Rozporządzenie Ministra Finansówz dnia 18 grudnia 2015 r.w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez niektóre organizacje
pozarządowe oraz stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego
Spis treści
Treść rozporządzenia
Na podstawie art. 10a ust. 6 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego
i o wolontariacie zarządza się, co następuje:
§ 1.
Rozporządzenie określa:
1)
sposób prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów w celu określenia zobowiązania
podatkowego w podatku dochodowym od osób prawnych, zwanej dalej „uproszczoną ewidencją”,
przez organizacje pozarządowe, z wyłączeniem spółek kapitałowych, oraz stowarzyszenia
jednostek samorządu terytorialnego, zwane dalej „podatnikami”;
2)
warunki, jakim powinna odpowiadać uproszczona ewidencja.
§ 2.
Uproszczona ewidencja obejmuje zbiory zapisów, obrotów (sum zapisów), które tworzą:
1)
zestawienie przychodów i kosztów określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia;
2)
zestawienie przepływów finansowych określone w załączniku nr 2 do rozporządzenia;
3)
karty przychodów pracownika;
4)
wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych związanych z prowadzoną
działalnością, zwany dalej „wykazem”.
§ 3.
1.
Karty przychodów pracowników są prowadzone indywidualnie dla każdego pracownika, któremu
podatnik wypłaca należności ze stosunku pracy, o których mowa w art. 12 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych .
2.
Karty przychodów pracowników zawierają co najmniej następujące dane:
1)
imię i nazwisko pracownika oraz identyfikator podatkowy (numer identyfikacji podatkowej
albo numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności);
2)
miesiąc, w którym nastąpiła wypłata należności, o których mowa w art. 12 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych;
3)
sumę osiągniętych w danym miesiącu przychodów oraz koszty uzyskania tych przychodów;
4)
składkę na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe);
5)
podstawę obliczenia zaliczki w danym miesiącu;
6)
razem dochód narastająco od początku roku;
7)
kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy obliczonej zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych;
8)
składkę na powszechne ubezpieczenie zdrowotne;
9)
należną zaliczkę na podatek dochodowy;
10)
datę przekazania zaliczki na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego właściwy
dla podatnika naczelnik urzędu skarbowego wykonuje swoje zadania.
§ 4.
Wykaz zawiera co najmniej następujące dane:
1)
liczbę porządkową;
2)
datę nabycia;
3)
datę przyjęcia do używania;
4)
określenie dokumentu stwierdzającego nabycie;
5)
określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej;
6)
symbol Klasyfikacji Środków Trwałych wydanej na podstawie ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej ;
7)
wartość początkową;
8)
stawkę amortyzacyjną;
9)
zaktualizowaną wartość początkową;
10)
datę likwidacji oraz przyczynę likwidacji albo datę zbycia środka trwałego lub wartości
niematerialnej i prawnej.
§ 5.
1.
Uproszczoną ewidencję prowadzi się w języku polskim i zapisy są dokonywane w walucie
polskiej.
2.
Uproszczona ewidencja zawiera, sporządzony w języku polskim, opis zasad jej prowadzenia,
w szczególności w zakresie:
1)
określenia roku podatkowego w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych , zwanej dalej „ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych”;
2)
systemu przetwarzania danych, przy czym w przypadku prowadzenia uproszczonej ewidencji
w formie elektronicznej - opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów,
procedur, funkcji w zależności od struktury oprogramowania, oraz opis programowych
zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia i dostępu do danych
oraz systemu ich przetwarzania, a także określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia
jego eksploatacji;
3)
systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych i innych
dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
3.
W przypadku prowadzenia uproszczonej ewidencji w systemie teleinformatycznym warunkiem
uznania uproszczonej ewidencji za prawidłową jest:
1)
określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego wykorzystywanego
do prowadzenia uproszczonej ewidencji;
2)
stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych
zapisów oraz umożliwiającego wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym,
zgodnie z wzorem uproszczonej ewidencji;
3)
przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący
je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania
lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony;
4)
przypisywanie podejmowanych w uproszczonej ewidencji działań, osobom fizycznym lub
procesom, oraz umiejscawianie ich w czasie.
