Do pisma sądowego doręczanego w postępowaniu karnym dołącza się formularz pokwitowania odbioru, na którym odbierający pismo wpisuje datę i potwierdza odbiór pisma swoim czytelnym podpisem zawierającym imię i nazwisko, a doręczający wpisuje datę doręczenia i potwierdza swoim podpisem sposób doręczenia lub przyczynę niedoręczenia pisma.

Wzór formularza pokwitowania odbioru jest określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia.

Pismo sądowe doręczane przez operatora pocztowego w rozumieniu art. 3 pkt 12 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe   (Dz. U. z 2016 r. poz. 1113 i 1250), zwanego dalej „operatorem pocztowym”, jest wysyłane jako przesyłka polecona, zwana dalej „przesyłką”, za pokwitowaniem odbioru.

Na stronie adresowej przesyłki umieszcza się napis: „Polecona - za pokwitowaniem odbioru”, a w przypadkach, o których mowa w art. 132 § 4 Kodeksu postępowania karnego, z dopiskiem: „Do rąk własnych”.

Przesyłka nie może być adresowana na skrytkę pocztową adresata ani też doręczana przez skrytkę.

Przesyłkę doręczaną przez operatora pocztowego nadaje się w placówce pocztowej za potwierdzeniem nadania w wykazie przesyłek poleconych.

Wzór wykazu przesyłek poleconych nadanych w placówce pocztowej jest określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia.

Przewidziane w art. 133 § 2 Kodeksu postępowania karnego zawiadomienie dla adresata o pozostawieniu przesyłki pracownik operatora pocztowego lub osoba występująca w imieniu operatora pocztowego sporządzają na odrębnym formularzu.

Wzór formularza zawiadomienia jest określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia.

Na stronie adresowej niedoręczonej przesyłki pracownik operatora pocztowego lub osoba występująca w imieniu operatora pocztowego dokonują adnotacji „awizowano dnia”, składają podpis i niezwłocznie przekazują przesyłkę właściwej placówce pocztowej.

Pozostawienie przesyłki w placówce pocztowej placówka ta potwierdza przez umieszczenie na stronie adresowej przesyłki odcisku datownika oraz podpisu przyjmującego.

Przesyłkę, o której mowa w § 6, wraz z formularzem pokwitowania odbioru przechowuje się w placówce pocztowej przez 7 dni.

Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w terminie określonym w ust. 1, placówka pocztowa wysyła powtórne zawiadomienie o możliwości jej odbioru, na przesyłce zaś umieszcza odcisk datownika i dokonuje adnotacji o ponownym awizowaniu; w zawiadomieniu tym określa siedmiodniowy termin do odebrania przesyłki.

Do biegu terminu, o którym mowa w ust. 1 i 2, nie wlicza się dnia umieszczenia zawiadomienia.

Przesyłkę złożoną w placówce pocztowej wydaje się za pokwitowaniem odbioru adresatowi albo jego przedstawicielowi ustawowemu po umieszczeniu na stronie adresowej adnotacji „wydano dnia” i odcisku datownika. Odbierający potwierdza odbiór przesyłki na formularzu pokwitowania odbioru w sposób, o którym mowa w § 1 ust. 1. Wypełnione pokwitowanie odbioru placówka pocztowa, po umieszczeniu na nim odcisku datownika, odsyła niezwłocznie organowi wysyłającemu.

Przesyłkę niepodjętą w terminach określonych w ust. 1 i 2 placówka pocztowa opatruje na stronie adresowej adnotacją „nie podjęto w terminie”, odciskiem datownika i podpisem oraz odsyła niezwłocznie organowi wysyłającemu wraz z formularzem pokwitowania odbioru.

Jeżeli przesyłka ma być doręczona osobie określonej w art. 134 § 1 Kodeksu postępowania karnego za pośrednictwem przełożonego, do przesyłki dołącza się dwa formularze pokwitowania odbioru - jeden dla adresata i jeden dla organu przełożonego adresata.

Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio w razie doręczenia przesyłki osobie pozbawionej wolności za pośrednictwem administracji zakładu karnego lub aresztu śledczego.

W wypadkach, o których mowa w ust. 1 i 2, organ przełożony adresata lub administracja właściwego zakładu przekazują niezwłocznie potwierdzony egzemplarz formularza pokwitowania odbioru placówce pocztowej. Czynności związane z uzyskaniem potwierdzenia odbioru przez adresata na drugim egzemplarzu formularza są dokonywane przez funkcjonariusza organu przełożonego adresata lub właściwego zakładu, który niezwłocznie po doręczeniu przesyłki adresatowi zwraca placówce pocztowej potwierdzony przez adresata formularz pokwitowania odbioru.

Placówka pocztowa po umieszczeniu na formularzu pokwitowania odbioru odcisku datownika odsyła go organowi wysyłającemu.

