Podstawą wpisu do rejestru jest zgłoszenie podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru.

Wzór formularza zgłoszenia podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru, zwanego dalej „zgłoszeniem”, określa załącznik do rozporządzenia.

Właściwa instytucja zgłasza podmiot podlegający wpisowi do rejestru niezwłocznie po wystąpieniu przesłanki wykluczenia określonej w art. 207 ust. 4 pkt 1, 3 lub 4 ustawy.

Zgłoszenie powinno zawierać oznaczenie właściwej instytucji dokonującej zgłoszenia, informacje, o których mowa w § 6, oraz podpis osoby uprawnionej do reprezentowania właściwej instytucji, z podaniem imienia i nazwiska oraz pełnionej funkcji. W przypadku gdy prawo do reprezentowania właściwej instytucji wynika z upoważnienia, podpis powinien być dokonywany z klauzulą „z upoważnienia”.

Jeśli podmiot wykluczony nie posiada identyfikatora podatkowego, o którym mowa w art. 3 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników   (Dz. U. z 2017 r. poz. 869), zwanego dalej „identyfikatorem podatkowym”, właściwa instytucja zgłasza podmiot oraz umieszcza w zgłoszeniu adnotację o tym braku.

Zgłoszenie:

Wpis podmiotu wykluczonego do rejestru jest dokonywany niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia spełniającego wymogi określone w § 3 ust. 2, 4 i 5.

Jeżeli zgłoszenie nie spełnia wymogów określonych w § 3 ust. 2 lub 4, z zastrzeżeniem § 3 ust. 5, wpis podmiotu wykluczonego do rejestru nie jest dokonywany i Minister Finansów ²⁾Obecnie: Minister Rozwoju i Finansów, na podstawie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 września 2016 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rozwoju i Finansów (Dz. U. poz. 1595). wzywa właściwą instytucję do uzupełnienia braków w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania.

Jeżeli braki zgłoszenia dotyczą zakresu informacji, o których mowa w § 6, a informacje zawarte w zgłoszeniu umożliwiają wpis podmiotu wykluczonego do rejestru, wpis jest dokonywany.

W przypadku gdy właściwa instytucja nie uzupełni braków w terminie określonym w ust. 2, Minister Finansów ²⁾Obecnie: Minister Rozwoju i Finansów, na podstawie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 września 2016 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rozwoju i Finansów (Dz. U. poz. 1595).zwraca się do odpowiedniej instytucji zarządzającej, Krajowego Punktu Kontaktowego, Krajowej Instytucji Koordynującej, lub podmiotu odpowiedzialnego za wdrożenie instrumentu „Łącząc Europę” z wnioskiem o podjęcie działań mających na celu uzupełnienie braków zgłoszenia.

W przypadku, o którym mowa w ust. 4, właściwa instytucja oraz odpowiednia instytucja lub podmiot, o których mowa w ust. 4, są zobowiązane do przesłania brakujących informacji niezwłocznie po ich uzyskaniu.

Podmiot wykluczony oraz właściwa instytucja, która dokonała zgłoszenia, są powiadamiane o wpisie dokonanym w rejestrze.

Powiadomienie powinno zostać sporządzone w terminie 14 dni od dnia wpisu podmiotu do rejestru. Do sporządzenia i przesłania powiadomienia ma zastosowanie odpowiednio § 3 ust. 6, z tym że powiadomienie dla podmiotu wykluczonego sporządzane jest w formie pisemnej.

Rejestr zawiera następujące informacje:

Jeżeli właściwa instytucja dokonująca zgłoszenia nie posiada w chwili dokonywania zgłoszenia informacji, o których mowa w ust. 1 pkt 3 lit. b, zgłasza je niezwłocznie po ich uzyskaniu, w sposób, o którym mowa w § 3 ust. 6.

Informacje zawarte w rejestrze są udostępniane na podstawie wniosku sporządzonego i przekazanego w sposób, o którym mowa w § 3 ust. 6.

Wniosek beneficjenta dotyczący udostępnienia informacji w zakresie jego własnego statusu może być sporządzony w formie pisemnej, w formie dokumentu elektronicznego lub złożony ustnie do protokołu. Wniosek w formie dokumentu elektronicznego opatruje się zaawansowanym podpisem elektronicznym w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE   (Dz. Urz. UE L 257 z 28.08.2014, str. 73) lub przesyła za pośrednictwem „ePUAP”.

Wniosek powinien zawierać informacje o podmiocie, którego dotyczy, określone w § 6 ust. 1 pkt 1 albo 2. Wniosek, z wyjątkiem wniosku beneficjenta, może dotyczyć więcej niż jednego podmiotu.

Po wpłynięciu wniosku zawarte w nim informacje są porównywane z informacjami zgromadzonymi w rejestrze. Po ustaleniu ich zgodności sporządza się odpowiedź zawierającą informację, czy podmiot, którego dotyczy wniosek, znajduje się w rejestrze.

