Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznychz dnia 24 kwietnia 2014 r.w sprawie kontroli korzystania z dostępu do danych przetwarzanych w krajowym zbiorze
rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców za pomocą urządzeń telekomunikacyjnych
lub systemów teleinformatycznych
Spis treści
Treść rozporządzenia
Na podstawie art. 457 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach zarządza się, co następuje:
§ 1.
Rozporządzenie określa:
1)
sposób i tryb przeprowadzania kontroli korzystania z dostępu do danych przetwarzanych
w krajowym zbiorze rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców za pomocą
urządzeń telekomunikacyjnych lub systemów teleinformatycznych;
2)
wzór upoważnienia do przeprowadzenia kontroli;
3)
wzór protokołu kontroli.
§ 2.
1.
Kontrola korzystania z dostępu do danych przetwarzanych w krajowym zbiorze rejestrów,
ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców za pomocą urządzeń telekomunikacyjnych
lub systemów teleinformatycznych, zwana dalej „kontrolą”, przeprowadzana jest zgodnie
z rocznym planem kontroli, sporządzanym przez Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców,
zwanego dalej „Szefem Urzędu”.
2.
Szef Urzędu może zarządzić, w razie potrzeby, przeprowadzenie kontroli doraźnej.
3.
O rozpoczęciu kontroli Szef Urzędu informuje pisemnie kierownika podmiotu kontrolowanego.
§ 3.
Roczny plan kontroli określa:
1)
nazwę podmiotu kontrolowanego;
2)
przewidywany termin przeprowadzenia kontroli.
§ 4.
1.
Szef Urzędu:
1)
zarządza kontrolę;
2)
wyznacza zespół kontrolny, w którego skład wchodzi co najmniej dwóch pracowników Urzędu
do Spraw Cudzoziemców, zwanych dalej „kontrolującymi”;
3)
wyznacza spośród kontrolujących kierownika zespołu kontrolnego;
4)
sporządza program kontroli, który określa:
a)
podmiot kontrolowany,
b)
temat kontroli,
c)
zakres kontroli,
d)
okres objęty kontrolą,
e)
kryteria stosowane w ramach kontroli oraz mierniki umożliwiające ocenę działalności
podmiotu kontrolowanego,
f)
imiona, nazwiska oraz stanowiska służbowe kontrolujących.
2.
Wzór upoważnienia do przeprowadzenia kontroli określa załącznik nr 1 do rozporządzenia.
§ 5.
Kontrolujący:
1)
może żądać od kierownika i pracowników podmiotu kontrolowanego ustnych i pisemnych
wyjaśnień w zakresie objętym kontrolą;
2)
dokonuje ustaleń w ramach kontroli;
3)
dokumentuje ustalenia dokonane w ramach kontroli;
4)
w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości ustala ich przyczynę, zakres i skutki oraz
osoby za nie odpowiedzialne;
5)
niezwłocznie informuje na piśmie kierownika podmiotu kontrolowanego oraz Szefa Urzędu
o ujawnionych nieprawidłowościach wymagających niezwłocznego podjęcia działań zaradczych
lub usprawniających;
6)
sporządza protokół kontroli.
§ 6.
Kierownik zespołu kontrolnego:
1)
organizuje i koordynuje prace zespołu kontrolnego;
2)
zapewnia prawidłowe i terminowe przeprowadzenie kontroli przez zespół;
3)
prowadzi akta kontroli;
4)
reprezentuje zespół kontrolny przed kierownikiem podmiotu kontrolowanego i Szefem
Urzędu.
§ 7.
1.
Kontrolujący dokonuje ustaleń w ramach kontroli na podstawie zebranych w jej toku
dowodów.
2.
Dowodami mogą być w szczególności:
1)
dokumenty;
2)
wyniki oględzin;
3)
fotografie;
4)
wyjaśnienia;
5)
oświadczenia.
3.
