Obwieszczenie Ministra Sprawiedliwościz dnia 4 kwietnia 2014 r.w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w
sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych
lub do zniszczenia
Spis treści
- Treść obwieszczenia
- Załącznik - Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie przechowywania
akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia
- Rozdział 1 - Przepisy ogólne
- Rozdział 2 - Okresy przechowywania akt spraw karnych
- Rozdział 3 - Okresy przechowywania akt spraw o wykroczenia
- Rozdział 4 - Okresy przechowywania akt spraw cywilnych i gospodarczych
- Rozdział 5 - Okresy przechowywania akt spraw rozpoznawanych w sądach rodzinnych
- Rozdział 6 - Okresy przechowywania akt spraw z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych
- Rozdział 7 - Okresy przechowywania ksiąg i urządzeń ewidencyjnych w sprawach sądowych
- Rozdział 8 - Warunki i tryb przechowywania, niszczenia oraz przekazywania archiwom państwowym akt spraw sądowych
- Rozdział 9 - Przepisy przejściowe i końcowe
Treść obwieszczenia
1.
Na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych
innych aktów prawnych ogłasza się w załączniku do niniejszego obwieszczenia jednolity tekst rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie archiwizowania
akt spraw sądowych , z uwzględnieniem zmian wprowadzonych:
1)
rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 2 grudnia 2011 r. zmieniającym rozporządzenie
w sprawie archiwizowania akt spraw sądowych ;
2)
rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 kwietnia 2013 r. zmieniającym rozporządzenie
w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych
lub do zniszczenia .
2.
Podany w załączniku do niniejszego obwieszczenia tekst jednolity rozporządzenia nie
obejmuje:
1)
§ 2 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 2 grudnia 2011 r. zmieniającego
rozporządzenie w sprawie archiwizowania akt spraw sądowych , który stanowi:
„
§ 2.
Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.
”
;
2)
§ 2 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 kwietnia 2013 r. zmieniającego
rozporządzenie w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania
do archiwów państwowych lub do zniszczenia , który stanowi:
„
§ 2.
Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.
”
.
Załącznik - Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia1)Tytuł w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 2 grudnia 2011 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie archiwizowania akt spraw sądowych (Dz. U. Nr 274, poz. 1623), które weszło w życie z dniem 5 stycznia 2012 r.
Na podstawie art. 53 § 4 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. - Prawo o ustroju sądów powszechnych zarządza się, co następuje:
Rozdział 1
Przepisy ogólne
§ 1.
Rozporządzenie określa warunki i zakres przechowywania akt w sądzie przez okres niezbędny
ze względu na rodzaj i charakter spraw, terminy przedawnienia, interesy osób biorących
udział w postępowaniu i znaczenie materiałów zawartych w aktach jako źródła informacji
oraz warunki i tryb przechowywania i przekazywania akt archiwom państwowym, a także
warunki i tryb niszczenia akt po upływie okresu ich przechowywania.
§ 2.
Akta spraw sądowych, zwane dalej „aktami”, dzieli się na akta stanowiące materiały
archiwalne zaliczane do kategorii A i akta niestanowiące takich materiałów, zaliczane
do kategorii B.
§ 3.
Akta kategorii A po upływie okresu przechowywania w sądzie przekazuje się do właściwego
archiwum państwowego.
§ 4.
Akta kategorii B po upływie okresu przechowywania w sądzie podlegają zniszczeniu.
§ 5.
Przepisy dotyczące warunków i trybu przechowywania oraz niszczenia akt stosuje się
odpowiednio do ksiąg i urządzeń ewidencyjnych spraw sądowych.
Rozdział 2
Okresy przechowywania akt spraw karnych
§ 6.
1.