W przypadku stwierdzenia rozbieżności między informacjami zawartymi we wniosku a informacjami zgromadzonymi w rejestrze, jeżeli nie budzą one wątpliwości co do tożsamości podmiotu wykluczonego, odpowiedź zawiera wykaz tych rozbieżności.

Odpowiedź zawierająca informacje o podmiocie wykluczonym, przed przekazaniem podmiotowi, który zgłosił wniosek, podlega kontroli pod względem jej kompletności.

Odpowiedź jest przekazywana podmiotowi, który zgłosił wniosek, w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku.

Jeżeli dane podmiotu, którego dotyczy wniosek, nie są zgromadzone w rejestrze, podmiot, który zgłosił wniosek, jest informowany o tym fakcie w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku.

W przypadku stwierdzenia, że zawarte we wniosku dane podmiotu, którego dotyczy, nie są wystarczające do dokonania jego identyfikacji w rejestrze, podmiot, który zgłosił wniosek, jest wzywany do jego uzupełnienia w terminie 7 dni roboczych od dnia doręczenia wezwania. Termin przekazania odpowiedzi, o której mowa w ust. 5, biegnie od dnia otrzymania odpowiedzi na wezwanie do uzupełnienia wniosku wystarczającej do identyfikacji podmiotu w rejestrze.

W przypadku nieuzupełnienia wniosku w trybie określonym w ust. 8, informacji nie udostępnia się.

Do sporządzenia i przesłania odpowiedzi na wniosek stosuje się odpowiednio § 3 ust. 6.

W celu zapewnienia zgodności zawartych w rejestrze informacji o podmiotach wykluczonych z aktualnym stanem faktycznym i prawnym, niezwłocznie po otrzymaniu wniosku właściwej instytucji o dokonanie zmiany w rejestrze, zmiana jest dokonywana.

Zmiana w rejestrze może polegać także na usunięciu wpisu.

Jeżeli właściwa instytucja poweźmie wiadomość o zmianie informacji o podmiocie wykluczonym, o których mowa w § 6, jest obowiązana niezwłocznie złożyć wniosek, o którym mowa w ust. 1.

Wniosek, o którym mowa w ust. 1, jest składany w formie uzupełnionego zgłoszenia, ze wskazaniem, które pola formularza zawierają zmienione dane. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wskazania tego nie dokonuje się.

Wpis do rejestru jest usuwany z urzędu, niezwłocznie po upływie okresu wykluczenia.

Podmiot wykluczony oraz właściwa instytucja są powiadamiane o zmianach w rejestrze, w tym o usunięciu wpisu z rejestru.

Powiadomienie powinno zostać sporządzone w terminie 14 dni od dnia dokonania zmiany w rejestrze. Do sporządzenia i przesłania powiadomienia stosuje się odpowiednio § 3 ust. 6, z tym że powiadomienie dla podmiotu wykluczonego sporządzane jest w formie pisemnej.

W przypadku dokonania czynności, o których mowa w § 3 ust. 3 lub § 9 ust. 1, przez więcej niż jedną właściwą instytucję, gdy okoliczności wykluczenia, o których mowa w § 6 ust. 1 pkt 3 lit. a-e, oraz dane, o których mowa w § 6 ust. 1 pkt 4, są tożsame, wpis do rejestru, zmiana wpisu do rejestru lub jego usunięcie są dokonywane na podstawie czynności dokonanej w terminie wcześniejszym.

W przypadku gdy czynności, o których mowa w § 3 ust. 3 lub § 9 ust. 1, dokonane przez więcej niż jedną właściwą instytucję dotyczą tego samego podmiotu wykluczonego, który został wykluczony z tej samej przyczyny, a między przekazanymi informacjami zachodzą rozbieżności, Minister Finansów ²⁾Obecnie: Minister Rozwoju i Finansów, na podstawie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 września 2016 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rozwoju i Finansów (Dz. U. poz. 1595). zwraca się do odpowiedniej instytucji zarządzającej, Krajowego Punktu Kontaktowego, Krajowej Instytucji Koordynującej lub podmiotu odpowiedzialnego za wdrożenie instrumentu „Łącząc Europę” z wnioskiem o wyjaśnienie tych rozbieżności.

Jeżeli wyjaśnienie rozbieżności, o których mowa w ust. 2, nie nastąpi w terminie 14 dni od dnia przekazania wniosku do instytucji zarządzającej, Krajowego Punktu Kontaktowego, Krajowej Instytucji Koordynującej lub podmiotu odpowiedzialnego za wdrożenie instrumentu „Łącząc Europę”, w rejestrze zamieszczana jest informacja o występowaniu tych rozbieżności.

W przypadku gdy wyjaśnienie rozbieżności nastąpi po upływie terminu, o którym mowa w ust. 3, instytucja zarządzająca, Krajowy Punkt Kontaktowy, Krajowa Instytucja Koordynująca lub podmiot odpowiedzialny za wdrożenie instrumentu „Łącząc Europę” niezwłocznie przekazuje je Ministrowi Finansów ²⁾Obecnie: Minister Rozwoju i Finansów, na podstawie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 września 2016 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rozwoju i Finansów (Dz. U. poz. 1595)..