Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwościz dnia 16 maja 2012 r.w sprawie gromadzenia danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych w Krajowym
Rejestrze Karnym oraz usuwania tych danych z Rejestru
Treść rozporządzenia
Na podstawie art. 17 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym zarządza się, co następuje:
§ 1.
Rozporządzenie określa warunki, w tym techniczne i organizacyjne, sposób oraz tryb
gromadzenia danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych w Krajowym Rejestrze
Karnym, zwanym dalej „Rejestrem”, oraz usuwania tych danych z Rejestru.
§ 2.
Do zabezpieczenia danych zgromadzonych w Rejestrze stosuje się przepisy rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r.
w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i
organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące
do przetwarzania danych osobowych , z uwzględnieniem warunków, sposobu oraz trybu wynikających z niniejszego rozporządzenia.
§ 3.
Osobą nadzorującą przestrzeganie zasad bezpieczeństwa danych osobowych zgromadzonych
w kartotekach i systemie teleinformatycznym, a w szczególności polityki bezpieczeństwa
i instrukcji zarządzania systemem teleinformatycznym, w którym są zgromadzone dane
osobowe, jest administrator bezpieczeństwa informacji.
§ 4.
Dane osobowe i dane o podmiotach zbiorowych zgromadzone w Rejestrze przetwarza się
z zastosowaniem wysokiego poziomu bezpieczeństwa.
§ 5.
1.
Do obsługi kartotek i systemu teleinformatycznego oraz urządzeń wchodzących w jego
skład dopuszcza się wyłącznie osoby upoważnione przez dyrektora biura informacyjnego,
zwane dalej „osobami uprawnionymi”.
2.
Zakres odpowiedzialności za ochronę danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych
przed dostępem osób nieuprawnionych, wykorzystywaniem przez osoby nieuprawnione, uszkodzeniem
lub zniszczeniem jest określony w indywidualnym zakresie czynności osób uprawnionych.
§ 6.
Przed dopuszczeniem do pracy przy przetwarzaniu danych osobowych i danych o podmiotach
zbiorowych każdą osobę uprawnioną zaznajamia się z przepisami dotyczącymi Rejestru
i ochrony danych w nim zgromadzonych oraz z polityką bezpieczeństwa i instrukcją zarządzania
systemem teleinformatycznym, w którym są zgromadzone dane osobowe i dane o podmiotach
zbiorowych, niezbędnymi do wykonywania pracy na danym stanowisku, co osoba uprawniona
potwierdza własnoręcznym podpisem.
§ 7.
1.
O każdym przypadku naruszenia kartotek lub systemu teleinformatycznego, w których
są zgromadzone dane osobowe i dane o podmiotach zbiorowych, osoba uprawniona jest
obowiązana niezwłocznie powiadomić dyrektora biura informacyjnego oraz administratora
bezpieczeństwa informacji.
2.
W przypadku naruszenia, o którym mowa w ust. 1, osoba uprawniona postępuje w sposób
określony przez administratora bezpieczeństwa informacji.
§ 8.
1.
Osoba uprawniona wprowadza do bazy danych systemu teleinformatycznego dane osobowe
i dane o podmiotach zbiorowych zawarte w kartach rejestracyjnych, zawiadomieniach
o zmianach ewidencyjnych, zawiadomieniach o skazaniu przez sąd państwa obcego, o zastosowaniu
późniejszych środków oraz informacje związane z tym skazaniem, a następnie umieszcza
je w odpowiedniej kartotece.
2.
Zawiadomień przekazywanych do Rejestru wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego
oraz za pośrednictwem systemu ECRIS nie umieszcza się w kartotece.
§ 9.
1.
Karty rejestracyjne, zawiadomienia o zmianach ewidencyjnych i zawiadomienia o skazaniu
przez sąd państwa obcego usuwa się z kartotek przez fizyczne zniszczenie przez osoby
uprawnione, w sposób uniemożliwiający ustalenie tożsamości osoby, której te dane dotyczą.
2.
Dane osobowe i dane o podmiotach zbiorowych przetwarzane w bazie danych systemu teleinformatycznego
usuwa się z bazy danych systemu teleinformatycznego:
1)
niezwłocznie po zaistnieniu faktu, który skutkuje obowiązkiem ich usunięcia, w przypadku
danych przekazywanych wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego;
2)
niezwłocznie po otrzymaniu zawiadomienia o zatarciu skazania, w przypadku danych przekazywanych
za pośrednictwem systemu ECRIS;
3)
z chwilą usunięcia kart rejestracyjnych, zawiadomień o zmianach ewidencyjnych i zawiadomień
o skazaniu przez sąd państwa obcego, w przypadku pozostałych danych.
3.
Zapis informacji dotyczących udostępniania danych osobowych lub danych o podmiotach
zbiorowych zgromadzonych w Rejestrze usuwa się z bazy danych systemu teleinformatycznego
z chwilą usunięcia wszystkich zgromadzonych danych o osobie lub podmiocie zbiorowym.
§ 10.
W przypadku każdej osoby i podmiotu zbiorowego, których dane są przetwarzane w Rejestrze,
system teleinformatyczny zapewnia odnotowanie:
1)
daty wprowadzenia pierwszych i kolejnych danych do systemu;
2)
identyfikatora użytkownika wprowadzającego dane;
3)
informacji, które dane osobowe lub dane o podmiocie zbiorowym zostały wprowadzone
do Rejestru;
4)
źródła danych;
5)
informacji komu, kiedy, w jakim zakresie i przez kogo zostały udostępnione dane zgromadzone
w Rejestrze.
§ 11.
Przepisy niniejszego rozporządzenia stosuje się odpowiednio do zabezpieczenia i przetwarzania
danych o podmiotach zbiorowych zgromadzonych w Rejestrze.
§ 12.
Traci moc rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 listopada 2003 r. w sprawie gromadzenia
danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych w Krajowym Rejestrze Karnym oraz
usuwania tych danych z Rejestru .
§ 13.
Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.
1)
Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2009 r.
Nr 53, poz. 432 i Nr 168, poz. 1323, z 2010 r. Nr 212, poz. 1385 i Nr 229, poz. 1497
oraz z 2011 r. Nr 240, poz. 1430 i 1432.