Do kategorii A zalicza się akta spraw:
1)
o przestępstwa wymienione w rozdziałach XVI, XVII, XXIV, XXXI oraz w art. 140, 226 § 3, art. 254, 256-258, 261
i 265 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny ;
2)
o przestępstwa wymienione w art. 46 ust. 1-6, art. 47 ust. 1 i art. 48 ust. 1-4 dekretu z dnia 12 grudnia 1981 r.
o stanie wojennym ;
3)
o zbrodnie wojenne i zbrodnie przeciwko ludzkości;
4)
w których wymierzono karę dożywotniego pozbawienia wolności lub karę 25 lat pozbawienia
wolności;
5)
o odszkodowanie za niesłuszne skazanie lub aresztowanie;
6)
o zgodności oświadczeń w postępowaniu lustracyjnym na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 kwietnia 1997 r. o ujawnieniu pracy lub służby w organach bezpieczeństwa
państwa lub współpracy z nimi w latach 1944-1990 osób pełniących funkcje publiczne ;
7)
w których sąd przekazał zagadnienie prawne do rozstrzygnięcia Sądowi Najwyższemu;
8)
mających znaczenie wyjątkowe ze względu na materiał zebrany w sprawie lub występujące
w niej osoby w sprawach niewymienionych w pkt 1-7.
2.
Akta niewymienione w ust. 1 zalicza się do kategorii B.
§ 7.
Do kategorii A zalicza się z każdego sądu, poza aktami wymienionymi w § 6 ust. 1, po jednej sprawie typowej z okresu pięcioletniego z każdego rozdziału
części szczególnej Kodeksu karnego oraz z ustaw szczególnych.
§ 8.
1.
Ustala się następujące okresy przechowywania akt:
1)
50 lat - dla akt spraw, w których wymierzono karę dożywotniego pozbawienia wolności
lub karę 25 lat pozbawienia wolności;
2)
30 lat - dla akt spraw, w których wymierzono karę pozbawienia wolności powyżej 5 lat;
3)
20 lat - dla akt spraw, w których wymierzono karę pozbawienia wolności do lat 5 bez
warunkowego zawieszenia jej wykonania;
4)
10 lat - dla akt spraw, w których wymierzono karę inną niż wymienione w pkt 1-3, wydano
wyrok uniewinniający, umorzono postępowanie, uwolniono od kary lub odstąpiono od jej
wymierzenia, warunkowo umorzono postępowanie lub darowano karę, oraz dla akt postępowania
wykonawczego;
5)
3 lata - dla akt spraw niewymienionych w pkt 1-4.
2.
Akta nie mogą być przekazane do zniszczenia przed ustaniem karalności przestępstwa,
o które toczyło się postępowanie.
Rozdział 3
Okresy przechowywania akt spraw o wykroczenia
§ 9.
1.
Do kategorii A zalicza się akta spraw o wykroczenia:
1)
przewidziane w Kodeksie wykroczeń, w szczególności w art. 49 § 1 i 2, art. 50, art. 51 § 1-3, art. 52 § 1 i 2, art.
52a, art. 90 i art. 99 tego Kodeksu oraz w innych ustawach, jeżeli ze względu na osobę
sprawcy lub okoliczności popełnienia czynu mogą mieć znaczenie jako źródło informacji
historycznej w rozumieniu ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ;
2)
w których sąd przekazał zagadnienie prawne do rozstrzygnięcia Sądowi Najwyższemu.
2.
Akta spraw niewymienionych w ust. 1 zalicza się do kategorii B.
§ 10.
Do kategorii A zalicza się z każdego sądu rejonowego, poza aktami wymienionymi w § 9 ust. 1, po jednej sprawie typowej z okresu pięcioletniego z każdego rozdziału
Kodeksu wykroczeń oraz z ustaw szczególnych.
§ 11.
Ustala się następujące okresy przechowywania akt spraw o wykroczenia:
1)
20 lat - dla akt spraw zaliczonych do kategorii A;
2)
5 lat - dla spraw o wykroczenia, w których orzeczono karę aresztu lub środka karnego
w postaci zakazu prowadzenia pojazdów lub innego zakazu przewidzianego w przepisach
szczególnych;
3)
3 lata - dla akt spraw niewymienionych w pkt 1 i 2.
Rozdział 4
Okresy przechowywania akt spraw cywilnych i gospodarczych
§ 12.
1.