4.
Podatnik, który powierza prowadzenie uproszczonej ewidencji, w drodze umowy, podmiotowi
prowadzącemu usługowo księgi rachunkowe albo inne ewidencje, informuje o tym właściwego
naczelnika urzędu skarbowego w zawiadomieniu o prowadzeniu uproszczonej ewidencji.
§ 6.
1.
Uproszczoną ewidencję należy prowadzić rzetelnie.
2.
Uproszczoną ewidencję uważa się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają
stan rzeczywisty, w tym także gdy:
1)
niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu
wykazanego w uproszczonej ewidencji za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego
w roku podatkowym do dnia, w którym organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej stwierdził
te błędy, lub
2)
błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających
na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu towarów handlowych i usług, lub
3)
uzupełniono zapisy lub dokonano korekty błędnych zapisów w ewidencji przed rozpoczęciem
kontroli przez organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej, lub
4)
błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a posiadane dowody księgowe odpowiadają
warunkom określonym w § 7 ust. 3.
3.
Przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia braku zapisów lub
błędnych zapisów dotyczących kosztów uzyskania przychodów.
§ 7.
1.
Zapisy w uproszczonej ewidencji są dokonywane w sposób staranny, czytelny i trwały,
na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.
2.
Stwierdzone błędy w zapisach uproszczonej ewidencji poprawia się przez:
1)
skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego
zapisu, lub
2)
wprowadzenie do ewidencji uproszczonej niewpisanych dowodów lub zawierających korekty
błędnych zapisów.
3.
Podstawą zapisów w ewidencji uproszczonej są dowody księgowe, do których zalicza się:
1)
faktury, rachunki oraz dokumenty celne wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami oraz
zawierające wartość odsetek wyciągi: z rachunków rozliczeniowych, z lokat terminowych
oraz z innych form oszczędzania, przechowywania lub inwestowania środków pieniężnych
w bankach albo spółdzielczych kasach oszczędnościowo -kredytowych, lub
2)
dokumenty określające zwiększenie kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art.
15b ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych w związku z art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa
oraz niektórych innych ustaw , które zawierają co najmniej:
a)
datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zwiększenia kosztów
uzyskania przychodów,
b)
wskazanie faktury (rachunku), a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury (rachunku)
- wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zmniejszenia kosztów
uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów) zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych,
c)
wskazanie kwoty, o którą podatnik zwiększa koszty uzyskania przychodów,
d)
wskazanie dowodu potwierdzającego uregulowanie zobowiązania, o które podatnik zwiększa
koszty uzyskania przychodów,
e)
podpis osoby sporządzającej dokument;
3)
inne dowody wymienione w § 8 i 9, stwierdzające fakt dokonania operacji zgodnie z
jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
a)
wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących
w operacji, której dowód dotyczy,
b)
datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji, której dowód dotyczy,
z tym że jeżeli data dokonania operacji odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza
podanie jednej daty,
c)
przedmiot operacji i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji
jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d)
podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji
- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dokumentu z zapisami
dokonanymi na jego podstawie.
4.
Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim.
5.
Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała, przy czym jest dopuszczalne stosowanie skrótów
ogólnie przyjętych.
6.
Błędy w dowodach księgowych można poprawiać wyłącznie przez skreślenie niewłaściwie
napisanego tekstu lub liczby, w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną,
i wpisanie tekstu lub liczby właściwej. Poprawka dokonana w dowodzie księgowym musi
być potwierdzona datą i podpisem osoby dokonującej poprawki.
7.
Przepisu ust. 6 nie stosuje się do dowodów księgowych, dla których ustalono odrębnymi
przepisami zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek, oraz do dowodów obcych. Dowody
obce mogą być poprawione przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego
(noty). Dowody własne zewnętrzne przesłane uprzednio kontrahentowi mogą być poprawione
tylko przez wystawienie dowodu korygującego (noty).
§ 8.
