
Do ewidencji wpisuje się:
1)
firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres;
2)
zakres i miejsce (miejsca) wykonywania działalności;
3)
informacje o wykreśleniu wpisu z rejestru oraz o zawieszeniu lub zakończeniu wykonywania
działalności objętej wpisem;
4)
informacje o postawieniu przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszeniu jego upadłości;
5)
oznaczenie marszałka województwa, który dokonał wpisu do rejestru;
6)
informacje, o których mowa w ust. 6.
5.
Marszałek województwa zawiadamia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych o zmianie
danych wymienionych w ust. 4 pkt 1-4 w terminie miesiąca od dnia powzięcia o nich
wiadomości.
6.
Przedsiębiorca przekazuje do centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Naczelnemu
Dyrektorowi Archiwów Państwowych wykaz pracodawców, których dokumentację przedsiębiorca
przejął w danym miesiącu kalendarzowym, oraz okres, z jakiego ta dokumentacja pochodzi,
w terminie do końca następnego miesiąca kalendarzowego.
Art. 51h.
1.
Marszałek województwa wykreśla z urzędu, w drodze decyzji, wpis w rejestrze w przypadku:
1)
wydania decyzji, o której mowa w art. 71 ust. 1 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej;
2)
wydania prawomocnego orzeczenia zakazującego przedsiębiorcy wykonywania działalności
objętej wpisem;
3)
gdy wobec przedsiębiorcy ukończono postępowanie likwidacyjne albo upadłościowe obejmujące
likwidację majątku upadłego.
2.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może wydać decyzję nakazującą złożenie dokumentacji
osobowej i płacowej zgromadzonej przez przedsiębiorcę, wobec którego wydano decyzję,
o której mowa w ust. 1 pkt 1, lub orzeczenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, na odpłatne
przechowywanie we wskazanym archiwum państwowym, jeżeli przedsiębiorca został wykreślony
z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności
Gospodarczej, a ponadto istnieje zagrożenie zniszczenia zgromadzonej przez przedsiębiorcę
dokumentacji, w szczególności na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub
bezprawnego działania osób trzecich, a brak jest podstaw prawnych do jej przekazania
innemu podmiotowi do dalszego przechowywania.
3.
Przed wydaniem decyzji, o których mowa w ust. 2, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych
dokonuje oceny dokumentacji w miejscu, w którym się ona znajduje.
4.
Decyzji, o której mowa w ust. 2, nadaje się rygor natychmiastowej wykonalności.
5.
Przy określaniu kosztów przejęcia, ewidencjonowania, przechowywania i konserwacji
dokumentacji przepisy art. 51p ust. 6-9 oraz art. 51z ust. 4 i 5 stosuje się odpowiednio.
Art. 51i.
Uprawnienia wynikające z wpisu do rejestru:
1)
są niezbywalne;
2)
spółki przejmowanej albo którejkolwiek ze spółek łączących się przez zawiązanie nowej
spółki, a także spółki podlegającej podziałowi, nie przechodzą na spółkę przejmującą
lub nowo zawiązaną;
3)
spółdzielni podlegającej podziałowi lub połączeniu z inną spółdzielnią, nie przechodzą
na spółdzielnie powstałe w wyniku podziału lub połączenia;
4)
przedsiębiorcy niewymienionego w pkt 2 lub 3 podlegającego podziałowi lub połączeniu,
nie przechodzą na podmiot powstały w wyniku podziału lub połączenia.
Art. 51j.
1.
Kontrolę działalności gospodarczej w zakresie objętym wpisem do rejestru przeprowadza
marszałek województwa.
2.
Do przeprowadzania kontroli działalności przedsiębiorcy wpisanego do rejestru marszałek
województwa może upoważnić inny organ państwowy lub państwową jednostkę organizacyjną
wyspecjalizowaną w kontroli danego rodzaju działalności, zawierając z takim organem
lub jednostką porozumienie określające zasady przeprowadzenia kontroli, w tym zasady
jej finansowania.
3.
Pierwszą kontrolę przedsiębiorcy wpisanego do rejestru przeprowadza się nie później
niż przed upływem roku od dnia dokonania wpisu.
Art. 51k.
1.