Do kategorii A zalicza się akta spraw:
1)
o ochronę praw autorskich i wynalazczych;
2)
z zakresu prawa osobowego dotyczących spraw o uznanie za zmarłego, o stwierdzenie zgonu, o ubezwłasnowolnienie;
3)
w których sąd przekazał zagadnienie prawne do rozstrzygnięcia Sądowi Najwyższemu;
4)
w których wartość przedmiotu sporu w dniu wydania orzeczenia kończącego postępowanie
w sprawie przekracza dwutysięczną krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę, określonego
na podstawie odrębnych przepisów;
5)
mających znaczenie wyjątkowe ze względu na materiał zebrany w sprawie lub występujące
w nim osoby w sprawach niewymienionych w pkt 1-4;
65)Dodany przez § 1 pkt 2 lit. a rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.)
rozpoznawanych w elektronicznym postępowaniu upominawczym oraz tytuły wykonawcze obejmujące
orzeczenia wydane w tym postępowaniu.
2.
Do kategorii A zalicza się rejestry podmiotów wpisanych do:
1)
rejestru przedsiębiorców;
2)
rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz
publicznych zakładów opieki zdrowotnej.
3.
Akta niewymienione w ust. 1 i 2 zalicza się do kategorii B.
46)Dodany przez § 1 pkt 2 lit. b rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 1..
Do kategorii B zalicza się dokumenty z pomocniczego zbioru dokumentów, o którym mowa
w przepisach wydanych na podstawie art. 41 § 1 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. - Prawo o ustroju sądów powszechnych.
§ 13.
Do kategorii A zalicza się z każdego sądu, poza aktami wymienionymi w § 12 ust. 1
i 2, po jednej sprawie typowej z okresu pięcioletniego z każdego rodzaju spraw przewidzianych
w wykazie symboli spraw cywilnych.
§ 14.
1.
Przez okres 50 lat przechowuje się akta spraw:
1)
z zakresu prawa osobowego dotyczących spraw o uznanie za zmarłego, o stwierdzenie zgonu, o ubezwłasnowolnienie;
2)
z zakresu prawa spadkowego, z tym że o dział spadku tylko, gdy obejmował nieruchomość;
3)
z zakresu prawa rzeczowego dotyczących prawa własności nieruchomości, wydania nieruchomości, o zasiedzenie nieruchomości
i zniesienie współwłasności nieruchomości, rozgraniczenia, użytkowania wieczystego,
z wyjątkiem roszczeń wymienionych w art. 243 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny ;
4)
o podział majątku wspólnego obejmującego prawo własności nieruchomości;
5)
o usunięcie niezgodności między stanem prawnym nieruchomości ujawnionym w księdze
wieczystej a rzeczywistym stanem prawnym;
6)
o egzekucji z nieruchomości.
2.
Przez okres 30 lat przechowuje się akta spraw:
1)
o prawa niemajątkowe, z wyjątkiem akt spraw wymienionych w ust. 1 pkt 1;
2)
o rentę;
3)
o rozstrzyganie sporów z zakresu przepisów o przedsiębiorstwach państwowych i samorządzie
załogi przedsiębiorstwa państwowego;
4)
rejestrowych, z zastrzeżeniem ust. 4;
5)
upadłościowych i układowych;
6)
o dział spadku lub zniesienie współwłasności, z wyjątkiem spraw wymienionych w ust.
1 pkt 2 i 3;
7)
o podział majątku wspólnego, z wyjątkiem spraw wymienionych w ust. 1 pkt 4.
2a7)Dodany przez § 1 pkt 3 lit. a rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 1..
Przez okres 20 lat przechowuje się akta spraw rozpoznawanych w elektronicznym postępowaniu
upominawczym oraz tytuły wykonawcze obejmujące orzeczenia wydane w tym postępowaniu.
3.
Przez okres 10 lat przechowuje się akta spraw cywilnych i gospodarczych niewymienionych
w ust. 1 i 2 oraz spraw rozpoznanych w postępowaniu uproszczonym.
4.
