Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansówz dnia 25 kwietnia 2017 r.w sprawie odbierania przez Komisję Nadzoru Finansowego zgłoszeń naruszeń rozporządzenia
596/2014 1)Minister Rozwoju i Finansów kieruje działem administracji rządowej - instytucje finansowe,
na podstawie § 1 ust. 2 pkt 4 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 września
2016 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rozwoju i Finansów (Dz.
U. poz. 1595).
Treść rozporządzenia
Na podstawie art. 3a ust. 3 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o nadzorze nad rynkiem kapitałowym zarządza się, co następuje:
§ 1.
Rozporządzenie określa sposób odbierania zgłoszeń naruszeń lub potencjalnych naruszeń
przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 596/2014 z dnia 16 kwietnia
2014 r. w sprawie nadużyć na rynku (rozporządzenie w sprawie nadużyć na rynku) oraz
uchylającego dyrektywę 2003/6/WE Parlamentu Europejskiego i Rady i dyrektywy Komisji
2003/124/WE, 2003/125/WE i 2004/72/WE 3)Zmiany wymienionego rozporządzenia zostały ogłoszone w Dz. Urz. UE L 171 z 29.06.2016,
str. 1, Dz. Urz. UE L 175 z 30.06.2016, str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 287 z 21.10.2016,
str. 320., zwanego dalej „rozporządzeniem 596/2014”, sposób postępowania z odebranymi zgłoszeniami
i ich przechowywania, a także informowania o sposobie odbierania zgłoszeń i o działaniach,
jakie mogą być podejmowane po przyjęciu zgłoszenia.
§ 2.
Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:
1)
Komisji - rozumie się przez to Komisję Nadzoru Finansowego;
2)
osobie zgłaszającej - rozumie się przez to osobę zgłaszającą Komisji naruszenie lub
potencjalne naruszenie przepisów rozporządzenia 596/2014;
3)
osobie, której dotyczy zgłoszenie - rozumie się przez to osobę wskazaną przez osobę
zgłaszającą jako naruszającą lub potencjalnie naruszającą przepisy rozporządzenia
596/2014;
4)
zgłoszeniu - rozumie się przez to zgłoszenie dotyczące naruszenia lub potencjalnego
naruszenia przepisów rozporządzenia 596/2014.
§ 3.
1.
Komisja zapewnia możliwość odbierania zgłoszeń przez osobę uprawnioną do obsługi zgłoszeń
dokonywanych:
1)
elektronicznie pod wskazanym przez Komisję adresem poczty elektronicznej Komisji;
2)
na piśmie pod wskazanym przez Komisję adresem do korespondencji;
3)
telefonicznie pod wskazanym przez Komisję numerem telefonu, z możliwością nagrywania
bądź nienagrywania treści rozmowy;
4)
osobiście pod wskazanym przez Komisję adresem.
2.
Przyjęte przez Komisję środki komunikacji na potrzeby odbierania zgłoszeń i działań,
jakie mogą być podejmowane przez Komisję po przyjęciu zgłoszenia, co najmniej:
1)
są niezależne od sposobów komunikacji wykorzystywanych w ramach zwykłej działalności
Komisji i Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego oraz
2)
zapewniają kompletność, integralność, bezpieczeństwo i poufność informacji, w tym
ich zabezpieczenie przed odsłuchaniem lub odczytaniem przez osoby nieuprawnione, oraz
3)
umożliwiają przechowywanie zgłoszeń w sposób zapewniający prowadzenie dalszych czynności
wyjaśniających, zgodnie z art. 28 rozporządzenia 596/2014.
3.
Telefoniczne lub osobiste zgłoszenia są dokumentowane przez Komisję w postaci nagrania
rozmowy z osobą zgłaszającą w formie trwałej i możliwej do wyszukania lub przez sporządzenie
przez osobę uprawnioną do obsługi zgłoszeń protokołu z tej rozmowy. W przypadku zgłoszenia,
dokumentowanego przez sporządzenie protokołu z rozmowy, osoba uprawniona do obsługi
zgłoszeń umożliwia osobie zgłaszającej, która nie zastrzegła anonimowości zgłoszenia,
zapoznanie się z protokołem, zgłoszenie do niego poprawek oraz jego zatwierdzenie
przez złożenie pod nim podpisu w siedzibie Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego.