Gdy zachodzi konieczność ustalenia, czy kontrolowane urządzenia telekomunikacyjne,
systemy teleinformatyczne lub obiekty są odpowiednio zabezpieczone, kontrolujący może,
w obecności kierownika podmiotu kontrolowanego lub osoby przez niego wskazanej, przeprowadzić
oględziny.
4.
Z przyjęcia ustnych wyjaśnień lub oświadczeń albo z przeprowadzonych oględzin sporządza
się protokół, który podpisują kontrolujący i osoba składająca wyjaśnienia lub oświadczenie
albo kontrolujący i osoba obecna przy oględzinach.
5.
Kontrolujący sporządza notatkę służbową z innych czynności przeprowadzonych w toku
kontroli.
§ 8.
1.
W aktach kontroli, o których mowa w § 6 pkt 3, kierownik zespołu kontrolnego dokumentuje
przebieg i wyniki czynności kontrolnych.
2.
Akta kontroli zawierają w szczególności:
1)
wykaz zawartości akt kontroli, ze wskazaniem stron dokumentów;
2)
program kontroli;
3)
upoważnienia do przeprowadzenia kontroli;
4)
uwierzytelnione kopie dokumentów potwierdzających uprawnienie do przetwarzania danych
przekazanych do weryfikacji;
5)
protokół z oględzin;
6)
notatki służbowe;
7)
protokół kontroli.
§ 9.
1.
Po przeprowadzonej kontroli kontrolujący sporządza protokół kontroli w dwóch jednobrzmiących
egzemplarzach, po jednym dla kierownika podmiotu kontrolowanego i Szefa Urzędu.
2.
Wzór protokołu kontroli określa załącznik nr 2 do rozporządzenia.
§ 10.
1.
Protokół kontroli podpisują kontrolujący i przekazują go kierownikowi podmiotu kontrolowanego
oraz wyznaczają mu termin 7 dni na złożenie podpisu, licząc od dnia otrzymania protokołu
kontroli.
2.
Kierownik podmiotu kontrolowanego może wnieść do protokołu kontroli umotywowane pisemne
zastrzeżenia w terminie, o którym mowa w ust. 1.
3.
W przypadku zgłoszenia pisemnych zastrzeżeń do protokołu kontroli kontrolujący dokonują
ich analizy i, w miarę potrzeby, podejmują dodatkowe czynności kontrolne.
§ 11.
1.
Szef Urzędu po rozpatrzeniu zastrzeżeń do protokołu kontroli:
1)
odrzuca zastrzeżenia wniesione przez osobę nieuprawnioną lub wniesione po upływie
terminu, o którym mowa w § 10 ust. 1, i zawiadamia o tym kierownika podmiotu kontrolowanego,
którego informuje o przyczynach odrzucenia zastrzeżeń, albo
2)
uwzględnia zastrzeżenia w całości lub w części, albo
3)
oddala zastrzeżenia w całości lub w części.
2.
W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, kontrolujący zmieniają lub uzupełniają
odpowiednią część protokołu kontroli.
3.
W przypadkach, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lub 3, kierownik zespołu kontrolnego
uzupełnia protokół kontroli o pisemne stanowisko Szefa Urzędu, w którym są wskazane
przyczyny nieuwzględnienia zastrzeżeń, i dołącza je do akt kontroli.
4.
Zmieniony lub uzupełniony protokół kontroli Szef Urzędu przekazuje kierownikowi podmiotu
kontrolowanego do podpisu, a kierownik podmiotu kontrolowanego zwraca podpisany protokół
kontroli Szefowi Urzędu.
§ 12.
1.
Kierownik podmiotu kontrolowanego może odmówić podpisania protokołu kontroli i składa
Szefowi Urzędu pisemne wyjaśnienie tej odmowy w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania
protokołu kontroli.
2.
O odmowie podpisania protokołu kontroli kontrolujący czyni wzmiankę w tym protokole.
§ 13.
Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 maja 2014 r.