Akta spraw z zakresu postępowania o wpis do rejestru zastawów i do rejestru dłużników
niewypłacalnych przechowuje się przez okres 2 lat. Okres ten liczy się od początku
roku kalendarzowego następującego po roku, w którym na mocy prawomocnego orzeczenia
nastąpiło wykreślenie zastawu rejestrowego z rejestru zastawów lub dłużnika z rejestru
dłużników niewypłacalnych.
58)Dodany przez § 1 pkt 3 lit. b rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 1..
Przez okres 5 lat przechowuje się dokumenty z pomocniczego zbioru dokumentów, o którym
mowa w § 12 ust. 4, z zastrzeżeniem § 29 ust. 2.
§ 15.
Okresy wymienione w § 14 ust. 1-3 dotyczą także akt spraw rozstrzygniętych przez sądy
polubowne, które przechowywane są w sądach.
Rozdział 5
Okresy przechowywania akt spraw rozpoznawanych w sądach rodzinnych
§ 16.
1.
Do kategorii A zalicza się akta spraw:
1)
o unieważnienie małżeństwa, o ustalenie istnienia lub nieistnienia małżeństwa, o przysposobienie,
o rozwiązanie przysposobienia, o ustalenie lub zaprzeczenie pochodzenia dziecka, o
uznanie dziecka, o unieważnienie uznania dziecka, o nadanie nazwiska, o ustalenie
treści aktu urodzenia dziecka nieznanych rodziców, o sporządzenie nowego aktu urodzenia
dziecka na podstawie orzeczenia sądu opiekuńczego w razie przysposobienia przez małżonków
w sposób określony w art. 121 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. - Kodeks rodzinny i opiekuńczy ;
2)
w których sąd przekazał zagadnienie prawne do rozstrzygnięcia Sądowi Najwyższemu;
3)
mających znaczenie wyjątkowe ze względu na materiał zebrany w sprawie lub występujące
w niej osoby w sprawach niewymienionych w pkt 1-2.
2.
Akta niewymienione w ust. 1 zalicza się do kategorii B.
§ 17.
Do kategorii A zalicza się z każdego sądu, poza aktami wymienionymi w § 16 ust. 1, po jednej sprawie typowej z okresu pięcioletniego z każdego rodzaju spraw
przewidzianych w wykazie symboli spraw cywilnych rozpoznawanych w sądach rodzinnych
oraz z zakresu przepisów ustawy o postępowaniu w sprawach nieletnich.
§ 18.
1.
Przez okres 50 lat przechowuje się akta spraw:
1)
wymienionych w § 16 ust. 1 pkt 1;
2)
z zakresu stosunków majątkowych między małżonkami, a także spraw o rozwód i separację,
w których dokonano podziału majątku wspólnego obejmującego nieruchomość.
2.
Przez okres 30 lat przechowuje się akta spraw:
1)
o rozwód i separację;
2)
dotyczących alimentów;
3)
z zakresu opieki i kurateli;
4)
z zakresu czynności przekraczających zwykły zarząd majątkiem osoby podlegającej władzy
rodzicielskiej.
3.
Przez okres 10 lat przechowuje się akta spraw rozpoznawanych w sądach rodzinnych,
niewymienionych w ust. 1 i 2.
Rozdział 6
Okresy przechowywania akt spraw z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych
§ 19.
1.
Do kategorii A zalicza się akta spraw:
1)
w których sąd przekazał zagadnienie prawne do rozstrzygnięcia Sądowi Najwyższemu;
2)
mających znaczenie wyjątkowe ze względu na materiał zebrany w sprawie lub występujące
w niej osoby.
2.
Akta niewymienione w ust. 1 zalicza się do kategorii B.
§ 20.
Do kategorii A zalicza się z każdego sądu, poza aktami wymienionymi w § 19 ust. 1,
po jednej sprawie typowej z okresu pięcioletniego z każdego rodzaju spraw przewidzianych
w wykazie symboli spraw z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.
§ 21.
1.
Przez okres 30 lat przechowuje się akta spraw dotyczących emerytur i rent.
2.
Przez okres 10 lat przechowuje się akta spraw niewymienionych w ust. 1.
Rozdział 7
Okresy przechowywania ksiąg i urządzeń ewidencyjnych w sprawach sądowych
§ 22.