4.
W przypadku gdy istnieje możliwość kontaktu z osobą zgłaszającą, Komisja niezwłocznie
potwierdza otrzymanie zgłoszenia przez przesłanie pisemnego potwierdzenia na adres
korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej wskazany przez osobę zgłaszającą.
Jeżeli osoba zgłaszająca sprzeciwia się przesłaniu potwierdzenia lub przesłanie potwierdzenia
może zagrozić ochronie tożsamości tej osoby, Komisja odstępuje od jego przesyłania.
5.
W przypadku otrzymania przez Komisję zgłoszenia, dokonanego w sposób inny niż wskazany
w ust. 1, zgłoszenie to niezwłocznie i bez wprowadzania zmian jest przekazywane w
sposób określony w ust. 1 osobie uprawnionej do obsługi zgłoszeń.
§ 4.
1.
Komisja wyznacza, spośród pracowników Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego, osoby uprawnione
do obsługi zgłoszeń.
2.
Urząd Komisji Nadzoru Finansowego przeprowadza szkolenie osób uprawnionych do obsługi
zgłoszeń w zakresie procedur oraz regulacji prawnych związanych ze zgłoszeniami, przed
podjęciem przez te osoby obowiązków związanych z obsługą zgłoszeń.
§ 5.
1.
Osoby uprawnione do obsługi zgłoszeń, w szczególności:
1)
przekazują osobom zainteresowanym informacje dotyczące procedur przekazywania zgłoszeń;
2)
przyjmują i weryfikują zgłoszenia oraz podejmują działania następcze w związku z tymi
zgłoszeniami umożliwiające podjęcie działań nadzorczych;
3)
utrzymują kontakt z osobą zgłaszającą, która ujawniła swoją tożsamość;
4)
na żądanie osoby zgłaszającej, udzielają jej kompleksowych informacji w zakresie trybu
i zasad dochodzenia roszczeń z tytułu niezgodnego z prawem rozwiązania umowy o pracę
lub ochrony przed niesprawiedliwym traktowaniem, w tym procedur dochodzenia odszkodowania
pieniężnego, oraz o możliwości uzyskania przez osobę zgłaszającą zaświadczenia potwierdzającego
fakt dokonania zgłoszenia.
2.
Przed przyjęciem zgłoszenia lub najpóźniej w momencie jego otrzymania osoby uprawnione
do obsługi zgłoszeń powiadamiają osoby zgłaszające o udostępnionych przez Komisję
na jej stronie internetowej informacjach, o których mowa w § 10 ust. 1.
§ 6.
1.
Komisja przechowuje dokumenty pisemne i elektroniczne otrzymanych zgłoszeń, nagrania
rozmów z osobami zgłaszającymi oraz protokoły z rozmów z osobami zgłaszającymi w sposób
zapewniający poufność danych osobowych.
2.
Komisja zapewnia dostęp do przechowywanych dokumentów pisemnych i elektronicznych
otrzymanych zgłoszeń, nagrań rozmów z osobami zgłaszającymi oraz protokołów z rozmów
z osobami zgłaszającymi wyłącznie członkom Komisji oraz pracownikom Urzędu Komisji
Nadzoru Finansowego, którym taki dostęp jest niezbędny do wypełniania przez nich obowiązków
zawodowych.
3.
Komisja może zwrócić się do osoby zgłaszającej o wyjaśnienia w zakresie przekazanych
informacji lub o dodatkowe informacje, jakie mogą być w posiadaniu osoby zgłaszającej,
z wykorzystaniem środka komunikacji, za pośrednictwem którego zgłoszenie zostało odebrane,
albo z wykorzystaniem adresu korespondencyjnego lub adresu poczty elektronicznej wskazanego
przez osobę zgłaszającą.
4.
Komisja przekazuje osobie zgłaszającej informacje na temat wyników zgłoszenia naruszenia,
jakich może oczekiwać osoba zgłaszająca w związku z tym zgłoszeniem, w terminie nie
dłuższym niż 14 dni od przyjęcia zgłoszenia.
§ 7.
1.
Przekazywanie informacji związanych ze zgłoszeniem członkom Komisji, pracownikom Urzędu
Komisji Nadzoru Finansowego lub innemu uprawnionemu organowi następuje z zachowaniem
poufności danych osobowych osoby zgłaszającej i osoby, której dotyczy zgłoszenie.
