Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwościz dnia 2 września 2015 r.w sprawie gromadzenia danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych w Krajowym
Rejestrze Karnym oraz usuwania tych danych z Rejestru
Treść rozporządzenia
Na podstawie art. 17 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym zarządza się, co następuje:
§ 1.
Rozporządzenie określa warunki, w tym techniczne i organizacyjne, sposób oraz tryb
gromadzenia danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych w Krajowym Rejestrze
Karnym, zwanym dalej „Rejestrem”, oraz usuwania tych danych z Rejestru.
§ 2.
Do zabezpieczenia danych zgromadzonych w Rejestrze stosuje się przepisy w sprawie
dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych,
jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania
danych osobowych wydane na podstawie art. 39a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych , z uwzględnieniem warunków, sposobu oraz trybu wynikających z niniejszego rozporządzenia.
§ 3.
Osobą nadzorującą przestrzeganie zasad bezpieczeństwa danych osobowych zgromadzonych
w kartotekach i systemie teleinformatycznym, a w szczególności polityki bezpieczeństwa
i instrukcji zarządzania systemem teleinformatycznym jest administrator bezpieczeństwa
informacji w Ministerstwie Sprawiedliwości.
§ 4.
Dane osobowe i dane o podmiotach zbiorowych zgromadzone w Rejestrze przetwarza się
z zastosowaniem wysokiego poziomu bezpieczeństwa.
§ 5.
1.
Do obsługi kartotek i systemu teleinformatycznego oraz urządzeń wchodzących w jego
skład dopuszcza się wyłącznie osoby upoważnione przez Ministra Sprawiedliwości, zwane
dalej „osobami uprawnionymi”.
2.
Zakres odpowiedzialności za ochronę danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych
przed dostępem osób nieuprawnionych, wykorzystywaniem przez osoby nieuprawnione, uszkodzeniem
lub zniszczeniem jest określony w indywidualnym zakresie czynności osób uprawnionych.
§ 6.
Przed dopuszczeniem do pracy przy przetwarzaniu danych osobowych i danych o podmiotach
zbiorowych każdą osobę uprawnioną zaznajamia się z przepisami dotyczącymi Rejestru
i ochrony danych w nim zgromadzonych oraz z polityką bezpieczeństwa i instrukcją zarządzania
systemem teleinformatycznym, w którym są zgromadzone dane osobowe i dane o podmiotach
zbiorowych, niezbędnymi do wykonywania pracy na danym stanowisku, co osoba uprawniona
potwierdza własnoręcznym podpisem.
§ 7.
1.
O każdym przypadku naruszenia kartotek lub systemu teleinformatycznego, w których
są zgromadzone dane osobowe i dane o podmiotach zbiorowych, osoba uprawniona jest
obowiązana niezwłocznie powiadomić administratora bezpieczeństwa informacji w Ministerstwie
Sprawiedliwości.
2.
W przypadku naruszenia, o którym mowa w ust. 1, osoba uprawniona postępuje w sposób
określony przez administratora bezpieczeństwa informacji w Ministerstwie Sprawiedliwości.
§ 8.
1.
Osoba uprawniona wprowadza do bazy danych systemu teleinformatycznego dane osobowe
i dane o podmiotach zbiorowych zawarte w kartach rejestracyjnych, zawiadomieniach
o zmianach ewidencyjnych, zawiadomieniach o skazaniu przez sąd państwa obcego, o zastosowaniu
późniejszych środków oraz informacje związane z tym skazaniem, a następnie umieszcza
je w odpowiedniej kartotece.
2.
Nie umieszcza się w kartotekach:
1)
kart rejestracyjnych przekazywanych do Rejestru za pośrednictwem systemu teleinformatycznego;
2)
zawiadomień przekazywanych do Rejestru za pośrednictwem systemu teleinformatycznego
oraz za pośrednictwem systemu ECRIS.
§ 9.
1.
Karty rejestracyjne, zawiadomienia o zmianach ewidencyjnych i zawiadomienia o skazaniu
przez sąd państwa obcego usuwa się z kartotek przez fizyczne zniszczenie przez osoby
uprawnione, w sposób uniemożliwiający ustalenie tożsamości osoby, której te dane dotyczą.
2.
Dane osobowe i dane o podmiotach zbiorowych przetwarzane w bazie danych systemu teleinformatycznego
usuwa się z bazy danych systemu teleinformatycznego:
1)
niezwłocznie po zaistnieniu faktu, który skutkuje obowiązkiem ich usunięcia, w przypadku
danych przekazywanych wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego;
2)
niezwłocznie po otrzymaniu zawiadomienia o zatarciu skazania, w przypadku danych przekazywanych
za pośrednictwem systemu ECRIS;
3)
z chwilą usunięcia kart rejestracyjnych, zawiadomień o zmianach ewidencyjnych i zawiadomień
o skazaniu przez sąd państwa obcego, w przypadku pozostałych danych.
3.
Zapis informacji dotyczących udostępniania danych osobowych lub danych o podmiotach
zbiorowych zgromadzonych w Rejestrze usuwa się z bazy danych systemu teleinformatycznego
z chwilą usunięcia wszystkich zgromadzonych danych o osobie lub podmiocie zbiorowym.
§ 10.
W przypadku każdej osoby i podmiotu zbiorowego, których dane są przetwarzane w Rejestrze,
system teleinformatyczny zapewnia odnotowanie:
1)
daty wprowadzenia pierwszych i kolejnych danych do systemu;
2)
identyfikatora użytkownika wprowadzającego dane;
3)
informacji, które dane osobowe lub dane o podmiocie zbiorowym zostały wprowadzone
do Rejestru;
4)
źródła danych;
5)
informacji, komu, kiedy, w jakim zakresie i przez kogo zostały udostępnione dane zgromadzone
w Rejestrze.
§ 11.
Przepisy rozporządzenia stosuje się odpowiednio do zabezpieczenia i przetwarzania
danych o podmiotach zbiorowych zgromadzonych w Rejestrze.
§ 12.
Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia.1)Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości
z dnia 16 maja 2012 r. w sprawie gromadzenia danych osobowych i danych o podmiotach
zbiorowych w Krajowym Rejestrze Karnym oraz usuwania tych danych z Rejestru (Dz. U.
z 2014 r. poz. 1057), które traci moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia
na podstawie art. 27 pkt 4 ustawy z dnia 20 lutego 2015 r. o zmianie ustawy - Kodeks
karny oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 396).
1)
Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości
z dnia 16 maja 2012 r. w sprawie gromadzenia danych osobowych i danych o podmiotach
zbiorowych w Krajowym Rejestrze Karnym oraz usuwania tych danych z Rejestru (Dz. U.
z 2014 r. poz. 1057), które traci moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia
na podstawie art. 27 pkt 4 ustawy z dnia 20 lutego 2015 r. o zmianie ustawy - Kodeks
karny oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 396).