Przedsiębiorca wykonuje działalność na podstawie regulaminu świadczenia usług, określającego
w szczególności:
1)
zakres świadczonych usług;
2)
zasady przyjmowania dokumentacji na przechowanie, jej ewidencjonowania i przechowywania;
3)
ogólne zasady zabezpieczenia dokumentacji przed osobami nieuprawnionymi;
4)
miejsce świadczenia usług oraz terminy ich wykonywania;
5)
tryb przyjmowania interesantów;
6)
sposób i terminy udostępniania dokumentacji;
7)
wysokość opłat pobieranych za usługi;
8)
procedury dotyczące brakowania i niszczenia dokumentacji.
2.
Regulamin, o którym mowa w ust. 1, przedsiębiorca udostępnia w lokalu, w którym przyjmowani
są interesanci.
Art. 51l.
Do wykonywania działalności objętej wpisem do rejestru stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące przechowania, z wyłączeniem art. 844 § 2.
Art. 51m.
1.
Jeżeli w związku z działalnością gospodarczą objętą wpisem do rejestru są wykonywane
czynności polegające na gromadzeniu, ewidencjonowaniu, opracowaniu i zabezpieczeniu
dokumentacji oraz na wydawaniu z niej odpisów i kopii, przedsiębiorca jest obowiązany
zatrudniać przy tych czynnościach osoby posiadające specjalistyczne wykształcenie
i praktykę zawodową.
2.
Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego określi, w drodze
rozporządzenia, rodzaje wykształcenia uznanego za specjalistyczne w rozumieniu ust.
1 oraz dokumenty potwierdzające posiadanie praktyki zawodowej, z uwzględnieniem w
szczególności przydatności poszczególnych rodzajów wykształcenia do wykonywanych czynności,
a także sposobu dokumentowania posiadania praktyki zawodowej, w tym rodzaje dokumentów.
Art. 51n.
1.
Dokumentacja powinna być przechowywana w warunkach zapewniających jej należytą ochronę
przed zniszczeniem i kradzieżą.
2.
Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego określi, w drodze
rozporządzenia, warunki, w jakich dokumentacja może być przechowywana, z uwzględnieniem
w szczególności jej ochrony przed wilgocią, zmianami temperatury oraz szkodliwym oddziaływaniem
światła.
Art. 51na.
Na żądanie osoby, której dokumentacja dotyczy, przedsiębiorca:
1)
przekaże kopie lub odpisy tej dokumentacji drogą pocztową lub w inny wskazany przez
żądającego sposób, pod wskazany przez niego adres, powiększając kwotę należności za
usługę o poniesione koszty tego przekazania, albo
2)
zapewni żądającemu wgląd w dotyczącą go dokumentację w miejscu znajdującym się na
terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Art. 51o.
1.
Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego określi, w drodze
rozporządzenia, maksymalną wysokość opłat pobieranych przez podmioty, o których mowa
w art. 51a ust. 1 i 2, za sporządzenie odpisu lub kopii przechowywanej dokumentacji,
uwzględniając ponoszone przez te podmioty koszty związane z przechowywaniem dokumentacji
i sporządzaniem jej odpisów lub kopii, w szczególności koszty:
1)
wyszukania dokumentów;
2)
przygotowania dokumentów do sporządzenia odpisu lub skopiowania;
3)
sporządzenia odpisu lub kopii;
4)
zapewnienia odpowiednich warunków przechowywania dokumentacji.
2.
Przepisy wydane na podstawie upoważnienia zawartego w ust. 1 stosuje się także do
podmiotów innych niż wymienione w art. 51a ust. 1 i 2 przechowujących dokumentację.
Art. 51p.
1.
W przypadku postawienia przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości,
odpowiednio, likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje przechowawcę, któremu dokumentacja
zostanie przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe
na okres, jaki pozostał do wygaśnięcia umów przechowania tej dokumentacji zawartych
przez przedsiębiorcę. W braku takiego wskazania przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy,
po zapewnieniu przez likwidatora lub syndyka masy upadłości środków finansowych, o
których mowa w zdaniu poprzedzającym.
2.
Przechowawca, o którym mowa w ust. 1, powinien przed przejęciem dokumentacji uzyskać
wpis do rejestru.
3.
W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek likwidatora lub syndyka
masy upadłości, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania,
dokumentację przejmuje podmiot nadzorujący jednostkę organizacyjną, do której dokumentacja
należała, a w razie braku takiego podmiotu - archiwum państwowe właściwe miejscowo
lub wskazane przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Przed wydaniem postanowienia
sąd zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby
przedsiębiorcy o jego stanie majątkowym.
4.