2.
Komisja przyjmuje procedury przekazywania informacji związanych ze zgłoszeniem na
potrzeby ochrony danych osobowych osoby zgłaszającej i osoby, której dotyczy zgłoszenie.
§ 8.
Komisja dokonuje przeglądu procedur przyjętych na potrzeby przekazywania zgłoszeń
oraz działań, jakie mogą być podejmowane przez Komisję po przyjęciu zgłoszenia, nie
rzadziej niż raz na 2 lata, w celu ich dostosowania do doświadczeń nadzorczych, rozwoju
technologicznego i sytuacji rynkowej.
§ 9.
Komisja przyjmuje procedury w zakresie wymiany informacji z odpowiednimi organami
zaangażowanymi w ochronę osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, w związku
z otrzymanym zgłoszeniem.
§ 10.
1.
Komisja udostępnia na swojej stronie internetowej w oddzielnej, łatwo dostępnej zakładce
informacje dotyczące odbierania zgłoszeń oraz działań, jakie mogą być podejmowane
przez Komisję po przyjęciu zgłoszenia, obejmujące w szczególności:
1)
sposób odbierania zgłoszeń wykorzystywany również na potrzeby ewentualnej komunikacji
z osobami zgłaszającymi w odniesieniu do działań, jakie mogą być podejmowane przez
Komisję po przyjęciu zgłoszenia, ze wskazaniem, że zgłoszenia można dokonać również
anonimowo, oraz:
a)
numeru telefonu, pod którym można dokonać zgłoszenia, oraz informacją, czy rozmowy
są nagrywane, a także godzin, w których takie zgłoszenia są odbierane,
b)
adresu do korespondencji i adresu poczty elektronicznej wraz z informacją, że zapewniają
one bezpieczeństwo i poufność obsługi zgłoszeń,
c)
adresu, pod którym zgłoszenia są odbierane osobiście, oraz godzin, w których takie
zgłoszenia są odbierane;
2)
procedury mające zastosowanie do obsługi zgłoszeń, w tym informacje o treści § 6 ust.
3 i 4;
3)
zasady zachowania poufności mające zastosowanie do zgłoszeń, ze wskazaniem przypadków,
w których dane osoby zgłaszającej mogą zostać ujawnione;
4)
zasady ochrony osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę;
5)
oświadczenie, że osoby zgłaszające nie zostaną pociągnięte do jakiejkolwiek odpowiedzialności
w związku z ujawnieniem w zgłoszeniu informacji podlegających ochronie na podstawie
przepisów o tajemnicy zawodowej.
2.
Wskazanie przypadków, o których mowa w ust. 1 pkt 3, uwzględnia obowiązek poinformowania
osoby zgłaszającej o sytuacjach, w których zagwarantowanie poufności danych może nie
być możliwe, w tym o przypadkach, w których ujawnienie danych jest koniecznym i proporcjonalnym
obowiązkiem wymaganym przepisami prawa w związku z wszczynanym lub toczącym się postępowaniem
administracyjnym, przygotowawczym lub sądowym, bądź w celu zabezpieczenia wolności
innych osób, włącznie z prawem do obrony przysługującym osobie, której dotyczy zgłoszenie.
§ 11.
Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 6 maja 2017 r.
1)
Minister Rozwoju i Finansów kieruje działem administracji rządowej - instytucje finansowe,
na podstawie § 1 ust. 2 pkt 4 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 września
2016 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rozwoju i Finansów (Dz.
U. poz. 1595).
2)
Niniejsze rozporządzenie w zakresie swojej regulacji wdraża dyrektywę wykonawczą Komisji
(UE) nr 2015/2392 z dnia 17 grudnia 2015 r. w sprawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego
i Rady (UE) nr 596/2014 w odniesieniu do zgłaszania właściwym organom rzeczywistych
lub potencjalnych naruszeń tego rozporządzenia (Dz. Urz. UE L 332 z 18.12.2015, str.
126).
3)
Zmiany wymienionego rozporządzenia zostały ogłoszone w Dz. Urz. UE L 171 z 29.06.2016,
str. 1, Dz. Urz. UE L 175 z 30.06.2016, str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 287 z 21.10.2016,
str. 320.