Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2014 r. w sprawie trybu udzielania z Krajowego Rejestru Karnego informacji o osobach oraz o podmiotach zbiorowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego

§ 1.

Rozporządzenie określa tryb udzielania za pośrednictwem systemu teleinformatycznego informacji o osobach i informacji o podmiotach zbiorowych na podstawie danych zgromadzonych w Krajowym Rejestrze Karnym oraz informacji z rejestru karnego państwa obcego.

§ 2.

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1)

informacji z KRK - rozumie się przez to informację o osobie i informację o podmiocie zbiorowym, udzielane na podstawie danych zgromadzonych w Krajowym Rejestrze Karnym;

2)

użytkowniku - rozumie się przez to osobę fizyczną korzystającą z systemu teleinformatycznego służącego do udzielania informacji z KRK i informacji z rejestru karnego państwa obcego;

3)

koncie użytkownika - rozumie się przez to dane opisujące użytkownika wraz z zasobami systemu teleinformatycznego przyporządkowanymi do tego użytkownika;

4)

koncie instytucjonalnym - rozumie się przez to dane opisujące:

a)

podmiot niebędący osobą fizyczną,

b)

osobę fizyczną uprawnioną do składania zapytań na podstawie art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym

- a także użytkowników uprawnionych do korzystania z systemu teleinformatycznego w imieniu tego podmiotu albo tej osoby, wraz z zasobami systemu teleinformatycznego przyporządkowanymi do tego podmiotu albo tej osoby;

5)

identyfikatorze użytkownika - rozumie się przez to unikalny ciąg znaków alfanumerycznych jednoznacznie identyfikujący użytkownika;

6)

uwierzytelnieniu - rozumie się przez to identyfikację użytkownika na potrzeby uzyskania przez niego, w zakresie posiadanych uprawnień, dostępu do konta użytkownika albo konta instytucjonalnego za pomocą identyfikatora użytkownika oraz hasła;

7)

podpisie elektronicznym - rozumie się przez to podpisy, o których mowa w art. 19 ust. 2c i 3a ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym;

8)

wniosku - należy przez to rozumieć również wniosek o wystąpienie z zapytaniem o informację z rejestru karnego państwa obcego.

§ 3.

1.

Informacji z KRK oraz informacji z rejestru karnego państwa obcego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udziela się przez elektroniczną platformę usług Ministerstwa Sprawiedliwości umożliwiającą złożenie zapytania lub wniosku, otrzymanie informacji z KRK lub informacji z rejestru karnego państwa obcego oraz składanie i doręczanie innych pism w postępowaniu toczącym się na podstawie zapytania lub wniosku, zwaną dalej „e‑Platformą”.

2.

Informacji przez e‑Platformę udziela się za pośrednictwem konta użytkownika albo konta instytucjonalnego.

§ 4.

1.

Utworzenie konta użytkownika wymaga podania przez użytkownika na e‑Platformie:

1)

imienia i nazwiska;

2)

numeru PESEL, o ile został nadany;

3)

hasła;

4)

adresu poczty elektronicznej.

2.

Przy tworzeniu konta użytkownik może wybrać identyfikator użytkownika niewykorzystany przez innego użytkownika. W przypadku nieskorzystania z tej możliwości identyfikator użytkownika zostaje nadany przez system teleinformatyczny.

§ 5.

1.

Utworzenia konta instytucjonalnego podmiotu niebędącego osobą fizyczną dokonuje się po otrzymaniu przez Biuro Informacyjne Krajowego Rejestru Karnego, zwane dalej „biurem informacyjnym”, pisemnego zgłoszenia osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, podpisanego przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania danego podmiotu.

2.

W zgłoszeniu wskazuje się nazwę oraz sposób reprezentacji osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, a także:

1)

imię i nazwisko,

2)

numer PESEL, o ile został nadany,

3)

adres poczty elektronicznej

- osoby lub osób uprawnionych do reprezentowania danego podmiotu oraz osoby wskazanej jako użytkownik uprawniony do zarządzania kontem instytucjonalnym, zwanej dalej „administratorem”.

3.

Wskazania osoby lub osób uprawnionych do reprezentowania danego podmiotu należy dokonać w taki sposób, aby umożliwić działanie za pośrednictwem konta instytucjonalnego zgodnie ze sposobem reprezentacji.

4.

Jeżeli zgłoszenie nie zawiera danych, o których mowa w ust. 2, lub zostało wniesione przez osoby nieuprawnione, wzywa się do usunięcia braków w terminie 14 dni. Nieusunięcie braków w tym terminie skutkuje pozostawieniem zgłoszenia bez rozpoznania, o czym poucza się w wezwaniu.

§ 6.

1.

Utworzenia konta instytucjonalnego osoby fizycznej uprawnionej do składania zapytań na podstawie art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym dokonuje się po otrzymaniu przez biuro informacyjne pisemnego zgłoszenia tej osoby.

2.

W zgłoszeniu wskazuje się:

1)

imię i nazwisko,

2)

numer PESEL, o ile został nadany,

3)

adres poczty elektronicznej

- osoby, o której mowa w ust. 1, oraz administratora.

3.

Jeżeli zgłoszenie nie zawiera danych, o których mowa w ust. 2, wzywa się do usunięcia braków w terminie 14 dni. Nieusunięcie braków w tym terminie skutkuje pozostawieniem zgłoszenia bez rozpoznania, o czym poucza się w wezwaniu.

