Do każdego postępowania o zawarcie układu na zgromadzeniu wierzycieli przez osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej nadzorca sądowy zakłada odrębne akta najpóźniej w dniu otrzymania postanowienia o otwarciu postępowania o zawarcie układu na zgromadzeniu wierzycieli.

Akta sprawy umieszcza się w oddzielnej okładce, oznaczonej sygnaturą sprawy o otwarcie postępowania o zawarcie układu na zgromadzeniu wierzycieli, z dopiskiem „Układˮ.

Do akt sprawy załącza się w szczególności oryginały pism lub dokumentów otrzymanych przez nadzorcę sądowego, odpisy pism wysłanych przez nadzorcę sądowego z potwierdzeniem ich odbioru przez adresata oraz dokumenty wytworzone przez nadzorcę sądowego w toku postępowania, w tym protokół z przebiegu zgromadzenia wierzycieli.

Koperty, w których nadesłano pisma, dołącza się do akt sprawy tylko wówczas, gdy data stempla pocztowego stanowi podstawę ustalenia terminu, z którego upływem wiążą się określone skutki procesowe.

Akta spraw prowadzonych w postaci papierowej łączy się w sposób zapewniający trwałość, kompletność i integralność, a karty w nich numeruje się według kolejności wpływu lub wysłania pism.

O zmianie numeracji kart należy uczynić wzmiankę z podaniem przyczyny zmiany. Wzmiankę zamieszcza się na karcie, której numerację zmieniono, a gdy zmiana dotyczy numeracji kilku kolejnych kart - na pierwszej z nich.

Akta, których zawartość nie przekracza 200 kart, stanowią jeden tom. Na ostatniej stronie poświadcza się liczbę kart zawartych w tomie.

W przypadku przekroczenia liczby 200 kart zakłada się kolejny tom akt, zachowując ciągłość numeracji kart. Na okładkach oznacza się cyfrą rzymską kolejne numery poszczególnych tomów.

Po zakończeniu postępowania, na wewnętrznej stronie tytułowej okładki akt wpisuje się liczbę kart zawartych w aktach.

Akta sprawy udostępnia się w biurze nadzorcy sądowego służbie nadzoru Ministra Sprawiedliwości oraz uczestnikom postępowania, po ustaleniu tożsamości osoby, której akta mają być udostępnione.

Odpisy z akt powinny być odręcznie podpisane przez nadzorcę sądowego albo osobę przez niego upoważnioną i zawierać adnotację „odpis”, datę sporządzenia odpisu, numer licencji nadzorcy sądowego oraz czytelne imię i nazwisko osoby podpisującej odpis.

Nadzorca sądowy prowadzi wykaz udostępnień akt, w których umieszcza imię i nazwisko lub nazwę osoby, której udostępniono akta, oraz datę udostępnienia.

Przeglądanie akt odbywa się pod kontrolą nadzorcy sądowego lub upoważnionej przez niego osoby, chyba że przeglądanie akt następuje w ramach czynności nadzorczych wykonywanych przez służbę nadzoru Ministra Sprawiedliwości.

Akta sprawy nadzorca sądowy przechowuje w pomieszczeniu biurowym, do którego ma dostęp wyłącznie nadzorca sądowy oraz osoby przez niego upoważnione. O miejscu przechowywania akt nadzorca sądowy informuje sąd prowadzący postępowanie.

Nadzorca sądowy udostępnia akta poza biuro nadzorcy sądowego wyłącznie na wezwanie sądu, wykonując obowiązek wynikający z ustawy, lub na wezwanie służby nadzoru Ministra Sprawiedliwości.

W przypadku udostępnienia, o którym mowa w ust. 2, nadzorca sądowy zakłada akta zastępcze. Akta zastępcze zawierają pismo wzywające do przedstawienia akt, odpis pisma, przy którym przesłano akta, oraz dalszą korespondencję w sprawie. Akta zastępcze prowadzi się aż do zwrotu akt sprawy.

Do akt zastępczych stosuje się przepisy o aktach.

Akta zastępcze dołącza się w całości do akt.

Do dnia utworzenia Rejestru, o którym mowa w ustawie z dnia 6 grudnia 2018 r. o Krajowym Rejestrze Zadłużonych   (Dz. U. z 2019 r. poz. 55, 912, 1214 i 1802), nadzorca sądowy prowadzi akta sprawy zawierające odwzorowanie cyfrowe wszystkich dokumentów papierowych stanowiących akta.

W przypadku, o którym mowa w ust. 1, nadzorca sądowy przechowuje odwzorowane cyfrowo dokumenty także w formie papierowej, w sposób określony przepisami niniejszego rozporządzenia.

W przypadku prowadzenia akt sprawy w postaci elektronicznej akta udostępnia się w biurze nadzorcy sądowego na urządzeniach należących do nadzorcy sądowego.