W przypadku doręczania pisma sądowego przez pracownika organu wysyłającego lub pracownika operatora pocztowego albo przez Policję czynności związane z uzyskaniem pokwitowania odbioru pisma przez adresata, zawiadomieniem adresata o miejscu pozostawienia pisma i terminie jego odebrania oraz zwrotem pisma organowi wysyłającemu są dokonywane odpowiednio przez pracownika organu wysyłającego lub pracownika operatora pocztowego, lub osobę występującą w imieniu operatora pocztowego albo przez funkcjonariusza Policji.

Przepisy § 6-10 stosuje się odpowiednio.

Jeżeli warunki techniczne operatora pocztowego oraz organu wysyłającego na to pozwalają, formularz pokwitowania odbioru, o którym mowa w § 1 ust. 1, ma postać elektroniczną i jest przekazywany za pomocą systemu teleinformatycznego służącego do obsługi elektronicznego formularza pokwitowania odbioru organu wysyłającego.

W przypadku, o którym mowa w ust. 1, na stronie adresowej przesyłki umieszcza się napis: „Polecona-e”, a w przypadkach, o których mowa w art. 132 § 4 Kodeksu postępowania karnego, z dopiskiem: „Do rąk własnych”. Do przesyłki nie dołącza się formularza pokwitowania odbioru, o którym mowa w § 1 ust. 1. Organ wysyłający uzyskuje informacje o doręczeniu wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

W elektronicznym formularzu pokwitowania odbioru umieszcza się wszelkie wpisy, adnotacje i zaznaczenia, których umieszczenie na formularzu pokwitowania odbioru oraz na stronie adresowej przesyłki jest wymagane. Odcisku datownika nie umieszcza się. Pracownik operatora pocztowego lub osoba występująca w imieniu operatora pocztowego składają podpis w sposób określony w § 13 ust. 2.

Do przesyłki, o której mowa w § 8 ust. 1 i 2, dołącza się jeden formularz pokwitowania odbioru przeznaczony dla osoby wymienionej w art. 134 § 1 lub § 2 Kodeksu postępowania karnego. Organ przełożony lub administracja właściwego zakładu karnego lub aresztu śledczego potwierdzają doręczenie przesyłki w elektronicznym formularzu pokwitowania odbioru zgodnie z § 12 ust. 1. Przepisy § 1 ust. 1 i § 8 ust. 3 stosuje się odpowiednio.

Odbierający potwierdza odbiór przesyłki i datę jej otrzymania przez czytelne wpisanie swojego imienia i nazwiska w elektronicznym formularzu pokwitowania odbioru za pomocą urządzenia umożliwiającego odwzorowanie odręcznego pisma.

W przypadku gdy dla odbierającego jest przeznaczona więcej niż jedna przesyłka, pokwitowanie odbioru i daty otrzymania przesyłek może nastąpić przez jednokrotne umieszczenie podpisu odbierającego. W takim przypadku przyjmuje się, że pokwitowanie odbioru zostało dokonane w przypadku każdej przesyłki.

Oprogramowanie obsługujące urządzenie umożliwiające odwzorowanie odręcznego pisma oraz system teleinformatyczny obsługujący elektroniczny formularz pokwitowania odbioru zapewniają integralność danych zawartych w elektronicznym formularzu pokwitowania odbioru z własnoręcznym podpisem odbierającego przesyłkę, w taki sposób, że wszelkie zmiany tych danych dokonane po złożeniu podpisu są rozpoznawalne.

W przypadku zaistnienia okoliczności uniemożliwiających, z przyczyn technicznych, złożenie przez odbierającego podpisu na elektronicznym formularzu pokwitowania odbioru, pracownik operatora pocztowego lub osoba występująca w imieniu operatora pocztowego dołącza do pisma sądowego formularz pokwitowania odbioru, wypełniany w sposób określony w § 1. Przepisy § 4-10 stosuje się odpowiednio. Informacja o zaistnieniu zdarzenia jest przekazywana do systemu teleinformatycznego organu wysyłającego najpóźniej następnego dnia roboczego.

Po pozostawieniu zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki we właściwej placówce pocztowej i oddaniu przesyłki tej placówce informację o dokonaniu powtórnego zawiadomienia zgodnie z § 7 ust. 2 umieszcza w elektronicznym formularzu pokwitowania odbioru właściwa placówka pocztowa.

Wypełniony elektroniczny formularz pokwitowania odbioru jest opatrywany przez pracownika operatora pocztowego lub osobę występującą w imieniu operatora pocztowego podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym   (Dz. U. z 2013 r. poz. 262, z 2014 r. poz. 1662 oraz z 2015 r. poz. 1893) i nie później niż następnego dnia roboczego jest przekazywany do systemu teleinformatycznego organu wysyłającego.