Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracjiz dnia 18 maja 2018 r.w sprawie przetwarzania informacji przez Służbę Ochrony Państwa 1)Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji kieruje działem administracji rządowej
- sprawy wewnętrzne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów
z dnia 10 stycznia 2018 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji (Dz. U. poz. 97 i 225).
Spis treści
Treść rozporządzenia
Na podstawie art. 56 ust. 13 ustawy z dnia 8 grudnia 2017 r. o Służbie Ochrony Państwa zarządza się, co następuje:
§ 1.
Rozporządzenie określa:
1)
tryb gromadzenia i sposoby przetwarzania w zbiorach danych informacji, danych osobowych,
w tym danych osobowych uzyskanych lub przetwarzanych przez organy innych państw lub
organizacje międzynarodowe, służących rozpoznawaniu, zapobieganiu lub wykrywaniu przestępstw;
2)
sposób oceny danych pod kątem ich przydatności do realizacji zadań Służby Ochrony
Państwa;
3)
wzór protokołu usunięcia danych osobowych ze zbioru danych.
§ 2.
Użyte w rozporządzeniu określenia oznaczają:
1)
Komendant - Komendanta Służby Ochrony Państwa;
2)
funkcjonariusz - funkcjonariusza Służby Ochrony Państwa;
3)
ustawa - ustawę z dnia 8 grudnia 2017 r. o Służbie Ochrony Państwa.
§ 3.
Zbiory danych, w których Służba Ochrony Państwa gromadzi lub przetwarza informacje,
w tym dane osobowe, są prowadzone w systemach teleinformatycznych lub w formie sporządzanych
ręcznie kartotek, skorowidzów, ksiąg, teczek, wykazów, registratur, rejestrów, albumów
lub innych ewidencji.
§ 4.
Zbiory danych tworzy w drodze decyzji Komendant, który ustala ich zakres informacyjny
i rzeczowy, odpowiada za ich wewnętrzną strukturę i przeznaczenie, a także dostosowuje
procedury przetwarzania w nich informacji, w tym danych osobowych, do rodzaju zadań
wykonywanych przez Służbę Ochrony Państwa.
§ 5.
1.
Funkcjonariusze lub pracownicy Służby Ochrony Państwa wprowadzają informacje, w tym
dane osobowe, do utworzonego zbioru danych, jeżeli w toku wykonywania czynności służbowych
zaistniały okoliczności uzasadniające pobranie, uzyskanie lub zgromadzenie tych informacji
i informacje te odpowiadają zakresowi rzeczowemu danego zbioru.
2.
Funkcjonariusze lub pracownicy Służby Ochrony Państwa uprawnieni do przetwarzania
informacji, w tym danych osobowych, w zbiorze danych przed wykonaniem każdej operacji
przetwarzania sprawdzają, czy informacja podlegająca wprowadzeniu do zbioru danych
nie została już do niego wprowadzona.
3.
W przypadku dokonania oceny, że informacje, w tym dane osobowe, są nieprzydatne lub
nieadekwatne do realizacji celów określonych w art. 3 ustawy albo że ich gromadzenie
byłoby nadmierne z punktu widzenia realizacji tych celów, funkcjonariusze lub pracownicy
Służby Ochrony Państwa odstępują od wprowadzenia do zbioru takich informacji.
§ 6.
Przed dopuszczeniem do pracy przy przetwarzaniu informacji, w tym danych osobowych,
w zbiorze danych osobę uprawnioną zaznajamia się z przepisami dotyczącymi zbioru danych
oraz przetwarzania informacji w tym zbiorze danych, a także z przepisami dotyczącymi
ochrony informacji, w tym danych osobowych, w nim zgromadzonych.
§ 7.
1.
Systemy teleinformatyczne, w których są zgromadzone dane osobowe, wyposaża się w mechanizmy
uwierzytelniania użytkownika oraz kontroli dostępu do przetwarzanych danych.
2.
Dla każdego użytkownika systemu teleinformatycznego, po zweryfikowaniu jego uprawnienia
do dostępu do danego systemu, ustala się odrębny identyfikator i hasło użytkownika.
3.
Bezpośredni dostęp do danych osobowych przetwarzanych w systemie teleinformatycznym
następuje wyłącznie po podaniu identyfikatora i właściwego hasła użytkownika.
§ 8.