Za dowody księgowe uważa się również:
1)
dzienne zestawienia dowodów dotyczących sprzedaży sporządzone do ujęcia ich zbiorczym
zapisem,
2)
noty, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji lub zdarzenia, wynikających
z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta lub przekazane kontrahentowi,
3)
dowody przesunięć,
4)
dowody opłat pocztowych i bankowych,
5)
inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty
- zawierające dane, o których mowa w § 7 ust. 3 pkt 3.
§ 9.
1.
W celu udokumentowania zapisów w uproszczonej ewidencji dotyczących niektórych kosztów
(wydatków) mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które
bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające:
1)
nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość - w przypadku zakupu;
2)
przedmiot operacji i wysokość kosztu (wydatku) - w pozostałych przypadkach.
2.
Dowody, o których mowa w ust. 1, mogą dotyczyć wyłącznie:
1)
zakupu, w jednostkach handlu detalicznego, materiałów pomocniczych;
2)
kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości
diet z tytułu podróży służbowych;
3)
opłat sądowych i notarialnych;
4)
wydatków związanych z parkowaniem samochodu, jeżeli są udokumentowane biletem z parkometru,
kuponem lub biletem jednorazowym.
3.
Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników zawierają
co najmniej następujące dane:
1)
imię i nazwisko;
2)
cel podróży i nazwę miejscowości docelowej;
3)
liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu);
4)
stawkę i wartość przysługujących diet.
4.
Zakupy w jednostkach handlu detalicznego materiałów, żywności oraz napojów bezalkoholowych
mogą być dokumentowane paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki
wydającej paragon - określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano
zakupu. Podatnik na odwrocie paragonu uzupełnia jego treść, wpisując swoją nazwę,
adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.
5.
Wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami
lub dowodami kasowymi. Przepis ust. 4 zdanie drugie stosuje się odpowiednio.
§ 10.
Nie wymaga ujęcia w uproszczonej ewidencji materiał powierzony przez zleceniodawcę.
W przypadku braku dokumentu określającego zleceniodawcę uważa się, że materiał został
zakupiony bez udokumentowania.
§ 11.
1.
Otrzymanie towarów handlowych musi być potwierdzone na dowodzie zakupu datą i podpisem
osoby, która je przyjęła.
2.
Jeżeli towar handlowy, którego zakup dokumentowany jest dowodami księgowymi, o których
mowa w § 7 ust. 3 pkt 1, wystawionymi przez dostawców, został dostarczony lub dokonano
nim obrotu przed dostarczeniem, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału
(lub towaru handlowego), podając imię, nazwisko (firmę) i adres (siedzibę) dostawcy,
ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału (lub towaru handlowego) i
dokonać zapisu w uproszczonej ewidencji na podstawie opisu. Opis powinien być potwierdzony
w sposób określony w ust. 1 oraz przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłanym
następnie dowodem księgowym, o którym mowa w § 7 ust. 3 pkt 1. Ewentualna różnica
w stosunku do wartości podanej w dowodzie księgowym, o którym mowa w § 7 ust. 3 pkt
1, powinna być wpisana do uproszczonej ewidencji w dniu otrzymania tego dowodu księgowego.
3.
W przypadku otrzymania towaru handlowego oraz dowodu księgowego, o którym mowa w §
7 ust. 3 pkt 1, na ten towar w tym samym miesiącu:
1)
opis, o którym mowa w ust. 2, dołącza się do otrzymanego dowodu księgowego;
2)
zapisów w uproszczonej ewidencji dokonuje się na podstawie tego dowodu.
4.
Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli zakup jest udokumentowany specyfikacją dostawcy,
pod warunkiem że specyfikacja spełnia wymogi określone dla opisu.
§ 12.
1.
Zakup towarów handlowych wpisuje się do uproszczonej ewidencji, niezwłocznie po ich
otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu lub sprzedaży.
2.
Zapisów dotyczących pozostałych wydatków dokonuje się, z zastrzeżeniem § 15 i 16,
jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności
w dniu następnym.
§ 13.