§ 7.

O zmianach w reprezentacji osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, uniemożliwiających działanie za pośrednictwem konta instytucjonalnego zgodne ze sposobem reprezentacji, a także o zmianie administratora zawiadamia się pisemnie biuro informacyjne. Przepisy § 5 i § 6 stosuje się odpowiednio.

§ 8.

Zmiany w zakresie uprawnień użytkowników do korzystania z konta instytucjonalnego, dokonywane przez administratora, wymagają zatwierdzenia przez złożenie w systemie teleinformatycznym podpisu elektronicznego przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej albo przez osobę, o której mowa w § 6 ust. 1. Zatwierdzenie jest równoznaczne z udzieleniem, zmianą lub odwołaniem pełnomocnictwa lub upoważnienia.

§ 9.

Złożenia wniosku przez e‑Platformę za pośrednictwem konta użytkownika dokonuje się kolejno przez:

1)

uwierzytelnienie użytkownika na koncie użytkownika;

2)

wypełnienie zapytania lub wniosku;

3)

opatrzenie zapytania lub wniosku podpisem elektronicznym użytkownika;

4)

wniesienie opłaty za pomocą udostępnianego przez e‑Platformę mechanizmu zapewniającego identyfikację wnoszącego opłatę.

§ 10.

1.

Złożenia zapytania lub wniosku przez e‑Platformę za pośrednictwem konta instytucjonalnego dokonuje się kolejno przez:

1)

uwierzytelnienie użytkownika na koncie instytucjonalnym;

2)

wypełnienie zapytania lub wniosku;

3)

opatrzenie zapytania lub wniosku podpisem elektronicznym użytkownika;

4)

wniesienie opłaty za pomocą udostępnianego przez e‑Platformę mechanizmu zapewniającego identyfikację wnoszącego opłatę, o ile do uzyskania informacji na podstawie danego zapytania lub wniosku wymagane jest uiszczenie opłaty.

2.

Jeżeli do złożenia zapytania lub wniosku wymagane jest łączne działanie więcej niż jednej osoby, zapytanie lub wniosek opatruje podpisem elektronicznym każda z tych osób.

§ 11.

1.

Jeżeli dane osobowe osoby, której dotyczy zapytanie lub wniosek:

1)

nie są zgromadzone w Krajowym Rejestrze Karnym,

2)

są zgromadzone w Krajowym Rejestrze Karnym z zastrzeżeniem, o którym mowa w art. 20 ust. 1c ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym, przy czym skazanie objęte zastrzeżeniem jest jedynym skazaniem osoby, której dotyczy zapytanie lub wniosek

- wydaje się informację zawierającą treść złożonego zapytania lub wniosku z adnotacją „NIE FIGURUJE”.

2.

Jeżeli dane o podmiocie zbiorowym, którego dotyczy zapytanie lub wniosek, nie są zgromadzone w Krajowym Rejestrze Karnym, wydaje się informację zawierającą treść złożonego zapytania lub wniosku z adnotacją „NIE FIGURUJE”.

§ 12.

Jeżeli dane osobowe osoby albo dane o podmiocie zbiorowym, których dotyczy zapytanie lub wniosek, są zgromadzone w Krajowym Rejestrze Karnym, do informacji z KRK nie załącza się złożonego zapytania lub wniosku.

§ 13.

1.

Informacja z rejestru karnego państwa obcego niebędącego państwem członkowskim Unii Europejskiej jest przekazywana jako załącznik do pisma sporządzonego w formacie XML, opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

2.

W przypadku gdy rejestr karny państwa obcego odmówił udzielenia informacji, powiadomienie o tym fakcie jest dołączane do informacji z KRK bądź przekazywane jako odrębny dokument.

§ 14.

Przepisy § 9 i § 10 stosuje się odpowiednio do składania innych pism w postępowaniu toczącym się na podstawie zapytania lub wniosku złożonego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

§ 15.

Do składania zapytań i wniosków oraz udzielania informacji z KRK i informacji z rejestru karnego państwa obcego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego stosuje się odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 21 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym dotyczące:

1)

sposobu ustalania danych osobowych lub danych identyfikujących podmiot zbiorowy, podawanych w zapytaniu lub we wniosku;

2)

jednoczesnego wnoszenia zapytań o udzielenie informacji o więcej niż jednej osobie lub więcej niż jednym podmiocie zbiorowym;

3)

sprawdzania zgodności zapytań i wniosków z wymaganiami określonymi w ustawie z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym;

4)

sposobu ustalania treści udzielanej informacji z KRK, sposobu postępowania z wnioskiem złożonym przez osobę będącą obywatelem państwa członkowskiego Unii Europejskiej innego niż Rzeczpospolita Polska oraz sposobu postępowania w przypadku stwierdzenia rozbieżności pomiędzy danymi osobowymi albo danymi podmiotu zbiorowego zgromadzonymi w Krajowym Rejestrze Karnym a danymi zawartymi w zapytaniu lub we wniosku;

5)

kontroli kompletności informacji z KRK;

6)

wzorów formularzy zapytań oraz ich stosowania;

7)

sposobu przedstawiania w informacji z KRK danych o wydaniu przez sąd polski postanowienia o wykonaniu orzeczenia wydanego przez organ państwa członkowskiego Unii Europejskiej;

8)

wydawania ponownej informacji z KRK.

§ 16.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2014 r.

Treść rozporządzenia