Operacje przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w zakresie:
1)
daty, godziny i minuty rozpoczęcia i zakończenia pracy w systemie teleinformatycznym
lub w ręcznie sporządzanej ewidencji,
2)
niezbędnych danych identyfikacyjnych oraz uprawnienia dostępu do zbioru danych posiadanego
przez funkcjonariusza lub pracownika Służby Ochrony Państwa, wykonującego operację
przetwarzania,
3)
daty pierwszego wprowadzenia informacji, w tym danych osobowych, do zbioru danych,
4)
źródła informacji, w przypadku uzyskania danych osobowych od innej osoby niż ta, której
dane dotyczą,
5)
przyczyny, zakresu i celu modyfikacji informacji, w tym danych osobowych, która nastąpiła
w wyniku wykonanej operacji ich przetwarzania,
6)
danych identyfikujących osobę zlecającą wykonanie operacji przetwarzania informacji,
w tym danych osobowych,
7)
wskazania celu lub powodu wykonania operacji przetwarzania informacji, w tym danych
osobowych,
8)
wniosków składanych w związku z realizacją praw określonych w art. 32 ust. 1 pkt 6 i art. 33 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych
osobowych
- podlegają rejestracji w formie odpowiedniej do właściwości danego zbioru danych.
§ 9.
1.
Informacjom, w tym danym osobowym, wprowadzanym po raz pierwszy do systemu teleinformatycznego,
w którym jest prowadzony określony zbiór danych, nadaje się indywidualny identyfikator
tego zbioru.
2.
W przypadku gdy ta sama informacja, w tym dane osobowe, podlega rejestracji w więcej
niż jednym zbiorze danych lub w kilku odrębnych kategoriach informacji wydzielonych
w jednym zbiorze, przy każdej rejestracji tej informacji nadaje się odrębny identyfikator
danego zbioru lub kategorii oraz wskazuje się jej powiązanie z rejestracjami dokonanymi
w pozostałych zbiorach danych lub kategoriach.
§ 10.
Informacje, w tym dane osobowe, przetwarza się przy użyciu wprowadzonych przez administratora
danych formularzy rejestracyjnych, jeżeli wymagają tego właściwości zbioru danych.
§ 11.
Oceniając dane zgromadzone pod kątem ich przydatności, uwzględnia się w szczególności:
1)
znaczenie informacji dla realizacji zadania polegającego na ochronie osób i obiektów
określonych w art. 3 pkt 1 ustawy;
2)
znaczenie informacji dla oceny, czy osoba, której informacja dotyczy:
a)
zmierza do popełnienia lub popełniła w przeszłości przestępstwa, o których mowa w
art. 3 pkt 2 lub 3 ustawy,
b)
czyni przygotowania do popełnienia przestępstw, o których mowa w art. 3 pkt 2 lub
3 ustawy,
c)
podżega lub udziela pomocy w popełnieniu przestępstw, o których mowa w art. 3 pkt
2 lub 3 ustawy,
3)
znaczenie informacji dla rozpoznawania przestępstw, o których mowa w art. 3 pkt 2
lub 3 ustawy;
4)
inne zgromadzone lub dostępne informacje o osobie, której informacja dotyczy, lub
innych osobach;
5)
ustanie okoliczności albo ziszczenie się celu uzasadniającego wprowadzenie danych
do zbioru danych.
§ 12.
1.
Oceny, o której mowa w § 11, dokonuje się z wykorzystaniem informacji, w tym danych
osobowych:
1)
zgromadzonych w zbiorach danych prowadzonych w Służbie Ochrony Państwa, powiązanych
z danymi wytypowanymi do oceny;
2)
zawartych we wnioskach osób, których dane dotyczą, złożonych w trybie art. 32 ust. 1 pkt 1-6 i art. 33 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych
osobowych;
3)
uzyskanych od innych organów, służb lub instytucji państwowych.
2.
Przy ocenie danych, o których mowa w art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 10 czerwca 2016 r. o działaniach antyterrorystycznych , Komendant lub osoba przez niego upoważniona może zwrócić się do organów, które przekazały
dane osób, o aktualizację tych danych.
§ 13.
1.
Komendant lub osoba przez niego upoważniona wyznacza komisję do usunięcia ze zbioru
danych uznanych za nieprzydatne lub zbędne w wyniku oceny, o której mowa w § 12. Komisja
sporządza protokół usunięcia danych ze zbioru danych.
2.
Wzór protokołu usunięcia danych osobowych ze zbioru danych jest określony w załączniku
do rozporządzenia.
§ 14.
Dane pobrane, uzyskane lub zgromadzone od organów innych państw ocenia się i usuwa
w sposób określony przez organ przekazujący te dane, a w przypadku gdy nie został
on określony - w sposób wskazany w § 11-13.
§ 15.
Dane osobowe znajdujące się w systemach teleinformatycznych lub na informatycznych
nośnikach danych usuwa się:
1)
przy użyciu technik programowych,
2)
przez zniszczenie nośników zawierających dane osobowe przeznaczone do usunięcia, jeżeli
ich usunięcie w sposób określony w pkt 1 nie jest możliwe
- w sposób uniemożliwiający odtworzenie usuniętych danych.
§ 16.
Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.
1)
Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji kieruje działem administracji rządowej
- sprawy wewnętrzne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów
z dnia 10 stycznia 2018 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji (Dz. U. poz. 97 i 225).