1.
Do kategorii A zalicza się repertoria, wykazy akt przekazanych do archiwum i skorowidze
akt sądowych.
2.
Do kategorii B zalicza się zbiory wokand, kartoteki, kontrolki, wykazy i inne pomocnicze
urządzenia ewidencyjne dotyczące biurowości w sprawach sądowych.
§ 23.
1.
Przez okres 50 lat przechowuje się repertoria i urządzenia ewidencyjne, o których
mowa w § 22 ust. 1.
2.
Przez okres 10 lat przechowuje się kartoteki i wykazy.
3.
Przez okres 5 lat przechowuje się kontrolki.
4.
Przez okres 3 lat przechowuje się urządzenia ewidencyjne niewymienione w ust. 1.
§ 23a9)Dodany przez § 1 pkt 4 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 1..
Przepisy § 22 i 23 stosuje się do repertoriów i innych urządzeń ewidencyjnych prowadzonych
jako odrębny dokument elektroniczny lub raport wygenerowany z systemu teleinformatycznego,
zwanych dalej „elektronicznymi repertoriami lub innymi urządzeniami ewidencyjnymi”.
Rozdział 8
Warunki i tryb przechowywania, niszczenia oraz przekazywania archiwom państwowym akt spraw sądowych
§ 24.
Akta zakończonych spraw sądowych przechowuje się w archiwach zakładowych przez okresy
wymienione w rozporządzeniu, stosując właściwe zabezpieczenia przed dostępem osób
postronnych, a także spełniając wymogi bezpieczeństwa przed utratą i zniszczeniem.
§ 24a10)Dodany przez § 1 pkt 5 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 1..
1.
Elektroniczne repertorium lub inne urządzenie ewidencyjne, łącznie z metadanymi, przechowuje
się w sposób zapewniający bezpieczeństwo i integralność ich treści oraz możliwość
wyodrębnienia metadanych.
2.
Przez metadane rozumie się zestaw logicznie powiązanych z elektronicznym repertorium
lub innym urządzeniem ewidencyjnym i usystematyzowanych informacji opisujących to
repertorium lub urządzenie, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie
i długotrwałe przechowywanie oraz zarządzanie nim.
3.
Metadanymi będącymi niezbędnymi elementami struktury elektronicznego repertorium lub
innego urządzenia ewidencyjnego są:
1)
identyfikator - jednoznaczny znacznik elektronicznego repertorium lub innego urządzenia
ewidencyjnego, który umożliwia jego identyfikację;
2)
twórca - dane identyfikujące podmiot odpowiedzialny za treść elektronicznego repertorium
lub innego urządzenia ewidencyjnego, w szczególności nazwa sądu, wydziału lub sekcji,
o ile występuje;
3)
tytuł - nazwa nadana elektronicznemu repertorium lub innemu urządzeniu ewidencyjnemu,
a w przypadku zmiany - ujawniająca jej dokonanie;
4)
data - rok, którego dotyczy elektroniczne repertorium lub inne urządzenie ewidencyjne;
5)
format - nazwa formatu albo formatów danych zastosowanych przy tworzeniu elektronicznego
repertorium lub innego urządzenia ewidencyjnego;
6)
dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić elektroniczne
repertorium lub inne urządzenie ewidencyjne;
7)
typ - określenie podstawowego typu elektronicznego repertorium lub innego urządzenia
ewidencyjnego (w szczególności tekst) na podstawie listy typów Dublin Core Metadata
Initiative;
8)
relacja - określenie bezpośredniego powiązania elektronicznego repertorium lub innego
urządzenia ewidencyjnego z innym dokumentem i rodzaju tego powiązania;
9)
grupowanie - wskazanie przynależności elektronicznego repertorium lub innego urządzenia
ewidencyjnego do zbioru dokumentów;
10)
kwalifikacja - kategoria archiwalna, do jakiej należy elektroniczne repertorium lub
inne urządzenie ewidencyjne;
11)
język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne określenie języka,
o ile nie występuje w normie;
12)
opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści elektronicznego repertorium
lub innego urządzenia ewidencyjnego;
13)
uprawnienia - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania elektronicznym repertorium
lub innym urządzeniem ewidencyjnym.