Karty przychodów pracowników wypełnia się najpóźniej w terminie przewidzianym dla
przekazania zaliczki na podatek dochodowy od tych przychodów na rachunek urzędu skarbowego,
przy pomocy którego właściwy dla podatnika naczelnik urzędu skarbowego wykonuje swoje
zadania.
§ 14.
1.
Zapisy w uproszczonej ewidencji dotyczące przychodów ze sprzedaży są dokonywane na
podstawie wystawionych dowodów księgowych, o których mowa w § 7 ust. 3 pkt 1, a w
przypadku sprzedaży nieudokumentowanej tymi dowodami - na podstawie wystawionego na
koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie wykazana jest wartość tych
przychodów za dany dzień, jeżeli nie jest prowadzona ewidencja przy zastosowaniu kas
rejestrujących.
2.
Zapisów, o których mowa w ust. 1, dokonuje się jeden raz dziennie po zakończeniu dnia,
nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, z zastrzeżeniem
§ 15 i 16.
3.
Jeżeli w danym dniu podatnik wystawia wiele dowodów księgowych, o których mowa w §
7 ust. 3 pkt 1, zapisów w uproszczonej ewidencji można dokonywać jedną sumą wynikającą
z dziennego zestawienia tych dowodów, zwanego dalej „zestawieniem sprzedaży”.
4.
Zestawienie sprzedaży zawiera co najmniej następujące dane:
1)
datę;
2)
numer zestawienia;
3)
numery dowodów księgowych, o których mowa w § 7 ust. 3 pkt 1, objętych zestawieniem
oraz sumę zbiorczą tych dowodów;
4)
informacje zapewniające ustalenie podatnika lub osoby, która sporządziła zestawienie.
§ 15.
1.
W przypadku podatników, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących,
zapisów w uproszczonej ewidencji dokonuje się na podstawie danych wynikających z raportów
dobowych, skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu.
2.
Nie wpisuje się do uproszczonej ewidencji kwot wynikających z faktur dokumentujących
dokonanie sprzedaży uprzednio zarejestrowanej przy zastosowaniu kas rejestrujących.
W takim przypadku do egzemplarza faktury dołącza się paragon dokumentujący sprzedaż,
jeżeli zgodnie z odrębnymi przepisami paragon został uznany za fakturę.
3.
W przypadku gdy faktura przesyłana, w formie elektronicznej, dotyczy sprzedaży zarejestrowanej
przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do dokumentacji dołącza się paragon dotyczący
tej sprzedaży wraz z danymi identyfikującymi tę fakturę.
§ 16.
Wpisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje
się w wykazie najpóźniej w miesiącu przyjęcia ich do używania. Późniejszy termin wprowadzenia
do wykazu uznaje się za ujawnienie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,
zgodnie z art. 16h ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
§ 17.
W przypadku prowadzenia uproszczonej ewidencji w wersji papierowej należy ją zbroszurować
i kolejno ponumerować jej karty.
§ 18.
Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2016 r.
2)
Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2014 r.
poz. 1138 i 1146 oraz z 2015 r. poz. 1255, 1333, 1339 i 1777.
3)
Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2012 r.
poz. 362, 596, 769, 1278, 1342, 1448, 1529 i 1540, z 2013 r. poz. 888, 1027, 1036,
1287, 1304, 1387 i 1717, z 2014 r. poz. 223, 312, 567, 598, 773, 915, 1052, 1215,
1328, 1563, 1644, 1662 i 1863 oraz z 2015 r. poz. 73, 211, 251, 478, 693, 699, 860,
933, 978, 1197, 1217, 1259, 1296, 1321, 1322, 1333, 1569, 1595, 1607, 1688, 1767,
1784, 1844, 1893, 1925, 1932 i 1992.
4)
Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r.
poz. 2, z 2014 r. poz. 1161 i 1662 oraz z 2015 r. poz. 855, 1240 i 1893.
5)
Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2014 r.
poz. 915, 1138, 1146, 1215, 1328, 1457, 1563 i 1662 oraz z 2015 r. poz. 73, 211, 933,
978, 1166, 1197, 1259, 1296, 1348, 1595, 1688, 1767, 1844 i 1932.