Przepisy ust. 1-3 stosuje się odpowiednio, jeżeli przed upływem okresu przechowywania
dokumentacji znajdującej się u przedsiębiorcy nastąpi wykreślenie przedsiębiorcy z
rejestru.
5.
Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio, jeżeli przed upływem okresu przechowywania
dokumentacji znajdującej się u przedsiębiorcy zaprzestanie on wykonywania działalności
objętej wpisem do rejestru.
6.
(uchylony)
7.
Do środków na pokrycie kosztów przechowywania dokumentacji przez archiwum państwowe,
które przejęło ją w trybie określonym w ust. 3, stosuje się odpowiednio przepisy działu III ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa , z tym że uprawnienia organu podatkowego, przewidziane w tych przepisach, przysługują
dyrektorowi archiwum państwowego. Jeżeli egzekucja kosztów przechowywania dokumentacji
przejętej przez archiwum państwowe okaże się bezskuteczna, wówczas koszty te są pokrywane
ze środków będących w dyspozycji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
8.
Wysokość środków finansowych na pokrycie kosztów, o których mowa w ust. 7, ustala
dyrektor archiwum państwowego, w drodze decyzji, uwzględniając konieczne wydatki związane
z przechowywaniem dokumentacji.
9.
Do postępowania w sprawie ustalenia kosztów, o których mowa w ust. 7, stosuje się
przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego.
Art. 51r.
W przypadkach, o których mowa w art. 51p ust. 1 i 3-5, wraz z dokumentacją jest przekazywana
pozostała dokumentacja o czasowym okresie przechowywania.
Art. 51s.
Dokumentacja przekazywana do dalszego przechowywania w trybie określonym w art. 51p
ust. 1 lub 3-5 powinna być przed przekazaniem uporządkowana; do porządkowania dokumentacji
stosuje się odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2, z wyłączeniem
obowiązku opatrywania poszczególnych stron dokumentacji kolejnym numerem.
Art. 51t.
W sprawach nieuregulowanych w niniejszym rozdziale stosuje się przepisy ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej.
Rozdział 4b
Postępowanie z dokumentacją osobową i płacową w przypadku likwidacji lub upadłości pracodawcy
Art. 51u.
1.
W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości,
odpowiednio likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje podmiot prowadzący działalność
w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego
przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do
końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego od dnia:
1)
zakończenia pracy u danego pracodawcy - dla dokumentacji osobowej;
2)
wytworzenia - dla dokumentacji płacowej.
2.
Określony w ust. 1 obowiązek wskazania podmiotu przejmującego dokumentację oraz zapewnienia
środków na jej przechowywanie nie dotyczy pracodawców, do których mają zastosowanie
przepisy art. 5.
3.
Wprzypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek pracodawcy lub syndyka masy
upadłości podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do Centralnej Ewidencji
i Informacji o Działalności Gospodarczej, niemożności zapewnienia środków na koszty
dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje archiwum państwowe, utworzone w tym
celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.
4.
Przed wydaniem postanowienia w sprawie wniosku, o którym mowa w ust. 3, sąd zasięga
opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby pracodawcy o
jego stanie majątkowym.
5.
Przepisy art. 51p ust. 7-9 stosuje się odpowiednio.
6.
Likwidator lub syndyk masy upadłości porządkuje dokumentację przed jej przekazaniem
do dalszego przechowywania. Do porządkowania dokumentacji stosuje się odpowiednio
przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2, z wyłączeniem obowiązku opatrywania poszczególnych
stron dokumentacji kolejnym numerem.
7.
Likwidator lub syndyk masy upadłości przekazuje dokumentację do dalszego przechowywania
przed wykreśleniem pracodawcy z Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji
i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Art. 51w.
Do zadań archiwum państwowego, o którym mowa w art. 51u ust. 3, należy w szczególności
ewidencjonowanie, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie przejętej dokumentacji
oraz wydawanie z niej odpisów i kopii; archiwum może wykonywać także inne zadania
przewidziane w ustawie dla archiwów państwowych.
Art. 51z.
1.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może wydać decyzję nakazującą złożenie dokumentacji,
która należała do pracodawcy wykreślonego z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej
Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, na odpłatne przechowywanie we
wskazanym archiwum państwowym, jeżeli istnieje zagrożenie jej zniszczenia, w szczególności
na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich,
a brak jest podstaw prawnych do jej przekazania innemu podmiotowi do dalszego przechowywania.