§ 24b10)Dodany przez § 1 pkt 5 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 1..
System teleinformatyczny, o którym mowa w przepisach ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego , spełnia funkcję archiwum zakładowego w odniesieniu do akt spraw rozpoznawanych w
elektronicznym postępowaniu upominawczym oraz tytułów wykonawczych obejmujących orzeczenia
wydane w tym postępowaniu.
§ 24c10)Dodany przez § 1 pkt 5 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 1..
1.
Akta spraw rozpoznawanych w elektronicznym postępowaniu upominawczym, które na skutek
wniesienia sprzeciwu, odmowy wydania nakazu zapłaty lub uchylenia nakazu zostały przekazane
do sądu właściwego innego niż sąd prowadzący elektroniczne postępowanie upominawcze,
są przechowywane w tym sądzie.
2.
Pomocnicze zbiory dokumentów dotyczące spraw sądowych przekazanych z elektronicznego
postępowania upominawczego do innego postępowania, które wobec braku żądania właściwego
sądu nie zostały włączone do akt, podlegają przekazaniu do archiwum zakładowego po
upływie roku od przekazania sprawy do innego sądu.
§ 25.
1.
Okresy przechowywania akt w sądzie liczy się od początku roku kalendarzowego następującego
po roku, w którym ukończono czynności sądowe związane z wykonaniem orzeczenia lub
zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie.
2.
Jeżeli nie zachodzi potrzeba wykonywania czynności wymienionych w ust. 1, okres przechowywania
akt liczy się od uprawomocnienia się orzeczenia lub zarządzenia.
312)Dodany przez § 1 pkt 6 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 1..
W przypadkach, o których mowa w § 24c ust. 1, okres przechowywania akt w sądzie prowadzącym
elektroniczne postępowanie upominawcze liczy się od dnia uprawomocnienia się postanowienia
o przekazaniu sprawy.
412)Dodany przez § 1 pkt 6 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 1..
Przepis ust. 3 stosuje się odpowiednio do pomocniczych zbiorów dokumentów, o których
mowa w § 24c ust. 2.
§ 26.
1.
Po zakończeniu postępowania sądowego przewodniczący rozprawy lub posiedzenia zalicza
akta do odpowiedniej kategorii i wskazuje okres ich przechowywania.
1a13)Dodany przez § 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 kwietnia 2013 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia (Dz. U. poz. 469), które weszło w życie z dniem 3 maja 2013 r..
Prezes sądu może wyznaczyć do czynności, o których mowa w ust. 1, referendarza sądowego
lub asystenta sędziego, a w wyjątkowych przypadkach - kierownika sekretariatu.
214)W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 lit. b rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 13..
Zaliczenia do kategorii A akt wymienionych w § 7, 10, 13, 17 i 20 dokonuje co 5 lat
sędzia, referendarz sądowy lub asystent sędziego wyznaczony do tej czynności przez
prezesa sądu.
3.
Akta spraw o uznanie i wykonanie orzeczeń sądów zagranicznych oraz ugód zawartych
przed takimi sądami kwalifikuje się, biorąc pod uwagę przedmiot orzeczenia sądu zagranicznego
lub ugody zawartej przed takim sądem.
§ 27.
1.
Zarządzenie o przekazaniu akt do właściwego archiwum lub do zniszczenia wydaje prezes
sądu.
215)W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 13..
Przed przekazaniem akt do zniszczenia prezes sądu powołuje komisję w celu przeprowadzenia
czynności związanych z brakowaniem akt. Komisji przewodniczy sędzia, referendarz sądowy
lub asystent sędziego wyznaczony do tej czynności przez prezesa sądu.
3.
Komisja może w uzasadnionych wypadkach dokonać zmiany kwalifikacji akt kategorii B
na kategorię A lub przedłużyć ustalony pierwotnie czas przechowywania akt kategorii
B. Komisja nie może natomiast dokonać zmiany kwalifikacji akt zaliczonych do kategorii
A.
