Upoważniony pracownik urzędu gminy odbiera od wyborcy głosującego korespondencyjnie kopertę zwrotną, o której mowa w art. 53h § 3 pkt 1 ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. - Kodeks wyborczy, zwanej dalej „ustawą”, po okazaniu przez wyborcę dokumentu potwierdzającego jego tożsamość.

W celu ustalenia, czy wyborca, który dostarczył kopertę zwrotną, otrzymał pakiet wyborczy, upoważniony pracownik urzędu gminy sprawdza w wykazie pakietów wyborczych, o którym mowa w art. 53e § 11 ustawy, czy został on wydany wyborcy.

Kopertę zwrotną dostarczoną przez wyborcę umieszcza się, w obecności wyborcy, w kopercie, której rozmiar odpowiada rozmiarowi koperty na pakiet wyborczy określonemu w przepisach wydanych na podstawie art. 53g § 7 ustawy.

Po zaklejeniu koperty, do której została włożona dostarczona koperta zwrotna, kopercie nadaje się numer według kolejności dostarczonych kopert zwrotnych. Na kopercie umieszcza się pieczęć nagłówkową urzędu gminy, imię i nazwisko wyborcy, który dostarczył kopertę zwrotną, oraz datę jej doręczenia.

Wyborca potwierdza powyższe dane, składając podpis na zaklejonej kopercie zawierającej dostarczoną kopertę zwrotną. Jeżeli wyborca nie może złożyć podpisu, podpis składa upoważniony pracownik urzędu gminy i wskazuje przyczynę braku podpisu wyborcy.

Numer, pieczęć nagłówkową urzędu gminy, informacje, o których mowa w ust. 2, oraz podpis wyborcy albo upoważnionego pracownika urzędu gminy są umieszczane na zaklejonej kopercie zawierającej dostarczoną kopertę zwrotną, w miejscu jej zamknięcia.

Koperty zawierające koperty zwrotne, zaklejone i oznaczone w sposób, o którym mowa w § 3 ust. 2-4, są przechowywane w urzędzie gminy w wyznaczonym zamkniętym pomieszczeniu, do którego dostęp mają wyłącznie upoważnieni pracownicy urzędu gminy. Zaklejone koperty przechowuje się w miarę możliwości w kasie pancernej.

Upoważniony pracownik urzędu gminy przelicza każdego dnia przed końcem godzin pracy urzędu gminy zaklejone koperty zawierające koperty zwrotne oraz sprawdza, czy nie zostały one naruszone.

Z przeliczenia zaklejonych kopert zawierających koperty zwrotne sporządza się protokół w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz protokołu załącza się do wykazu pakietów wyborczych, a drugi przechowuje się razem z zaklejonymi kopertami zawierającymi koperty zwrotne.

W celu przekazania kopert zwrotnych do właściwej obwodowej komisji wyborczej upoważniony pracownik urzędu gminy w obecności przewodniczącego właściwej obwodowej komisji wyborczej w przeddzień głosowania przelicza zaklejone koperty zawierające koperty zwrotne oraz sprawdza, czy nie zostały one naruszone. Następnie w obecności przewodniczącego właściwej obwodowej komisji wyborczej otwiera się zaklejone koperty zawierające koperty zwrotne.

Po przeliczeniu kopert zwrotnych w obecności przewodniczącego właściwej obwodowej komisji wyborczej pakuje się je w jeden pakiet.

Na pakiecie z kopertami zwrotnymi umieszcza się napis: „Obwodowa Komisja Wyborcza Nr …. Koperty zwrotne dostarczone przez wyborców do urzędu gminy (miasta). Liczba …. „ i zabezpiecza się je w sposób, o którym mowa w § 3 ust. 4.