2.
Przed wydaniem decyzji Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych dokonuje oceny dokumentacji
w miejscu, w którym się ona znajduje.
3.
Decyzji, o której mowa w ust. 1, nadaje się rygor natychmiastowej wykonalności.
4.
Do wykonania przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych czynności związanych
z oceną, o której mowa w ust. 2, stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji , dotyczące zabezpieczenia wykonania obowiązków o charakterze niepieniężnym.
5.
Koszty przejęcia, zewidencjonowania, przechowania i konserwacji dokumentacji przez
archiwa państwowe ponoszą solidarnie osoby zarządzające lub pełniące funkcje organu
zarządzającego pracodawcy w dniu jego wykreślenia z Krajowego Rejestru Sądowego lub
Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
6.
Przepisy art. 51p ust. 7-9 stosuje się odpowiednio.
Rozdział 5
Przepisy karne
Art. 52.
1.
Kto, posiadając szczególny obowiązek ochrony materiałów archiwalnych, uszkadza je
lub niszczy,
podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
2.
Jeżeli sprawca działa nieumyślnie,
podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.
Art. 53.
1.
Kto bez zezwolenia wywozi materiały archiwalne za granicę lub po wywiezieniu za granicę
nie sprowadza ich do kraju w terminie ustalonym w zezwoleniu,
podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
2.
Jeżeli sprawca działa nieumyślnie,
podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.
3.
Sąd może orzec przepadek materiałów archiwalnych stanowiących przedmiot przestępstwa.
Art. 54.
1.
Kto zbywa, pomaga w zbyciu lub nabyciu materiałów archiwalnych wchodzących w skład
narodowego zasobu archiwalnego, jeżeli wiedział, że nabywca chce je wywieźć za granicę
bez zezwolenia,
podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
2.
Jeżeli sprawca działał nieumyślnie,
podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.
Art. 55.
(uchylony)
Rozdział 6
Zmiany w przepisach obowiązujących
Art. 56.
(pominięty)
Rozdział 7
Przepisy przejściowe i końcowe
Art. 57.
(pominięty)
Art. 58.
1.
Działające dotychczas na podstawie aktów wykonawczych do dekretu z dnia 29 marca 1951 r. o archiwach państwowych centralne i wojewódzkie archiwa państwowe stają się z dniem wejścia w życie ustawy
archiwami państwowymi w rozumieniu ustawy.
2.
(pominięty)
3.
(pominięty)
Art. 59.
Traci moc dekret z dnia 29 marca 1951 r. o archiwach państwowych .
Art. 60.
Ustawa wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 1984 r.
1)
W brzmieniu ustalonym przez art. 8 pkt 1 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. - Przepisy
wprowadzające ustawę o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. poz. 1948), która
weszła w życie z dniem 1 marca 2017 r.
2)
W brzmieniu ustalonym przez art. 54 pkt 1 ustawy z dnia 25 maja 2017 r. o restytucji
narodowych dóbr kultury (Dz. U. poz. 1086), która weszła w życie z dniem 20 czerwca
2017 r.
3)
Przez art. 54 pkt 2 ustawy, o której mowa w odnośniku 2.
4)
W brzmieniu ustalonym przez art. 54 pkt 3 ustawy, o której mowa w odnośniku 2.
5)
Dodany przez art. 54 pkt 4 ustawy, o której mowa w odnośniku 2.
6)
Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2004 r.
poz. 959, 1693 i 1804, z 2005 r. poz. 68, z 2007 r. poz. 1206, z 2009 r. poz. 1540
oraz z 2017 r. poz. 933 i 1132.
7)
W brzmieniu ustalonym przez art. 8 pkt 2 lit. a tiret pierwsze ustawy, o której mowa
w odnośniku 1.
8)
W brzmieniu ustalonym przez art. 8 pkt 2 lit. a tiret drugie ustawy, o której mowa
w odnośniku 1.
9)
W brzmieniu ustalonym przez art. 8 pkt 2 lit. b ustawy, o której mowa w odnośniku
1.
10)
W brzmieniu ustalonym przez art. 8 pkt 3 lit. a ustawy, o której mowa w odnośniku
1.
11)
W brzmieniu ustalonym przez art. 8 pkt 3 lit. b ustawy, o której mowa w odnośniku
1.
12)
Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2017 r.
poz. 648, 768, 935, 1428, 1537, 2169 i 2491.