4.
Z przeprowadzonych prac komisja sporządza protokół i przedstawia prezesowi do zatwierdzenia.
5.
Protokół, o którym mowa w ust. 4, zalicza się do kategorii A.
§ 28.
Akta spraw, w których nie ukończono wszystkich czynności związanych z wykonaniem orzeczenia,
nie mogą być przekazane archiwom państwowym lub do zniszczenia.
§ 29.
116)Oznaczenie ust. 1 nadane przez § 1 pkt 7 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 1..
Przekazanie akt do zniszczenia następuje po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego archiwum
państwowego.
217)Dodany przez § 1 pkt 7 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 1..
Potwierdzenia odbioru z pomocniczego zbioru dokumentów w sprawach rozpoznawanych w
elektronicznym postępowaniu upominawczym są przekazywane do zniszczenia bez zgody,
o której mowa w ust. 1, po prawomocnym zakończeniu postępowania przez sąd prowadzący
elektroniczne postępowanie upominawcze lub po upływie roku od przekazania sprawy przez
ten sąd, chyba że zostały włączone do akt sprawy.
317)Dodany przez § 1 pkt 7 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 1..
Jeżeli sporządzono protokół posiedzenia jawnego za pomocą urządzenia rejestrującego
obraz i dźwięk, dopuszcza się zniszczenie zapisu obrazu bez zgody, o której mowa w
ust. 1, po uprawomocnieniu się orzeczenia kończącego postępowanie w sprawie, a w przypadku
sprawy, w której przysługuje skarga kasacyjna, po upływie terminu do jej wniesienia,
natomiast jeśli skarga została złożona - po zakończeniu postępowania wywołanego jej
wniesieniem. W takim przypadku pozostawia się w systemie teleinformatycznym wyłącznie
zapis dźwięku.
417)Dodany przez § 1 pkt 7 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 1..
Do zniszczenia zapisu obrazu przepisy § 27 stosuje się odpowiednio.
517)Dodany przez § 1 pkt 7 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 1..
Jeżeli akta sprawy zaliczono do kategorii A, przepisów ust. 3 i 4 nie stosuje się.
Rozdział 9
Przepisy przejściowe i końcowe
§ 30.
Akta spraw zakończonych przed dniem wejścia w życie rozporządzenia kwalifikuje się
według przepisów dotychczasowych, chyba że przepisy rozporządzenia stanowią inaczej.
§ 31.
Akta spraw o rozwód zakończonych do dnia 18 czerwca 1989 r. zaliczonych do kategorii
A na podstawie przepisów obowiązujących do tego dnia, z wyłączeniem akt spraw zakończonych
przed dniem 1 stycznia 1946 r. oraz zakończonych w roku: 1950, 1955 i 1960, zostają
zaliczone do kategorii B i przechowuje się je przez okres 30 lat.
§ 32.
Akta zakończonych do dnia 18 grudnia 1975 r. spraw: ze stosunków rodzinnych z wyłączeniem
spraw o rozwód; spadkowych i o własność nieruchomości i prawa rzeczowe ograniczone na nieruchomościach, niezaliczone do kategorii A na podstawie przepisów
obowiązujących po tym dniu, zostają zaliczone do kategorii A i przechowuje się je
przez okres 50 lat.
§ 33.
Zachowane akta spraw o wykroczenia rozpoznawane przez kolegia do spraw wykroczeń z
lat 1990-1998 oraz akta spraw o wykroczenia zakończonych po dniu 17 października 2002 r.
przechowuje się i przekazuje archiwom państwowym zgodnie z przepisami rozdziału 3.
§ 34.
Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia18)Rozporządzenie zostało ogłoszone w dniu 22 marca 2004 r..
1)
Tytuł w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości
z dnia 2 grudnia 2011 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie archiwizowania akt
spraw sądowych (Dz. U. Nr 274, poz. 1623), które weszło w życie z dniem 5 stycznia
2012 r.
2)
Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r.
poz. 662, 1165, 1247, 1433 i 1623 oraz z 2014 r. poz. 31, 481, 504, 512 i 619.
3)
Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 1997 r. Nr 128, poz. 840, z
1999 r. Nr 64, poz. 729 i Nr 83, poz. 931, z 2000 r. Nr 48, poz. 548, Nr 93, poz.
1027 i Nr 116, poz. 1216, z 2001 r. Nr 98, poz. 1071, z 2003 r. Nr 111, poz. 1061,
Nr 121, poz. 1142, Nr 179, poz. 1750, Nr 199, poz. 1935 i Nr 228, poz. 2255, z 2004 r.
Nr 25, poz. 219, Nr 69, poz. 626, Nr 93, poz. 889 i Nr 243, poz. 2426, z 2005 r. Nr
86, poz. 732, Nr 90, poz. 757, Nr 132, poz. 1109, Nr 163, poz. 1363, Nr 178, poz.
1479 i Nr 180, poz. 1493, z 2006 r. Nr 190, poz. 1409, Nr 218, poz. 1592 i Nr 226,
poz. 1648, z 2007 r. Nr 89, poz. 589, Nr 123, poz. 850, Nr 124, poz. 859 i Nr 192,
poz. 1378, z 2008 r. Nr 90, poz. 560, Nr 122, poz. 782, Nr 171, poz. 1056, Nr 173,
poz. 1080 i Nr 214, poz. 1344, z 2009 r. Nr 62, poz. 504, Nr 63, poz. 533, Nr 166,
poz. 1317, Nr 168, poz. 1323, Nr 190, poz. 1474, Nr 201, poz. 1540 i Nr 206, poz.
1589, z 2010 r. Nr 7, poz. 46, Nr 40, poz. 227 i 229, Nr 98, poz. 625 i 626, Nr 125,
poz. 842, Nr 127, poz. 857, Nr 152, poz. 1018 i 1021, Nr 182, poz. 1228, Nr 225, poz.
1474 i Nr 240, poz. 1602, z 2011 r. Nr 17, poz. 78, Nr 24, poz. 130, Nr 39, poz. 202,
Nr 48, poz. 245, Nr 72, poz. 381, Nr 94, poz. 549, Nr 117, poz. 678, Nr 133, poz.
767, Nr 160, poz. 964, Nr 191, poz. 1135, Nr 217, poz. 1280, Nr 233, poz. 1381 i Nr
240, poz. 1431, z 2012 r. poz. 611, z 2013 r. poz. 849, 905, 1036 i 1247 oraz z 2014 r.
poz. 538.
4)
Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 1999 r.
Nr 57, poz. 618, Nr 62, poz. 681 i Nr 63, poz. 701, z 2000 r. Nr 43, poz. 488 i Nr
50, poz. 600, z 2002 r. Nr 14, poz. 128, Nr 74, poz. 676, Nr 84, poz. 765, Nr 153,
poz. 1271 i Nr 175, poz. 1434, z 2003 r. Nr 44, poz. 390 i Nr 99, poz. 921, z 2004 r.
Nr 25, poz. 219, z 2005 r. Nr 164, poz. 1365 oraz z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711,
Nr 170, poz. 1218 i Nr 218, poz. 1592.
5)
Dodany przez § 1 pkt 2 lit. a rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.
6)
Dodany przez § 1 pkt 2 lit. b rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.
7)
Dodany przez § 1 pkt 3 lit. a rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.
8)
Dodany przez § 1 pkt 3 lit. b rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.
9)
Dodany przez § 1 pkt 4 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.
10)
Dodany przez § 1 pkt 5 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.
11)
Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2014 r.
poz. 293, 379, 435, 567, 616 i 945.
12)
Dodany przez § 1 pkt 6 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.
13)
Dodany przez § 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 kwietnia
2013 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz
ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia (Dz. U. poz. 469), które
weszło w życie z dniem 3 maja 2013 r.
14)
W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 lit. b rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku
13.
15)
W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 13.
16)
Oznaczenie ust. 1 nadane przez § 1 pkt 7 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku
1.
17)
Dodany przez § 1 pkt 7 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.
18)
Rozporządzenie zostało ogłoszone w dniu 22 marca 2004 r.